【文章內(nèi)容簡介】 、內(nèi)外兼顧原則五、效率優(yōu)先原則五、效率優(yōu)先原則l領(lǐng)導(dǎo)要到幾家公司拜訪，是先到領(lǐng)導(dǎo)要到幾家公司拜訪，是先到 A公司還是先到公司還是先到 B公公司？是由司？是由 A公司到公司到 C公司，還是由公司，還是由 B公司到公司到 C公司？公司？l對于這些問題，你要事先統(tǒng)籌考慮，找出最佳行車對于這些問題，你要事先統(tǒng)籌考慮，找出最佳行車路線，減少路上耽誤的時間（某公司提前邀請除外）路線，減少路上耽誤的時間（某公司提前邀請除外）l秘書對于這些情況要胸中有數(shù)，才能比較準(zhǔn)確地算秘書對于這些情況要胸中有數(shù)，才能比較準(zhǔn)確地算出領(lǐng)導(dǎo)外出辦事在路上所需要的時間。出領(lǐng)導(dǎo)外出辦事在路上所需要的時間。第一節(jié)第一節(jié) 時間管理原則時間管理原則一、職責(zé)對等原則一、職責(zé)對等原則二、重急輕緩原則二、重急輕緩原則三、切忌事必躬親三、切忌事必躬親四、內(nèi)外兼顧原則四、內(nèi)外兼顧原則五、效率優(yōu)先原則五、效率優(yōu)先原則六、適當(dāng)保密原則六、適當(dāng)保密原則l領(lǐng)導(dǎo)的工作日程安排，一般都是制成一覽表的形式領(lǐng)導(dǎo)的工作日程安排，一般都是制成一覽表的形式，因為它簡單明了。日程表分別給領(lǐng)導(dǎo)本人、秘書科，因為它簡單明了。日程表分別給領(lǐng)導(dǎo)本人、秘書科長、有關(guān)科室和汽車司機等各一份。長、有關(guān)科室和汽車司機等各一份。l為了不泄密，日程表內(nèi)容在詳細(xì)程度等應(yīng)有所區(qū)別為了不泄密，日程表內(nèi)容在詳細(xì)程度等應(yīng)有所區(qū)別。第一節(jié)第一節(jié) 時間管理原則時間管理原則一、職責(zé)對等原則一、職責(zé)對等原則二、重急輕緩原則二、重急輕緩原則三、切忌事必躬親三、切忌事必躬親四、內(nèi)外兼顧原則四、內(nèi)外兼顧原則五、效率優(yōu)先原則五、效率優(yōu)先原則六、適當(dāng)保密原則六、適當(dāng)保密原則七、七、 事先同意原則事先同意原則l安排領(lǐng)導(dǎo)的日程，都要事先征得領(lǐng)導(dǎo)本人的意見。安排領(lǐng)導(dǎo)的日程，都要事先征得領(lǐng)導(dǎo)本人的意見。216。在本月末安排下個月的工作在本月末安排下個月的工作 ———— 本月末征求領(lǐng)導(dǎo)意見本月末征求領(lǐng)導(dǎo)意見；；216。周末安排下一周的工作周末安排下一周的工作 ———— 周末征求領(lǐng)導(dǎo)意見；周末征求領(lǐng)導(dǎo)意見；216。在前一天下午或者當(dāng)日早晨的第一件事就是安排當(dāng)天在前一天下午或者當(dāng)日早晨的第一件事就是安排當(dāng)天各項工作的具體時間各項工作的具體時間 ———— 下午或早晨征求領(lǐng)導(dǎo)意見下午或早晨征求領(lǐng)導(dǎo)意見 ；；l與有關(guān)各方打好招呼，保證各項工作按計劃順利進(jìn)行與有關(guān)各方打好招呼，保證各項工作按計劃順利進(jìn)行第一節(jié)第一節(jié) 時間管理原則時間管理原則l?總經(jīng)理帕森下午 2時 要和 業(yè)務(wù)部 共同討論如何進(jìn)行某商品在郊區(qū)的銷售工作，這項銷售工作的成敗和公司年度的銷售預(yù)算是否能達(dá)到有很大關(guān)聯(lián)；l?接著，下午 4時 又要和 一位客戶 商洽一筆重要的交易，他希望花一個小時的時間和這個客戶談判； 5時 結(jié)束。l?但是恰巧當(dāng)天上午，辦公室又收到某一 政府部門 的臨時開會通知書，上面寫著開會的時間是下午 3時 ，而且必須由帕森親自參加， 通知書上又沒有寫清楚會議結(jié)束時間。l秘書可以將帕森下午的時間安排改成下面的樣子：l2時和客戶商談生意， 3點參加政府機關(guān)的會議， 4時半或 5時，和 業(yè)務(wù)部 召開討論會。l這么一來，這三件事都能如期做完，不會影響任何一件。只要經(jīng)過上司同意， 即可著手與這位客戶聯(lián)絡(luò)，變更約會時間，并且通知業(yè)務(wù)部人員，將討論會延到 4點半或 5點。若你是帕森先生的秘書，如何為上司安排日程若你是帕森先生的秘書，如何為上司安排日程 ?一、職責(zé)對等原則一、職責(zé)對等原則二、重急輕緩原則二、重急輕緩原則 三、切忌事必躬親原則三、切忌事必躬親原則四、內(nèi)外兼顧原則四、內(nèi)外兼顧原則五、效率優(yōu)先原則五、效率優(yōu)先原則六、適當(dāng)保密原則六、適當(dāng)保密原則七、七、 事先同意原則事先同意原則八、留有余地原則八、留有余地原則l安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程，在時間上一定要留有充分的余安排領(lǐng)導(dǎo)工作日程，在時間上一定要留有充分的余地地l有許多秘書都犯過這樣的錯誤：為了爭分奪秒，領(lǐng)有許多秘書都犯過這樣的錯誤：為了爭分奪秒，領(lǐng)導(dǎo)剛開完董事會，就安排與導(dǎo)剛開完董事會，就安排與 A先生會談、與先生會談、與 B先生會見先生會見。l對于安排連續(xù)的幾項活動，不要安排得太滿，要留對于安排連續(xù)的幾項活動，不要安排得太滿，要留出適當(dāng)?shù)目臻e時間，以便領(lǐng)導(dǎo)休息或安排臨時性工作出適當(dāng)?shù)目臻e時間，以便領(lǐng)導(dǎo)休息或安排臨時性工作。第一節(jié)第一節(jié) 時間管理原則時間管理原則l控制時間的行之有效的方法就是擬訂時間表（又稱為時間預(yù)定表或時間計劃表）。l時間表 是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行工作的時間分配，也是避免盲目性的有效措施。領(lǐng)導(dǎo)可以通過擬訂的時間表，了解工作完成的次序。l秘書擬訂時間表，應(yīng)根據(jù)上述所介紹的 八個時間管理原則。第二節(jié)第二節(jié) 擬訂時間計劃表擬訂時間計劃表l 擬訂時間表的最簡單辦法是：把本周內(nèi)所要做的幾件事情一一列在備忘錄上，排一下重要次序。備忘錄備忘錄一、時間表的種類一、時間表的種類l海外流行的時間表大體可以分為六類：海外流行的時間表大體可以分為六類：l①① 全年預(yù)定時間表；全年預(yù)定時間表；l②② 每月預(yù)定時間表；每月預(yù)定時間表；l③③ 每周預(yù)定時間表；每周預(yù)定時間表；l④④ 每日預(yù)定時間表；每日預(yù)定時間表；l⑤⑤ 單項重要工作事項預(yù)定表，如一周會議預(yù)定單項重要工作事項預(yù)定表，如一周會議預(yù)定時間表等。時間表等。l⑥⑥ 秘書個人臨時要做的一般事項秘書個人臨時要做的一般事項 待辦單待辦單 。第二節(jié)第二節(jié) 擬訂時間計劃表擬訂時間計劃表時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃▲▲ 待辦單：待辦單： 將你每日要做的一些工作事先列出一份將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時間，以突出工作重清單，排出優(yōu)先次序，確認(rèn)完成時間，以突出工作重點。避免遺忘、未完事項留待明日。點。避免遺忘、未完事項留待明日。 ▲▲ 待辦單主要包括的內(nèi)容：待辦單主要包括的內(nèi)容： 非日常工作、非日常工作 特殊事項、特殊事項 3. 行動計劃中的工作行動計劃中的工作 昨日未完成的事項、昨日未完成的事項 ▲▲ 待辦單的使用注意：待辦單的使用注意： 每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）、每天在固定時間制定待辦單（一上班就做） 只制定一張待辦單、只制定一張待辦單 完成一項工作劃掉一項、完成一項工作劃掉一項 待辦單要為應(yīng)付緊急