【文章內(nèi)容簡(jiǎn)介】 編制目錄、卡片、索引等檢索工具，編輯檔案文件匯集的各種參考資料，以便于查閱。要定期檢查檔案存放狀況，對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或，作其他技術(shù)處理，機(jī)密文件、資料歸檔要注意保密，并采取專門(mén)的保密措施，專門(mén)保管。3．檔案資料的立卷歸檔的時(shí)限：1〉文書(shū)文件等類檔案資料每年內(nèi)歸檔一次；2〉財(cái)務(wù)檔案每年歸檔一次；3〉施工技術(shù)檔案，質(zhì)量體系運(yùn)行管理資料在工程竣工驗(yàn)收后12日內(nèi)完成歸檔工作。4〉工程經(jīng)濟(jì)檔案，在每項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后，半年內(nèi)，完成歸檔工作。5〉公司人事檔案、職工技術(shù)、職工勞資、社會(huì)保險(xiǎn)及車(chē)輛檔案每年度內(nèi)整理歸檔一次；6〉質(zhì)量安全資料檔案每年度內(nèi)整理歸檔一次；7〉公司大型機(jī)械設(shè)備檔案每年度內(nèi)整理歸檔一次。4．檔案的查閱與借用：1〉檔案歸檔后，需查閱或借用時(shí)，必須經(jīng)專業(yè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人辦理查閱或借用手續(xù)，并由檔案員做好登記，否則任何人無(wú)權(quán)查閱或借用；2〉凡屬公司需對(duì)外保密的檔案資料，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦好登記手續(xù)后，方可查閱或借用；3〉各種圖集、書(shū)籍、文書(shū)檔案由檔案員辦理查閱或借用手續(xù)；4〉查閱檔案資料只限所查范圍，不得翻閱無(wú)關(guān)內(nèi)容，對(duì)檔案資料必須注意愛(ài)護(hù)，不得損壞，不得涂改、勾畫(huà)、剪截和拆卷，更不準(zhǔn)抽取或撕毀張頁(yè)等。如發(fā)現(xiàn)上述情況，檔案員有權(quán)立即制止，停止查閱；并按有關(guān)規(guī)定予以處理；5〉對(duì)批準(zhǔn)摘抄、復(fù)制和借出的檔案資料，必須妥善保管，不準(zhǔn)公布、翻印、轉(zhuǎn)借和擴(kuò)大閱讀范周?chē)?〉利用檔案資料完畢后，要親自送還，經(jīng)審查無(wú)誤注銷(xiāo)查借手續(xù)。5．檔案鑒定銷(xiāo)毀：1〉按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，檔案保管期限劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。永久指無(wú)限期保存；長(zhǎng)期保存為1650年；短期保存為15年以下；2〉短期保管的檔案，15年期滿后應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行復(fù)查，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以銷(xiāo)毀；長(zhǎng)期保存的檔案滿50年，經(jīng)鑒定小組再次鑒定確無(wú)繼續(xù)保存的必要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)都門(mén)批準(zhǔn)后方可銷(xiāo)毀；3〉對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案，要編造檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)手續(xù)進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)必須有兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)完畢，監(jiān)銷(xiāo)人員要簽字。4〉檔案資料保管期具體分類劃分詳見(jiàn)國(guó)家檔案法或青島市檔案管理規(guī)定。（十二）公司復(fù)印機(jī)使用制度：1．復(fù)印文件資料耍辦理登記審批手續(xù)，詳填復(fù)印時(shí)間、標(biāo)題、份數(shù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任以及核稿人批準(zhǔn)簽字后方可復(fù)印，超過(guò)30份的原則上應(yīng)打字印刷。2．不得使用復(fù)印機(jī)復(fù)印絕密文件和個(gè)人材料，否則需公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3．復(fù)印機(jī)由專人保管使用，其他人員非經(jīng)允許不得自行開(kāi)機(jī)。（十三）公司打字管理制度：l負(fù)責(zé)打印以公司名義發(fā)出的文件和公司領(lǐng)導(dǎo)同意印發(fā)的資料會(huì)議紀(jì)要等文件材料。2．凡需打印的文件必須經(jīng)核稿，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)及編號(hào)后，方可予以打印。3．打印文件材料要辦理登記手續(xù)。首先填好文印單，然后送公司或職能處室至領(lǐng)導(dǎo)以及核稿人簽字后。有核稿人送打字室打印。4．凡送打字室打印的文件、表格等，字跡要清楚，語(yǔ)句要通順。5．文件打印完畢，收稿人當(dāng)面清點(diǎn)原稿中的正文部分及打印好的文件并簽字，方可取走打印件。6．打字室為機(jī)要部門(mén)，打字員要嚴(yán)守機(jī)密，做到不泄密，不失密，和打印無(wú)關(guān)的人員不能進(jìn)入打印室。（十四）公司的報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度：1．公司的公私報(bào)刊、外來(lái)郵件、外發(fā)公啟、函電均由公司辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)。2．公司各部門(mén)因公需外發(fā)函、電，經(jīng)辦人應(yīng)到辦公室審批或登記后可自行到郵局發(fā)，也可由辦公室統(tǒng)一辦理。3．外來(lái)郵件一律經(jīng)辦公室簽收分發(fā)。4．凡掛號(hào)、書(shū)籍、包單、匯款單、貨運(yùn)單等由辦公室及時(shí)通知收件人并辦理簽收手續(xù)。5．一般公啟函電和職員私人信件，由辦公室每天收后及時(shí)送到各個(gè)部門(mén)或本人。6．不論公私郵件辦公室應(yīng)隨到隨清，及時(shí)分發(fā)，不得丟失損壞，擱置延誤。7．報(bào)刊訂購(gòu)每年由辦公室統(tǒng)一辦理一次，各部門(mén)可自行根據(jù)需要書(shū)面申請(qǐng)，總經(jīng)理批準(zhǔn)到辦公室辦理。個(gè)人訂購(gòu)可由辦公室辦理。8．報(bào)刊的收發(fā)均由辦公室負(fù)責(zé)并及時(shí)分發(fā)到各部門(mén)或個(gè)人。需集中裝訂閱覽的要做好管理工作。嚴(yán)禁個(gè)人私自拿走。（十五）值班制度：1．公司因工作需要，實(shí)行部門(mén)經(jīng)理級(jí)輪流值班制，值班時(shí)應(yīng)保持不漏崗、不退崗、按時(shí)交接班。2．及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)指示、通知、重要信息和電話，能決定處理的事件立即辦，否則及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3．負(fù)責(zé)處理和接待來(lái)訪者，并及時(shí)處理突發(fā)事件，如匪警、匪盜、火警、水災(zāi)等事件。4．應(yīng)堅(jiān)持記錄值班日志。記載的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，實(shí)事求是。值班人應(yīng)簽名。（十六）衛(wèi)生管理制度：1．辦公室對(duì)辦公樓內(nèi)的衛(wèi)生工作負(fù)全責(zé)，經(jīng)常不定期的對(duì)各衛(wèi)生區(qū)域的衛(wèi)生責(zé)任人進(jìn)行督促、檢查，確保辦公樓內(nèi)的衛(wèi)生狀況始終保持整潔。2．各衛(wèi)生區(qū)域的責(zé)任人應(yīng)對(duì)自己所管轄衛(wèi)生區(qū)域盡到職責(zé)，經(jīng)常督促檢查，及時(shí)處理好出現(xiàn)的問(wèn)題。3．辦公室對(duì)辦公樓內(nèi)的會(huì)議室、接待室、圖紙會(huì)審室、教室和公用樓道、廁所的衛(wèi)生負(fù)責(zé)，確保天天清掃，保證上述場(chǎng)所的衛(wèi)生清潔狀態(tài)。（十七）公司車(chē)輛管理制度：為使公司車(chē)輛規(guī)范化管理，與社會(huì)車(chē)輛管理同步，充分發(fā)揮一切車(chē)輛的使用效率，降低使用成本，特制定本制度：1．公司運(yùn)輸車(chē)輛均由公司主管部門(mén)統(tǒng)一管理。2．公司機(jī)關(guān)車(chē)輛均由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理與調(diào)配。除公司總裁專用車(chē)外，其余均為公司共同使用。3．公司機(jī)關(guān)車(chē)輛到市區(qū)以外辦事用車(chē)，應(yīng)向車(chē)輛主管部門(mén)申請(qǐng)，總經(jīng)理批準(zhǔn)。4．公司機(jī)關(guān)車(chē)輛任何領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門(mén)用車(chē)，必須遵守公司用車(chē)制度，凡因私用車(chē)應(yīng)事前請(qǐng)示經(jīng)理辦公室。5．公司所有車(chē)輛行車(chē)前須認(rèn)真做好例行安全檢查，在運(yùn)行途中應(yīng)特別注意安全行駛，遵守交通規(guī)則，認(rèn)真學(xué)習(xí)新的交通法規(guī)，若違規(guī)罰款由駕駛員負(fù)擔(dān)。6．司機(jī)每日要做行車(chē)日記，記錄出車(chē)情況，每月向車(chē)管部門(mén)報(bào)當(dāng)月的行車(chē)情況，車(chē)管部門(mén)審核。7．公司的車(chē)輛如發(fā)生交通事故，在30分鐘內(nèi)必須向公司分管部門(mén)報(bào)案，說(shuō)明事故原因，不允許駕駛員或相關(guān)者隨意處理，否則事故賠償及善后處理由其本人負(fù)責(zé)，交通事故的處理結(jié)果都要有當(dāng)事人簽名。8．對(duì)違反交通規(guī)則或因本人平時(shí)對(duì)車(chē)輛沒(méi)有很好檢查各安全部位，造成傷害時(shí)，其賠償金額由當(dāng)事人負(fù)擔(dān)。9．如發(fā)生交通事故當(dāng)事人受傷時(shí)，應(yīng)迅速送到附近醫(yī)院進(jìn)行治療，應(yīng)記錄下對(duì)方車(chē)輛的駕駛證號(hào)和車(chē)牌。記錄事故現(xiàn)場(chǎng)目擊者的姓名、住址和聯(lián)系電話，對(duì)模糊不清或把握不準(zhǔn)的問(wèn)題不能回答交通警察的詢問(wèn)，除完全認(rèn)定是自己的過(guò)失外，不能把原因全部攬于自己。10．年度審驗(yàn)均由公司車(chē)輛主管部門(mén)組織，各種車(chē)輛在接到年審?fù)ㄖ?，一律按年審要求進(jìn)行保養(yǎng)修理，達(dá)到一次上線合格。如三次達(dá)不到合格，罰車(chē)主負(fù)責(zé)部門(mén)500—1000元。11．節(jié)假日需要用車(chē)的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)派。12．對(duì)批準(zhǔn)的非公用車(chē)人應(yīng)負(fù)擔(dān)使用里程的油料費(fèi)用和過(guò)路費(fèi)。13．特殊情況如職員重病必須用車(chē)的經(jīng)批準(zhǔn)可以免費(fèi)使用。14．駕駛員不準(zhǔn)把車(chē)交給無(wú)證和轉(zhuǎn)借他人駕駛，發(fā)現(xiàn)類似情況一次者立即開(kāi)除，發(fā)生交通事故的一切費(fèi)用由本人承擔(dān)。15