20xx年會議籌備方案會議的籌備程序(3篇)(編輯修改稿)
2025-08-12 22:44 本頁面
【文章內(nèi)容簡介】 統(tǒng)、單位等分組，事先劃分席位，擺放好桌簽。(2) 主席臺席位。，再次為右位先左后右。后排為次，其他的依次類推。在席位前放置姓名桌簽，便于按位入座。(3)會場設施。會場的所有設施必須在開會前準備齊全，如擴音、錄音、放音、唱片，錄像、攝影、投影儀、放映機、燈光照明、風扇或空調(diào)、記錄紙、文具、茶具，等等。儀器、設備等應事先反復檢查、調(diào)試(如擴音器的音量大小)，以免臨時發(fā)生故障或出現(xiàn)差錯。、 其他準備會期較長的會議應準備與會人員的就餐、住宿。會場外應有醫(yī)護人員值班。同時應準備接送車輛。會議要通過新聞媒介傳播的應準備宣傳提綱。重要會議應有安全保衛(wèi)人員和保密措施。會議計劃中如安排參觀、考察、游覽等活動，或贈送資料、紀念品等，必須提前做好準備。二、會議期間工作會議期間需準備的文件：、。會議期間的工作流程、 在機場、碼頭、車站等處，派專人、專車分批分時段按要求接站。、 做好來客接待工作，確認和分發(fā)房間，確認重要與會人員用房及整理記錄有關信息。協(xié)助分發(fā)會議禮品及房間派送水果等會務工作。確認用餐時間、菜單、標準、形式、酒水及主次桌和其他相關安排等工作。、 會場桌椅擺設確認：燈光/音響/麥克風/銀幕/講臺/幻燈機/投影機一一檢視無誤。檢查會議所需資料是否完備。、 會議現(xiàn)場：專人負責參會人員的引領，簽到，分發(fā)會議資料。、專人負責會場的協(xié)調(diào)事務工作(包括投影儀的準備、飲水的準備、禮金的發(fā)放以及會場溫度控制等)。、 確認并保障會議期間會場防盜、消防等安全工作、參會代表的人、財、物等安全工作。、 協(xié)調(diào)會議期間的交通工具的安排。、會議接待人員應全程跟蹤會議，以便及時和與會者保持聯(lián)系，出現(xiàn)突發(fā)事件能以最短的時間解決。三、會議后續(xù)工作會議后需準備的文件：參會人員通訊錄、簡報、會議總結(jié)、會議證明、會議紀要、新聞稿、返程票登記表。會議后的工作流程、在與會和未與會的人中間傳閱會議記錄。會議記錄應準確。會議中所形成的決策要突出承擔行動的責任人姓名、時間及標準。表明下次會議的日期和時間。、會議的總結(jié)、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。、會議資料、領導講話稿、代表發(fā)言稿、新聞報道資料的匯總，總結(jié)工作及印刷發(fā)放代表通訊錄。、代辦與會人員返程及他程的交通票務及其他委托代辦服務。、歡送代表工作。、會議費用的結(jié)算工作。四、人員職責會務負責人1) 聯(lián)絡協(xié)調(diào)—對內(nèi)負責與所領導及各科室負責人的溝通，制定會議計劃書及工作進度表，確保會議順利完成?！獙ν庳撠熍c各參會領導及參會人員之間的聯(lián)絡，確認人員名單及行程安排?！獏f(xié)調(diào)會務工作人員的活動。2) 制定會議方案并實施—負責擬定和調(diào)整會議方案，會議組織程序，并上報相關領導審核。 —負責協(xié)調(diào)各職能組分工，并確認工作安排和進程。3) 會場及住宿安排—負責會議酒店(場地)接洽、預訂及協(xié)議簽訂?！撠煏h期間與會人員的食
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