【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 在紙制的內(nèi)容更改通知單上，按照要求手工的填寫好相應(yīng)的內(nèi)容后，交給文件簽發(fā)人和總裁辦（總經(jīng)理辦）簽字。 第三步：在填寫好的內(nèi)容更改通知單上蓋上公司公章。 第四步：將紙制的內(nèi)容更改通知單掃描后發(fā)到以下用戶的郵箱： 第五步：電話聯(lián)系北京項(xiàng)目組，詳細(xì)告知附件權(quán)限的補(bǔ)設(shè)。 第六步：北京項(xiàng)目組核實(shí)填寫的內(nèi)容，補(bǔ)設(shè)完畢后，通知申請(qǐng)人。 第七步：申請(qǐng)人打電話告知收文單位重新打印 附件 內(nèi)容。 問(wèn)：如何處理蓋章時(shí)版注里沒有印發(fā)日期的問(wèn)題？ 答：出現(xiàn)這種問(wèn)題可能有三種原因所導(dǎo)致： 第一種原因可能是該文件沒有走領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的步驟，因?yàn)橐话阄募挠“l(fā)日期都是取的領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的日期，如果是這種原因所導(dǎo)致，可以把文件退回給送文件的人，讓其重新交給領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，再給蓋章人蓋章。 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 10 第二種原因可能是流程配置的問(wèn)題，如果是這種原 因所導(dǎo)致，可以聯(lián)系你們 OA 系統(tǒng)管理員，讓其修改流程來(lái)解決。 第三種原因可能是起草文件的人自定義了一些文件格式，如果是這種原因所導(dǎo)致的，請(qǐng)聯(lián)系北京項(xiàng)目組清除特殊的格式即可解決。 問(wèn)：如何處理蓋章時(shí)發(fā)現(xiàn)字號(hào)錯(cuò)誤的問(wèn)題？ 答：如果只是文件的字錯(cuò)了，可以退回給擬稿人，讓其重新選擇文件的字，如果是號(hào)錯(cuò)了，請(qǐng)聯(lián)系北京項(xiàng)目組，由北京項(xiàng)目組來(lái)修改號(hào)，同時(shí)請(qǐng)聯(lián)系本單位的 OA 系統(tǒng)管理員，在后臺(tái)將文件的編號(hào)計(jì)數(shù)器的值進(jìn)行更正。 問(wèn)： 如何處理蓋章時(shí)提示“沒有授權(quán)的公章或 授權(quán)已經(jīng)過(guò)期”的問(wèn)題？ 答：出現(xiàn)此問(wèn)題的原因是此蓋章人沒有被授公章的權(quán)限，可以聯(lián)系本單位的電子文件系統(tǒng)管理員重新授權(quán)即可解決。 問(wèn)：為何蓋章步驟加載版頭時(shí)出現(xiàn)格式混亂，公章的位置不準(zhǔn)確？ 答：出現(xiàn)這種現(xiàn)象大多數(shù)是正文里含有特殊的格式、字符或者表格，可以聯(lián)系北京項(xiàng)目組在后臺(tái)刪除正文特殊的格式或者字符。 問(wèn)：如何處理讓不同的收文單位看到附件箱中不同的附件？ 答：可以在擬稿時(shí)將不同單位能看到的附件全部上傳到附件箱中，在發(fā)送對(duì)附件進(jìn)行授權(quán)即可，具體的操作步驟如下： 第一步：在發(fā)送步驟，設(shè)置打印權(quán)限的對(duì)話框中點(diǎn)擊“設(shè)置附件電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 11 權(quán)限”按鈕。 第二 步：對(duì)各個(gè)單位設(shè)置查看不同附件的權(quán)限。 注意： 設(shè)置了附件權(quán)限的單位只能看到相應(yīng)的附件，例如：吉林石化分公司。 未做任何設(shè)置的單位能看到所有的附件，例如：重慶銷售分公司。 如果該單位不能看到所有的附件，則需要為該單位選擇“沒有附件”，例如：青海銷售分公司 附件箱中不要上傳多余的附件，也就是該附件沒有授權(quán)給任何單位，否則多余的附件每個(gè)單位都能看到。 問(wèn)：放在正文后面的附件和附件箱中的附件，有何區(qū)別？ 答：放在正文后面的附件一般是 WORD 格式的文件，而放到附電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 12 件箱中的附件可以是任何格式的 文件，例如： EXCLE、 PPT 等格式的文件，建議大家正文里最好不要放表格之類的文件，否則蓋章時(shí)影響正文的格式。 問(wèn)： 發(fā)文的附件是從 OA 中下載的正文，該如何處理？ 答：如果從 OA 中下載帶有版頭和公章的正文作為另一個(gè)發(fā)文的附件，那么請(qǐng)不要把此附件放在正文后面，否則在蓋章時(shí)會(huì)影響正文的格式 ，應(yīng)該放到附件箱中。 問(wèn)：附件箱中每個(gè)附件的大小超過(guò)了 5M，該如何處理？ 答：可以先對(duì)附件作一定的處理后，再上傳到附件箱中，具體的操作步驟如下： 第一步：查看附件的內(nèi)容中是否含有較大的圖片，如果有試著把圖片轉(zhuǎn)化為較小格式的圖片。 第二步：如果轉(zhuǎn)化后的文件還超過(guò) 5M，則可以將文件壓縮。 第三步：如果壓縮后的文件仍然超過(guò) 5M，則可以用壓縮軟件將文件分割壓縮為多個(gè)小于 5M 的文件，然后將各個(gè)分割后的壓縮文件全部上傳到附件箱中。 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 13 問(wèn)： 上傳附件到附件箱時(shí)，出現(xiàn)以下問(wèn)題 如何處理？ 解決辦法：可以刪除 XML 擴(kuò)展包后，讓系統(tǒng)自動(dòng)下載即可解決 問(wèn)：領(lǐng)導(dǎo)在簽名之前，應(yīng)該注意些什么？ 答：領(lǐng)導(dǎo)簽名之前應(yīng)該注意以下兩點(diǎn)： 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 14 第一：是否給該領(lǐng)導(dǎo)做過(guò)了電子簽名。 第二：是否給該領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)了軟證書或鑰匙。 問(wèn)：領(lǐng)導(dǎo)簽字時(shí)，提示“簽字出錯(cuò)”該怎么辦？ 解決辦法： 1) 檢查證書是否有效，無(wú)效但沒過(guò)過(guò)期時(shí)間，可以裝根證書解決 2) 在管理加載項(xiàng)中將可疑的插件禁用 3) 3721 攔截了簽名控件的下載 4) 請(qǐng)檢查區(qū)域選項(xiàng)是否正確 問(wèn)：蓋章人在蓋章之前，應(yīng)該注意些什么？ 答：蓋章人蓋章之前應(yīng)該注意以下兩點(diǎn)： 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 15 第一：是否給該蓋章人授了公章的權(quán)限。 第二：是否給該蓋章人申請(qǐng)了軟證書或鑰匙。 問(wèn) ：蓋章時(shí)會(huì)出現(xiàn)哪些錯(cuò)誤？ 點(diǎn)擊蓋章時(shí)，沒出現(xiàn)章供其選擇，一閃就沒了 解決辦法：找公章管理員將公章的權(quán)限授給用戶 蓋章時(shí)出現(xiàn)“鏈證書不可用”的問(wèn)題 解決辦法：安裝根證書 （如果加入了域就不用裝根證書了） 蓋章時(shí)出現(xiàn)“密鑰集不存在” 解決辦法：證書裝的不對(duì)，重新安裝 蓋章人蓋完章后，正文出現(xiàn)被蓋章人鎖定的情況 解決辦法： 主要是用戶權(quán)限混亂的問(wèn)題，打開 word 文檔，在“文件”— “權(quán)限”中把多余的用戶刪除掉就可以。 在蓋章步驟中版注里如果沒有印發(fā)日期 解決辦法： 領(lǐng)導(dǎo)沒簽字，退回送簽人讓其送給領(lǐng)導(dǎo)簽字 蓋章或簽名需要輸入三次密碼 解決辦法：刪除鑰匙驅(qū)動(dòng)程序，重新安裝即可 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 16 在蓋章的時(shí)候出現(xiàn)“請(qǐng)求的資源在使用中” 解決辦法： 蓋章的鑰匙被鎖了（如果解鎖時(shí)“解 鎖 pin”顯示灰色，可以將智能卡的安裝程序重新安裝即可） 簽名或蓋章保存不上 解決辦法： Ping ，看解析是否是 ，如果不是 ，在 DNS 里改動(dòng)一下 問(wèn)：簽名人和蓋章人在做委托授權(quán)時(shí)，應(yīng)該注意些什么？ 答：簽名人在授權(quán)委托時(shí)請(qǐng)注意選擇的委托人也一定要有簽發(fā)文件的權(quán)限，否則文件到了委托人卻因?yàn)闆]有電子簽名而無(wú)法簽名；蓋章人在授權(quán)委托時(shí)請(qǐng)注意需要告知本單位的公章管理員，為委托人授電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 17 上公章權(quán)限，否則委托人不能蓋章，同時(shí)請(qǐng)注意，蓋章人收回權(quán)限時(shí)，一定記得告知公章管理員把委托 人的公章權(quán)限去掉。 問(wèn)：如何處理今年發(fā)去年或明年的文件？ 答：可以讓文件簽發(fā)人在簽發(fā)文件時(shí)選擇去年或者明年的日期，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)生成去年或者明年的文件編號(hào)，簽發(fā)文件人可以按以下操作來(lái)更改文件編號(hào)的日期 。 問(wèn)：如何處理系統(tǒng)中預(yù)留走紙制文件編號(hào)的問(wèn)題？ 答：可以讓本單位的電子文件系統(tǒng)管理員到后臺(tái)將此文種的編號(hào)計(jì)數(shù)器值進(jìn)行重置，即可解決預(yù)留紙制文件編號(hào)的問(wèn)題。 問(wèn)：如何在系統(tǒng)中發(fā)外單位的文件？ 答：在電子文件系統(tǒng)中發(fā)外單位的文件可以以下的操作方式實(shí)電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 18 現(xiàn)，具體的操作步驟如下： 第一步：用戶在擬稿時(shí)，主送 /抄送單位選擇 其他（不隸屬于中油股份）。 第二步：其它的操作流程步驟與發(fā)文一樣。 第三步：文件發(fā)送后，文件并不會(huì)真正的發(fā)送到外單位，這時(shí)需要把文件打印出來(lái)，把紙制的文件送到外單位。 問(wèn)：如果選錯(cuò)了文件辦理人，該如何處理？ 答：可以聯(lián)系部門的文書或者公司的文書通過(guò)任務(wù)調(diào)度，將文件調(diào)度給正確的辦理人（一般被授予工作流高級(jí)查詢?nèi)嘶蛘吖竟ぷ髁鞑樵內(nèi)说挠脩舨庞写藱?quán)限），具體的操作步驟如下： 第一步： 登錄 OA 系統(tǒng)后，在左邊的菜單欄中找到“個(gè)人助理”。點(diǎn)擊“個(gè)人助理”里的“機(jī)構(gòu)任務(wù)管理”。如下圖： 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 19 第二步：選擇文件所在辦理人 的機(jī)構(gòu)名稱。 第三步：點(diǎn)擊右邊的“待辦任務(wù)”。 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 20 第四步：在標(biāo)題欄中輸入標(biāo)題，在時(shí)間欄中選擇送達(dá)待辦任務(wù)的月份，然后點(diǎn)擊“查詢”。如下圖： 第五步：點(diǎn)擊文件標(biāo)題前的“選擇”，點(diǎn)擊選擇后這一欄會(huì)變成紅色。點(diǎn)擊完“選擇”文件標(biāo)題下面會(huì)自動(dòng)出現(xiàn)“選擇人員”“調(diào)度電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 21 任務(wù)”等按鈕。如下圖： 第六步：點(diǎn)擊“選擇人員”，在選擇人員的對(duì)話框中選擇具體的某個(gè)人，然后點(diǎn)擊“確定”。 注意：如果選擇的人員不在本部門，則點(diǎn)擊“本公司”，在其機(jī)構(gòu)下選擇相應(yīng)的人員 。 第七步：點(diǎn)擊“調(diào)度任務(wù)”。如果要是取消請(qǐng)點(diǎn)擊“放棄調(diào)度” 。 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 22 問(wèn)：呈批件在送批示時(shí)提示版頭出錯(cuò)，檢查模版的名稱又是一致的？ 解決辦法：在管理界面里送批示那一步的文檔操作權(quán)限定義里把加版注給去掉 問(wèn)： 正文的字號(hào)或部門名稱出現(xiàn)重復(fù)的情況 ？ 解決辦法： 1) 可能是用戶修改可標(biāo)簽（部門呈批件） 2) 可能是 word 里的替換不能使用（工具 — 選項(xiàng)— 編輯 — 鍵入內(nèi)容替換所選內(nèi)容） 問(wèn)： 呈批件在擬稿步驟加版頭和版注，打開正文就出現(xiàn) word 文檔錯(cuò)誤 ？ 解決辦法： 把在擬稿步驟加版頭、版注去掉即可解決此問(wèn)題 第 3章 收文類 問(wèn)：如何處理啟錯(cuò)收文流程的問(wèn)題？ 答 : 可以 聯(lián)系北京項(xiàng)目組將收文重置到待收公文狀態(tài)，由收文登記人重新啟動(dòng)正確的收文流程。 收文登記人在啟動(dòng)電子收文流程時(shí)，沒辦法看見收文流程的選擇，啟動(dòng)流程時(shí)，出現(xiàn)未找到集合集 檢查順序：檢查此收文登記人的角色是否和流程是否建立在同一層次機(jī)構(gòu)上 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 23 問(wèn)：點(diǎn)擊收文流程的文件標(biāo)題，如何處理“未得到任何流程集合”問(wèn)題？ 檢查順序：檢查此機(jī)構(gòu)下面是否有相應(yīng)的角色 解決辦法：到管理界面中把收文流程的類型保存一下 問(wèn)：如何處理誤操作了“終止公文”或者是“辦結(jié)”的問(wèn)題？ 答： 可以聯(lián)系北京項(xiàng)目組將文件重置到“中止公文”或者“辦結(jié)”的 步驟，再由文件辦理人繼續(xù)處理。 問(wèn)：收文登記人如何處理擬辦意見中“請(qǐng)某某領(lǐng)導(dǎo)閱示”的問(wèn)題？ 答：鑒于這種情況建議收文登記人交給領(lǐng)導(dǎo)去批示，這樣領(lǐng)導(dǎo)收到文件之后，如果領(lǐng)導(dǎo)需要做批示就可以在意見框中輸入批示意見；電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 24 如果不需要，那么領(lǐng)導(dǎo)可以在意見框中輸入“已閱”等意見。 問(wèn)：如何處理發(fā)送傳閱件時(shí)誤選傳閱人的問(wèn)題？ 答：可以通過(guò)傳閱件查詢來(lái)實(shí)現(xiàn)，具體的操作步驟如下： 第一步： 登錄 OA 系統(tǒng)后，用戶可以在“公文查詢”下找到“傳閱件查詢”，點(diǎn)擊“公文查詢”下 “傳閱件查詢”進(jìn)入查詢頁(yè)面。 第二步：點(diǎn)擊“已發(fā)送” 第三步 ：找到要查詢的文件標(biāo)題 第四步：點(diǎn)擊文件后邊的 按鈕，在“查看閱讀情況”頁(yè)面中可以看到用戶是否已經(jīng)閱讀過(guò)傳閱件。 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 25 第五步：選擇不需要傳閱的用戶。 第六步：點(diǎn)擊“刪除”按鈕。 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 26 問(wèn)：如何查詢已發(fā)送的傳閱文件是否被閱讀？ 答：可以通過(guò)傳閱件查詢來(lái)實(shí)現(xiàn)，具體的操作步驟如下： 第一步： 登錄 OA 系統(tǒng)后，用戶可以在“公文查詢”下找到“傳閱件查詢”，點(diǎn)擊“公文查詢”下 “傳閱件查詢”進(jìn)入查詢頁(yè)面。 第二步：點(diǎn)擊“已發(fā)送” 第三步：找到要查詢的文件標(biāo)題 第四步：點(diǎn)擊文件后邊的 按鈕，在“查看閱讀情況”頁(yè)面中可以 看到用戶是否已經(jīng)閱讀過(guò)傳閱件。 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 27 問(wèn)：如何查詢已發(fā)送的文件，收文單位是否已經(jīng)簽收？ 答：可以通過(guò)查詢功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，具體的操作步驟如下： 第一步： 登錄 OA 系統(tǒng)后，首先在“公文查詢”下找到“個(gè)人查詢”或者“綜合查詢”，點(diǎn)擊“個(gè)人查詢（綜合查詢）”，進(jìn)入查詢狀態(tài)。 第二步：進(jìn)入查詢狀態(tài)。 第三步：找到需要查看回執(zhí)信息的文件標(biāo)題。 第四步：點(diǎn)擊文件標(biāo)題后面的圖標(biāo)“ ”。 電子文件系統(tǒng)常見問(wèn)題解答 28 問(wèn)：如何查詢已發(fā)送的文件，收文單位辦理的詳細(xì)信息？ 答：可以通過(guò)查詢功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，具體的操作步驟如下： 第一步： 登錄 OA 系統(tǒng)后，首先 在“公文查詢”下找到“個(gè)人