【文章內(nèi)容簡介】 公司負責(zé)人或指 1 定的人員拆封。 1 某些不 1 重要的， 1 今后又無參考價值的文件， 1 如一般的會議通知、便函等， 1 可不 1 作登記。 在拆封登記時， 2 要按登記本所列項目逐項認真登記清楚。登記本的項目， 2 一般應(yīng)包括：收文日期、收文編號、來文單位、來文編號、來文摘由、附件密級。隨文附來的各種附件（包括文字、表格）， 2 要在 專欄里將份數(shù)登記清楚。 （ 25） 分文 來文經(jīng)過登記手續(xù)后， 按各部門分文， 并要求簽收。 分文、批辦、簽注意見時， 一定要寫清楚主辦、協(xié)辦部門、閱知部門；哪些領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人閱知、閱批。 凡是職責(zé)不 清， 難以確定主辦部門的文件， 先由總經(jīng)辦與有關(guān)部門聯(lián)系后確定主辦部門， 如經(jīng)聯(lián)系后仍不 1 能解決的， 1 則送請領(lǐng)導(dǎo)指 1 定部門主辦。 （ 26） 運轉(zhuǎn) 領(lǐng)導(dǎo)閱示。某部門辦的文：先領(lǐng)導(dǎo)， 后其他部門。 領(lǐng)導(dǎo)閱。某部門閱的文：先領(lǐng)導(dǎo)， 后部門。 （ 27） 辦文 承辦人收到文件后， 擬辦文稿， 連同 來文一并提交領(lǐng)導(dǎo)審核簽發(fā)。 來文如有前案， 承辦人應(yīng)將前案處理情況摘要說明。 需要會辦會簽的公文， 會辦會簽前， 主辦部門必須與有關(guān)部門交換意見， 取得一致意見后， 1 由主辦部門負責(zé)迅速擬稿， 1 并辦理會簽。 1 如需以上級名 1 義行文時， 1 要求內(nèi)容正確， 1 注意公文體式和文字、標1 點， 1 必須根據(jù)問題的性質(zhì)、內(nèi)容和涉及范圍， 1 確定公文的文種、發(fā)放范圍 （ 主送、抄報、抄送）、緩急程度（特急、緊急、急）、機密程度（絕密、機密、秘密）等。 （ 28） 簽發(fā) 凡以公司名 義發(fā)出的公文， 均由總經(jīng)辦內(nèi)勤擬稿、打印， 主任核稿， 總經(jīng)理簽發(fā)。 各職能中心發(fā)出的公文， 由各職能中心專人擬稿、打印， 公司領(lǐng)導(dǎo)核稿， 中心領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。 （ 29） 發(fā)文 凡經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的公文， 必須由總經(jīng)辦收發(fā)人員登記編號。發(fā)文登記按登記本所列項目逐項認真登記清楚。登記本的項目， 包括順序、發(fā)文日期、發(fā)往公司或部門、文件份數(shù)、密級等。 文件 封發(fā)時， 應(yīng)檢查份數(shù)， 附件是否相符， 是否蓋章， 文件中的收文機關(guān)和信封上是否一致， 檢查無誤后進行包封登記。并在文件原稿和發(fā)文簿上注明發(fā)出日期。 （ 30） 繕印和校對 凡由總經(jīng)辦擬辦的各類公文、簡報、信息、會議日程、上報材料等由內(nèi)勤擬稿， 總經(jīng)辦主任校對， 并送公司領(lǐng)導(dǎo)或主任核準后， 方可打印。 各職能中心擬辦的各類公文、簡報、信息、上報材料等由職能中心專人擬稿， 中心負責(zé)人校對， 并送公司領(lǐng)導(dǎo)或中心負責(zé)人核準后， 方可打印。 公文打印按文件 緩急程度依次排列， 一般情況公文不 1 超過兩天， 1 急件必須當日完成。 （ 31） 文件遞送 和收文人在同 一區(qū)域內(nèi)， 可采取文件直接遞送， 并且收文單位的收文人須在《發(fā)收文件登記表》上簽字確認。 公司間的文件遞送可用傳真、郵寄（掛號信）、快遞。 （ 32） 傳真事項： 所有傳真資料必須經(jīng)責(zé)任部門負責(zé)人簽字（相關(guān)財務(wù)時， 必須有財務(wù)主管簽字）。 清楚填寫 “收發(fā)文確認單 ”， 以回傳的確認單由總經(jīng)辦按日期統(tǒng)一歸檔。以便備 查。 （十一）郵寄事項： 如需郵寄、快遞的所有物品或資料， 都須經(jīng)部門負責(zé)人同 意， 由部門負責(zé)人通知前臺文員寄送。并在《信件 /快遞發(fā)件登記表》以及快件底單上簽字確認。 八、總經(jīng)辦負責(zé)各部門需公告文件公告與收回交存工作，原則上公司文件公告期為 5 天；凡 在崗員工均須在公告文件上簽名以示知悉，辦公室負責(zé)統(tǒng)計未簽名之員工，并給予處罰；每次 10 元。 第六章 列冊與圖書管理 為了規(guī)范本公司的所有文件、資料、業(yè)務(wù)單據(jù)以及圖書報刊，特制訂本制度。本制度適用于總公司以及下屬分公司。 一、列冊管理 （ 1） 部門各有關(guān)文件、資料、業(yè)務(wù)單據(jù) 必須列冊管理，（ 2） 按 “定點 ”及 “定向 ”原則分類排序置放，（ 3） 以提升工作之效率與有序性。 （ 4） 文件列冊歸檔范圍： 重要的會議材料， 包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)， 領(lǐng)導(dǎo)人講話， 典型發(fā)言， 會議簡報， 會議記錄等。 上級管理部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定， 決議， 指 示， 1 命令， 1 條例， 1 規(guī)定， 1 計劃等文件材料。 1 對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。 1 請示與上級管理部門的批復(fù) 1 。 1 反映主要職能活 動的報告， 1 總結(jié)。 各種工作計劃、總結(jié)、請示、批復(fù) 2 、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。 2 與有關(guān)單位簽訂的合同 2 、協(xié)議書等文件材料。 2 干部任免的文件材料以及有關(guān)職工獎勵， 2 處分的文件材料。 2 職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 2 公司的大事記及反映本公司重要活動的簡報、照片、錄音、錄像等。 （ 5） 各職能中心固定列冊包括文件手續(xù)列冊、發(fā)文列冊、收發(fā)列冊、分公司往來列冊、業(yè)務(wù)單據(jù)流程列冊等： 文件手續(xù)列冊：各職能中心履行文件收發(fā)手續(xù)的資料應(yīng)統(tǒng)一分類列 冊。 收文列冊：收到的其他職能中心文件， 可統(tǒng)一列冊， 分不同 中心管理。 發(fā)文列冊：按文件類型及文號統(tǒng)一列冊管理。 分公司往來列冊：與分公司的各種文件往來需分地區(qū)單獨列冊管理。 業(yè)務(wù)單據(jù)流程列冊：針對一式數(shù)聯(lián)的業(yè)務(wù)單據(jù)應(yīng)按其執(zhí)行進度分別列冊管理。 （ 6） 各職能中心專用文檔也必須做到列冊管理。 （ 7） 公司辦公室為本項規(guī)定的查核責(zé)任部門。 （ 8） 保存期限。文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定外，（ 9） 依下列規(guī)定辦理： 永久保存：公司章程、組織規(guī)程及辦 事細則、董事會記錄、財務(wù)報表、政府有關(guān)核準文件、不 動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、產(chǎn)品設(shè)計圖等其他須永久保存的文書。 10 年保存：預(yù)、決算書類， 會計憑證、公司計劃資料等其他核定須保存 10年的文書。 5 年保存：期滿或解除的合約、其他經(jīng)核定保存 5 年的文書。 1 年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。 規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存， 使用部門視其有效期間予以保存。 （ 10） 借閱、調(diào)用檔案，（ 11） 資料： 借閱、調(diào)用資料須如實填寫《借閱資料申請表》， 經(jīng)所在部門主管簽字確認， 方可借閱。 財務(wù)、職工勞動工資等方面資料其部門自行保管一年， 后轉(zhuǎn)交辦公室統(tǒng)一保管。 二、圖書管理 （ 1） 適用范圍：本公司所有員工，（ 2） 須認真遵守本公司借閱制度。 （ 3） 公司閱讀時間：早上 9： 00 前；中午： 11： 3012： 30；下午 17： 00 后。 （ 4） 借閱辦法： 各類書籍、雜志一人一次借閱僅限一冊， 時間最長不 得超過一個星期， 到期不 能歸還， 須辦理續(xù)借手續(xù)。一個月內(nèi)允許續(xù)借一次。 各項借閱、歸還須在前臺登記辦理借閱登記、簽收事宜， 不 得私自動用；不 得轉(zhuǎn)借他人。 1 借閱書籍、雜志要保持整潔、完整、按時歸還， 1 不 1 得損壞、涂改、和遺失如有此類情況公司將追究借閱人責(zé)任， 1 按原價予以賠償。 （ 5） 各類書籍、雜志、報刊的借閱，（ 6） 均由辦公室負責(zé)管理。 （ 7） 上述違章賠款，（ 8） 由辦公室統(tǒng)計后，（ 9） 由財務(wù)扣款。 第七章 辦公資產(chǎn)管理 一、公司辦公用資產(chǎn)分類如下： （ 1） 電子設(shè)備（ 2） ：包括電腦、傳真機、復(fù)（ 3） 印機、打印機、電視機、音響設(shè)施、 電話機等； （ 4） 辦公設(shè)施：包括保險柜、會議桌 椅、沙發(fā)、茶幾、辦公桌椅、文件柜等； （ 5） 低值品：包括計算器、賬本、文件冊、文件夾、訂書機、打孔機、文件盒、剪刀等； （ 6） 易耗品：包括簽字筆、膠水、紙張、回形針、大頭針、橡皮、鉛筆、信封信紙、涂改液、印臺、夾子等； （ 7） 其他：員工工作牌、制服（ 8） 等。 二、固定資產(chǎn)、辦公設(shè)施、家私等的購置，實行預(yù)算管理。 （ 1） 使用部門購置時，（ 2） 需由申請人填寫申購簽呈（須列明資產(chǎn)明細及申購詳細內(nèi)容），（ 3） 由申請人直屬領(lǐng)導(dǎo)審批，（ 4） 呈公司負責(zé)人核準后，（ 5） 交辦公室統(tǒng)一采購（任何人不（ 6） 得 先購買，（ 7） 后請款）。 （ 8） 辦公室采購后驗收入庫，（ 9） 編入資產(chǎn)管理，（ 10） 并通知使用部門領(lǐng)取，（ 11） 領(lǐng)取人必須如實在《辦公用品領(lǐng)用登記本》上簽收后領(lǐng)取。 （ 12） 采購人員必須憑合法、真實、有效的發(fā)票、由采購人員在發(fā)票右上角簽字認可并填寫《費用報銷單》，（ 13） 經(jīng)逐級審批后報銷。 （ 14） 辦公室將資產(chǎn)落實到部門、個人管理，（ 15） 明確各自的責(zé)任。 三、辦公低值品、易耗品購置：辦公用品是日常工作中需用的低值易耗品，按照使用功能可分為低耗品，為了提高工作效率，確保辦公用品妥善保管和使用 ，實行各部門預(yù)算管理，辦公室統(tǒng)一采購按資產(chǎn)登錄管理。 （ 1） 公司各職能中心辦公用品實行預(yù)算管理，（ 2） 根據(jù)各中心的工作性質(zhì)、人員編制及對辦公用品需要量，（ 3） 制定辦公用品定額，（ 4） 實行超額停發(fā)，（ 5） 計劃領(lǐng)用（特殊情況或?qū)０感枨髸r另行呈報）。 （ 6） 各職能中心每月 25 日前根據(jù)所部下月需要填寫《辦公用品申領(lǐng)單》，（ 7） 由辦公室匯總，（ 8） 制訂下月的辦公用品采購計劃，（ 9） 報公司負責(zé)人簽字后，（ 10） 統(tǒng)一購置并辦理入庫手續(xù)。 （ 11） 辦公用品實行低值品和易耗品分類管理： 低值品領(lǐng)用 ：使用人提出申請， 由其直屬部門負責(zé)人核準后憑《辦公用品申領(lǐng)單》領(lǐng)用，同 時登錄部門考核表； 易耗品領(lǐng)用：使用人提出申請， 辦公室核準后登錄部門考核表。 （ 12） 采購人員必須憑合法、真實、有效的發(fā)票、由采購人員在發(fā)票右上角簽字認可并填寫《費用報銷單》，（ 13） 財務(wù)審批、公司負責(zé)人簽字后報銷。 四、購買任何物品，一定先入庫登記備查，才能申請使用，各職能中心不得偏離程序。 五、公司辦公用品及設(shè)備的采購、發(fā)放、管理由總經(jīng)辦指定專人管理。 六、公司設(shè)備、設(shè)施統(tǒng)一進行資產(chǎn)編號，如造成人為損壞、遺 失等原因視情節(jié)輕重處理。 第八章 會 議 管 理 會議是各級領(lǐng)導(dǎo)部署任務(wù)，推動工作開展的基本方法之一。為加強會議綜合管理，有計劃，按步驟地召開各類會議，減少會議次數(shù)，提高會議質(zhì)量，制定管理條列。 一、會務(wù)管理要求 （ 1） 總經(jīng)辦按照領(lǐng)導(dǎo)的要求安排每周會議日程表。 （ 2） 總經(jīng)辦負責(zé)對公司會議室的管理。 （ 3） 由總經(jīng)辦負責(zé)公司各類會議的會務(wù)工作，（ 4） 包括做好會議通知的發(fā)放，（ 5） 會場布置，（ 6） 會議資料準備，（ 7） 工作就餐、住宿等工作。 二、會議分類。根據(jù)會議的性質(zhì)分類分為：董事會、職能中心負 責(zé)人會議、月度會議、專項小組會議以及其他臨時性會議。 （