文員工作交接(編輯修改稿)
2024-10-28 20:01 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 ，值班記錄是否書寫。處理部門其它臨時性事務(wù)。每周工作每周一：1）周一準(zhǔn)備總監(jiān)例會資料（例會時間為下午兩點(diǎn)）。文件夾左邊，客房入住分析表→財務(wù)日報表→周會記錄（行政辦發(fā)至總監(jiān)郵箱）→晨會記錄（由下向上放置）文件夾右邊，EO單→顧客意見反饋（宴會統(tǒng)籌提供顧客意見反饋表及文員匯總“文員匯總：銷售經(jīng)理每日值班所寫顧客意見，銷售經(jīng)理作業(yè)report中顧客意見反饋”將關(guān)于餐飲部顧客意見反饋發(fā)至餐飲部文員郵箱）→月計 劃、月總結(jié)→周計劃、周總結(jié)→新樂旅行社用房統(tǒng)計→用房統(tǒng)計表（維達(dá)系統(tǒng)導(dǎo)出“銷售部報表→售房統(tǒng)計簡表（打前21名，其他不變）”）→產(chǎn)量報表（宴會統(tǒng)籌提供）→業(yè)績對比表→宴會預(yù) 測表（由下向上放置）關(guān)于業(yè)績對比表：本周拜訪：銷售經(jīng)理作業(yè)report中周累計新簽客戶：在銷售經(jīng)理協(xié)議簽回，錄入系統(tǒng)時記錄。本周訂房公司數(shù)：消費(fèi)分析表中得出（消費(fèi)分析報表由維達(dá)系統(tǒng)導(dǎo)出“綜合查詢→銷售部報表→公司消費(fèi)分析表→日期更改為上周一至周日日期→選擇房天數(shù)→確定、打?。┍局苌虅?wù)散客房晚數(shù)：公司消費(fèi)分析表中房天數(shù)（減去會議房晚，會議房晚由產(chǎn)量報表得出）本周會議用房房晚：由宴會統(tǒng)籌提供的產(chǎn)量報表中得出本周包廂消費(fèi)數(shù)：下周一至中餐咨客臺抄寫部門定中餐包廂情況，統(tǒng)計數(shù)量。本周總消費(fèi)：消費(fèi)分析報表中總消費(fèi)2）整理銷售經(jīng)理作業(yè)，打印交予總監(jiān)，以便晚上開周會使用。3）制作房晚對比表并發(fā)給總監(jiān)及群共享。4）領(lǐng)水，有幾個空桶就領(lǐng)幾桶，詢問宴會統(tǒng)籌及美工是否有空桶。5）下午一點(diǎn)通知美工、各銷售經(jīng)理及宴會統(tǒng)籌在總監(jiān)辦公室開會。6）晚上六點(diǎn)準(zhǔn)時開晚會及周會，提前通知各相關(guān)人員確保其準(zhǔn)時參加會議并做好會議記錄。每周五： 1）本周總結(jié)及下周計劃（由銷售經(jīng)理、宴會統(tǒng)籌及美工提供其周計劃和總結(jié)，文員負(fù)責(zé)匯總，經(jīng)總監(jiān)簽字后，交予行政辦，掃描版發(fā)給總監(jiān)）。2）下午一點(diǎn)與各銷售經(jīng)理一起打掃部門負(fù)責(zé)的酒店衛(wèi)生區(qū)域。3）統(tǒng)計好部門需領(lǐng)的桶裝水?dāng)?shù)量報予人力資源部文員處。如銷售經(jīng)理去蕪湖市，文員應(yīng)及時記錄去市里人員名單，以便下月初計算銷售經(jīng)理誤餐費(fèi)。做好部門考勤記錄。每周五詢問宴會統(tǒng)籌周日周六是否需要銷售經(jīng)理值班，及時轉(zhuǎn)達(dá)給相應(yīng)人員。每月工作：月初（10號前）打印總監(jiān)話費(fèi)單交予行政辦。完成部門案例分析發(fā)給總經(jīng)辦劉敏處。根據(jù)人力資源部所提供主題更新部門宣傳欄。計算銷售經(jīng)理誤餐費(fèi)及話費(fèi)報銷，并負(fù)責(zé)發(fā)放。統(tǒng)計銷售經(jīng)理新簽客戶（如為本月新簽客戶并在協(xié)議簽署后有消費(fèi)則有20元現(xiàn)金獎勵，與誤餐費(fèi)及話費(fèi)一同發(fā)放），計算部門提成。10日前完成營銷分析報告并發(fā)給總監(jiān)，15前完成部門營銷分析報告并發(fā)給總監(jiān)及相應(yīng)人員。15號至制服房領(lǐng)襪子（女襪一個月兩雙，男襪兩個月一雙）。每月20日統(tǒng)計部門所需制作名片人員名單并交予劉敏處。月末整合部門物資在極致系統(tǒng)中下采購（時間自己定，一般是在2024號）。月計劃、月總結(jié)（每月26日交月計劃及總結(jié)給總經(jīng)辦，如遇26日為周六周日則提前一日交）。月培訓(xùn)計劃和總結(jié)交予劉敏處（每月24日制作月培訓(xùn)計劃和總結(jié)，基本每月安排兩個培訓(xùn)，一般安排在單休的周五下午，文員負(fù)責(zé)至劉敏處借培訓(xùn)教室及器材并調(diào)整器材）。每月28日負(fù)責(zé)制定部門考勤及排班，銷售經(jīng)理值班排班。根據(jù)總經(jīng)辦提供的EOD值班表制定總監(jiān)工作排班并交予劉敏處。將EOD值班表發(fā)給總監(jiān)，如遇總監(jiān)值班情況，則需提前提醒總監(jiān)?？偙O(jiān)值班次日早晨需將值班本交予行政辦。其它日常工作：發(fā)文，負(fù)責(zé)本部發(fā)文的編號，及時跟進(jìn)發(fā)文簽批進(jìn)度，完成流程后原件交予總經(jīng)辦并將word版發(fā)給劉敏，自己也應(yīng)做好保存。將掃描版發(fā)至相關(guān)部門及本部員工，打印并交予銷售經(jīng)理查看簽字。其它部門發(fā)文則需發(fā)給部門各相關(guān)人員，打印并交予銷售經(jīng)理查看簽字，所有發(fā)文需將打字檔發(fā)至總監(jiān)，并在部門其它人員簽閱后交予總監(jiān)批閱。采購申請單，填寫采購申請單，采購申請單中數(shù)量須大寫，如為美工制作則由美工負(fù)責(zé)填寫采購申請單，由文員負(fù)責(zé)走流程（總監(jiān)簽字→報價員/財務(wù)經(jīng)理簽字→財務(wù)總監(jiān)簽字→總經(jīng)理簽字→文員將采購申請單送至總倉）。領(lǐng)東西，每周一、三、五可以至總倉領(lǐng)東西（因月末總倉需盤點(diǎn)所以不可以領(lǐng)東西）詢問宴會統(tǒng)籌及美工所需領(lǐng)物品，統(tǒng)計大辦公室所需領(lǐng)物資，填寫物料領(lǐng)用單（如是茶葉等物品則需填寫酒水領(lǐng)料單）經(jīng)總監(jiān)簽字后至總倉領(lǐng)東西。協(xié)議的制作及錄入并做好客戶檔案的維護(hù)及更新、留存。關(guān)于招待申請單，由銷售經(jīng)理自行填寫簽字后交予文員，文員交
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