【文章內容簡介】 期：2007年3月15日 主題：會議文件收集整理的要求和內容，會議文件立卷歸檔的意義 內容： 收集會議文件資料的要求 （1）確定會議文件資料的收集范圍 （2）收集會議文件資料要及時，確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全。 （3）選擇收集文件資料的渠道，運用收集文件資料的不同方式方法。 （4）與分發(fā)文件資料一樣，收集會議文件也要履行嚴格的登記手續(xù)；及時采取措施補救毀損的文件資料。 （5）收集整理過程中要注意保密。 需收集的文件資料 （1）會前準備并分發(fā)的文件。包括指導性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務管理性文件。 （2）會議期間產生的文件。包括決定、決議、議案、提案、會議記錄、會議簡報等。 （3）會后產生的文件。包括會議紀要、傳達提綱、會議新聞報導等。 會議文件的立卷歸檔 會議文件資料的立卷歸檔概念解釋。會議文件立卷歸檔的意義主要有以下四點： 第一，保持會議文件之間的歷史聯系，便于查找利用。 第二，保持歷史的真實面貌，反映工作的客觀進程。 第三，保護會議文件的完整與安全，便于保存和保管。 第四，保證會議秘書工作的聯系性，為檔案工作奠定基礎。十四、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的任務。 便條鐘苗： 公司新成立的產品推廣部的人員及辦公用房都已確定下來，你需要盡快布置他們的辦公室。請你向我說明如何完成這項工作。行政經理 蘇明2007年3月5日 參考答案：布置辦公室的程序如下： 對各部門的業(yè)務工作內容與性質加以考察與分析，明確各部門及各員工間的關系，以此為依據確定每位員工的工作位置。 列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。按工作人員數額及其辦公所需要的空間，設定其空間大小。 根據工作需要，選配相應的家具、桌椅等，并列表分別詳細記載。 繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置。 對設備的安放提出合理建議。 考試大編輯整理十五、背景說明：你是宏遠公司行政秘書高葉，下面是行政經理蘇明需要你完成的任務。 便條高葉： 從你昨天反映的情況來看，最近公司有的部門內部成員之間、部門之間的協作確實出現了一些問題。為加強內部管理，我擬組織一次部門主要負責人的面對面溝通會。請你就以下問題給我提些建議，并以備忘錄形式發(fā)給我。謝謝。 提高團隊士氣的方法。 團隊任務的分配方法。 上級管理部門與團隊之間的信息溝通交流途徑。行政經理 蘇明 2007年2月12日參考答案： 備忘錄發(fā)給：蘇明 發(fā)自：高葉 日期：2007年2月12日 主題：關于團隊工作 提高團隊士氣的方法 （1）有一個良好的工作環(huán)境 （2）讓隊員了解團隊的使命 （3）努力的目標相同 （4）記住每個隊員是獨立的個體 （5）創(chuàng)立團隊識別系統 （6）分享成果 （7）確保團隊正面氣氛 團隊任務的分配方法 認真籌劃確定團隊工作所需的資源、重要的階段點、計劃時間表，以及團隊中每個成員的個人任務和責任。公平分配每個成員工作。分配工作時，應考慮下列因素： （1）團隊成員工作經驗的多少 （2）每人承擔的工作總量 （3）盡可能變化著平均分配任務 （4）應考慮團隊成員的特長愛好，發(fā)揮每個人的積極性 （5）組織團隊會議，公開化討論 （6）在實施執(zhí)行中要有靈活性，隨時重新調整工作任務 上級管理部門與團隊之間的信息溝通交流途徑 （1）定期向上級主管部門提交書面報告 （2）由團隊領導定期向上級主管口頭匯報團隊的簡要情況，保持團隊領導與上級主管的個人接觸 （3）上級管理部門的領導親自參加團隊的有關會議 （4）通過舉辦團隊工作進展情況的展覽等途徑實現管理部門和團隊之間的溝通 十六、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的任務。 便條鐘苗： 以下是我下星期一（3月19日）要參加的一系列活動： 上午如開董事會議，所有的經理都參加； 上午給參加員工培訓課的新員工講話； 中午與光華公司董事長馬明及其夫人共進午餐； 下午前往陽光公司拜會市場開發(fā)部的經理高原； 下午會見麗康公司銷售部經理張建。 請你抓緊時間為我作一合理安排并將其填入工作日志中。 謝謝行政經理 蘇明 2007年3月15日 參考答案： 蘇明經理下星期一工作安排及工作日志見下表： 經理工作日志 2007/3/19星期一 時間 內容 地點 9：00~10：00 處理日常事務：如閱讀文件、處理信件等 辦公室 10：15~11：15 經理主管會議 董事會會議室 11：30~12：00 給參加員工培訓課的員工講話 員工培訓中心 12：30 與光華公司的董事長馬明及夫人共進午餐 王朝酒店2樓西域廳 14：00~15：00 下行會見麗康公司的銷售部經理張建 會客室 15：45 下午前往陽光公司拜會市場開發(fā)部的經理高原 陽光公司 十七、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的幾項任務。 便條鐘苗： 安裝在電腦上的刻錄機壞了，公司準備再購買一臺。請你介紹一下刻錄機的主要性能指標，并且說明刻錄機使用的注意事項。行政經理 蘇明2007年3月2日參考答案： 刻錄機的主要性能指標 （1）數據傳輸速度。 （2）緩存容量 （3）兼容性 刻錄機使用注意事項 （1）安裝時要注意散熱。 （2）保持清潔。 （3）避免記得錄機長時間工作。 （4）刻錄過程中要注意不執(zhí)行其他程序、不對刻錄機面板按鍵進行任何操作、不隨意關閉刻錄軟件。 （5）及時取出盤片。十八、背景說明：你是宏遠公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的任務。 便條鐘苗： 公司準備上一條微波爐生產線，打算采用觀察法、詢問法獲得有關市場信息，作為決策的依據和參考。請你向我介紹觀察法、詢問法的優(yōu)缺點。 謝謝！行政經理 蘇明 2006年12月6日 參考答案： 觀察法——方法簡單、靈活，獲得信息較為客觀，適于對環(huán)境情況的了解，適于對人物、事件實際狀況的了解；不易收集到深層次信息，獲得信息量有限，效果受觀察能力影響。 詢問法——靈活、實用；直接交流、溝通；能獲得有價值信息；能獲得語言或非語言信息；信息收集者要有一定能力；獲取信息的質量受詢問技巧的影響；費用高、時間較長、規(guī)模小，書面詢問復雜、難掌握。十九、背景說明：你是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的幾項任務。 便 條鐘苗： 江蘇遠洋公司副總經理等五人將于9月25日至28日來我公司進行考察，請你按公司慣例做出接待計劃與安排，計劃形成后交我審閱，待批準后再去相關部門交辦具體適宜。 謝謝 行政經理 蘇明 2003年11月21日 參考答案： 說明接待計劃的三項內容： （1）接待規(guī)格； （2）日程安排； （3）經費列支。 人員安排中計劃中應寫明； （1）主要陪同人員； （2）主要工作人員； （3）住宿地點、標準、房間數量； （4）宴請時間、地點、標準、人數； （5）會見、會談地點、人數、參與人員。 日程安排計劃： （1）日期、時間、地點； （2）活動內容； （3）陪同人員。 接待經費計劃（列支）； （1）工作經費； （2）餐飲費； （3）住宿費； （4）交通費； （5）參觀費； （6）其他不可預見費用。 二十、背景說明：你是光華公司行政秘書鐘苗，下面是行政經理蘇明需要你完成的幾項任務。備 忘 錄 發(fā)自：行政經理 蘇明 發(fā)給：秘書 鐘苗 日期： 內容： 　　 公司成立的開發(fā)部近期有5名員工要出差，請你幫開發(fā)部列出我公司商務出差申請費用以及報銷結算的步驟，我看過后再交給他們參考執(zhí)行。 謝謝 參考答案： 我公司商務出差申請費用以及報銷結算的步驟是； 申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經費的人員、時間、用途、金額等情況，并親自簽字。 該報告或該表必須經過組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。 一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現金借款；一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。 在進行商務工作中，無論是使用支票，還是使用現金，都要向對方索取相應的發(fā)票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符。 商務工作結束，申請人應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門，由出納部門把先前領取的現金數額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在