【文章內(nèi)容簡介】 登記，由報(bào)關(guān)行簽收。在收到由報(bào)關(guān)行退回的退稅聯(lián)后，應(yīng)立即通知客戶，并以客戶許可的方式將退稅聯(lián)等資料退給客戶，并 三、其他做好交接紀(jì)錄。 1．如由我司安排拖車、報(bào)關(guān)的，客服人員應(yīng)在船 公司的免堆期內(nèi)安排拖柜還場，避免發(fā)生額外費(fèi)用。若有發(fā)生超堆費(fèi)、改船費(fèi)、超期柜租等額外費(fèi)用，需立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并在臺帳上登記。 2．客戶因各種原因取消訂艙的，需要求其書面確認(rèn)，在確認(rèn)所有發(fā)生費(fèi)用已結(jié)清的情況下方可在電腦中刪除資料。 3．客服收到財(cái)務(wù)打印出來的 DEBITNOTE，與電腦資料核對無誤后，立即傳真給客戶。客戶需開稅務(wù)發(fā)票的，須由客戶發(fā)書面?zhèn)髡?，寫明發(fā)票抬頭及金額、幣種。 4．對由客戶自拖自報(bào)的，客服人員須至少于結(jié)關(guān)前一天與客戶確認(rèn)是否已做柜。如已做柜，將箱號登記在臺帳上，即可將臺帳立即交 文件組。 5．對由我司安排拖車報(bào)關(guān)的，客服在與報(bào)關(guān)行確認(rèn)放行后，即可將臺帳交文件組。 II、文件 1．文件組收到船公司的 LOADINGLIST 后，與臺帳核對，已經(jīng)裝上船的，應(yīng)立即向客戶催要補(bǔ)料。 2．文件組需核對船公司的 LOADINGLIST 及費(fèi)用清單，如有發(fā)生超堆費(fèi)、超期柜租的，而客服尚未確認(rèn)的，應(yīng)立即通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并在臺帳上登記。 3．文件員根據(jù)客戶提供的補(bǔ)料，先與客戶核對清楚后再向船公司提供補(bǔ)料，爭取在短時(shí)間內(nèi)將提單資料核對清楚，并根據(jù)客戶的要求簽發(fā) 4．提單的繕制應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： HB/L 或 MB/L。 1）提單的內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，必要的信息不可留空，包括： SHIPPER、CONSIGNEE、 NOTIFYPARTY、 VSL‘ SNAME/VOY、 POL、 POD、 PLACEOFDELIVERY、MARKS、 CARGODESCRIPTION、 CNTRNO。 /SEALNO。， DELIVERYAGNET 等。 2）提單表面應(yīng)清潔，避免過多涂改，一份提單最多不可超過 3 個(gè)更正章。一些重要的項(xiàng)目，比如船名 /航次、卸港、箱號等不可更改。 3）應(yīng)要求客戶提供提單上收貨人或通知方 的電話、傳真、聯(lián)系人。 4）客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容（比如船級社、船齡的要求）應(yīng)與相關(guān)船公司核實(shí)確認(rèn)。 5）如客戶要求倒簽提單的，原則上短航線倒簽不超過三天，長航線不超過七天，在收到客戶保函后，交操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字，必要時(shí)可要求客戶提供信用證核對方可簽發(fā)。 6 ）外代提單不允許預(yù)借。 5．使用我司目的港代理收運(yùn)費(fèi)或代放貨物時(shí)，應(yīng)注意： 1）出我司 HB/L 給客戶， HB/L 上打真正的收貨人與發(fā)貨人，并可注明到付運(yùn)費(fèi)的金額， DELIVERYAGENT 為我司代理。 2） OB/L 上面 SHIPPER 為我司， CONSIGNEE、 N。 PARTY 均為我司目的港的代理，其它資料與 HB/L 相同，將 OB/L 電放給我司代理。 3）事先明確我司與客戶及船公司的運(yùn)費(fèi)支付條款（預(yù)付或到付）。 4）制作 CHARGESSETTLEMENT，列明貨物相關(guān)信息及要求代理收取的費(fèi)用，支付給船公司的費(fèi)用，代理費(fèi)及應(yīng)退給我司的費(fèi)用。 5）制作放貨通知書，通知代理是憑正本 HB/L 放貨還是 HB/L 電放，然后與 OB/LCOPY 件、 HB/LCOPY 件， OB/L 電放信、 CHARGESETTLEMENT 于船開后盡早一起傳給代理。 6）對代理有向我司退代理 費(fèi)的，應(yīng)在臺帳上注明，并輸入電腦。 6 1．）繕 HB/L 制與美 OB/L 線的提繕單制時(shí)可，參應(yīng)考注第意 5：項(xiàng) 2） OB/L 上注明我司與船公司的 S/C 號，但 HB/L 上不得顯示該 S/C 號 3）核對貨名、價(jià)格、中轉(zhuǎn)港，必須與合約中規(guī)定的一致 7．將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財(cái)務(wù)，以便財(cái)務(wù)在收妥運(yùn)費(fèi)后放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據(jù)我司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 8．將提單號、提單日期填在臺帳上，并將文件費(fèi)、電放費(fèi)、拖車費(fèi)、報(bào)關(guān)費(fèi)、超堆費(fèi)、改船費(fèi)、改單費(fèi)等貨物在港期間發(fā)生的費(fèi)用輸入電腦，核對無誤后通知財(cái)務(wù)。 9．將臺帳、提單、與代理的 CHARGESETTLEMENT（若有）復(fù)印交財(cái)務(wù)簽收。 10．費(fèi)用通知財(cái)務(wù)后不可繕自更改，特殊情況可填寫費(fèi)用更改單，列明更改費(fèi)用項(xiàng)目、金額、更改原因，由操作部經(jīng)理簽字，再交財(cái)務(wù)部。但需注意以下幾點(diǎn)： 1）海運(yùn)費(fèi)的更改需由公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意； 2）改船費(fèi)、超堆費(fèi)等雜費(fèi)需在通知財(cái)務(wù)前輸入清楚； 3）因漏輸、錯(cuò)輸費(fèi)用造成公司損失的，按公司相關(guān)規(guī)定給予責(zé)任人處罰。 11 ．將臺帳分船公司按月份存檔。 第三篇：貨代公司操作流程 貨代公司操作流程 操作部工作流程 I、客戶服務(wù) 一、訂艙 1．客戶向我司訂艙的 2．客戶發(fā)來的訂艙單需顯示以下信息，但不限于此： 1）托運(yùn)人 /發(fā)貨人 2）船公司 /船名 /航次或船期 3）起運(yùn)港 4）目的港/中轉(zhuǎn)港 5）貨名 6）柜型、柜量 7）運(yùn)價(jià) 8）托運(yùn)人的簽字、蓋章 3．客服人員收到訂艙單后，須與 SALES 核對運(yùn)價(jià)是否正確，并由 SALES在訂艙單上簽字確認(rèn)，然后再向相應(yīng)船公司訂艙 (特殊情況可先口頭與SALES 確認(rèn) ,待 SALES 返回公司再補(bǔ)簽字確認(rèn) )。向訂艙時(shí)，需先在各船公司專用臺帳上自編 S/O 號。 4．訂艙單發(fā)出后，客服人員應(yīng)主動向船公司確認(rèn)艙位，并將船公司傳回的訂艙確認(rèn)單 第一時(shí)間傳給客戶，訂艙確認(rèn)上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準(zhǔn)確，以免造成混淆。 5．訂艙完畢后，客服人員應(yīng)及時(shí)將資料輸入電腦，具體步驟如下： 1）新建委托 – 輸入托運(yùn)人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量。 2）工作號，并按各業(yè)務(wù)員創(chuàng)建業(yè)務(wù)編號，比如“客戶服務(wù)”以 KF 開頭。 3）輸入費(fèi)用明細(xì) 主要是應(yīng)收費(fèi)用。 4）訂艙確認(rèn) – 輸入訂艙號。 輸入電腦時(shí)，應(yīng)確保準(zhǔn)確，并特別注意以下信息：船公司名稱、船名、航次（一律采用 V。 XXX 的格式）、開船日期。 6．操作臺帳應(yīng)該認(rèn)真、完整地填寫，應(yīng)注意以 下幾點(diǎn)： 1）托運(yùn)人應(yīng)與訂艙單上的托運(yùn)人一致，并寫清電話、傳真、及聯(lián)系人； 2）費(fèi)用明細(xì)應(yīng)仔細(xì)填寫，“應(yīng)收”為向客戶收取費(fèi)用；“應(yīng)付”為由我公司支付的費(fèi)用；運(yùn)費(fèi)到付的需填寫在“到付”欄，各種費(fèi)用應(yīng)分項(xiàng)列明；向客戶收取的費(fèi)用為 ALLIN 時(shí)，須注明包含哪些費(fèi)用；免文件、電放費(fèi)用的需由公司領(lǐng)導(dǎo)在臺帳上簽字確認(rèn)； 3）需由我司目的港代理代收運(yùn)費(fèi)的，須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES 在選用代理之前須與操作部經(jīng)理或公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)，不可使用公司公布名單之外的代理 (特殊情況如用其 他代理 ,必須公司領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn) )； 4）客戶需 倒簽、順簽、預(yù)借提單的，須由 SALES 在臺帳上特殊事項(xiàng)一欄注明申請，由操作部經(jīng)理或公司主管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)； 5）訂艙號、訂艙日期、船名、