【文章內(nèi)容簡介】 進行協(xié)調(diào)處理。 4) 欠貨單據(jù)開具： 在開出《發(fā)貨單》 發(fā)貨 后 欠貨未發(fā)的 由 致龍 跟單員 直接開具補貨單完成產(chǎn)品的補發(fā)，不再由訂單主管補開補貨單；針對因欠貨未開具 負責 發(fā)貨單的， 恢復發(fā)貨時 由訂單主管按客戶要求完成《發(fā)貨單》的 開具，完成時間 須在半成品產(chǎn)品入庫后的次日。 ? 公司政策的推介與實施 1) 公司政策的掌握： 收到 公司各類政策后訂單主管組織物流統(tǒng)計對政策進 行分解，明確各項政策的配贈比例及發(fā)放要求，針對不明白部分需向部門經(jīng)理或策劃部門咨詢。 要求： 訂單主管、物流統(tǒng)計及計劃專員對各類政策的熟悉了解程度為100%。 2) 公司政策推介： 在滿足客戶訂貨要求的基礎上主動向客戶做好各類政策 的推介和宣傳，特別要求針對公司出具的特價類（存貨清理）政策做好推價并能引導客戶訂貨。 3) 政策的實施： 訂單 主管及物流統(tǒng)計在組織產(chǎn)品發(fā)放、政策核銷時對公司年度 合同、月度配贈及方案政策所涉及應付至代理商 的項目 進行 詳細核實，超出合同、政策外的政策未經(jīng)部門經(jīng)理批準不得核銷發(fā)放。 要求： 年度合同 、月度配贈及各類推廣方案所含項目核算發(fā)放準確率為100%，未經(jīng)同意不得私自隨意調(diào)整。 三、 物流統(tǒng)計 工作標準 ? 應收賬款臺賬的設立 1) 結合集團財務中心制定的財務管理規(guī)定按公司代理商明細分別設立獨立 的應收賬款明細賬（可用設立為電子賬）； 2) 賬冊 內(nèi)容： 含日期、摘要、發(fā)貨金額、收款金額、各項應付政策及應收賬款余款、應付政策余額； ? 銷售往來賬的核算 1) 核算時間要求 ： 當天 發(fā)生的所有業(yè)務單據(jù)在次日內(nèi)全部完成審核及完成 入賬； 2) 原始憑證的審核： 針對代理商訂購單、匯款單、發(fā)貨單、貨物運輸單、公司給予的政策審批單等原始單進行收集并對進行審核，重點需對訂單主管開具的產(chǎn)品配贈及給予的其他政策（含常規(guī)、非常規(guī)）進行核對；對超出常規(guī)政策及上級審批內(nèi)容的提出異議并負責與訂單主管進行核對。 3) 入賬： 根據(jù)賬冊項目內(nèi)容憑原始單據(jù)實際發(fā)生的應數(shù)據(jù)進行入賬 （含手工賬、電腦系統(tǒng)賬） ，入賬時間控制在一工作日內(nèi)完成 要求： 單據(jù)審核必須在上述單據(jù)完整情況下完成，發(fā)貨金額、收款金額及各項應付代理政策數(shù)據(jù)準確 率為 100%；對單據(jù)欠缺不全情況下必須將相關單據(jù)收集配套齊全。 ? 對賬 1) 對賬時間： 每 月 10 號前編制對賬單完成與各客戶的對賬工作，與客戶雙方賬務核對無誤后必須索取對賬憑證（對賬憑證含客戶對當月確認的各項數(shù)據(jù)） 2) 對賬內(nèi)容： 當月 雙方產(chǎn)生的一切往來業(yè)務，含發(fā)貨金額、收款金額、常規(guī)配贈政策、當月推廣政策及上級臨時批復的非常政策）； ? 三、 計劃專員工作標準 ? 月度計劃的制定 與實施 1) 信息收集 、分析 ： a) 更新速達帳套，導出最新 產(chǎn)品 庫存明細表 及對 工廠 提供 的 容器庫存帳 一并 更新 至《 庫存明細 》 總表 獲取當前最真實的存貨總量； b) 從速達賬套獲取 上月產(chǎn)品出貨明細并對產(chǎn)品進行排序完成初步分析并 特 別針對上月或近期出現(xiàn)欠貨的品項 進行分析 ； c) 了解生產(chǎn)工廠當期的生產(chǎn)排期安排并重新計劃產(chǎn)品生產(chǎn)交貨周期； d) 了解在途容器包材的品種與數(shù)量及交貨期限； e) 完成 已通過審批的 季度生產(chǎn)計劃 按月進行 分解 （共分解成三個月） ； 2) 月度 生產(chǎn)計劃制定與實施 計劃制定時間： 于每月 20 日前完成 計劃 制定： 通 過對季度生產(chǎn)計劃的分解及當前存貨情況、欠貨情況及在途容器包材等信息的收集整體后完成月度生產(chǎn)計劃的制定； 月度 生產(chǎn)計劃明細表內(nèi)需明確計劃內(nèi)產(chǎn)品上月的出貨數(shù)量、容器配件存貨狀況（含庫存及在途預 計到貨時間）、產(chǎn)品預計生產(chǎn)排期時間、產(chǎn)品預計入庫時間等信息； 計劃審批 ： 部門負責人 負責對計劃專員制定的月度生產(chǎn)計劃進行審批，對超出季度計劃范圍、與季度計劃指標出入較大、當期欠類嚴重、推廣政策的調(diào)整、市場需求變化等因素對計劃內(nèi)的產(chǎn)品類別進行調(diào)整及審批，計劃審批后予以執(zhí)行。 審核附交資料： 庫存可用月數(shù)分析、同期出貨分析、上半年出貨和欠貨分析、包材狀況分析、生產(chǎn)工廠下月產(chǎn)能分析。 計劃實施： a) 生產(chǎn)方反饋： 《 月度 計劃 》 經(jīng)部門負責人審批后于每月 22 日前下發(fā)至生產(chǎn)工廠計劃部門，生產(chǎn)工廠可根據(jù)其自身產(chǎn)能、容器情況對計 劃進 行調(diào)整建議但需在收天月度計劃三天內(nèi)回復 （工廠根據(jù)月度生產(chǎn)計劃完成各項原材料的儲備，該計劃只作儲備原材料使用） 。 計劃專員收到工廠反饋意見后完成后續(xù)跟蹤協(xié)調(diào)，確保計劃的順利實施。 b) 在途物料跟蹤： 憑生產(chǎn)工廠確認回復的生產(chǎn)計劃完成對計劃內(nèi)所需容器配件的配備，針對在途物料完成物料跟蹤明細表，明確各在途物料目前狀況、預計交貨期、異常物料及原因。根據(jù)物料跟蹤表每三天完成一次電話催貨，直至物料如期到達為止。 c) 《生產(chǎn)單》下達： 根據(jù)已審批的《月度生產(chǎn)計劃》針對當前市場購物需求、物料情況完成《生產(chǎn)單》的下達，《生產(chǎn)單》每月固定安 排三次，分別于 3日、 12 日及 22 日完成 （特殊情況可視當前需求調(diào)整時間） 。生產(chǎn)工廠僅憑《生產(chǎn)單》完成生產(chǎn)交貨，不憑《月度生產(chǎn)計劃》內(nèi)容生產(chǎn)交貨。 d) 《生產(chǎn)單》內(nèi)容： 含 產(chǎn)品編號、產(chǎn)品名稱、產(chǎn)品數(shù)量、單位、應交貨日期、容器狀況及備注等內(nèi)容。 e) 《生產(chǎn)單》反饋： 生產(chǎn)工廠收到《生產(chǎn)單》當天需完成《生產(chǎn)單》的交貨日期確認并回復，一經(jīng)生產(chǎn)工廠簽字確認交貨期只可提前完成不得延期（特殊情況需延期交貨的由商務部負責人批準）。 f) 《生產(chǎn)單》跟蹤： 對 雙方確認后的《生產(chǎn)單》計劃專員 必須對各產(chǎn)品交貨期進行嚴格控制，每天至少安排不低于一次進行 電話聯(lián)系溝通生產(chǎn)進度，直至產(chǎn)品如期交貨入庫止。 g) 生產(chǎn)異常處理： 針對 新品開發(fā)因整個開發(fā)周期不足或加急產(chǎn)品但容器未到情況下，計劃專員應與工廠計劃員做好事先乳化料體工作。根據(jù)容器入庫時間提前三天優(yōu)先完成，若出現(xiàn)新品確版情況需注意時間流程控制，特殊情況需要求產(chǎn)品部入廠進行現(xiàn)場確版。 優(yōu)秀 表現(xiàn)： 1) 《月度生產(chǎn)計劃》均在規(guī)定時間內(nèi)完成，無延期； 2) 《月度生產(chǎn)計劃》的準確率（與當月生產(chǎn)單對比）達 100%； 3) 《生產(chǎn)單》產(chǎn)品交貨期在規(guī)定交貨期 100%完成交貨； 4) 暢銷產(chǎn)品無欠貨現(xiàn)象。 ? 月度采購計劃的制定與實施 1) 信息收集 、分析 ： a) 根 據(jù)已審批的《月度生產(chǎn)計劃表》核算完成下月生產(chǎn)所需所有容器、包材及各項配件的明細與數(shù)量指標； b) 對公司所有供應商的供貨周期完成分析并得出《供應商供貨周期表》，表內(nèi)明確各項主要包材的采購周期； c) 從采購專員處獲取取各關鍵供應商的近期評估數(shù)據(jù)指標，全面了解正常供貨、逾期交貨及質量異常情況 ； d) 了解在途容器包材的品種與數(shù)量及交貨期限； e) 速達賬套內(nèi)導出當前容器包材存貨狀況與最低容器安全庫存值進行對比核算欠缺 數(shù)據(jù) 。 3) 采購 計劃制定與實施 計劃制定時間： 于每月 25日前完成 計劃 制定： 針對月度生產(chǎn)計劃所需容器包材數(shù)量， 結合供貨周期 、在途物品情況及存貨情況等各項指標進行綜合分析最終 完成月度 采購 計劃的制定； 采購 生產(chǎn)計劃明細表內(nèi)需明確 各項采購物品編碼、名稱、數(shù)量、預計交貨期限 及最遲入庫時間等信息，針對當期出現(xiàn)交貨期延后或出現(xiàn)過質量異常的物品需在月度采購計劃中詳細注明。 計劃審批 ： 部門負責人負責對計劃專員制定的 《月度采購 計劃 》 進行審批，對超出 《月度生產(chǎn) 計劃 》 范圍、推廣政策的調(diào)整、市場需求變化等因素對計劃內(nèi)的 容器、配件 類別進行調(diào)整及審批，計劃審批后予以執(zhí)行。 審核附交資料： 庫存可用月數(shù)分析、 當前物品采購質量狀況 分析表、在途物料明細表 。 計劃 實施： a) 采購時間 ： 每周一次 。 b) 采購單下達： 根據(jù) 審批后的《月度采購計劃》指標 進入速達系統(tǒng)采購作業(yè)模塊打印綜合采購單 完成一周采購指令的下達并交部門負責人審批，交采購 專員完成采購 ； 要求： 采購訂單下達需重點考慮批量訂貨對成本下調(diào)的因素、紙盒包裝類多品種拼印對成本下調(diào)的因素等經(jīng)濟批量等下單模式達到采 購總成本最小化 。 c) 在途物料跟蹤： 對 采購專員完成采購全部手續(xù)后的各項信息進行建檔并制定《物料跟蹤明細表》，明確物品交貨日期。 跟蹤方式： 一般監(jiān)視： 針對 剛下達采購指令離交貨期較遠或并非重要項目的物料采購在雙方簽定合同確定交 貨期限后在上半段時間可每二周通過電話查詢溝通方式進行跟蹤； 預定流程進度： 對 重點物品在完成采購流程后要求供應商提供《生產(chǎn)安排進度表》，明確物品的排期情況。計劃專員根據(jù)進度表進度進行催交跟蹤，確保物品 按質按量 如期入庫 ； 實地監(jiān)控： 針對特別重要 的物品且供應商確認無法按期交貨出現(xiàn) 延期 時 視當前情況 緊急程度安排專人駐廠監(jiān)視跟蹤直至物品順利入庫止。 d) 優(yōu)秀 表現(xiàn)： 5) 《月度生產(chǎn)計劃》均在規(guī)定時間內(nèi)完成，無延期； 6) 《月度生產(chǎn)計劃》的準確率（與當月生產(chǎn)單對比）達 100%； 7) 《生產(chǎn)單》產(chǎn)品交貨期在規(guī)定交貨期 100%完成交貨； 8) 暢銷 產(chǎn)品無欠貨現(xiàn)象。 ? 協(xié)助部門負責人完成存貨控制 1) 生產(chǎn)計劃控制 ： 通過對生產(chǎn)整個作業(yè)計劃流程進行控制達到對存貨的控制。 a) 隨時 了解月度出貨、庫存情況，對出貨速度變緩趨勢或庫存存量趨多的及時調(diào)整生產(chǎn)安排； b) 隨時了解在途訂單的交貨期限及生產(chǎn)排期情況，針對出貨速度要求不急需使用的訂單作出調(diào)整安排，延緩或加長交貨周期； 2) 物料計劃控制： a) 了解生產(chǎn)計劃所需物料狀況； b) 掌握物料庫存以及計劃用料進度； c) 了解物料交貨期； d) 與供應商溝通物料交貨安排 ，對生產(chǎn)急需物料進行催交；對暫不急需使用的物料溝通調(diào)整交貨期限，延緩交貨周期盡量減輕公 司存貨及資金的壓力 。 3) 不良品的處理 a) 了解不良品的分類 及其處理辦法 ； b) 熟悉不良品報廢、退貨、返工等處理流程； c) 收到不良品提報起，十五個工作日內(nèi) 完整 處理結果 。 外包材報廢 ： 針對外包材報廢申請 先完成報廢原因核查，確定屬正常生產(chǎn)損耗或超過存儲期限的經(jīng)部門負責人同意報廢申請的由計劃專員 核算報廢金額后交 部門負責人 審批，然后上交總 經(jīng)理 批準 執(zhí)行； 半成品報廢 ：計劃 專員完成報廢原因核查，確定屬正常生產(chǎn)損耗或產(chǎn)品保質期過期經(jīng)部門負責人同意報廢申請的由財務中心進行報廢價值的核算，交部門負責人審批后上交總經(jīng)理批準執(zhí)行； 容器報廢 ： 次品報廢處理，由工廠倉庫負責人于每個月 15 日前完成對上月次品（含由生產(chǎn)造成 的少量 容器 損耗或蓋子、內(nèi)塞 等配件的 損耗 ）報廢申請表，由計劃專員進行原因核查并進行價值核算交部門負責人審批執(zhí)行；容器質量異常報廢： 因 供應 商產(chǎn)品質量問題在生產(chǎn)過程中發(fā)現(xiàn)挑出的不良品，經(jīng)過與廠商溝通同意退貨扣款后，通知工廠倉庫開出退貨單安排退貨廠商，并把退貨單交給采購跟單做扣款處理。 優(yōu)秀表現(xiàn)： 不出現(xiàn)因計劃、采購不當造成新的存貨；對已過保質期已無利用價值的物料能主動快速提出處理申請，并能在規(guī)定時間內(nèi)對生產(chǎn)部門提出的次品申請進行處理（對 生產(chǎn)現(xiàn)場提出單品種容器超過 50 個數(shù)量以上的報廢申請能進行現(xiàn)場核查確認）。 ? 編碼 1） 產(chǎn)品架構 a) 根據(jù)總公司統(tǒng)一制定的 《編碼規(guī)則及管理》 完成公司產(chǎn)品及各項物料的產(chǎn)品編碼工作 ； b) 編碼完成后以內(nèi)部聯(lián)系函方式下發(fā)各關聯(lián)部門（財務中心、倉儲部門及開單部）； c) 對新編制的產(chǎn)品、物料編碼完成資料入檔并及時對各項報表的編碼資料進 行更新或調(diào)整。 優(yōu)秀表現(xiàn)： 所有產(chǎn)品及物料編碼不出現(xiàn)錯編或漏編，對已審批的編碼在一個工作日內(nèi)完成資料入檔并對各項報表的編碼進行更新。 四、 采購專員工作標準 ? 信息資源收集與資源儲備 1) 信息收集 內(nèi)容： 物料 的市場供應狀況；供應商的物料供應能力、供應量、實力和資信情況、 公司類型、產(chǎn)品樣品、合作的客戶、貨期、付款方式、售后方式等。 2) 渠道： 通過 網(wǎng)站、集團品牌介紹、供應商介紹、行業(yè)內(nèi)關鍵品牌供應商調(diào)查、來電、各類美容博覽會、他人介紹或根據(jù)公司的采購需求針對性尋找等方式進行收集。 3) 信息整理： 采購專員于 每月月初 10 日前 將上個月收集的信息 先按公司需求方向進行初審篩選，對通過初審的資料編制供應商資料表， 對其供應能力 實力資信及合作客戶進行 詳細 登記 并 入 檔至 《供應商信息表》 提交部門負責人 。 對 符合合作 要求進入 儲 備供應商 名列 ， 作為公司的供應商儲備資料 優(yōu)秀表現(xiàn)： 每月至少 完成不少于五家不同類型的供應商資料（含容器、包材、禮品及其他配件供應商）并不少于一家能通過部門負責人審批有合作價值的供應商 ；按期整理提交。 ? 采購實施與交期控制 1. 供應商的開發(fā) 1) 確定供應商方向： 根據(jù)采購物品性質與要求 優(yōu)先從《供應商信息庫》中的 “儲備供應商”資料中進行初步篩選，選擇 不少于 3 家 符合要求的 供應商進一步 溝通洽談；若《信