【文章內容簡介】 產品包括：燈具、鐘、日雜、家用電器?？赡茉诿看箢愊略偌毞郑艟甙?2頭或 3頭分、日雜按一件套 /二件套分、鐘分為掛鐘和臺鐘、家用電器按微波 爐、咖啡壺、電飯煲分）?；痉謨蓪?，家 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 8 公司機密，僅供內部使用 用電器再細分則按升分 。機械產品包括鑄鐵產品、燈具、不銹鋼制品、汽配、設備零件、文體用品 /醫(yī)療器械。再下一層分類十分繁多。 采購部為光電部采購的成品包括：望遠鏡、顯微鏡、天體望遠鏡、搶瞄、光學材料（其中顯微鏡分為生物和體視），其他產品的分類依據《海關編碼》； 生產基地采購的原材料包括： 遠達光學生產基地 : 原材料分：包裝材料， 橡膠件， 光學件， 結構件 結構件分：金工，機加，塑料件，金飾件 奧德光電生產基地： 開發(fā)中心按照物品的不同用途有分類，物品分類可以按照大、 中、小類，并體現在物品的編碼中。 解決方案 系統(tǒng)可以在庫存模塊和采購模塊運用不同的物品分類。鑒于北方光電與生產基地沒有區(qū)分職能采用不同的物品分類的要求，因此建議采用庫存模塊定義的物品分類具體參見庫存模塊的解決方案。 采購產品計量單位 業(yè)務需求 北方光電： 輕工部：出于退稅的要求，計量單位要按照海關報關的要求定。基本上燈的計量單位是盞、鐘按臺 /只計量、日雜的計量單位是套 /公斤；家用電器是按個計量 光電部：基本上按具或個計量；光學材料有時采用“公斤、塊”，根據客戶的要求。 機械部：從公斤、米、具、套、個等都有 ，且不確定，當客戶要求不同時會用不同的計量單位。存在這樣的情況，即采購訂單、銷售訂單、應收帳款發(fā)票按個計量，但在出口報關、供應商開具的增值稅發(fā)票上需要按照公斤等單位計量。 生產基地： 包括件、公斤、瓶、米、片、雙等。存在計量單位之間的轉換情況。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 9 公司機密，僅供內部使用 解決方案 在庫存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計量單位之間的換算關系。具體參見庫存業(yè)務方案設計。 采購產品庫存控制 業(yè)務需求 總部： 貿易一部、貿易二部的采購品沒有物理庫存，不存在庫位控制的問題。但是對貨物需要進行跟蹤監(jiān)控，要求采購訂單、入 庫通知單、銷售訂單編號一致，以實現成本測算。 光電部貿易類物品有物理庫存，但未對存放庫位進行管理控制。光電部同樣需要根據采購訂單號跟蹤采購物品。 都未使用序列號控制。 生產基地： 遠達光學 : 目前有光學完工庫、光學毛坯庫、工具工裝庫、輔料工具庫、金工庫（橡膠件、結構件、金工件）、光學棱鏡庫、易燃易爆庫、包裝材料庫、成品庫等。都沒有庫位、批號、序列號、版本控制。橡膠件有過期控制。 奧德光電：目前有光學完工庫、光學毛坯庫、工具輔料庫、金工庫、包裝材料成品庫等 5個倉庫。沒有庫位、批號、 序列號、版本控制。橡膠件有 過期控制。 解決方案 總部： 貿易一部、貿易二部的業(yè)務由于存在供應商提前開票結算，確認存貨的情況，因此將運用北方開發(fā)的訂單流程，由銷售訂單導出生成請購單，自動創(chuàng)建為采購訂單，供應商開來發(fā)票要求付款時，在系統(tǒng)中接收入庫。物品出口發(fā)運給客戶獲取相關單據后，在系統(tǒng)中進行發(fā)運確認的操作。 光電部采購的物品基本都先入北方光電自備庫，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購物品接收入庫后，再進行挑庫發(fā)運的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。 采購部采購員、貿易一部、貿易二部采購人員將請購單中接收人附注中記錄的銷售訂單編 碼作為前綴，加流水號，作為采購訂單編碼，實現銷售訂單與采購訂單之間的 聯(lián)系。接收入庫單可以根據采購訂單進行查詢，在采購定單 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 10 公司機密，僅供內部使用 查詢界面實現。將采購訂單查詢菜單設定給銷售員，銷售員即可在系統(tǒng)中適時查詢采購訂單所處的狀態(tài)。 北方光電本部自營出口 , 投標 , 進料加工要進行成本盈虧測算 .這部分業(yè)務中所涉及的產品要進行批號控制。批號編碼規(guī)則參見庫存解決方案。其他業(yè)務的產品考慮到以后會出口，也要進行批號控制。編碼規(guī)則參見庫存解決方案。 生產基地： 設立多個子庫存，對物品進行分類管理與控制。無需對物料進行批號、系列號等控制。子 庫存與庫位等的設置具體參見庫存模塊的方案設計。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 11 公司機密，僅供內部使用 3 供應商管理 業(yè)務需求 北方光電 供應商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則?，F有的點石系統(tǒng)中，供應商信息由業(yè)務員自己維護。業(yè)務員可以選擇供應商信息不共享、部門內共享和部門間共享。 供應商分類按照 部門 分為輕工類、機械類、光電類、照明類等。 生產基地 遠達光學的供應商信息由生產部人員按照供應商產品類別分別由專人統(tǒng)計更新，統(tǒng)一至遠達集團調度室進行匯總。供應商沒有編碼。 供應商按照產品分為：光學類、金工類、輔料類、包裝材料類。 奧德光電的供應商信息由生產部業(yè)務員按照類別收集，統(tǒng)一 至遠達集團調度室進行匯總管理。供應商沒有編碼。 供應商分類與遠達光學的分類方法相同。 遠達集團總調度室每年對供應商進行考核，考核標準沒有明確的規(guī)定。遠達光學與奧德光電采購員將收集的供應商表現等信息匯集到總調度室進行分析。選擇新供應商時，從規(guī)模、價格、質量、交貨期上對供應商進行考量。公司僅與通過考核的供應商簽訂采購合同。 BPR以后總部與生產基地的供應商信息統(tǒng)一由北方光電采購部專人負責錄入與維護。 解決方案 供應商信息內容： Oracle系統(tǒng)可以記錄供應商名稱、編號、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應付款、預付 款帳戶等信息。 供應商信息維護： 供應商信息的準確性根據 BPR設計的組織架構與部門職責，并保證供應商信息的準確性，由北方光電采購部專人負責供應商信息維護。 供應商信息安全性： 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 12 公司機密，僅供內部使用 系統(tǒng)的供應商頭信息在各經營單位之間共享，地址層信息在各經營單位之間屏蔽，在經營單位內部共享。考慮系統(tǒng)數據的準確性與完備性，建議由北方光電采購部專人負責供應商信息在系統(tǒng)中的維護。 供應商編碼： 供應商編碼可以采用自動編碼或者手工編碼，手工編碼可以使用字符，最長30位。 經過討論，初步確定運用手工編碼， 編碼規(guī)則參見北方工業(yè)總部編碼規(guī)則 。 供應商分類： 系統(tǒng)可以記錄供應商分類信息，在采購快查碼中定義供應商類別，錄入供應商時就可以選擇所屬的相應類別。 總部分類：貿易一部、貿易二部、采購部 生產基地分類：光學類、金工類、輔料類、包裝材料 供應商評估與合格供應商管理： 1. 供應商評估信息的收集 定期查看供應商產品目錄，其中記錄了與供應商發(fā)生每一筆交易的信息。 利用報價查詢和報價分析來幫助評估供應商。 運行系統(tǒng)提供的關于供應商信息的報表，從不同角度收集評估信息： 序號 報表名稱 報表內容 1 按分類的采購匯總報表 按物品類別，供應商，采購員，訂單日期打 印采購訂單的匯總情況。 2 按供應商的發(fā)票價格差異報表 按物品類別，供應商，期間打印采購訂單和發(fā)票的價格差異，只有采購訂單和發(fā)票匹配的才能統(tǒng)計。 3 采購訂單及發(fā)放明細報表 按采購訂單查看采購訂單的發(fā)放情況，注：只有計劃采購訂單和一攬子采購協(xié)議有訂單發(fā)放。 4 供應商采購匯總報表 按供應商打印采購訂單匯總情況表。 5 供應商服務性能分析報表 按物品，物品類別，供應商等打印供應商到貨日期同采購訂單需求日期的對比報表。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 13 公司機密，僅供內部使用 6 供應商過期發(fā)貨報表 按供應商查看根據需求日期，過期未到的采購訂單及物品明細情況 。 7 供應商質量性能分析報表 按供應商打印供應商物品的驗收情況表。 8 供應商暫掛報表 按供應商打印暫掛的采購訂單情況表。 9 過量發(fā)貨報表 按供應商打印供應商發(fā)貨數量超過訂單數量的過量發(fā)貨情況表。 2. 根據收集的數據進行供應商等級的分類，針對供應商所屬等級在系統(tǒng)中錄入相應的付款條件、接收方式等。做采購訂單時，相應的供應商信息會帶入采購訂單中，用來管理與供應商的交易條款。 3. 系統(tǒng)可以維護合格供應商清單，并限制物料僅可從合格供應商處采購。具體是在庫存定義物料時，要求“使用批準供應商”，在采購模塊中定義合格 供應商清單，明確某物料的合格供應商是哪些。業(yè)務員將無法提交不合格供應商的采購訂單。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 14 公司機密，僅供內部使用 4 請購管理 請購流程 業(yè)務需求 北方光電 貿易一部、貿易二部采購組、采購部目前沒有請購流程。 生產基地 根據 BPR成果，當生產基地需要自行采購一些還不能夠與供應商簽訂一攬子協(xié)議的零星采購，請購流程如下： 1. 采購經辦進行詢價、報價等活動 2. 查詢以往歷史交易，選擇最優(yōu)報價，制作請購單，提交審批 3. 由部門經理、財務部經理審批，在超出審批范圍時，由公司總經理進行審批 具體參見 BPR交付成果“采購申請（計劃）制定、審核及下達流程” 經 BPR討論確定，固定資產低值易耗品的采購申請與采訂單等流程不在 ERP系統(tǒng)中體現。 目前未采用采購預算控制。 解決方案 北方光電： 由于北方光電主營貿易業(yè)務，物品的采購需求基本來自于簽訂的銷售訂單，只要銷售訂單通過了審批，就可以采購相關物品，因此不存在手工錄入請購單的情況。 在本方案中，將運用直接發(fā)運或者開發(fā)的工作流將銷售物品信息傳遞至采購模塊，系統(tǒng)將自動生成請購單，傳遞至采購部門進行采購。 生產基地： 運用系統(tǒng)標準的請購單功能，在系統(tǒng)中定義相應的審批層次，采購經辦可以在系統(tǒng)中制作請購單，按照審批路徑與審批權限 提交審批。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 15 公司機密，僅供內部使用 5 詢價及報價管理 詢價單 業(yè)務需求 北方光電與生產基地的詢價都通過電話、傳真等形式進行。 沒有固定的書面形式的詢價單。 解決方案 北方光電 總部的詢價活動包括內部詢價（即銷售人員向采購人員的詢價）和對外詢價（即傳統(tǒng)意義上的對供應商詢價）。 1. 內部詢價： 系統(tǒng)沒有標準的內部詢價功能?？紤]到運用請購單變通作為內部詢價單，操作上比較復雜，而且仍然需要手工業(yè)務的配合，因此建議系統(tǒng)外進行。 具體的操作步驟： 1. 銷售人員在獲得客戶的意向后，將需求記錄至手工的內部詢價單，傳遞給采購人員。 2. 采購人員進行對外詢報價。 3. 采購人員與銷售人員溝通詢價結果。 4. 采購人員將溝通結果記錄在內部詢價單上，購銷雙方進行簽字確認。 2. 對外詢價： 采用系統(tǒng)標準的詢價單功能，記錄對外詢價情況。為了簡化操作，可以從請購單行自動創(chuàng)建成詢價單。并可以打印詢價單，發(fā)給供應商。 生產基地 采用標準的對外詢價單功能記錄采購詢價信息，在系統(tǒng)中錄入詢價物品、數量、目標價位、向哪些供應商詢價等信息。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 16 公司機密，僅供內部使用 報價單 業(yè)務需求 北方光電 供應商報價的方式主要有電話、傳真。 供應商報價時已經考慮了采購數量等因素，因此其報價中不包括任何折扣信息。 報價無需審批即可生效。 希望業(yè)務員可以查詢以往的報價歷史紀錄。 生產基地 供應商報價主要是針對價格合同，報價方式主要有電話、傳真。 報價內容包括物品編號、價格、圖紙、模具等。業(yè)務執(zhí)行過程中，存在價格更改的情況，一般是價格下調。 報價需要經過總經理或生產部經理審批方可生效。 價格合同將保存在遠達集團總調度室。 解決方案 北方光電： 系統(tǒng)中可以記錄報價信息， 并可以由詢價單自動生成報價單。 生產基地： 系統(tǒng)報價單可以記錄物品編碼、價格等信息，圖紙、模具等信息如果有電子文本，可以掛為附件。 系統(tǒng)具備報價審批功能，可以在詢價單上注明是否需 要報價審批，針對該詢價單的所有報價都將需要審批；或者制作報價單時要求報價審批。鑒于系統(tǒng)中沒有報價審批的工作流，所有具有該界面操作權限的員工都可以進行報價審批的操作，控制意義不大，建議將通過審批生效的報價錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務提供參考。 35ea7cd895cddea786eba12d9d7a3296 17 公司機密，僅供內部使用