【文章內(nèi)容簡介】 善保存各類合同，不得丟失或損壞。 綜合部文員需對簽署合同的內(nèi)容保密。 各類合同不得外借。 13 第二篇：綜合部文員工作程序 綜合部文員工作程序 目錄： 一 〃 照 片 備 份 程序 ..............................................................................2 二〃會議紀(jì)要的備份與上傳程序 .......................................................2 三〃酒店重要文件的編寫與上傳備份程序 ........................................3 四〃酒店辦公電話外線費(fèi)用統(tǒng)計(jì)程序 ................................................4 五〃酒店各 部 門 備 份 鑰 匙 的 存 放 程序 ................................................5 六〃收發(fā)傳真、文件的程序 ...............................................................5 七 〃 分 發(fā) 各 類 報(bào) 紙 的 程序： ...............................................................6 八 〃 酒 店 全 體 員 工 和 各 部 室 電 話 號 碼 的 管 理 程序 .............................7 九 〃 綜 合 部 物 品 外 借 的 程序 ...............................................................7 十綜合部內(nèi)部物品領(lǐng)用程序 ..............................................................8 十 一 〃 打 印 、 復(fù) 印 工 作 程序 ...............................................................9 十二〃簽退、簽到及餐費(fèi)制定工作程序 ............................................9 十三〃酒店各類資料的管理程序： ..................................................11 十四〃酒 店 各 類 檔 案 的 管 理 程序： .................................................12 十五〃酒 店 各 類 合 同 的 管 理 程序： .................................................13 1 一〃照片備份程序 （一）目的： 為加強(qiáng)對酒店相片的規(guī)范化管理，以便于記錄酒店的大型活動和查閱相關(guān)資料，同時讓員工了解酒店的發(fā)展與各項(xiàng)工作進(jìn)展?fàn)顩r等，辦公室文員應(yīng)及時將相片發(fā)布并備份，具體程序如下： （二）程序： 每次將相機(jī)借出前，綜合部文員需做好記錄，并讓借用者簽字；在其使用完畢后，督促其及時歸還，做好記錄。 相機(jī)歸還后，綜合部文員需將內(nèi)部的相片分門別類的發(fā)布于酒店 PUBLIC 中，并且將相片備份于 F 盤“ 2021 年酒店相片”中。 （三）注意事項(xiàng)： 相片的存放應(yīng)該及時準(zhǔn)確，避免遺漏。 相片的備份和發(fā)布都應(yīng)該按照時間順序或依據(jù)部門不同來分門別類的存放，以方便他人查閱使用。 二〃會議紀(jì)要的備份與上傳程序 （一）目的： 為了更好更真實(shí)地反映酒店中存在的問題與取得的成就，以及酒店正反事例和各項(xiàng)工作的開展?fàn)顩r，經(jīng)營、服務(wù)等方面的內(nèi)容，綜合部文員要認(rèn)真做好會議紀(jì)要，及時上傳至 BBS，并備份存檔。具體程序如下： （二）程序： 綜合部文員于每周 一、 三、五認(rèn) 真跟聽會議，并做好相關(guān)記錄。 按照規(guī)定格式打印成電子稿，并上傳至 BBS 中的紀(jì)要欄，以供酒店領(lǐng)導(dǎo)和員工瀏覽。 每次會議紀(jì)要按部門匯報(bào)和總經(jīng)理點(diǎn)評進(jìn)行備份于 H 盤中的“會議紀(jì)要“文件夾中存檔，重要內(nèi)容特注。 將周一例會的紀(jì)要張貼至宣傳欄。 （三）注意事項(xiàng)： 會議紀(jì)要要詳細(xì)、認(rèn)真、準(zhǔn)確、實(shí)事求是地記錄會議全部內(nèi)容。 上傳至 BBS 要及時，以便讓員工能及時地了解酒店的最新信息。 備份要分門別類，便于查閱。 三〃酒店重要文件的編寫與上傳備份程序 （一）目的： 為規(guī)范酒店的管理，完善酒店的制度，適應(yīng)酒店的發(fā)展和經(jīng)營，使各項(xiàng)工作都能程序化，標(biāo)準(zhǔn)化，規(guī)范化，辦公室文員應(yīng)將上級的各項(xiàng)規(guī)定及決議，按照一定的格式，編制成文，并及時下發(fā)，上傳，備份。 （二）程序： 認(rèn)真記錄并執(zhí)行上級的指示及決議，按照正確的格式編制成紅頭文件、制度、規(guī)定等不同等級的文件。 文件需附擬稿紙并按程序交與上級領(lǐng)導(dǎo)審閱，通過后應(yīng)及時下發(fā)，并做好下發(fā)記錄。 將文件上傳至 BBS 的相應(yīng)欄目 ，以供酒店全體員工瀏覽，并將電子稿存放于 H 盤的酒店重要文件文件夾中。 綜合部將文件的原稿存檔。 將各項(xiàng)制度、規(guī)定、文件等張貼至宣傳欄。 （三）注意事項(xiàng)： 文件的格式一定要準(zhǔn)確無誤。 文件內(nèi)容要忠于事實(shí)，忠于領(lǐng)導(dǎo)的指示。 文件的制定、下發(fā)及上傳要及時，備份要分門別類。 四〃酒店辦公電話外線費(fèi)用統(tǒng)計(jì)程序 （一）目的： 為規(guī)范酒店辦公電話的使用，本著加強(qiáng)管理，節(jié)約經(jīng)營成本，明確外線電話的費(fèi)用狀況，綜合部文員需將酒店每月的外線辦公電話費(fèi)用做詳細(xì)記錄，并上報(bào)。 （二）程序： 將每月辦公室電話的外線費(fèi)用按照相關(guān)單據(jù)統(tǒng)計(jì)，并填寫上報(bào)表。 將每月的電話費(fèi)用與規(guī)定限額作對比，形成數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，明確辦公電話的超額狀況，審核后上報(bào)。 （三）注意事項(xiàng)： 統(tǒng)計(jì)必須做到準(zhǔn)確無誤。 將每月的費(fèi)用狀況及時準(zhǔn)確的填寫到相應(yīng)表格中，以作對比。 確認(rèn)無誤后上報(bào)。 五〃 酒店各部門備份鑰匙的存放程序 （一）目的： 為規(guī)范酒店鑰匙管理，確保酒店的安全及應(yīng)急備用，綜合部文員需妥善保管酒店的備份鑰匙。 （二）程序： 每次接收到新的鑰匙要在相關(guān)表格上做好記錄，并將鑰匙分門別類標(biāo)注存放。 需要交接的鑰匙要做好交接記錄，并且交接雙方需填寫相關(guān)表格，并簽字，綜合部文員需將電子稿和紙稿留作存檔。 （三）注意事項(xiàng)： 鑰匙一定要按標(biāo)注順序存放，不得丟失，并且應(yīng)急時能夠及時提供所需鑰匙。 鑰匙的交接要準(zhǔn)確無誤做好記錄 ，以便查詢。 六〃收發(fā)傳真、文件的程序 （一）目的： 為規(guī)范酒店傳真、文件的收發(fā)，保障信息的及時傳達(dá)，綜合部文員需認(rèn)真完成傳真、文件的收發(fā)工作。 （二）程序： 綜合部文員在收到文件或傳真時，要及時將其呈交至相關(guān)的負(fù)責(zé)人，不得拖延。并記錄好文件、傳真的來源、時間、標(biāo)題等。 在相關(guān)的負(fù)責(zé)人作出指示后，按照指示處理文件或傳真，并進(jìn)行相關(guān)的工作，將對傳真或文件的處理方案記錄在案，備份存檔。 發(fā)傳真或文件時做好下發(fā)記錄。 （三）注意事項(xiàng)： 傳真或文件的呈送一定要及時無誤。 按照上級指示處理傳真、文件，并做好記錄。 七〃分發(fā)各類報(bào)紙