【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 行設(shè)置備忘并可設(shè)置鬧鈴提示使之成為得力的私人秘書(shū) 通訊錄 辦公人員的個(gè)人通訊錄可以記錄事務(wù)伙伴或親朋好友等的聯(lián)絡(luò)信息以備查詢 任務(wù)指派 用于在校園內(nèi)部自上而下 的工作任務(wù)的指派并監(jiān)控任務(wù)的完成情況該模塊有很大的靈活性便于各層次管理人員對(duì)教教職員工工工作的安排具體流程如下 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或秘書(shū)通過(guò)登記和指派任務(wù)交給相應(yīng)的下屬工作人員辦理被指派人員根據(jù)自己的工作任務(wù)通過(guò)填寫階段匯報(bào)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作情況和工作進(jìn)展領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)通過(guò)閱讀匯報(bào)了解工作進(jìn)展情況從而決定任務(wù)是否完成或取消 外出設(shè)置 人員外出設(shè)置包括設(shè)置外出人員名稱外出時(shí)間外出事由外出后的聯(lián)系方式外出后代理人和代辦人等人員外出設(shè)置的信息有兩種作用 一種當(dāng)本人需要外出時(shí)可以設(shè)置外出時(shí)間表讓其他人員知道人員外出信息可通過(guò)人員動(dòng) 態(tài)系統(tǒng)查詢以防其他人員安排與本人有關(guān)的工作時(shí)發(fā)生沖突 另一種在辦公處理過(guò)程中實(shí)現(xiàn)代辦代理功能用戶設(shè)置的人員動(dòng)態(tài)信息與工作流的控制緊密相關(guān)可以防止工作安排上的沖突當(dāng)有工作需要外出人員處理時(shí)系統(tǒng)會(huì)提示該人員的外出信息并詢問(wèn)是否將工作轉(zhuǎn)交給其代辦人或代理人辦理代辦人可以在授權(quán)人授權(quán)期間全權(quán)處理授權(quán)人的工作如審批文件簽發(fā)文件辦理工作等代理人必須根據(jù)授權(quán)人口頭或其他方式指示通過(guò)電子處理方式代替授權(quán)人處理文件如將授權(quán)人的意見(jiàn)輸入文件審批意見(jiàn)欄目根據(jù)授權(quán)人的授意提交其他人處理 代辦代理功能與現(xiàn)代管理思想相吻合即每一個(gè)崗位 均要有替補(bǔ)每位教教職員工工出差都不會(huì)影響工作的正常進(jìn)行 常用工具 提供時(shí)鐘日歷計(jì)算器等常用工具 公文管理 公文管理是辦公管理系統(tǒng)的核心組成部分標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的公文格式和流程是其主要的特點(diǎn)行政辦公系統(tǒng)通過(guò)預(yù)先定制的流程和用戶角色規(guī)范和推動(dòng)正確標(biāo)準(zhǔn)的公文使用和處理習(xí)慣提升的管理水平打破時(shí)空限制促進(jìn)教教職員工工之間的相互協(xié)作擺脫人工傳遞的束縛縮短公文處理時(shí)間提高的整體辦事效率 在公文管理中將通過(guò)代辦制和代理制處理人員外出的情況代辦制是指當(dāng)某人領(lǐng)導(dǎo)外出而無(wú)法及時(shí)處理文件時(shí)由事先指定的人員領(lǐng)導(dǎo)代替外出人員處理相應(yīng)的工作并將 處理情況通過(guò)電子郵件的方式閱知外出人員代理制是指某領(lǐng)導(dǎo)外出后由其秘書(shū)或助手查閱待處理的文件并向領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)請(qǐng)示和匯報(bào)其內(nèi)容根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的口頭指示對(duì)該文件進(jìn)行處理代辦和代理制的實(shí)現(xiàn)要求行政辦公系統(tǒng)的各模塊與人員外出模塊有機(jī)地結(jié)合共同實(shí)現(xiàn)其功能 公文管理是典型的標(biāo)準(zhǔn)工作流處理公文流程設(shè)計(jì)和定義的好壞直接影響將來(lái)流程調(diào)整的靈活性及時(shí)應(yīng)對(duì)日常機(jī)構(gòu)和人員調(diào)整后公文處理的需要在多年開(kāi)發(fā)的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上充分對(duì)事務(wù)流程進(jìn)行抽象分析出管理的抽象的邏輯模型充分表達(dá)信息系統(tǒng)的規(guī)律設(shè)計(jì)獨(dú)特的流程配置統(tǒng)一工作流處理和系統(tǒng)設(shè)置等功能為系統(tǒng)帶來(lái)更多 的應(yīng)變能力和擴(kuò)展性 流程配置模塊統(tǒng)一進(jìn)行工作流程的配置以及流程運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中需要的一些輔助信息的配置該模塊給公文流轉(zhuǎn)提供強(qiáng)大的支撐作用 對(duì)在辦公中所可能面臨的問(wèn)題進(jìn)行充分抽象和面向?qū)ο笤O(shè)計(jì)將流程分解為環(huán)節(jié)如處室經(jīng)理審核辦公室審核領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)發(fā)送文件辦理閱文等和路徑如送處室領(lǐng)導(dǎo)審核送會(huì)簽送校領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)送辦理等兩個(gè)對(duì)象每個(gè)對(duì)象由非常多的屬性進(jìn)行描述涉及到權(quán)限行為操作方法等組成并采用可視化方式表達(dá)以便于設(shè)計(jì) 可視化是一種表現(xiàn)形式其最終形成的是對(duì)流程的描述文檔的流程配置采用多流程窮盡的表達(dá)方式加之對(duì)路徑的權(quán)限劃分對(duì)于不同角色 的人員在完成當(dāng)前工作提交下一處理 時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)識(shí)別當(dāng)前處理人的權(quán)限和可選擇的路徑進(jìn)行相應(yīng)的處理使流程控制變得規(guī)范同時(shí)為不同角色人員提供可定義的靈活性在環(huán)節(jié)上考慮并行串行是否能多人處理是否可退回 20 多個(gè)屬性等一系列行為以及當(dāng)前環(huán)節(jié)可調(diào)用的操作等 流程配置中還定義了一些流程處理的輔助信息如最終用戶處理文件時(shí)的常用處理意見(jiàn)詞方便用戶對(duì)文件的處理 統(tǒng)一工作流處理操作對(duì)一個(gè)文件的正常處理在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行辦公可以歸納為四種基本操作 填寫處理意見(jiàn)給出自己對(duì)文件的處理意見(jiàn)支持從常用處理詞中選擇自己的處理意見(jiàn)和一些快速輸入 方法 提交下一處理當(dāng)文件處理人對(duì)文件采取肯定態(tài)度時(shí)用此操作將文件提交給下一處理人進(jìn)行處理 退回當(dāng)文件處理人對(duì)文件采取否定態(tài)度時(shí)用此操作將文件退回到以前的處理人進(jìn)行處理可以單級(jí)退回也可以多級(jí)退回 流程跟蹤當(dāng)需要查詢文件的處理情況時(shí)如誰(shuí)處理過(guò)處理了多長(zhǎng)時(shí)間等用此操作 另外該系統(tǒng)還提供了收回和補(bǔ)發(fā)等功能用于解決文件處理過(guò)程中漏發(fā)和誤發(fā)同樣該系統(tǒng)的工作流處理的標(biāo)準(zhǔn)操作 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置是進(jìn)行辦公運(yùn)作的基礎(chǔ)組織機(jī)構(gòu)定義的好壞將直接影響系統(tǒng)其它部分的運(yùn)轉(zhuǎn) 深刻理解辦公的本質(zhì)與要求結(jié)合以往實(shí)施項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)提出在一個(gè)廣域互聯(lián) 的辦公管理系統(tǒng)中消息的傳遞可分為機(jī)構(gòu)內(nèi)部的消息傳遞和機(jī)構(gòu)之間的消息傳遞據(jù)此將組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置分為機(jī)構(gòu)內(nèi)的人員和組織設(shè)置人員和組織和機(jī)構(gòu)之間的通訊接口文件傳遞接口人員和組織與文件傳遞接口之間保持著嚴(yán)格的信息同步 文件傳遞接口定義了各機(jī)構(gòu)之間的層次關(guān)系信息傳遞的接口為機(jī)構(gòu)之間進(jìn)行消息傳遞提供支撐作用 人員與組織定義了機(jī)構(gòu)內(nèi)各組織的層次關(guān)系各組織的人員信息等為機(jī)構(gòu)內(nèi)的消息傳遞提供支撐作用同時(shí)人員與組織還與服務(wù)器的目錄保持密切聯(lián)系如根據(jù)人員與組織信息來(lái)定義群組等 當(dāng)同一環(huán)節(jié)有多位領(lǐng)導(dǎo)依次處理時(shí)系統(tǒng)將按處理時(shí)間的先后順序依次記錄其處理意見(jiàn)和批示當(dāng)當(dāng)前處理人不同意文件內(nèi)容或?qū)徍巳说囊庖?jiàn)時(shí)可使用退回功能將文件回退給相關(guān)人員重新進(jìn)行處理 發(fā)文管理 對(duì)學(xué)校的正式發(fā)文的起草審核簽發(fā)發(fā)布等全流程進(jìn)行處理和監(jiān)控包含紅頭文件和處室發(fā)文等公文類型在實(shí)際處理中可根據(jù)不同人員的權(quán)限由系統(tǒng)計(jì)算每一處理步驟的可用路徑和候選人員并過(guò)濾掉不合理和無(wú)效的路徑在大多數(shù)的情況下可不必修改程序僅通過(guò)調(diào)整相關(guān)的配置信息進(jìn)行流程的優(yōu)化或重組 目前學(xué)校發(fā)文包括紅頭文件傳真電報(bào)函等類型 紅頭文件是以本名義向上級(jí)主 管單位本處室及下屬外部單位發(fā)出的正式的紅頭文件涉及重大經(jīng)營(yíng)活動(dòng)及事件的對(duì)內(nèi)發(fā)文也應(yīng)使用發(fā)文文件審批流程需經(jīng)過(guò)起草科長(zhǎng)審核處室審核會(huì)簽辦公室審核領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)發(fā)布?xì)w檔的處理具體流程見(jiàn)附錄紅頭發(fā)文處理流程紅頭文件除能夠通過(guò)該系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布到下屬或通過(guò)傳真服務(wù)系統(tǒng)發(fā)送到目前信息網(wǎng)未覆蓋的單位還能夠通過(guò)紙張打印發(fā)送到外單位 傳真電報(bào)用于在本行業(yè)內(nèi)部傳達(dá)上級(jí)的指示批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或者轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)同級(jí)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文對(duì)上級(jí)單位的報(bào)告請(qǐng)示等傳真電報(bào)需由領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)傳真電報(bào)審批流程需經(jīng)過(guò)起草科長(zhǎng)審核處室領(lǐng)導(dǎo)審核會(huì)簽領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)發(fā)布?xì)w檔的處理 具體流程見(jiàn)附錄傳真電報(bào)發(fā)文處理流程傳真電報(bào)內(nèi)容格式采用移動(dòng)行業(yè)內(nèi)部廣泛使用的樣張傳真電報(bào)除能夠通過(guò)該系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)布到下屬或通過(guò)傳真服務(wù)系統(tǒng)發(fā)送到目前信息網(wǎng)未覆蓋的單位還能夠通過(guò)紙張打印發(fā)送到外單位 函是已名義發(fā)布的記錄會(huì)議內(nèi)容決議等事項(xiàng)的文件也適用于發(fā)送到不相隸屬機(jī)關(guān)的正式公文文件審批處理流程與紅頭文件相似具體流程見(jiàn)附錄函發(fā)文處理流程 收文管理 對(duì)學(xué)校的收文和處室收文的全流程進(jìn)行處理和監(jiān)控實(shí)現(xiàn)收文流轉(zhuǎn)的電子化自動(dòng)化針對(duì)分及外部單位發(fā)來(lái)的文件可采用電子收文登記和實(shí)物收文登記兩種方法予以解決對(duì)未使用電子公文系統(tǒng)的 外部單位可將收到的實(shí)物公文通過(guò)掃描手工錄入等方式將其內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子格式在系統(tǒng)內(nèi)處理對(duì)已使用電子公文進(jìn)行文件處理的單位可與其協(xié)商制定雙方通用的電子文檔傳遞規(guī)則和接口標(biāo)準(zhǔn)并使用此接口實(shí)現(xiàn)電子公文的跨系統(tǒng)的無(wú)縫傳遞 收文處理流程包括登記辦公室擬辦領(lǐng)導(dǎo)批示分發(fā)辦理或閱文 在此環(huán)節(jié)中部處室領(lǐng)導(dǎo)可以繼續(xù)指派下一個(gè)辦理人和閱文人 歸檔具體流程見(jiàn)附錄收文處理流程 處室收文處理流程包括登記處室領(lǐng)導(dǎo)批示辦理和閱文 在此環(huán)節(jié)中科長(zhǎng)可以繼續(xù)指派下一個(gè)辦理人和閱文人 具體流程見(jiàn)附錄收文處理流程 在收文處理中各級(jí)處理人員的處理意見(jiàn)將被 系統(tǒng)自動(dòng)收集到收文處理單上為保證處理人填寫的意見(jiàn)的真實(shí)性均利用數(shù)字簽名方式對(duì)各自的處理意見(jiàn)文檔和簽名域加密 在收文處理中保證多人并行處理文件提高文件處理效率 請(qǐng)示報(bào)告 請(qǐng)示報(bào)告模塊由工作請(qǐng)示和工作報(bào)告兩部分組成工作請(qǐng)示是指需要批辦的文件工作報(bào)告是總結(jié)匯報(bào)性的文件不需要批辦處理請(qǐng)示和報(bào)告按范圍的不同分為內(nèi)部請(qǐng)示處室內(nèi)部請(qǐng)示內(nèi)部報(bào)告處室內(nèi)部報(bào)告 工作請(qǐng)示又分為工作請(qǐng)示和處室工作請(qǐng)示兩種工作請(qǐng)示經(jīng)過(guò)擬稿科長(zhǎng)審核處室領(lǐng)導(dǎo)審核領(lǐng)導(dǎo)批示辦理等完成該文件的處理過(guò)程具體工作流程見(jiàn)附錄工作請(qǐng)示處理流程處室工作請(qǐng)示經(jīng)過(guò)擬稿科長(zhǎng) 審核處室領(lǐng)導(dǎo)批示辦理等完成該文件的處理過(guò)程具體工作流程見(jiàn)附錄處室工作請(qǐng)示處理流程 工作報(bào)告又分為工作工作和處室工作報(bào)告兩種工作報(bào)告經(jīng)過(guò)擬稿科長(zhǎng)審核處室領(lǐng)導(dǎo)審核校領(lǐng)導(dǎo)閱示等完成該文件的處理過(guò)程具體工作流程見(jiàn)附錄工作報(bào)告處理流程處室工作報(bào)告經(jīng)過(guò)擬稿科長(zhǎng)審核處室領(lǐng)導(dǎo)閱示等完成該文件的處理過(guò)程具體工作流程見(jiàn)附錄處室工作報(bào)告處理流程 該模塊中各級(jí)處理人員的處理意見(jiàn)將被系統(tǒng)自動(dòng)收集到收文處理單上為保證處理人填寫的意見(jiàn)的真實(shí)性均利用數(shù)字簽名方式對(duì)各自的處理意見(jiàn)文檔和簽名域加密 檔案管理 檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)中保存了所有已 歸檔的公文供查詢和備案是保存和管理檔案的場(chǎng)所本數(shù)據(jù)庫(kù)不僅可與公文管理子系統(tǒng)結(jié)合使用保管已歸檔的收文發(fā)文簽報(bào)傳閱件等文件也可獨(dú)立使用用于登錄非公文管理子系統(tǒng)處理的其它文件 為加強(qiáng)檔案管理本數(shù)據(jù)庫(kù)有嚴(yán)格的借閱制度也就是說(shuō)所有人員如需閱讀本數(shù)據(jù)庫(kù)文件都必須填寫一份借閱單經(jīng)管理員批準(zhǔn)后方可閱讀 檔案管理工作主要包括三項(xiàng)內(nèi)容案卷定義含類定義子類定義文件歸卷組卷編目拆卷移動(dòng)封卷注銷和案卷借閱查詢借閱歸還 校務(wù)管理 校務(wù)管理包括車輛管理物品管理會(huì)議管理報(bào)表傳遞人員動(dòng)態(tài)公告通知 車輛管理 車輛管理主要是對(duì)車輛建檔登記司機(jī)信 息登記包括違章記錄車輛維修記錄耗油記錄用車管理及事故登記等進(jìn)行管理能夠?qū)崿F(xiàn)及時(shí)準(zhǔn)確地了解公司里車輛及駕駛員的各種情況隨時(shí)進(jìn)行管理和調(diào)整并可實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)公司車輛維修和耗油的情況分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)車輛相關(guān)明細(xì)信息和匯總信息形成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析圖表供領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)主管人員查看 1 車輛登記 提供對(duì)公司所有車輛的登記和匯總統(tǒng)計(jì)功能車輛管理員將公司的每個(gè)車輛詳細(xì)登記在冊(cè)包括車輛編號(hào)品牌型號(hào)發(fā)動(dòng)機(jī)號(hào)車牌號(hào)購(gòu)買日期購(gòu)買金額車輛類型貨客規(guī)定載人數(shù)規(guī)定載重大修日期等信息供以后維修派車和統(tǒng)計(jì)公司車輛情況時(shí)用 2 司機(jī)信息登記 提供對(duì)公司所有司機(jī) 的登記和匯總統(tǒng)計(jì)功能車輛管理員將公司的每個(gè)司機(jī)詳細(xì)登記在冊(cè)包括司機(jī)編號(hào)司機(jī)姓名駕駛證號(hào)駕駛證類型領(lǐng)證時(shí)間違章記錄等信息供以后在派車和統(tǒng)計(jì)時(shí)用 3 車輛維修記錄 提供對(duì)公司每輛車的維修明細(xì)信息和匯總統(tǒng)計(jì)功能車輛管理員將記錄公司每輛車的詳細(xì)維修信息包括車輛編號(hào)車輛名稱維修時(shí)間維修原因維修情況維修費(fèi)用等信息供以后查詢和統(tǒng)計(jì)維修費(fèi)時(shí)用可精確統(tǒng)計(jì)到任意時(shí)間段某輛車的維修費(fèi)用 4 耗油記錄 提供對(duì)公司每輛車的耗油明細(xì)和匯總統(tǒng)計(jì)功能車輛管理員將記錄公司每輛車的詳細(xì)耗油信息包括車輛編號(hào)車輛名稱加油時(shí)間行駛里程耗油量等信息供以后 查詢和統(tǒng)計(jì)耗油量時(shí)用可精確統(tǒng)計(jì)到任意時(shí)間段某輛車的耗油量 5 用車管理 用車人填寫用車申請(qǐng)并提交相關(guān)主管人員經(jīng)審批通過(guò)后由車輛管理員派車指定出車司機(jī)車輛和出車時(shí)間等信息并在登記派車情況后通知用車人和出車司機(jī) 6 事故登記 是對(duì)公司所有車輛事故的登記包括車輛編號(hào)車輛名稱出車司機(jī)事故時(shí)間事故原因處理結(jié)果等詳細(xì)信息供以后查詢統(tǒng)計(jì)用 統(tǒng)計(jì) 分項(xiàng)統(tǒng)計(jì)車輛相關(guān)明細(xì)信息和匯總信息形成相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)報(bào)表和分析圖表供領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)主管人員查看 流程 物品管理 物品管理主要是對(duì)辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)辦公用品購(gòu)買登記辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)辦公用品領(lǐng)用登 記辦公用品發(fā)放管理辦公用品庫(kù)存管理統(tǒng)計(jì)等進(jìn)行管理實(shí)現(xiàn)能夠及時(shí)準(zhǔn)確的了解公司辦公用品使用和剩余等各種情況隨時(shí)進(jìn)行的管理和調(diào)整并可實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)公司辦公用品的情況 1 辦公用品購(gòu)買申請(qǐng) 各部室在領(lǐng)用辦公用品庫(kù)存中沒(méi)有的辦公用品時(shí)要填寫辦公用品購(gòu)買申請(qǐng)并提交相關(guān)主管人員在審批通過(guò)后辦公用品管理員將購(gòu)買該辦公用品 2 辦公用品購(gòu)買登記 辦