【文章內(nèi)容簡介】 列因素的可獲得性： —— 策劃審核所需的充分和適當?shù)男畔ⅲ? —— 受審核方的充分合作， —— 充分的時間和資源。 當審核不可行時，應當在與受審核方協(xié)商后向審核委托方建議替代方案。 選擇審核組 當已明確審核可行時，應當選擇審核組，同時考慮實現(xiàn)審核目的所需的能力。當只有一名審核員時，審核員應承擔審核組長全部適用的職責。第 7 章 包含了確定所需能力的指南，并描述了評價審核員的過程。 當決定審核組的規(guī)模和組成時，應當考慮下列因素： a） 審核目的、范圍、準則以及預計的審核時間； b） 是否結合審核或聯(lián)合審核； c） 為達到審核目的，審核組所需的整體能力 。 d） 適用時，法律法規(guī)、合同和認證認可的要求； e） 確保審核組獨立于受審核的活動并避免利益沖突； f） 審核組成員與受審核方的有效協(xié)作能力以及審核組成員之間共同工作的能力； g） 審核所用語言以及對受審核方社會和文化特點的理解，這些方面可以通過審核員自身的技能或技術專家的支持予以解決 。 保證審核組整體能力的過程應當包括下列步驟： —— 識別為達到審核目的所需的知識和技能； —— 選擇審核組成員以使審核組具備所有必要的知識和技能。 若審核組中的審核員沒有完全具備審核所需的知識和技能，可通過技術專家予以滿足。技術專家應當在審核員的指導下進行工作。 審核組可以包括實習審核員 ,但實習審核員不應當在沒有指導或幫助的情況下進行審核。 在第 4 章所描述的審核原則的基礎上，審核委托方和受審核方均可依據(jù)合理的理由 13 申請更換審核組的具體成員。合理的理由包括利益沖突（例如：審核組成員是受審核方的前雇員或 曾經(jīng)向受審核方提供過咨詢服務）和以前缺乏職業(yè)道德的行為等。這些理由應當與審核組長和管理審核方案的人員溝通，在決定更換審核組成員之前，他們應當與審核委托方和受審核方一起解決有關問題。 與受審核方的初始接觸 與受審核方就審核的事宜建立初步聯(lián)系可以是正式或非正式的，但應當由負責管理審核方案的人員或審核組長進行。初步聯(lián)系的目的是： a) 與受審核方的代表建立溝通渠道； b) 確認實施審核的權限； c) 提供有關建議的時間安排和審核組組成的信息 ； d) 要求獲得相關文件，包括記錄； e) 確定適 用的現(xiàn)場安全規(guī)則； f) 對審核做出安排； g) 就觀察員的參與和審核組向導的需求達成一致意見。 文件評審 在現(xiàn)場審核前應當評審受審核方的文件，以確定文件所述的體系與審核準則的符合性。文件可包括管理體系的相關文件和記錄及以前的審核報告。評審應當考慮組織的規(guī)模、性質和復雜程度以及審核的目的和范圍。在有些情況下，如果不影響審核實施的有效性，文件評審可以推遲至現(xiàn)場審核開始。在其他情況下，為獲得對可獲得信息的適當了解，可以進行現(xiàn)場初訪。 如果發(fā)現(xiàn)文件不使用、不充分，審核組長應當通知審核委托方和負責管 理審核方案的人員以及受審核方。應當決定審核是否繼續(xù)進行或暫停直至有關文件的問題得到解決。 現(xiàn)場審核的準備 編制審核計劃 審核組長應當編制一份審核計劃，為審核委托方、審核組和受審核方之間就審核的實施達成一致提供依據(jù)。審核計劃應當便于審核活動的日程安排和協(xié)調(diào)。 審核計劃的詳細程度應當反映審核的范圍和復雜程度。例如對于初次審核和監(jiān)督審核以及內(nèi)部和外部審核，內(nèi)容的詳細程度可以有所不同。審核計劃應當有充分的靈活性，以允許更改，例如隨著現(xiàn)場審核活動的進展，審核范圍的更改可能是必要的。 審 核計劃應當包括： a） 審核目的； b） 審核準則和引用文件； c） 審核范圍，包括確定受審核的組織單元和職能的單元及過程； d） 進行現(xiàn)場審核活動的日期和地點； 14 e） 現(xiàn)場審核活動預期的時間和期限，包括與受審核方管理層的會議及審核組會議； f） 審核組成員和向導的作用和職責； g） 向審核的關鍵區(qū)域配置適當?shù)馁Y源。 適當時，審核計劃還應當包括： h） 確定受審核方的代表； i） 當審核工作和審核報吿所用語言與審核員和（或）受審核方的語言不同時，審核工作和審核報吿所用的語言； j) 審核報告的主題； k） 后勤安排（交通、現(xiàn)場設施等）； l） 保密事宜； m) 審核后續(xù)活動。 在現(xiàn)場審核活動開始前，審核計劃應當經(jīng)審核委托方評審和接受，并提交給受審核方。 受審核方的任何異議應當在審核組長、受審核方和審核委托方之間予以解決。任何經(jīng)修改的審核計劃應當應單在繼續(xù)審核前征得各方的同意。 審核組工作分配 審核組長應當與審核組協(xié)商，將具體的過程、職能、場所、區(qū)域或活動的審核職責分配給審核組每位成員。審核組工作的分配應當考慮審核員的獨立性和能力的需要、資源的有效利用以及審核 員、實習審核員和技術專家的不同作用和職責。為確保實現(xiàn)審核目的，可隨著審核的進展調(diào)整所分配的工作。 準備工作文件 審核組成員應當評審與其所承擔的審核工作有關的信息，并準備必要的工作文件，用于審核過程的參考和記錄。這些工作文件可以包括： —— 檢查表和審核抽樣計劃； —— 記錄信息（例如：支持性證據(jù)，審核發(fā)現(xiàn)和會議的記錄）的表格。 檢查表和表格的使用不應當限制審核活動的內(nèi)容，審核活動的內(nèi)容可隨著審核中收集信息的結果而發(fā)生變化。 工作文件，包括其使用后形成的記錄，應至少保存到審核結束。關于審核完成后文件的保存見 條款。審核組成員在任何時候都應當妥善保管涉及保密或知識產(chǎn)權信息的工作文件。 現(xiàn)場審核的實施 舉行首次會議 應當與受審核方管理層，或者（適當時）與受審核的職能或過程的負責人召開首次會議。首次會議的目的是： 15 a) 確認審核計劃； b) 簡要介紹審核活動如何實施； c) 確認溝通渠道； d) 向受審方提供詢問的機會。 實用幫助 首次會議 在許多情況下，例如小型組織中的內(nèi)部審核，首次會議可簡單地包括對即將實施的審核的溝通和對審核性質的解釋。 對于其他審核情況，會議應當是正式的，并保存出席人員的記錄。會議應當由審核組長主持。 適當時，首次會議應當包括以下內(nèi)容： a）介紹與會者，包括概述其職責； b）確認審核目的，范圍和準則； c）與受審核方確認審核日程以及相關的其他安排，例如：末次會議的日期和時間，審核組和受審核方管理層之間的中間會議以及任何新的變動。 d）實施審核所用的方法和程序，包括告知受審核方審核證據(jù)只是基于可獲得的信息樣本，因此，在審核中存在不確定因素。 e）確認審核組和受審核方之間的正式溝通渠道； f）確認審核所使用的語言； g）確認在審核中將及時向受審核方通報審核進展情況； h）確認已具備審核組 所需的資源和設施； i）確認有關保密事宜； j）確認審核組工作時的安全事項、應急和安全程序； k）確認向導的安排、作用和身份； l）報告的方法，包括不符合的分級； m）有關審核可能被終止的條件的信息； n）對于審核的實施或結論的申訴系統(tǒng)的信息。 審核中的溝通 根據(jù)審核的范圍和復雜程度，在審核中可能有必要對審核組內(nèi)部以及審核組與受審核方之間的溝通作出正式安排。 審核組應當定期討論以交換信息，評定審核進展情況，以及需要時重新分派審核組成員的工作 。 在審核中，適當時，審核組長應當定期向受審核方和審核委托方通報審核進展及相關情況。在審核中收集的證據(jù)顯示有即將發(fā)生的和重大的風險（如安全、環(huán)境、質量方面）可能時，應當立即報告受審核方，適當時向審核委托方報告。對于超出審核范圍之外的引起關注的問題，應當指出并向審核組長報告，可能時，向審核委托方和受審核方通報。 16 當獲得的審核證據(jù)表明不能達到審核目的時，審核組長應當向審核委托方和受審核方報告理由以確定適當?shù)拇胧?。這樣的措施可以包括重新確認或修改審核計劃、改變審核目的、審核范圍或終止審核。 隨著現(xiàn)場審核的進 展，若出現(xiàn)需要改變審核范圍的任何情況，應當經(jīng)審核委托方和（適當時）受審核方的評審和批準。 向導和觀察員的作用和職責 向導和觀察員可以與審核組隨行，但不是審核組成員 , 不應當影響或干擾審核的實施。 受審核方指派的向導應當協(xié)助審核組并且根據(jù)審核組長的要求行動。他們的職責可包括： a) 建立聯(lián)系并安排面談時間； b) 安排對場所或組織的特定部分的訪問； c) 確保審核組成員了解和遵守有關場所的安全規(guī)則和安全程序； d) 代表受審核方對審核進行見證； e) 在收集信息的過程中，作出澄清或提供幫 助。 信息的收集和驗證 在審核中，與審核目的、范圍和準則有關的信息，包括與職能、活動和過程間接口有關的信息，應當通過適當?shù)某闃舆M行收集并驗證。只有可證實的信息方可作為審核證據(jù)。審核證據(jù)應當予以記錄。 審核證據(jù)基于可獲得的信息樣本。因此，在審核中存在不確定因素，依據(jù)審核結論采取措施的人員應當意識到這種不確定性。 圖 3 提供了從收集信息到得出審核結論的過程概述。 信息源 通過適當抽樣收集和驗證 審核證據(jù) 對 照審核準則進行評價 審核發(fā)現(xiàn) 評審 17 審核結論 圖 3 從收集信息到得出審核結論的過程概述 收集信息的方法包括： —— 面談； —— 對活動的觀察； —— 文件評審。 實用幫助 信息源 所選擇的信息源可以根據(jù)審核的范圍和復雜程度而不同，可包括： a）與員工及其他人員的面談； b）對活動、周圍工作環(huán)境和條件的觀察； c）文件，例如：方針、目標、計劃、程序、標準、指導書、執(zhí)照和許可證、規(guī)范、圖樣、合同和訂單； d）記錄，例如：檢