【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 動(dòng)化小工具進(jìn)行使用。所以從技術(shù)可行性上來(lái)講，本系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是滿足要求的。 經(jīng)濟(jì)可行性 經(jīng)濟(jì)可行性方面針對(duì)企業(yè)我 們肯定更多的會(huì)考慮成本的問(wèn)題。企業(yè)若想實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，固然是好事，方便業(yè)務(wù)的同時(shí)也能減少人力成本。但小企業(yè)斥資購(gòu)進(jìn)一套大型的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，可謂是不太明智。而用 ExcelVBA 進(jìn)行開(kāi)發(fā)，真的是物美價(jià)廉。無(wú)需投入過(guò)多的資金支持，頂多購(gòu)買(mǎi)一套正版的 Office 辦公軟件，幾臺(tái)性能不錯(cuò)的 PC 機(jī)即可。加上 VBA 語(yǔ)法結(jié)構(gòu)較為簡(jiǎn)單，懂得VB 的開(kāi)發(fā)人員無(wú)需學(xué)習(xí)，知道需求后即可進(jìn)行開(kāi)發(fā)，若無(wú)基礎(chǔ)仍可自學(xué)數(shù)周，即可基本達(dá)到開(kāi)發(fā)要求。綜上所述，運(yùn)用 ExcelVBA開(kāi)發(fā)成本低、質(zhì)量好，且在中小企業(yè)可運(yùn)用，在大型企業(yè)的一些業(yè)務(wù)中亦可 勝任 。 所以從經(jīng)濟(jì)可行性方面看，該辦公自動(dòng)化符合要求。 管理可行性 管理可行性是 在管理功能的基礎(chǔ)上將其細(xì)化， 使得每個(gè)部分可控可管理。以 ExcelVBA 為基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化小工具，最大的優(yōu)點(diǎn)就是模塊化，后臺(tái)代碼根據(jù)功能被分為好多模塊，通過(guò)前臺(tái)某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 10 界面的控件調(diào)用，易于管理維護(hù)。被選的控件可以根據(jù)需求被指定為其他的模塊代碼，可重復(fù)利用高，編碼人員的管理也方便。同時(shí)，前臺(tái)使用人員對(duì)照 Excel 的前臺(tái)界面 對(duì)于業(yè)務(wù)熟悉的他們可以根據(jù)業(yè)務(wù)點(diǎn)擊相應(yīng)的控件，完成自己想要辦公自動(dòng)化工具實(shí)現(xiàn)的功能，也方便使用人員的管理。根據(jù) 上述，該辦公自動(dòng)化工具在管理可行性上也是很好的。 以此可以得出，從技術(shù)、經(jīng)濟(jì)、管理上三方面來(lái)講，本系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)都是可行 的。 業(yè)務(wù)流程分析 所謂業(yè)務(wù)流程分析是以管理信息系統(tǒng)（ MIS） 的基本目標(biāo)，識(shí)別與 MIS 相關(guān)的各主要管理業(yè)務(wù)。從信息流的觀點(diǎn)，弄清各業(yè)務(wù)的發(fā)生 (事件 )、執(zhí)行 (過(guò)程 )與結(jié)果 (數(shù)據(jù) )，并最后生成 業(yè)務(wù)流程圖 。 在業(yè)務(wù)流程圖中，重中之重是要標(biāo)出 與該業(yè)務(wù)相關(guān)的報(bào)表、單據(jù)的來(lái)源、去向與應(yīng)用 。 業(yè)務(wù)流程圖的圖形符號(hào) 如圖 所示。 圖 業(yè)務(wù)流程圖的表示符號(hào) 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 11 本財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是為某飲料廠 的業(yè)務(wù)服務(wù)的： 首先，各地方廠商根據(jù)總部要求繪制符合本辦公自動(dòng)化軟件處理的兩張標(biāo)準(zhǔn)化 Excel 表格，一張為 SAP 表，一張為明細(xì)表。 之后，兩張表進(jìn)入制成的 ExcelVBA 小工具中，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)代碼自動(dòng)把兩個(gè)表中的有效內(nèi)容整合，生成一張結(jié)果表。 緊接著，生成的結(jié)果表根據(jù)總部需求對(duì)其進(jìn)行差異化的處理，形成不同的表格，最后生成的結(jié)果表為最終結(jié)果，將交給總部人員。由總部人員交由管理層進(jìn)行審批并報(bào)告。 上述業(yè)務(wù)描述的業(yè)務(wù)流程 如圖 所示。 圖 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化軟件 的業(yè)務(wù)流程圖 數(shù)據(jù)流程分析 數(shù)據(jù)流程分析就是把數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中的流向過(guò)程抽象出來(lái)，不考慮系統(tǒng)本身是否有缺陷，專(zhuān)門(mén)考慮業(yè)務(wù)中對(duì)于數(shù)據(jù)的處理是否得當(dāng)，從而發(fā)現(xiàn)解決數(shù)據(jù)處理中的毛病。數(shù)據(jù)流程分析包括對(duì)數(shù)據(jù)的手機(jī)、傳遞、處理和儲(chǔ)存的分析。 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 12 數(shù)據(jù)流程分析一般會(huì)用到以下 描述工具 —Data Flow Diagram(DFD 圖 )、數(shù)據(jù)字典、判斷樹(shù)、判斷表等 。 數(shù)據(jù)流程圖 數(shù)據(jù)流程圖的符號(hào)如圖 所示。 圖 數(shù)據(jù)流程圖的符號(hào) 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖如圖 所示。 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 13 圖 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程圖 系統(tǒng)功能分析 本財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)總體上分為兩個(gè)模塊，前臺(tái)使用模塊和后臺(tái)代碼模塊。 該財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)前臺(tái)共分為八大功能模塊，根據(jù)整體業(yè)務(wù)流程自下而上，具體功能如圖 所示： 前 臺(tái) 使 用 模 塊清空上次操作的表數(shù)據(jù)分割模塊所需元素將新模板導(dǎo)入新下載模板里輸出模板檢查清單和下載模板金額生成SAP模板匯總金額添加會(huì)計(jì)科目等項(xiàng)目個(gè)性要求 圖 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)前臺(tái)模塊功能樹(shù) 功能樹(shù) 前臺(tái)使用 模塊功能介紹： 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 14 清空操作和數(shù)據(jù)表：這個(gè)是為了本次業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確度而設(shè)計(jì)，以防上次使用后沒(méi) 有完全清空表，導(dǎo)致本次操作的漏洞； 分割模塊所需元素： 由于操作前會(huì)導(dǎo)入兩個(gè)處理表格，而最后需要的數(shù)據(jù)可能只是一些，所以要對(duì)導(dǎo)入的兩個(gè)表格進(jìn)行分割，在分割好的基礎(chǔ)下再進(jìn)行操作； 生成 SAP 表匯總金額：對(duì)表的操作，統(tǒng)計(jì)表中的金額： 檢查清單和下載模版金額：將處理后的表格與模板進(jìn)行對(duì)比，整理對(duì)比形成同一張表格顯示； 輸出模板：把經(jīng)過(guò)操作后的模板生成對(duì)應(yīng)的格式，并初步生產(chǎn)結(jié)果表； 將新模板導(dǎo)入新下載模板中：把結(jié)果表導(dǎo)入處理，為之后操作進(jìn)行鋪墊； 個(gè)性要求：對(duì)不同的廠子的表進(jìn)行提取或者修飾； 添加會(huì)計(jì)科目等項(xiàng)目 ：由于此表最后需要交由會(huì)計(jì)部處理、審批，需要根據(jù)會(huì)計(jì)要求，添加相應(yīng)會(huì)計(jì)科目，為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理打下基礎(chǔ)。 該財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后臺(tái)模塊共分為五個(gè)基本處理功能模塊，根據(jù)不同的流程進(jìn)行調(diào)用，并發(fā)揮其功能。具體如圖 所示： 后 臺(tái) 功 能 模 塊查找最小值輸出模板檢查輸入金額生成對(duì)照表數(shù)據(jù)添加其他相關(guān)內(nèi)容 圖 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)后臺(tái)模塊功能樹(shù) 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 15 后臺(tái)功能模塊介紹 ： 查找最小值：通過(guò)冒泡排序的方法查找最小值，并通過(guò)次把金額合計(jì)排序好； 輸出模板：對(duì)處理完成和整合完成的表格 生成對(duì)照表數(shù)據(jù)：對(duì)于模板中出現(xiàn)的個(gè)人或單位，會(huì)在 Excel中有一個(gè)對(duì)照表顯示，該部分是把對(duì)照表信息對(duì)應(yīng)在模板中的值替換； 檢查金額：對(duì)模板處理后的數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)，保證準(zhǔn)確度 ； 添加其他相關(guān)內(nèi)容：由于分屬不同的廠，總廠對(duì)于分廠數(shù)據(jù)的提取有特殊性，所以該功能下集成了很多小模塊，對(duì)于不同需求有不同的解決方案，添加相關(guān)需要的內(nèi)容。 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 16 4 系統(tǒng) 設(shè)計(jì) 系統(tǒng)設(shè)計(jì)主要考慮的是為實(shí)現(xiàn)某一個(gè)系統(tǒng)或子系統(tǒng)，應(yīng)該設(shè)計(jì)幾個(gè)功能模塊。系統(tǒng)設(shè)計(jì)主要是圍繞系統(tǒng)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)與信息的代碼設(shè)計(jì)、輸入輸出設(shè)計(jì)和軟硬件配置等內(nèi)容來(lái)進(jìn)行的。在設(shè)計(jì)過(guò)程中，除了要有相應(yīng)的設(shè)計(jì)原則外，還要采用正 確的方法。 如何從若干方案中選擇一個(gè)盡可能好的，是決策問(wèn)題。評(píng)價(jià)一個(gè)系統(tǒng)設(shè)計(jì)是否好也是標(biāo)準(zhǔn)可言的：運(yùn)行效率、可靠性、可修改性、靈活性、通用性和實(shí)用性。期中前三項(xiàng)是很必要的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)。 [9] 運(yùn)行效率：一個(gè)系統(tǒng)的可用資源畢竟 有限，設(shè)法提高資源的使用效率是系統(tǒng)設(shè)計(jì)的重要任務(wù)。評(píng)價(jià)系統(tǒng)運(yùn)行效率可以從處理能力、運(yùn)行時(shí)間、響應(yīng)時(shí)間 3 個(gè)方面來(lái)進(jìn)行。 可靠性：系統(tǒng)的可靠性包括軟件硬件的可靠性，一般可以從以下幾個(gè)方面來(lái)考慮：文件存取限制，主要為安全性和完整性的問(wèn)題，什么人可以訪問(wèn)，什么人不可以；建立運(yùn)行日志和信息追蹤 ，由于一些特殊業(yè)務(wù)的需要，管理層可能需要系統(tǒng)每天提供處理那些任務(wù)的報(bào)告，如何處理的。為了這些，需要建立運(yùn)行日志，每用本系統(tǒng)進(jìn)行過(guò)處理，就將該事物記錄。 該財(cái)務(wù)自動(dòng)化系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)已經(jīng)屬于一個(gè)管理信息系統(tǒng)(MIS)。對(duì)本系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)，要給這系統(tǒng)進(jìn)行個(gè)總體的架構(gòu)搭建，下圖為某財(cái)務(wù)自動(dòng)化系統(tǒng)的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖 ，如圖 所示 ： 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 17 前 臺(tái) 使 用 模 塊清空上次操作的表數(shù)據(jù)分割模塊所需元素將新模板導(dǎo)入新下載模板里輸出模板檢查清單和下載模板金額生成SAP模板匯總金額添加會(huì)計(jì)科目等項(xiàng)目個(gè)性要求后 臺(tái) 功 能 模 塊查找最小值輸出模板檢查輸入金額生成對(duì)照表數(shù)據(jù)添加其他相關(guān)內(nèi)容某 財(cái) 務(wù) 辦 公 自 動(dòng) 化 系 統(tǒng) 圖 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化 系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì) 數(shù)據(jù)庫(kù)通俗的講，就是存放數(shù)據(jù)的“倉(cāng)庫(kù)”，而且數(shù)據(jù)是按一定 的格式存放的。概念化的講，數(shù)據(jù)庫(kù) (DataBase,DB)是長(zhǎng)期存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的、有組織的、可共享的數(shù)據(jù)集合。數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)按一定的數(shù)據(jù)模型組織、描述和儲(chǔ)存，具有最小的冗余度、較高的數(shù)據(jù)獨(dú)立性和易擴(kuò)展性，并可為各種用戶共享。數(shù)據(jù)庫(kù)不孤立，是數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的組成部分。 數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)軟件尤其是一個(gè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的生命，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)階段，能否對(duì)表內(nèi)的數(shù)據(jù)表與表之間形成優(yōu)質(zhì)的連接，對(duì)日后的查詢排序有著很重要的前置作用。對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)人員來(lái)說(shuō)，數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)就是對(duì)一個(gè)給定的實(shí)際應(yīng)用環(huán)境，如何利用數(shù)據(jù)庫(kù)正確的反應(yīng)軟件現(xiàn)實(shí)能滿足的 情況，而且還能滿足使用這的各種應(yīng)用需求是數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的關(guān)鍵之一。 [10] 類(lèi)似于軟件工程中軟件生命周期的概念，一般把數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)用系統(tǒng)從開(kāi)始規(guī)劃、分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施、投入運(yùn)行后的維護(hù)直到消亡成為數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的生命期。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)階段處于實(shí)施前的關(guān)節(jié)某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 18 階段。為何數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)處于如此關(guān)鍵的節(jié)點(diǎn)呢？主要還是和它自身的特點(diǎn)有關(guān)： 首先，具有反復(fù)性。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)不是一朝一夕就可以完成的，需要反復(fù)推倒修改后才能完成。前段設(shè)計(jì)是基礎(chǔ)，后階段的設(shè)計(jì)會(huì)反應(yīng)前階段的部分，看似毫無(wú)聯(lián)系，實(shí)則關(guān)系密切。 其次，試探性。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)結(jié)果并不唯一，設(shè)計(jì)過(guò) 程中往往是試探的過(guò)程。有各式各樣的要求和制約元素，它們往往勢(shì)不兩立。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)很難達(dá)到最完美的效果，只能在原有的基礎(chǔ)上不斷的進(jìn)行優(yōu)化處理，使其處理能力能夠達(dá)到接受的范疇即可。 再之，多部性。 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)往往交給一人來(lái)完成的話不容易發(fā)現(xiàn)細(xì)微的問(wèn)題，常常是多人完成，這樣既能保證質(zhì)量和進(jìn)度，又能分段把關(guān)。 最后，面向數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)庫(kù)最終還是為數(shù)據(jù)服務(wù)，如何以數(shù)據(jù)的格式為主情況下，建立優(yōu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)，是目標(biāo)所在。 [11] 數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)階段 包括概念設(shè)計(jì)、邏輯設(shè)計(jì)和物理設(shè)計(jì)三方面，本文接下來(lái)將從這三方面詳細(xì)介紹。 概 念設(shè)計(jì) 概念設(shè)計(jì)就是把分析上述需求分析的結(jié)果，抽象為概念模型表示的過(guò)程，是完整而全面的設(shè)計(jì)過(guò)程。一般利用 ER 圖來(lái)實(shí)現(xiàn)。 主要步驟實(shí)現(xiàn)設(shè)計(jì)局部功能的 ER 圖；將局部 ER 圖整合，形成全局 ER 圖；對(duì)全局 ER 圖進(jìn)行優(yōu)化，主要是對(duì)冗余屬性進(jìn)行剔除或者修改。最后得到以 ER 圖為顯示的數(shù)據(jù)庫(kù)概念結(jié)構(gòu)圖。 ER 圖的好處是在物理設(shè)計(jì)階段前，能夠給直觀的給設(shè)計(jì)人員看到數(shù)據(jù)庫(kù)的模型結(jié)構(gòu)，以便后來(lái)的系統(tǒng)集成數(shù)據(jù)庫(kù)后的集成度會(huì)大大有保障。 數(shù)據(jù)庫(kù)的概念設(shè)計(jì) ER 圖 圖例 表示 ，如圖 所示 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 19 圖 ER 圖 圖例 清 單實(shí)體屬性圖，如圖 所示： 清 單金 額序 號(hào)報(bào) 銷(xiāo) 單 號(hào)姓 名 圖 新下載模板實(shí)體屬性圖，如圖 所示 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 20 新 下 載 模 板成 本 中 心 編 碼分 攤 成 本 中 心 編 碼總 賬 科 目報(bào) 銷(xiāo) 單 號(hào)分 攤 比 例分 攤 金 額審 批 完 成時(shí) 間費(fèi) 用 子 類(lèi) 型姓 名費(fèi) 用 類(lèi) 型職 位月 份詳 細(xì) 備 注金 額部 門(mén) 圖 DoradoReport 實(shí)體屬性圖，如圖 所示 D o r a d o R e p o r t職 位部 門(mén)姓 名月 份費(fèi) 用 類(lèi) 型報(bào) 銷(xiāo) 編 號(hào)總 賬 科 目詳 細(xì) 備 注金 額 圖 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 21 結(jié)果實(shí)體屬性圖，如圖 所示 結(jié) 果總 賬 科 目成 本 中 心 編 碼金 額詳 細(xì) 備 注 報(bào) 銷(xiāo) 單 號(hào) 圖 圖 添加檢查實(shí)體屬性圖，如圖 所示 添 加 檢 查總 賬 科 目科 目 詳 情 圖 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) ER 圖總圖，如圖 所示 清 單新 下 載 模 板D o r a d o R e p o r t結(jié) 果添 加 檢 查處 理處 理處 理處 理處 理處 理MNNMNMNMMNMN 圖 . 財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng) ER 圖總圖 某財(cái)務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn) 22 邏輯設(shè)計(jì) 正經(jīng)來(lái)說(shuō)， ER 圖和關(guān)系模型都是抽象的。而若想被數(shù)據(jù)庫(kù)所接受，就必須要信息化。也就是說(shuō)，把 ER 圖模型轉(zhuǎn)化為關(guān)系