商務會議策劃方案(編輯修改稿)
2025-08-16 00:36 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 二、參會者的安排 邀請 不管什么樣的會議，主辦者當然希望適宜的對象 (客戶 )參加。作為主辦者，邀請的方式非常重要。通常情況下，邀請包括信息發(fā)布、回執(zhí)處理、確認通知等3 個程序。 信息發(fā)布 —— 從媒體上分有印刷品 (包括邀請信函、組織文件、會議通知 )、電子郵件、印刷媒介公告、電子媒介公告等幾種形式。通常信息發(fā)布包括主題、時間、地點 (暫定或者候選 )、主要議程及安排、費用及標準等等，有些還附送會議企劃書，可以讓參與者了解參加的意義及對會議的期望。 回執(zhí) —— 對于主辦者來說，回執(zhí)是對商務會議企劃活動成功與否的判定標志之一。回執(zhí)收到后，通常需要統(tǒng)計 (在這之前，需要提醒的是回執(zhí)單的設計非常重要，應當是合理且圓滿的，應當包括如下信息 —— 明確的人數(shù)、職務、性別、聯(lián)系方式、預計到達目的地時間、迎送要求等等 )、確認回執(zhí)有效 (通常以會務費用是否交納為標志 )，接下來需要做 的就是資源分配 —— 主要是展位與酒店住宿的安排，回執(zhí)確認即確認通知可以在這一切完成后發(fā)出?；貓?zhí)可以有多種形式 —— 傳真、信函、電子郵件、網(wǎng)路回執(zhí)或者電話均可。回執(zhí)需要注意的是，如果會議課題允許，應該考慮到參與者的特殊要求，譬如家屬、隨行人員、保健要求、交通代理、飲食習慣、住宿要求等，如果回執(zhí)清楚，那么對會議的有序安排會起到很大幫助。 確認通知 —— 如果會務費用確認或者有其他方式可以確認，可以發(fā)出確認通知。同時發(fā)出的應該還有會議的確切地點、時間、議程、簽到程序及會議注意事項等。 如果是小型商務會議，簽到相對 簡單，僅僅是名錄登記。但如果是大型商務會議，那么簽到就是一項復雜的工作。 通常情況下，會議的簽到與住宿安排連在一起。大型會議如果想要簽到過程不出現(xiàn)混亂，必要的流程及準備是必須的 —— 回執(zhí)統(tǒng)計表、簽到表格、引導及協(xié)助人員、住宿賓館準確的房間數(shù)量及房間號、房間分配表、鑰匙、標明入住者姓名及房號的小信封 (內(nèi)裝客房鑰匙，通常酒店可以提供 )、入住酒店相對明顯的路徑指示、會議須知、會議詳細日程、考察線路及參與方式、酒店功能開閉說明及付費標準、返程預定及確認、會務交通使用方式及付費標準等等。如果可能，盡量使用計算機作簽 到。一般情況下，簽到服務人員應該不少于 6 人 —— 工作時間應該根據(jù)會議參與人員抵達時間合理分配。 如果事先將回執(zhí)的項目設計得很周全，對于簽到及入住安排有很大幫助。 餐飲安排 一般而言，會議通常統(tǒng)一安排餐飲。餐飲安排通常有兩種形式 —— 自助餐或者圍桌餐。類別有中式、西式及清真系列。 統(tǒng)一安排餐飲的會議，對于成本的控制非常重要，自助餐一般可以發(fā)餐券控制 (很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數(shù)的最低要求 )，可以事先制訂餐標及餐譜，嚴格區(qū)分正式代表與隨行人員、家屬，特殊要求者可以和餐廳協(xié)商。圍桌式餐飲安排比較 復雜 —— 特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有：開餐時間、每桌人數(shù)、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。需要提醒的是，會議前期考察時注意餐廳及用具的衛(wèi)生情況，不能讓就餐者出現(xiàn)健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐，可采取哪桌夠人數(shù)哪桌開席的做法，以保證就餐者的權(quán)益。 三、確定時間、流程與目標管理，并做好反饋、調(diào)整。 時間的控制，一般以時間進度表 (倒計時 )的方式來表現(xiàn)。注意在安排的時間上要合理 ,同時要留有余地，一般來說 ,前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證后面有時間來 調(diào)整、完善。 整個活動是一個系統(tǒng)工程，流程管理是指在活動中各項工作內(nèi)容之間的相互銜接、協(xié)調(diào)和配合關系及其有機組合的過程管理。比如在活動中，主題內(nèi)容、意義確定才能
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