【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 論知識(shí)素質(zhì)辦公室主任工作涉及范圍極廣，具有很強(qiáng)的整體性和綜合性。這種工作特點(diǎn)決定了辦公室主任必須具備豐富的知識(shí)和較高的文化素質(zhì)。理論知識(shí)包括政治理論和業(yè)務(wù)知識(shí)以及現(xiàn)代科學(xué)文化技能等。一是政治理論修養(yǎng)。作為一個(gè)辦公室主任應(yīng)該對(duì)黨和國(guó)家的方針、政策等政治理論有所掌握；對(duì)社會(huì)現(xiàn)象的理解和認(rèn)識(shí)要比較敏銳和深刻，特別是自己的獨(dú)到見解要上升到一定的理論高度。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)的修養(yǎng)。辦公室主任應(yīng)盡可能地多掌握本工作范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)方面的知識(shí)，善于積累有關(guān)業(yè)務(wù)方面的工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)資料，不斷充實(shí)自己提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。三是現(xiàn)代科學(xué)技能素質(zhì)的修養(yǎng)。作為辦公室主任應(yīng)帶頭學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)和技能，用所掌握的現(xiàn)代科學(xué)理論知識(shí)指導(dǎo)工作，運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技能提高工作質(zhì)量和工作效率。三、辦公室主任如何加強(qiáng)自身修養(yǎng)（一）善于定位“定位”是指辦公室主任一定要有清醒的角色意識(shí)，把握好各種角色的轉(zhuǎn)換。對(duì)本單位的領(lǐng)導(dǎo)，辦公室主任要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信和權(quán)威性，及時(shí)準(zhǔn)確地落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)決策，恰到好處地處理好上下級(jí)和部門之間的工作關(guān)系。但要堅(jiān)持原則，不能怕得罪人，要善意地提出自己的見解，這是為了有利于工作的開展。另外，必須有下級(jí)服從上級(jí)的組織觀念，要想方設(shè)法支持領(lǐng)導(dǎo)的工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好群眾的思想工作，及時(shí)給領(lǐng)導(dǎo)反饋信息。對(duì)于本單位的各股室來說，辦公室主任應(yīng)當(dāng)是個(gè)承上啟下、有威信、值得信賴的參謀和協(xié)調(diào)者。如果沒有清醒的角色意識(shí)，就不能取得領(lǐng)導(dǎo)的信賴、群眾的理解與支持和各部門之間的相互配合，工作上就沒有號(hào)召力。同時(shí)，辦公室作為對(duì)外交流的窗口，辦公室主任還應(yīng)妥善處理好對(duì)外交往的關(guān)系，維護(hù)好本單位的形象。（二）善于思考面對(duì)千頭萬(wàn)緒的事務(wù)和各種紛繁復(fù)雜的人際關(guān)系，辦公室主任遇事時(shí)須反應(yīng)靈敏，同時(shí)要冷靜沉著，善于思考。辦事要三思而后行，做到慎思、慎言、慎行。對(duì)于來自四面八方、上下左右、方方面面的信息，辦公室主任應(yīng)該是個(gè)過濾器，要學(xué)會(huì)思考分析，把有用的信息及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)參考，提供給各部門應(yīng)用。遇到棘手的事，要養(yǎng)成深入調(diào)查研究的習(xí)慣，做到有理有據(jù)地處理問題，不能盲目、簡(jiǎn)單地上推下卸，不加思考、簡(jiǎn)單行事或感情用事。其次，在日常工作上，除了要完成規(guī)定的工作以外，要善于動(dòng)腦筋、敢于創(chuàng)新思路，提高工作效率，為領(lǐng)導(dǎo)分憂解勞。只有養(yǎng)成思考的習(xí)慣，才能在處理問題、化解矛盾時(shí)做到游刃有余，切實(shí)為領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)壓力，為群眾排憂解難。（三）善于學(xué)習(xí)辦公室主任工作范圍既包括政務(wù)，又包括事務(wù)；既有政治上的，又有文化上的。工作上的綜合性特點(diǎn)決定了辦公室主任要學(xué)習(xí)的東西很多，因此就必須養(yǎng)成善于學(xué)習(xí)的好習(xí)慣。學(xué)習(xí)的關(guān)鍵在于“善”字上，因?yàn)槿说木蜁r(shí)間是有限的，加上辦公室的工作紛繁復(fù)雜，因此要學(xué)會(huì)利用好“善”字。一方面要學(xué)會(huì)合理利用時(shí)間，另一方面要學(xué)會(huì)適應(yīng)形勢(shì)，要結(jié)合實(shí)際需要學(xué)。同時(shí)，還要充分利用工作上的有利條件，例如：在擬辦文件時(shí)，要及時(shí)對(duì)上級(jí)政策性和指導(dǎo)性的文件先“飽眼?！闭J(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)，不要隨意一覽了之。只要不斷學(xué)習(xí)和補(bǔ)充新知，調(diào)整自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自己的工作能力，才能遇事不驚，沉著冷靜，適應(yīng)工作需要，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，為領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)好參謀。（四）善于“超脫” 辦公室主任的工作，往往與忙忙碌碌結(jié)下不解之緣，有考慮不完的工作，寫不盡的文字材料，干不完的雜事，在精神上、體力上很難有輕松的時(shí)候。因此辦公室主任更應(yīng)該努力學(xué)會(huì)“超脫”，給自己營(yíng)造一個(gè)良好的工作環(huán)境。一要按照重點(diǎn)工作和日常工作、中心工作和一般工作以及輕、重、緩、急等層次合理安排時(shí)間，做到重點(diǎn)工作重點(diǎn)抓、中心工作集中抓、日常工作靠制度抓、雜亂事物性工作用方法抓。二要充分發(fā)揮副職的作用，調(diào)動(dòng)本部門其他人員的積極性，用其所長(zhǎng)。三要在部門內(nèi)建立起規(guī)范、高效的工作秩序，使其部門內(nèi)下屬各盡其責(zé)，相互配合，提高工作效率，也是辦公室主任獲得“超脫”的有效方法之一。公司辦公室主任管理建議公司辦公室承擔(dān)著參與領(lǐng)導(dǎo)班子對(duì)重大問題的討論和決策、招投標(biāo)、檔案文件合同管理、會(huì)議、接待等工作，是信息傳遞、政策落實(shí)、上下內(nèi)外溝通的窗口，是為公司運(yùn)營(yíng)起輔助作用的綜合部門。如果我作為公司辦公室主任，我開展工作的計(jì)劃如下：一、充分深入地了解公司情況，找準(zhǔn)自己的工作定位了解公司的信息主要包括：公司的發(fā)展遠(yuǎn)景、發(fā)展戰(zhàn)略、管理理念、企業(yè)文化等；公司的主營(yíng)業(yè)務(wù)各部門各項(xiàng)工作和流程、以及工作技能技巧，組織結(jié)構(gòu)，公司的整體運(yùn)作，以及公司目前狀況等。在了解了公司的遠(yuǎn)景和發(fā)展戰(zhàn)略等基本情況、深入領(lǐng)會(huì)了自己的工作職責(zé)的基礎(chǔ)上，對(duì)自己的工作進(jìn)行定位，按照職位對(duì)公司的重要程度來明確工作重點(diǎn)，并就這些工作重點(diǎn)制定工作計(jì)劃方案和備選方案。二、具體工作業(yè)務(wù)開展（一）、公文、檔案、信息管理；加強(qiáng)政務(wù)工作效率，推進(jìn)電子政務(wù)平臺(tái)建設(shè)。推薦使用oa辦公系統(tǒng)或相關(guān)erp操作軟件，簡(jiǎn)化流程。公文處理要求及時(shí)高效、嚴(yán)格保密、歸口統(tǒng)一；凡公司在各項(xiàng)工作和活動(dòng)中形成的、辦理完畢具有保存價(jià)值的各種載體的文件均應(yīng)收集齊全，由各部門內(nèi)勤人員進(jìn)行系統(tǒng)整理后向辦公室移交，兼職檔案員負(fù)責(zé)歸納整理；同時(shí)要建立健全公司檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況的統(tǒng)計(jì)。應(yīng)主動(dòng)積極地組織和參與各種調(diào)查研究，做好信息的收集、篩選，傳輸工作，把調(diào)查中獲得的大量第一手材料，進(jìn)行綜合分析，去粗取精，去偽存真，由此及彼，由表及里，從中理出完成各項(xiàng)工作任務(wù)和進(jìn)行決策的有利因素與不利因素，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋。（二）、招投標(biāo)、合同管理；公司屬于生產(chǎn)型企業(yè)，大批訂單紛至沓來，不管是采購(gòu)還是銷售，都需要加以規(guī)范，以保證公司的利益，因此合同簽訂和后續(xù)管理極為重要?！叭齽?wù)”（即：法務(wù)、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)）介入公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，成立五人談判小組，無(wú)論是商務(wù)談判還是招投標(biāo)等重大經(jīng)濟(jì)活動(dòng)及凡涉及到價(jià)格的談判，談判小組必須介入，爭(zhēng)取在合同的談判過程中爭(zhēng)取主動(dòng)，爭(zhēng)取到有利的地位，更好的為公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)保駕護(hù)航。建立的合同臺(tái)賬，負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查合同執(zhí)行情況；（三）、督辦管理； 為保證企業(yè)各項(xiàng)管理工作落實(shí)到位、政令暢通，提高工作效率，保證上級(jí)指示、公司決策的貫徹落實(shí)，按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的工作，建議啟用督辦機(jī)制。綜合管理部設(shè)督辦員，負(fù)責(zé)對(duì)公司督辦范圍內(nèi)的工作進(jìn)行檢查、協(xié)調(diào)、督促。負(fù)責(zé)在各項(xiàng)工作任務(wù)的完成節(jié)點(diǎn)，向承辦部門下《督辦單》，跟蹤任務(wù)的完成情況與進(jìn)度。人力資源部負(fù)責(zé)將督辦工作納入績(jī)效考核內(nèi)容。（四）、會(huì)議、接待管理；準(zhǔn)備好議題；做好會(huì)議記錄；已形成決定的，整理好書面材料，需有關(guān)部門執(zhí)行的，會(huì)后形成文件下發(fā)執(zhí)行；會(huì)議討論中遇到的疑難問題，組織人員進(jìn)行調(diào)查研究，提出解決方案。接待工作應(yīng)遵循“節(jié)約、對(duì)等、周到”的原則。節(jié)約：招待來賓一律從簡(jiǎn)，不鋪張浪費(fèi)，不重復(fù)宴請(qǐng)，控制陪餐人數(shù)。對(duì)等：各職能部門對(duì)口接待，遇有綜合性接待時(shí)，辦公室負(fù)責(zé)予以協(xié)調(diào)，保證接待行為規(guī)范有效，實(shí)行“誰(shuí)組織接待誰(shuí)簽單”的原則。涉外賓客的接待、重大活動(dòng)招待、上級(jí)機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)視察、由董事長(zhǎng)總經(jīng)理邀請(qǐng)的客人，由辦公室負(fù)責(zé)牽頭，相關(guān)部門配合，共同做好接待工作。周到：各接待部門應(yīng)全程接待，時(shí)間安排銜接周密，接待方式恰當(dāng)。（五）、車輛管理；公務(wù)車實(shí)行司機(jī)負(fù)責(zé)制，單車費(fèi)用核算控制。指定司機(jī)負(fù)責(zé)車輛的管理、保養(yǎng)、維修、審驗(yàn)等事宜。建立公務(wù)車單車管理檔案，實(shí)施單車費(fèi)用獨(dú)立管理。（六）、食堂管理；餐廳管理實(shí)行“主管負(fù)責(zé)制”，即由餐廳負(fù)責(zé)人對(duì)本餐廳飯菜質(zhì)量、衛(wèi)生狀況、就餐環(huán)境、員工紀(jì)律等全面負(fù)責(zé)，并對(duì)發(fā)生的問題承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。嚴(yán)把采購(gòu)關(guān)，原材料采購(gòu)需填報(bào)《請(qǐng)購(gòu)單》，由廚師長(zhǎng)、食堂負(fù)責(zé)人、辦公室主任確認(rèn)后方可進(jìn)行，并備案；采購(gòu)?fù)旰笥蓮N師長(zhǎng)及食堂負(fù)責(zé)人進(jìn)行驗(yàn)收；每月對(duì)食堂出入庫(kù)進(jìn)行盤點(diǎn)。廚房人員實(shí)行衛(wèi)生分片包干制，做到分擔(dān)區(qū)掛牌，衛(wèi)生天天達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)，明確衛(wèi)生責(zé)任，真正落實(shí)衛(wèi)生制度。餐廳工作人員實(shí)行投訴意見考核評(píng)分管理，分為二部分：服務(wù)性投訴及菜品質(zhì)量、衛(wèi)生投訴，與月度工資掛鉤。（七）、宿舍管理；宿舍嚴(yán)格實(shí)行半軍事化管理。確保員工宿舍安全、有序、整潔、舒適、衛(wèi)生。設(shè)立兼職宿舍管理員，負(fù)責(zé)員工宿舍的安全、秩序、物業(yè)、衛(wèi)生管理，定期抽查。建立宿舍內(nèi)部衛(wèi)生值日制度，由室長(zhǎng)安排，同寢室人員輪流值日；（八）、保潔、綠化管理；辦公室派專人負(fù)責(zé)廠區(qū)保潔、綠化工作，每日要填寫《環(huán)境衛(wèi)生日檢查記錄表》認(rèn)真做好保潔工作的監(jiān)管，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)上報(bào)，監(jiān)督每日保潔工作的全過程。搞好廠區(qū)花木的維護(hù)保養(yǎng)，做到春栽、夏剪、秋管、冬保，設(shè)專人對(duì)花草進(jìn)行施肥、施水，防治病蟲害，適時(shí)修剪。每日填寫《綠化養(yǎng)管記錄表》 設(shè)定保潔、綠化工作處理單，嚴(yán)格執(zhí)行監(jiān)管職能。三、綜合管理及協(xié)調(diào)機(jī)制 辦公室主任要出色地履行自己的各項(xiàng)職責(zé)，必須注意和不斷改進(jìn)工作方法，從而充分發(fā)揮作用。（一）要總攬全局，抓好大事，突出重點(diǎn)，兼顧一般。辦公室主任不論工作多忙，都要始終站在全局的高度上，注意處理全局與局部的關(guān)系，重點(diǎn)與一般的關(guān)系，分清