【文章內容簡介】 記錄 ,一式兩份 ,做好 存檔 工作 。 手機關機振動，與會人員做好各項記錄，部長可不定期抽查。 三 、 全委會例會制度 按規(guī)定 每周一 召開 全委會 例會， 全委會 成員必須按時到會，因故不能參加者，須 提前一天 向 指導 老師或主席 遞 交書面申請 。無故缺席三次者予以通報批評，并重新考慮其 全委會 成員資格。會議開始前，由辦公室負責點名登記，并定期公布出勤情況。 對于例會中下達的任務、通知及其他事情 ， 各部門須及時召開部門會議傳達至具體負責人員。 四 、 部門例會制度 各部門例會原則上一周一次（可根據具體情況調節(jié)），部長或其他負責人在會南京中醫(yī)藥大學經貿管理學院學生會規(guī)章制度匯編 18 上總結上周工作，并布置新一周的工作，將任務落實到實處 ，責任到人 。 責任到人 同時各部門成員應回報一周內的工作，提出自己的意見，討論制定后期工作計劃和目標。 各部門例會做好出勤記錄，并作為獎懲管理條件，無故三 次 無故 缺席者作自動退部處理。 五、 會議記錄制度 全委會會議記錄： （ 1）會議記錄由辦公室安排專人負責； （ 2）會議記錄應在會議結束后及時轉換為電子稿形式； （ 3）會議記錄需定期向主席團匯報； （ 4）每學期末會議記錄需匯總后以打印稿形式存檔。 部門例會會議記錄： （ 1）會議記錄由各部門安排專人負責； （ 2）會議記錄用統(tǒng)一的會議記錄表記錄，并及時轉換為電子稿形式； （ 3）各部門會議記錄定期上交至辦公室，由辦公室匯總存檔，方便主席團定期檢查各部會議記錄。 （ 4）部門會議記錄表見附表 南 京 中 醫(yī) 藥 大 學 經貿管理學院學生會 南京中醫(yī)藥大學經貿管理學院學生會規(guī)章制度匯編 19 經貿管理學院學生會檔案管理制度 第一章 總 則 檔案工作是院學生會工作連續(xù)性、 有序性的有力保障，為實現學生會檔案的科學管理，提高學生會檔案的工作質量，維護學生會檔案的完整與安全，更好地為學生會工作服務，結合學生會的工作實際，特制定本制度。 第一條 本制度所指院學生會檔案包括所有文字、音像、電子等具有保存價值的資料檔案。 第二條 院 學生會的檔案管理工作由辦公室負責。在業(yè)務上，接受主席團的指導和監(jiān)督。 第三條 各部門在工作活動中形成的檔案，除自己保存副件外，應主動上交到辦公室進行統(tǒng)一保管。 第四條 辦公室基本職責是： （一） 建立健全檔案工作的各項規(guī)章制度。 （二） 監(jiān)督、指導各部門形成的各種文件材料的收集、整理和歸檔等。 （三） 指導、監(jiān)督院學生會各部門的檔案工作。 （四） 辦理上級交辦的其他檔案工作。 第五條 院學生會辦公室要遵守學生會規(guī)章制度，保護院學生會檔案機密，熱愛檔案工作，精通檔案業(yè)務，把檔案工作做好，為院學生會的各項工作服務。 第二章 檔案的歸檔 第六條 院學生會的檔案包括人事檔案、工作檔案、財務檔案及活動檔案。 (一 )人事檔案 包括個人履歷簡介、年度工作鑒定，以及其它有關材料 ,由主席團負責考察記錄。 （二） 工作檔案 包括校學生會工作目錄，各部門工作檔案，上級及外單位來文以及其它有關檔案。 （三） 財務檔案 包括賬目、現金收支表、各種有關票據、表格等，由主席團負責，定期檢查。 南京中醫(yī)藥大學經貿管理學院學生會規(guī)章制度匯編 20 （四） 活動檔案 包括活動策劃書、活動籌備情況、活動進程結果、活動新聞稿、照片及工作總結等各種文字與圖像資料。 第七條 為規(guī)范檔案材料，方便歸檔查看，所有 文字材料一律用 WORD 編輯整理，具體規(guī)范如下： 頁邊距：上 厘米 ， 下 厘米 ， 左 2 厘米 ， 右 2 厘米。 標題用二號宋體字。 正文文字用四號宋字，段落 18 磅 ， 單倍行距。 用 A4 紙打印，左側裝訂。 第八條 歸檔份數 各類文件材料一般歸檔一式兩份。 重要的和利用頻繁的文件材料可歸檔一式三份或者適量增加起歸檔份數。 第九條 主席團要對院學生會文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進行指導、監(jiān)督和檢查。 第三章 檔案的管理 第十條 院學生會各部門的檔案應當按其內容和載體的不同科學分類， 分類應保持前后一致，具有穩(wěn)定性。 第十一條 應當將歸檔案卷排列方法統(tǒng)一，前后一致，不得隨意改動。 第十二條 為保證檔案安全，院學生會檔案的管理必須設置必要的檔案專用柜。 第十三條 要對檔案柜進行定期和不定期的檢查，主要檢查檔案情況，保證賬務一致。發(fā)現問題及時解決，具有永久、長期保存價值的檔案，如有遺失或失真的，應當及時修復和報告主席團。 第十四條 辦公室應當建立健全檔案資料的統(tǒng)計制度。對檔案的收進、移出、庫存、利用等情況進行登記和統(tǒng)計。 第十五條 辦公室人員調動工作時，應當在離職前將本人保管的檔案數量交代清 楚。 第十六條 院學生會檔案的管理要不斷采用先進的科學技術與設備，逐步實現檔案管理的現代化。 南京中醫(yī)藥大學經貿管理學院學生會規(guī)章制度匯編 21 第四章 檔案的鑒定 第十七條 辦公室應與有關部門，根據檔案保管期限表，定期對檔案進行鑒定，核對保管期限，剔出無保存價值的檔案。 第十八條 檔案保管期限的劃分： （一） 檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。其中：長期為 10 年，短期為 5年。 凡是反映院學生會主要職能活動和基本歷史面貌的文件材料，具有長遠利用價值的，列為永久保管。主要包括：有院學生會制定的屬于政策性的文件，處理重要決議形成的文件材料，召開各種會議的重 要文件材料，重要的請示報告、總結，機構演變的文件材料；上級頒發(fā)的屬于院學生會主管范圍并要貫徹執(zhí)行的重要文件材料及干部任免的文件材料。 凡是反映院學生會一般工作活動，在較長時間內對院學生會工作有利用價值的文件材料，列為長期保管。主要包括：一般工作問題文件材料，一般會議的主要材料，人事管理工作形成的一般文件材料，上級頒發(fā)的屬于院學生會主管范圍并需要貫徹執(zhí)行的一般文件材料，下級報送的重要總結、報告等文件材料。 凡是在較短時間內對院學生會工作具有參考利用價值的文件材料，列為短期保管。主要包括：一般事務性的文 件材料，上級和同級頒發(fā)的非院學生會主管范圍但要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級報送的一般工作總結、報告等文件材料。、 （二） 檔案的保管期限，從檔案所屬年代的次年 1 月 1 日起計算，長期計劃、協(xié)議、協(xié)定、合同等有關文件，按其有效期滿后次年 1 月 1 日起計算。 第五章 院學生會檔案保管制度 為了保護好院學生會的檔案材料，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為院學生會各項工作服務，特制定本制度。 1. 接收檔案必須驗收，并辦理交接手續(xù)。 2. 存放檔案必須有專有柜架。在排列上架時，應按照類別、次序、自左向右排列，以便于管理和查找。 3. 底圖除修改、送曬外，不得外借。 4. 存放照片、光盤等要用特制的密封盒和專有卷盒，按編號順序排列在專用南京中醫(yī)藥大學經貿管理學院學生會規(guī)章制度匯編 22 柜內。 5. 每學期定期進行檔案的清理核對和保管質量檢查工作，做到帳物相符，對載體變質檔案，要及時進行修補。 6. 檔案柜架須有防盜設施。 7. 應保持檔案柜架整齊干凈，檔案入柜前必須嚴格檢查、檔案柜內應施放防霉、防蟲藥劑。 8. 檔案的接收、移交、外借必須辦理手續(xù)，被借出的檔案須在規(guī)定時間內歸還。 第六章 院學生會檔案資料統(tǒng)計與檢查制度 檔案資料統(tǒng)計師檔案工作的一個重要基礎性工作，是了解和掌握檔案資料的形成、管理、利用情況的重要手段 。因此，檔案人員應做好登記和統(tǒng)計工作，為滿足各項工作服務的需要，特制定本制度。 、移出情況，每學期 統(tǒng)計一次并向主席團匯報。 、整理、利用、復印、計算機著錄、編目、 修復、聲像檔案等情況，每次都要登記記錄，每學期綜合統(tǒng)計一次，有關情況向主席團匯報。 ，并進行科學分類和編目編號。 。 第七章 院學生會檔案借閱制度 為維護院學生會檔案的完整與安全，實現服務院學生會各項工作的目的，特制訂本制度。 1. 院學生會所有 成員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。 2. 院學生會或非院學生會所有人員在院學生會內借閱檔案，須辦理登記手續(xù)。 3. 在借閱檔案時應注意做到以下幾點： （ 1） 按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，按時歸還。 （ 2） 要愛護檔案，不得丟失。 （ 3） 所借檔案不得隨意折疊和拆撒，嚴禁隨意對檔案更改涂寫。 南京中醫(yī)藥大學經貿管理學院學生會規(guī)章制度匯編 23 （ 4） 借閱檔案者不得將檔案轉借他人。 （ 5） 借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案工作人員和借閱者當面核對清楚。 （ 6） 檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事者責任。 （ 7） 借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。 （ 8） 被調離院學 生會的檔案負責人，必須在清理移交檔案文件后方可辦理調離手續(xù)。 （ 9） 檔案一般不外借，外單位如須外借，需經院學生會主席同意：并在辦公室進行登記，留下證件，按時歸還。 4. 如果有復印需要，必須經原發(fā)文部門批準方可復印。 第八章 院學生會 檔案管理小組 崗位責任制度 愛崗敬業(yè)，甘于奉獻，熱情服務。 遵紀守法，廉潔自律，行為端正。 維護院學生會歷史檔案，保守機密，保障安全。 制定各項檔案管理制度。 制定院學生會各項檔案工作計劃和長遠計劃。 及時貫徹執(zhí)行上級關于檔案工作的各項方針政策和業(yè)務規(guī)范。 認真負責文件材料的收集、分類、整理和歸檔工作。 加強對檔案柜架管理，定期對檔案資料和設備進行統(tǒng)計檢查。 做好檔案利用工作。 對各部門檔案工作進行監(jiān)督指導。 南 京 中 醫(yī) 藥 大 學 經貿管理學院學生會 南京中醫(yī)藥大學經貿管理學院學生會規(guī)章制度匯編 24 經貿管理學院學生會成員任免制度 第一條 學生會成員的任用 干事的任用 錄取條件 （ 1）有較好的身體素質和心理素質，責任心強。 （ 2）工作熱情主 動，肯于吃苦，甘于奉獻， 有較強的執(zhí)行能力 。 （ 3）工作中善于思考，有開拓創(chuàng)新意識。 （ 4）學習努力，成績優(yōu)良。 （ 5）有和諧的人際關系，無通報批評及以上處分，在同學中可以起到模范帶頭的作用。 錄取過程 學生會干事在主席團監(jiān)督下，由各部部長面試考核后確定人選。選拔程序遵循公平、公正、公開的原則。 （ 1）招新前期宣傳每個部門工作職能。 （ 2）由申請人填寫學生會招新簡歷表。（表中應包含該申請人愿意加入的部門名稱，個人簡介等） （ 3）初試：挑選基本符合錄取條件的人。 （ 4）復試：深入全面地提問，考察申請人各方面 的素質，予以綜合評價，再根據各部門的實際要求決定被錄取的人員名單。 （ 5）以 部門 會議的形式對人員名單進行調整，并最終確定。 （ 6）公開新成員名單。 干部的選拔 選拔條件 （ 1）所有干部需滿足干事任用的基本條件。 （ 2）主席團的成員原則上應在有一年以上（包括一年）學生會工作經驗的往屆學生會成員中產生。有很強的組織協(xié)調能力，重視團隊的團結與合作，能從宏觀上南京中醫(yī)藥大學經貿管理學院學生會規(guī)章制度匯編 25 駕馭整個學生會的工作，能知人善用，實踐能力強，工作熱情，有開拓創(chuàng)新精神，學習成績優(yōu)秀。 （ 3）學生會各部長及副部長原則上要在有半年以上（包括半年）工作 經驗的本部門干事中產生，有較強的組織協(xié)調能力，能從宏觀上把握本部門的工作，實踐能力強，工作熱情，敢于創(chuàng)新，學習成績較好。 選拔過程 （ 1）采取競爭上崗制，通過 筆試以及 演講 答辯 等 形式對于進行綜合素質的考核 。 （ 2）進行民主不記名投票，上屆主席團綜合考慮投票結果及分團委老師的建議，并最終確定新干部名單。 注： 所有新上任的干事、干部均實行試用制。試用期為 三個月 ，試用期間表現不合格者在學期末予以勸退。 在每一學年的學生會統(tǒng)一招新結束后，如有工作需要，學生會可面向全院學生再次選拔干事。學生可通過推薦和自薦 兩種方式向學生會申請，經各部負責人面試合格，進入該部。 試用期同樣為 三個月 ，試用期間表現不合格者予以勸退。 第二條