接待預(yù)約和未預(yù)約的來訪個(gè)人(編輯修改稿)
2025-06-19 22:37 本頁(yè)面
【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 表達(dá)清楚準(zhǔn)確，語(yǔ)意完整，聲音輕柔，語(yǔ)調(diào)親切，語(yǔ)速不要過快 ? 別人發(fā)言時(shí)，適時(shí)作出積極反應(yīng)，不輕易打斷別人說話 ? 交際場(chǎng)合，既要自己講話，也要給別人發(fā)言機(jī)會(huì) （ 5）恭送來訪者禮儀 P173 ? 來客告辭，秘書要起身相送。一般領(lǐng)導(dǎo)、上司約見的客人，也可以由秘書送出。對(duì)一般客人，秘書可以只送到樓梯口或電梯處。秘書要為客人叫電梯并陪客人等候電梯。握別后，目送客人乘電梯或走樓梯離去。對(duì)尊貴的客人，秘書送至大門口或辦公樓外，甚至要為客人約好出租車或派車送。握別后，要目送客人離去再返回。 （三）接待的程序及要求 有預(yù)約的客人接待程序 未預(yù)約的客人接待程序 see（注視對(duì)方） smile（微笑） stand up （站起來） 主動(dòng)迎接和問候 “您好，歡迎您！”、“您好，希望我能幫助您！” 熱情接待 主動(dòng)問候 “3S”語(yǔ)言 （三）接待的程序及要求 有預(yù)約的客人接待程序 未預(yù)約的客人接待程序 主動(dòng)迎接和問候 了解約見情況 按單位要求發(fā)放賓客卡 引導(dǎo)至被訪部門或人員 了解要訪問的部門或人員 機(jī)敏應(yīng)對(duì) 耐心傾聽 接待的程序及要求 ? 若來訪者是怒氣沖沖前來指責(zé)批評(píng)或是脾氣暴躁的，一方面要耐心傾聽，禮貌接待，切不可以語(yǔ)相擊，致使事態(tài)惡化；另一方面快速尋找解決辦法，向?qū)Ψ奖硎颈M力幫助解決問題，抱著善良、認(rèn)真、真誠(chéng)的態(tài)度對(duì)待，使對(duì)方感到你是真心誠(chéng)意為他著想的，等事態(tài)緩和下來后再想辦法解決問題。 ? 若來訪者要求當(dāng)下見面，要設(shè)法聯(lián)系有關(guān)部門或人員，看被訪者能否接見來訪者。若可以，則按照預(yù)約來訪者的工作程序進(jìn)行，若不可以，則向來訪者說明情況，主動(dòng)請(qǐng)對(duì)方留言或留下聯(lián)系方式，保證盡快將留言遞交給被訪者，或是盡可能快地安排會(huì)見時(shí)間并通知對(duì)方。 案例： 妙辭不速之客 ? 胡秘書正在辦公室忙著，進(jìn)來了一位西裝革履的男士，自稱與李總經(jīng)理約好的。但胡秘書一查經(jīng)理的日程安排，卻并沒有發(fā)現(xiàn)有約會(huì)。但既然說與李總經(jīng)理有約，也可能是經(jīng)理親自約定的，結(jié)果名片一看，是某家雜志社廣告業(yè)務(wù)部錢經(jīng)理。憑直覺胡秘書覺得對(duì)方是個(gè)推銷員，但仍然很熱情的請(qǐng)坐、端茶，然后問道：“您是否和李總約在上午見面？” ? 對(duì)方回答：“如果方便，我希望很快見到李總?！? ? 胡秘書明白了，肯定沒有約會(huì)。即使是李總親自約定的，也會(huì)有具體準(zhǔn)確的約會(huì)時(shí)間?！澳矗懿粶惽?，今天上午李總剛好有個(gè)臨時(shí)會(huì)談。我馬上設(shè)法和他取得聯(lián)系，告訴他您在這等候。或者另約時(shí)間，可以嗎？” ? 錢經(jīng)理馬上表示同意。胡秘書接著說
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