【文章內(nèi)容簡介】 會客室；《客戶來訪登記薄》的詳細記錄；并及時將使用完的記錄歸檔；及時通知相關(guān)被訪人員，若被訪人員不在，要及時轉(zhuǎn)告以確保及時回復(fù)；不得隨意把公司領(lǐng)導(dǎo)及其他工作人員的聯(lián)系方式告訴第三人。公司電話的接聽（轉(zhuǎn)接、代接）和記錄、轉(zhuǎn)達工作。 工作流程： 1）電話響鈴一聲后，立即接聽，“您好，捷時特物流”，同時注意禮貌和商務(wù)用語； 2）接聽電話時應(yīng)控制音量，不應(yīng)影響其他人的正常工作；但同時體現(xiàn)公司良好的精神面貌，語言簡練 、態(tài)度溫和； 3）對方所要找的人不在時，應(yīng)詢問對方是否希望留言或留下回電號碼，切忌立即掛斷電話； 4）通話之后，應(yīng)輕輕掛斷電話，并且盡可能等對方掛斷后再放下聽筒； 5）沒有接聽到的電話應(yīng)根據(jù)來電顯示及時回撥，首先致歉，再詢問剛才來電的目的； 6）將需要轉(zhuǎn)達的內(nèi)容及時記錄在《電話記錄》上； 7）記錄后 5 分鐘內(nèi)及時通知被傳達人 ,通知傳達的程序見口頭通知流程 ,并確認對方接收信息正確無誤。 8）及時將用完的《來電記錄表》歸檔。 注意事項： 1）來電接聽迅速，接聽電話使用普通話，聲音柔和； 2）了解清楚來電人的基本信息以及意圖，及時在《來電記錄表》上記錄來電時間、內(nèi)容、信息接收人等，需要轉(zhuǎn)接的及時將電話轉(zhuǎn)給相 關(guān)工作人員； 3）如遇信息接收人不在，應(yīng)采取通知的方式及時轉(zhuǎn)達信息，（通知方法詳見“通知流程”）； 嚴禁事項： 1) 2) 3) 、不及時，接聽電話用語粗魯；未及時和詳細記錄來電信息，忘記轉(zhuǎn)達、轉(zhuǎn)達不及時或傳達信息錯誤；《來電記錄表》按不及時歸檔。公司郵件、郵包的收發(fā)及相應(yīng)費用的結(jié)算工作。工作流程（郵件簽發(fā)及費用結(jié)算）： 1）總部各類郵件、物品寄出前應(yīng)由寄件人自行封好或 包裝好，在《 LPL郵件發(fā)送登記表》上登記后，交行政前臺統(tǒng)一寄出。 2）合同、票據(jù)等公司重要文件及各類物品的寄送應(yīng)按《 LPL郵件發(fā)送登記表》的備注相關(guān)規(guī)定，填寫詳細的信息，以備日后跟蹤核查。 3）需要通過長途汽車托運郵件、物品的，寄件人應(yīng)先按要求填寫《 LPL郵件發(fā)送登記表》，再自行寄出，并在表格“備注”中注明“托 運，自行寄出”。 4）根據(jù)郵件發(fā)送清單和快遞 /郵政底單，按月度與快遞 /郵政公司清算費用，不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。 5）對未按期收到郵件的情況做以記錄，了解原因；月度超過 2 次事件后應(yīng) 匯報部門經(jīng)理，提出解決辦法。工作流程（郵件簽收）： 1) 2) 3)公司總部收取的各類郵件、物品統(tǒng)一由行政前臺在《 LPL 郵件簽收登記表》（附件 2）上簽收登記后，再分發(fā)至各收件人處。收件人在收到行政前臺分發(fā)的郵件后，應(yīng)在《 LPL 郵件簽收登記表》上簽字確認。郵件、物品一經(jīng)簽收，簽收人即對公司郵件、物品承擔保管責(zé)任；如因簽收人保管不當造成公司文件、票據(jù)、物品等丟失的，簽收人 承擔相應(yīng)責(zé)任。 4) 5) 6) 7)如行政前臺無人在公司時，應(yīng)交辦本部門其他人員代做此項工作。如收件人不在公司，行政前臺應(yīng)將該文件、物品交于收件人本部門的其他在司同事代為簽收；如本部門其他同事也無人在司時，行政人事部應(yīng)電話告知收件人，按其要求保管郵件、物品或轉(zhuǎn)交他人。代收文件后，簽收人應(yīng)第一時間通知收件人，及時處理郵件、物品。否則，簽收人應(yīng)承擔因此延誤的相關(guān)責(zé)任。對公司丟失文件情況做以記錄，了解原因，馬上匯報部門經(jīng)理，提出解決辦法。 嚴禁事項： 1)收件人未在《 LPL 郵件簽收登記表》簽收文件，就擅自領(lǐng)走文件。 2)行政前臺在未親自將文件交 予本人或簽收人手中前，擅自將文件放置在辦公桌上。 3)不得出現(xiàn)付款金額與實際發(fā)件金額不符的情況。 （電子郵件、傳真）的收發(fā)、處理和歸檔。 工作流程（非電子郵件類） 1)前臺收 /發(fā)文件應(yīng)及時在《收文明細》 /《發(fā)文明細》中登記文件收 /發(fā)文件的時間、收 /發(fā)單位、項目名稱、收 /發(fā)內(nèi)容等；并簽字， 發(fā)文中還需要求收件人簽字； 2)前臺向收 /發(fā)件單位確定所收 /發(fā)文件需轉(zhuǎn)交對象，并要求收發(fā)件人簽字，如需本部保存的，需要及時歸檔； 3)前臺應(yīng)（電話確認或網(wǎng)絡(luò)查詢等方式）確保本人經(jīng)辦的文件對方已收到； 4)將《收文明細》 /《發(fā)文明細》分別按項目分類歸檔。 注意事項： 1)詳細填寫《收文明細》 /《發(fā)文明細》，并要求相關(guān)經(jīng)辦人簽字，以便公司能查閱每一份收 /發(fā)文件的具體內(nèi)容； 2)及時轉(zhuǎn)交給相關(guān)人員； 3)按項目分類歸檔。 工作流程（電子郵件類） 1)前臺需詢問所收 /發(fā)文件的相關(guān)內(nèi)容，項目名稱，需轉(zhuǎn)交對象等； 2)在電腦上建立新文件夾，如：“年月日 _收發(fā)文件”，在該文件夾中建立一個“收” /“發(fā)”的文件夾，然后在“收” /“發(fā)”的文件 夾中建一個“年月日 _項目名稱”的文件夾； 3)將接收 /發(fā)送文件存放至電腦相關(guān)項目文件夾中，并同樣在《收文明細》 /《發(fā)文明細》中記錄，收 /發(fā)方式在備注中注明； 4)及時將文件轉(zhuǎn)傳給相關(guān)項目負責(zé)人，并確認對方收到； 5)當天工作結(jié)束后，將接收 /發(fā)送的文件歸檔。（日后需要整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。） 注意事項： 1)了解所收 /發(fā)文件內(nèi)容，按收 /發(fā)時間、項目建立相應(yīng)的文件夾，并做好書面記錄，便于查找； 2)及時將收 /發(fā)文件轉(zhuǎn)給相關(guān)負責(zé)人，并確認是否收到； 3)按時將每天收 /發(fā)的文件發(fā)給檔案管理員，由其整理后存至服務(wù)器相應(yīng)項目文件夾中。 環(huán)境、家具、裝修等的保持、檢查、處理。 工作流程： 1)每天早上 9： 00、中午 13： 20 和下午 17： 55 檢查公司所有辦公場所（包括各辦公室、會議室、衛(wèi)生間等桌面、地面等）的衛(wèi)生和辦 公家具的擺放情況，及時收納整理，保持各桌椅整齊，桌面、地面清潔無雜物；下班后，保證門、窗的關(guān)閉，電腦、空調(diào)等電源的切斷； 2)保證辦公家具、裝修墻面、地面等的完好，每日檢查并做記錄《辦公區(qū)檢查表》，如出現(xiàn)問題，立刻予以修復(fù)；重大問題需要上報部 門經(jīng)理審批。 3)總經(jīng)理辦公室的環(huán)境保持及檢查； 4)保持辦公區(qū)空氣清新，公共辦公區(qū)域和總經(jīng)理辦公室及各辦公室開窗，以便空氣流動； 5)報刊整理整潔有序，廢舊報刊、家具等處理及時（處理費用定期上交財務(wù)部門），計入《備用金流水帳簿》； 6)做好《消耗品領(lǐng)用登記》； 、植物株擺租賃等工作的監(jiān)督和檢查 工作流程： 1)了解外用保潔、植物租擺租賃的服務(wù)內(nèi)容； 2)對每次相關(guān)服務(wù)做好檢查和監(jiān)督工作，并做好相關(guān)記錄； 3)及時對檢查問題與相應(yīng)單位溝通解決，并作出記錄，定期歸檔。 注意事項： 1)對外用單位相關(guān)服務(wù)進行審核； 2)做好相關(guān)記錄，并及時上交存檔。 3)相關(guān)記錄：《植物租擺維養(yǎng)記錄》、《植物租擺更換記錄》、《保潔情況記錄表》 、個人辦公區(qū)域的管理 工作流程： 1)空調(diào)、投影等遙控板集中管理； 2)上、下班時檢查所有的電源開關(guān)； 3)檢查所有辦公桌上的文件及辦公用品的歸類。 注意事項： 1)遙控板是否在各辦公室使用后沒有歸還； 2)人員下班后，辦公室的電腦、空調(diào)、飲水機、燈的電源是否斷開； 3)人員下班后，圖紙、重要文件不得隨意鋪在辦公桌上沒有收撿。 、日用品的日常管理工作。（采購、發(fā)放、管理）（主要內(nèi)部發(fā)放、屬于必備品 ） 工作流程： 1)保證公司辦公用品（辦公文具、打印紙、門卡、鑰匙等）、日用品（茶葉、飲用水、紙張、抽紙、紙杯等）的充足，定期、及時補給； 2)購買物品及時填寫《入庫單》 3)保證總經(jīng)理辦公室內(nèi)的辦公用品、日用品的補給，保證正常辦公供應(yīng)； 4)依據(jù)《辦公用品領(lǐng)用表》核發(fā)員工辦公用品； 5)按季度，與行政人事專員共同盤查辦公用品、日用品庫存，并簽署庫存盤查單，及時歸檔。 6)嚴禁鋪張浪費。 、復(fù)印以及相關(guān)設(shè)備的檢查。 工作流程： 1) 2) 3) 4)每天早上上班時間檢查打印機、復(fù)印機、考勤機、電話機等設(shè)備，如出現(xiàn)異常，第一時間要求信息技術(shù)專員予以維修。保證辦公區(qū)打印紙的及時補充；做好各類紙張（財務(wù)單據(jù)、白紙、再生紙、廢紙、紅頭文件）的分類工作；及時做好廢紙的銷毀和處理；（帶有財務(wù)數(shù)據(jù)和公司重要內(nèi)容的紙張必須通過碎紙機銷毀）。 注意事項： 、復(fù)印機，并及時補充用紙； 、復(fù)印工作，做到節(jié)約資源； 、復(fù)印機等設(shè)備出現(xiàn)問題不得私自解決，應(yīng)及時報修，并聯(lián)系相關(guān)專業(yè)人員進行維修； ，愛惜紙張； 司領(lǐng)導(dǎo)、員工、客戶的住宿、車輛、用餐的預(yù)定和安排；臨時性用車的車輛管理和費用結(jié)算。 工作流程： 1)A 住宿預(yù)定：預(yù)定前，需要了解住宿人員的住房要求，內(nèi)容涉及：酒店星級、地理位置、樓層、房間大小、房間配置、有無窗戶、是 否 24 小時熱水、是否能夠上網(wǎng)、是否配備電腦、是否含早餐；客人是否需要無煙房，床大小的