【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 歸檔的有關(guān)規(guī)定及時(shí)將公文定稿，正本和有關(guān)材料整理立卷，當(dāng)年文件應(yīng)于第二年第一季度移交完成。七、 各級(jí)管理人員調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)將文件(含保密記錄本)清理移交，凡參加會(huì)議帶回的文件，應(yīng)及時(shí)送行政辦公室登記保管。八、 沒有存查必要的公文，經(jīng)過鑒別和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由行政辦公室定期銷毀，銷毀秘密公文，要進(jìn)行登記，有專人監(jiān)督，保證不丟失，不漏銷，秘密級(jí)以上文件，不準(zhǔn)作廢品處理，一律集中按有關(guān)規(guī)定處理?？讨朴≌率怯≌鹿芾砉ぷ鞯囊粋€(gè)重要環(huán)節(jié)。酒店需刻制新印章須報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。酒店各部門需刻制新印章，要寫出報(bào)告，并附上新印章的名稱、式樣和規(guī)格，報(bào)經(jīng)行政辦公室批準(zhǔn)，方可到當(dāng)?shù)毓膊块T申請(qǐng)刻制。新印章要做好戳記，并留樣保存，以便被查。啟用新印章，應(yīng)選擇好時(shí)間，并提前向有關(guān)單位發(fā)出正式啟用印章的通知。酒店的行政印章和總經(jīng)理的私章，由總辦統(tǒng)一保管，并有專人專管。各部門的印章也要指定專人保管。未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，印章保管人不得委托他人代管印章，并不得攜帶出辦公室使用。印章使用要做到：嚴(yán)格手續(xù)、認(rèn)真審閱、詳細(xì)登記、蓋章正規(guī)。印章使用必須經(jīng)批準(zhǔn)，其權(quán)限可分級(jí)掌握。使用部門的印章，需經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。使用酒店印章，須認(rèn)真填寫用印申請(qǐng)表，并附有關(guān)材料，經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可使用印章，并進(jìn)行登記，店領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，授權(quán)總辦主任核準(zhǔn)。員工因私須開具各種證明，加蓋酒店印章，必須書面申請(qǐng)并附有關(guān)材料，經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)并報(bào)酒店領(lǐng)導(dǎo)審批。由于機(jī)構(gòu)變動(dòng)或部門(單位)撤銷等原因而造成的印章停用，按規(guī)定進(jìn)行清理，并將其所有停用印章收到酒店行政辦公室統(tǒng)一保管，同時(shí)辦好移交手續(xù)。屬于個(gè)人的印章應(yīng)退給本人。經(jīng)報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，按規(guī)定將停用印章存檔或銷毀。一. 借閱檔案(包括文件、資料)，必須先履行檔案借閱登記手續(xù)，秘密級(jí)以上檔案文件必須經(jīng)酒店領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方能借閱。二. 案卷不能借出，只供在行政辦公室閱看，未立卷的文件及資料可借出。三. 文件、資料借閱期限不得超過兩個(gè)星期，到期必須歸還，如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。四. 借閱檔案的人員必須愛護(hù)檔案，要保證檔案的安全與完整，對(duì)檔案內(nèi)容要保密，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞，否則按違反《保密法》追究當(dāng)事人的責(zé)任。五. 借閱的檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。六. 外單位借閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能借閱，但不能帶離行政辦公室。七. 外單位摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的材料要進(jìn)行審核、簽章后才能帶出。：用這種信箋開介紹信，可以表達(dá)較為復(fù)雜內(nèi)容。：用這種介紹信主要是用于介紹某人到何處辦何事的一個(gè)憑證。這種介紹信的存根要?dú)w檔，保存期五年。：以酒店行政的名義證明某人的身份、經(jīng)歷或者有關(guān)事件的真實(shí)情況的專用書信。酒店介紹信一般由人事部秘書負(fù)責(zé)保管和開具，開具介紹信要嚴(yán)格履行審批手續(xù)。重要事宜需由部門領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后，報(bào)經(jīng)主管店領(lǐng)導(dǎo)審批。一般事宜需由部門經(jīng)理簽字，人事部經(jīng)理審批，方可開具介紹信。嚴(yán)禁開出空白介紹信。一、 酒店辦公用品(設(shè)備)由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一購買及發(fā)放。二、 各部門領(lǐng)用辦公用品(設(shè)備)需填寫“辦公用品領(lǐng)用單”，經(jīng)部門經(jīng)理簽字認(rèn)可后，到人事行政部領(lǐng)取。三、 人事部根據(jù)各部門領(lǐng)用情況，對(duì)無庫存的辦公用品(設(shè)備)進(jìn)行申購，填制酒店申購單，列明品名、規(guī)格型號(hào)及數(shù)量，并向供應(yīng)商詢價(jià)。經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可購買。( 暫 行 )二、 各部門每日上午9時(shí)，將當(dāng)日用車計(jì)劃填寫“用車申請(qǐng)單”，注明目的地、事由等，由部門經(jīng)理簽字后，交總辦統(tǒng)一安排。臨時(shí)用車也應(yīng)填寫“用車申請(qǐng)單”，由總辦視事情的緩急另行安排。申請(qǐng)單如無部門經(jīng)理簽字，總辦有權(quán)不予做派車安排。特殊情況除外。三、 總辦接到申請(qǐng)單后，開具“派車單”給相關(guān)駕駛員。駕駛員在接到“派車單”后方可出車。否則，視為私自出車，按曠工處理。四、 駕駛員完成出車任務(wù)回到單位后，應(yīng)立即將派車單填寫完整交回行政辦，以便備查。五、 駕駛員在無出車任務(wù)時(shí)，應(yīng)在休息室待命，不得私自外出。否則，視為曠工。酒店檔案是酒店在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的，以備查考的文字、圖像、聲音及其他各種方式和載體的文件材料。酒店檔案管理機(jī)構(gòu)各部門兼職檔案管理員即對(duì)酒店在工作中具有存查價(jià)值、處理完畢的文件材料，系統(tǒng)、完整地歸入卷宗暫保管，以備隨時(shí)調(diào)用參考。按照文件形成的自然規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映酒店工作活動(dòng)特點(diǎn)和真實(shí)面貌，以利于加強(qiáng)酒店文件的保管和參考利用。 酒店財(cái)產(chǎn)、物資、檔案交接的憑證等。 重要投訴及其他信訪工作的材料等。 其他與酒店有關(guān)的重要書面材料或資料等。 各部門隨時(shí)收集辦理完畢的文件材料，按類別分別存放。第二年經(jīng)檢查齊全后，整理歸檔。 各部門設(shè)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門文書檔案的日常收集、管理、監(jiān)督及檢查。 文字檔案的收集使用檔案袋或檔案夾。 電腦檔案分別于電腦硬盤和軟盤內(nèi)保存，機(jī)密文件加設(shè)保護(hù)密碼。 按事宜分類：即按文件內(nèi)容所涉及的具體事宜或工作進(jìn)行分類。 按時(shí)間分類：即按文件形成的時(shí)間進(jìn)行分類。 按收、發(fā)文單位分類。 按酒店部門設(shè)置分類。各部門對(duì)本部門發(fā)出的文件(發(fā)文、會(huì)議紀(jì)要等)，采用部門代碼+文件類型+日期+序號(hào)進(jìn)行編號(hào)：xxxxxxx。機(jī)密文件還應(yīng)按密級(jí)標(biāo)明“機(jī)密文件”、“絕密文件”。酒店部門設(shè)置及代碼如下：(英文開頭字母)行政辦 eo財(cái)務(wù)部 fc營(yíng)業(yè)部 ms人事部 hr工程部 en保安部 se前廳部 fo房務(wù)部 hk餐飲部 fb對(duì)已處理完畢的文件，按照文件類別及次序進(jìn)行編號(hào)。認(rèn)真檢查每一類別中積累的文件是否齊全、是否符合歸類。每類文件可按文件形成時(shí)間順序、重要程度或工作程序等進(jìn)行排序。系統(tǒng)排列后，應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字統(tǒng)一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。，要求嚴(yán)謹(jǐn)，文字通順、扼要。案卷目錄包括順序號(hào)、文件標(biāo)題、文件編號(hào)和日期等。案卷封皮的項(xiàng)目包括單位名稱、案卷標(biāo)題、卷內(nèi)文件材料張數(shù)、起止日期和保管期限等。案卷裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如對(duì)破損或褪色的材料，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊。紙面過大的文件，要按卷宗大小摺疊整齊。裝訂后的案卷，應(yīng)按照年度進(jìn)行排列，統(tǒng)一編號(hào)登記，填寫《歸檔案卷目錄》。6. 檔案的保管 涉及經(jīng)濟(jì)的檔案，如合同、協(xié)議書、保證書等(原件)檔案由財(cái)務(wù)部統(tǒng)一保管。硬件設(shè)施使用說明書或操作手冊(cè)(原件)檔案由工程部統(tǒng)一保管，其余檔案由總辦統(tǒng)一管理。 檔案室應(yīng)做好防盜、