【文章內(nèi)容簡介】 所謂周期，就是你辦事所采用的周期效應(yīng)。四、時間表有兩種形式可靈活地加以運用我的工作多半是一個人思考、設(shè)計，因此在一天的哪一個時間單位內(nèi)工作，比較無大礙。如果當(dāng)天有什么突發(fā)且非完成不可的事，也沒有必要立刻記到時間表上，事實上也不可能如此做。相反地，與人見面，或在特定場所（如攝影或錄音等）進行的工作，或與其他同仁一起做的工作的話，時間大致都會被限定。而且這種時間多半是不容更改或錯失的。因此最好使用有時間刻度的時間表。所以，事實上時間表是有兩種形式的。也因此，我特別設(shè)計出能滿足自己所需，將時間細(xì)分化及將必須完成的事列出的日計劃時間表及周計劃時間表。要充分地運用時間，最重要的就是產(chǎn)生一些東西，創(chuàng)造一些東西，或完成一些事情。忙碌無比，卻一事無成，是最令人覺得空虛的。掌握是為了使你充分運用時間。五、時間表管理之道與對方通過電話，確定了對方及自己的時間及約會討論的重點之后，就可以將日期及時間記入記事本中了。翻閱記事本，記入一些定期召開的企劃會議時間。整個時間表都被填得滿滿，黑壓壓的一片。這個月又是一個忙得不可開交，連喘口氣的時間都沒有的月份..。如果，時間管理是如此這般的話，就太沒有效率了。每看到這樣的日程表，就會感覺煩躁。每天被時間所追趕，不得稍有松懈，人生將是多么地乏味呀！至于我在時間的管理上，是將這些區(qū)分為“時間管理”與“行動管理”兩個部分?！跏棺约翰灰颐λ^“非做不可的事”與時間有關(guān)的項目之中，可以大略區(qū)分為兩個部分。第一就是“什么時候非做不可”，另一則是“什么時候非完成不可”。而所謂的“日程管理”，簡單地說，就是把這兩點在自己的生活中，適度地加以分配。也就是說“不慌不忙地工作”，而非攆鬼似地忙成一團。雖然在記事本上安排了密密麻麻的行程，但是卻使自己毫無充裕的空間，我想一樣是毫無效率可言的。若想制作“不慌亂的行程表”，以下幾點絕對必須考慮。、中期、短期的日程表具有互動關(guān)系。，要作倒數(shù)記日的記錄。4. 由自己所訂定的約會，要配合對方的時間。，也要配合自己的時間。不妨想想，當(dāng)我們還是孩子時，是如何渡過漫漫暑假的。一旦把大約.. 60天的暑假安排得密不通風(fēng)，自己的行動也同時被局限得死死的。因此，到不如把暑假作業(yè)完成了之后，再去旅行或游玩，時間安排得妥妥貼貼來得好些。有時候，全家要去旅行的日期，卻又有朋友來相邀，這時候是最令人感到左右為難的時候了。如果對方的邀請與自己的時間無法配合的話，就選個自己喜歡的旅行吧！工作也是一樣，重要的事情一定要能區(qū)分出“什么時候該完成”以及“什么時候開始進行”，如此才能有妥善的管理?！趵妙伾坝浱枀^(qū)分這個部分，在日程表上也占有相當(dāng)重要的地位。一般記錄欄的空間都相當(dāng)狹小，想要在這小小的空間里記下大量的內(nèi)容，就必須有相當(dāng)?shù)墓し?。，記下已知的時間。，不要全盤記錄其中。.。在記錄行程表時，利用.. 4色原子筆，公私事件即可一目了然（公事用藍(lán)色、私事用紅色。另外.. 2色則是雜記用黑色、已處理事項用綠色刪除）。以顏色區(qū)分別無它意，而是可以在紙面上看出還有哪些未處理的事項。此外，當(dāng)預(yù)定行程有所變動時，則以修正液加以修改，再以適當(dāng)色彩的筆記入，對預(yù)定行程的變更可一目了然。□時間管理的技巧。2. 保持較輕松的狀態(tài)，同時需有適當(dāng)?shù)木o張，并集中注意力于事物上。，而且要簡潔。A. 避免下列發(fā)言：純?yōu)榻忉尅⒅貜?fù)不變、和行動無關(guān)的發(fā).. B. 不要發(fā)表感想性的發(fā)言，例如“原來如此”、“相當(dāng)不錯”等，而應(yīng)發(fā)表和下一個行動有關(guān)，而且有建設(shè)性的發(fā)言。；；。、零碎時間?！酢?，否則便當(dāng)場決定并付諸行動。（未處理之文件）。4. 不要漫無計劃，事先限定好結(jié)束的預(yù)定時間之后再逐步執(zhí)行?！跻院诵乃伎脊芾頃r間.. 。，而不要將時間浪費在重點以外的地方。4. 加強篩選的能力，以便有效率地從眾多情報中發(fā)掘出真正有價值的情報。，也不要中斷。，并牢牢記住事情的核心和骨干，以備下次之需。，集中精神?！醮_定時間表一天的時間表日志時間表，是可以將最具體的內(nèi)容記入的行程表，通常是將一天分記在一頁或兩頁之中。但是，通常我們并不使用日志型的記事本。因為這種型式的記事本，常常會使預(yù)定項目與雜記項目混在一起。日志型的行程表，只使用于特別的用處（例如：旅游等）。然而卻極適用于分類使用。也就是記事本中分為日志及金錢出納等，是公司保存業(yè)務(wù)報表的一種。大體而言，市面上出售的日志行程表可分為“預(yù)定及摘要”兩部分。亦即“應(yīng)完成事項、時間表、摘要記錄欄”等，這些是記錄日程表的三大主干。我們并不將行程表分此三部分，而是以另一種形態(tài)去處理，亦即“今日應(yīng)做事項”、“今日預(yù)定事項”、“今日記錄”等三個主干來記錄。內(nèi)容分述如下：。，以此代替日志。日志一天需要一張紙，一個月就要 3O張。但是以我們的方法，則只要 5～6張即可。但是，因為這種方法會使預(yù)定事項與摘要記錄分離，日后在整理上可能會有困難，因此這是它最大的缺點所在。作記錄有趣的一面前面我們已經(jīng)談過，日志時間表是由“預(yù)定事項與摘要記錄”所構(gòu)成?，F(xiàn)在，就讓我們再深入地談一談。在日志的某一頁中，事先記錄預(yù)定要做的事情。當(dāng)然，也有人到當(dāng)天才記錄的。而且，一天過去了，事情也結(jié)束了..而摘要記錄欄內(nèi)卻還記著當(dāng)天的事情。經(jīng)過了數(shù)年，連續(xù)的記錄就成為連貫的行動記錄，這種記錄資料很容易就可喚起我們的記憶，這個時候，它不僅只是記憶而已，保存它，作為日后參考之用，實在具有相當(dāng)大的價值。不論是從事什么樣的業(yè)務(wù)，一定會預(yù)定一些年度大事。例如：4月份的新工人培訓(xùn)、冬天時間的防霜害準(zhǔn)備..等等。這時候，因為有了往年的記錄，于是這些舊記錄便成了一項有力的參考依據(jù)。這種“記錄性”具有日志及日記兩方面的功能。日志是以事實關(guān)系為重點所作成的記錄，小學(xué)生的家庭聯(lián)絡(luò)簿就可以作為代表。因此，業(yè)務(wù)日報及金錢出入等項目也許可以歸入此一類別。與日志有些類似的是日記，日記里會融入個人的感情及情緒。如果能夠把這兩者巧妙的放進我們的日志行程表里，將會是一本參考性頗高的個人史。確定一周時間表前面我們已經(jīng)提到，基本上我們的行動是以“周”為單位，所以行程表也是以周而完成設(shè)計。一般而言，所謂一周即代表行動的一個循環(huán)。所以大部分的人在行事方面，應(yīng)該都是以周為單位吧！周志行程表是在小小的筆記本紙張上，將一周行事做成一覽表。這實在是件很麻煩的事情，因為“7”是個奇數(shù)，我們要將一張紙分割成 7部分看實在不容易。市面上銷售的周志行程表，則有兩種設(shè)計形式。①左頁分成 7個部分的行程表，右頁則維持空白，若將白紙部分亦分成7部分，則是雙周份的行程表。②左頁區(qū)分成三部分，為周一至周三，而右頁則與左頁同樣間格也區(qū)分為周四、周五兩天，剩余的 1/3則為周六部分。這兩種形式都是一長一短。但它們共同的不便之處，則是行程表的可用空間很小。仔細(xì)想想，由深夜至次晨的這段時間，是我可以自由運用的最大空間?？墒鞘忻嫔纤溬u的產(chǎn)品，卻完全忽略了這一點，希望今后廠商能注意到這一點。事實上，24小時的周歷表，的確需要處處顧慮周詳些。我也曾經(jīng)從事過播音員的工作，不論是廣播電臺或是出版社等新聞傳播，幾乎全都是 24小時式（全天候）。而在近來，一些公司及廠家，基于實際需要，也漸漸走上24小時全天候工作的時代。記事本如果不能夠順應(yīng)此一時代潮流的話，恐怕也無法成為商場上的有利武器了?；谏鲜鲈?，經(jīng)過多方嘗試的結(jié)果，我仍然無法找到一本適合自己使用的記事本；于是也只好在可能的范圍內(nèi)，制作一本適合自己使用的記事本了。100頁的圖表，也就是我們經(jīng)常使用的周歷。我們不妨就參照該頁所示，來進行說明。，必須與中程、長程計劃相連貫。為了兼顧短、中、長期計劃的要求，最好是有周歷及月歷的對照表，如此方能使自己的計劃更周延。，要設(shè)置“本周任務(wù)欄”此欄是為了使前述的“何時開動”及“何時完成”更為明確而設(shè)。對凡事都一板一眼的人，這一點的設(shè)計更重要，而且不急不徐會使時間更為充裕。一般公司商號都是周休兩日制，因此美好的周六、周日更不能不好好加以利用?；诖艘焕碛桑宜O(shè)計的記事本當(dāng)中，星期日那一欄最為寬廣。寫些蠅頭小字，橫寫要比直寫省時。24小時當(dāng)中，只有深夜及清晨才算完完全全的屬于自己。尤其是對我而言，早上 4點一直到我去上班為止，更是我最寶貴的自由時間。對那些周休兩日的人而言，周六及周日是他們足以充分利用的大好時光。當(dāng)然，記入記事本的時間，最好是“已決定的時間”。而且時間一旦決定就要立即記入，對于完全掌握在自己手中的自由時間，則不妨好好地計劃一番吧！建立一個月的時間表目前人們生活是以每周日程表為中心。我想絕大多數(shù)的人也都和我差不多。但是以“月歷行程”為中心的人，應(yīng)該也數(shù)不少吧！然而日程表的設(shè)立，應(yīng)該也不外乎是這兩種主要形式！工作本身是以周為單位，則以周歷為中心。如果在工作當(dāng)中必須與許多人接觸，周歷則會更為方便。然而工作性質(zhì)須以一個月、甚至兩個月為單位的人，則以使用“月歷行程表”較佳。也就是說，在決定“日程表重點”的同時，仍然要與其他的日程表之間有著彼此互動的關(guān)系。此時要考慮的是“將工作更具體而簡易地推展，減少不必要的時間浪費”，這就是制作日程表的基本前提。“每周”為中心的情形以周為單位安排 1個月..短期以月為單位安排 2—3個月..中期以年為單位（半年—1年）..長期“每月”為中心的情形以日為單位安排 1周..短期以月為單位安排 1個月..中期以年為單位（半年—1年）...長期這種整理方式可能使得整體更趨于具體，同時也可使我們不斷地將周日程表，轉(zhuǎn)記為月時間表的情形。3周內(nèi)的預(yù)定工作，A就先填入周時間表；B再填入月時間表?！霸路菪谐瘫怼贝笾驴煞譃閮煞N。一種是傳統(tǒng)的橫式書寫形式，另一種則是最近流行的歷式書寫形式。橫式的特征是都有時間的標(biāo)示，亦即可當(dāng)成“日程表”來使用。在這種情形下，就兼具“月行程表”與“日行程表”的功能。至于歷式的特征，由于具有與一般月歷的版面設(shè)計，所以較易掌握每日時間表。連每周固定會議的次數(shù)也可一目了然。因版面設(shè)計的緣故，大多未標(biāo)示時間，所以就很難有效地做更為詳細(xì)的時間管理。而且空間不大，因此也無法記錄太多的事項。而我們的“月日程表”，則是沒有標(biāo)示時間的對折歷式行程表。這種對折式的日歷式日程表，前后周或月份之間的互動情形比較容易完全掌握。如此一來雖然未標(biāo)示時間，也不致會有無法縱觀全局的困擾。其中并以格式表格，可直接供整理重要事項的專欄。為其特點。因而使這一個月的全貌和主題，都可在周行程表中具體地展現(xiàn)出來。建立全年的時間日程表？何謂長期？行程表中可分為短期和長期等不同之類別。我想每個人對期間長短的感覺并不相同。以我個人而言，我將一個月以內(nèi)視為短期，數(shù)個月至半年視為中期、半年至一年視為長期。我們的記事本就是以這種區(qū)分方式來組合行程表。也就是說，周行程表為一個月、月行程表為兩個月，而所謂的年行程表則由 8個月組合而成。這并非一開始即有此規(guī)劃，而是自然形成的。亦即在處理日常業(yè)務(wù)和自己的生活上，就某種具體性所考量的期間即為8個月（半年至一年）左右。然而，這種“全年行事歷”的功能何在？一般認(rèn)為有兩項功能。第一項功能是發(fā)揮“訂定預(yù)定計劃”，亦即是行程表的基本功能；第二項功能是發(fā)揮“參考、參照”的作用。訂定預(yù)定計劃主要是對今后的事件加以預(yù)測。正如在年底對這一年做完反省后，將下一年的目標(biāo)記入筆記中的行為，正符合“年行事歷”的使用目的。大多數(shù)人在進行計劃的同時，會將固定的節(jié)日標(biāo)示出來，例如結(jié)婚紀(jì)念日、某人的生日等等，這其實就已經(jīng)具備了預(yù)定計劃的性質(zhì)。因此，各位何不更進一步地將下一年度的預(yù)定計劃加以整編規(guī)劃。例如，若打算在 6月下旬盤點存貨，就將它特別在記事本上標(biāo)示出來，其他的預(yù)定計劃也依序預(yù)先填入訂定計劃。若及早有些覺悟的話，將可減少身心方面的疲勞。而事先預(yù)定休假，或許還可借此振奮自己。在訂定預(yù)定的計劃時，不妨參考過去的經(jīng)驗。或許可經(jīng)由參照過去某些的記事本，而將 6月下旬的盤點工作，訂定在第三周的周五。這也是“全年行事歷”的第二項功能，其中所指的“參考、參照”也就是指參考過去行動的結(jié)果。一點一滴的記錄是堅持不間斷的秘訣一般都將“日程表”視為“預(yù)定表”。因此記錄的內(nèi)容都以未來的事項為主，但是如此一來將無法活用日程表。其實應(yīng)將非預(yù)定的事項也記錄下來，因為在兩三年后，將可惜著這些事項而了解整個事件的流程。這可說是擴大并充實“參考價值”的重要方法。從使用記事本的第一年起，就不可遺忘加入行動記錄。在使用記事本的第一年中，或許由于你不熟悉環(huán)境的變化而無法掌握要領(lǐng)。所以這段期間，必定也會因為許多瑣碎的事而忙得不可開交。心情煩躁、為明天預(yù)定的事項感到茫然——每天不斷重演這樣的情節(jié)。這時就應(yīng)該立刻將預(yù)定的工作記錄下來，如此第二年便可輕松多了，免得到時候又是茫然不知。當(dāng)然，這個記錄若能當(dāng)成日記般地保留下來最好。若能持續(xù)數(shù)年的話，將更具有相當(dāng)?shù)膬r值。不過也可以不必如此大費周折。在“全年日程表”中不記下數(shù)字的話，也有相當(dāng)?shù)男в茫膊灰欢ㄊ裁词露家瘛皩懭沼洝彼频赜浵隆Ｈ裟馨烟厥馐录⒆兏马椀扔涗浵聛淼脑?，就不會感到有什么?fù)擔(dān)。例如：在 4月 1日原來預(yù)定的事項，因故而提前時，這時只要記入“已變更”，事后看來就方便多了。以電臺的廣播主持人而言，每年業(yè)務(wù)的內(nèi)容常常是一再重復(fù)的，所以根據(jù)過去的記事本就可提供許多參考。每當(dāng)我遇到困難時，都會看一看數(shù)年前的記事本。若能寫下商品發(fā)貨量的變化等，記事本就更能成為有用的資料。建立終生計劃規(guī)劃人生是時間管理中最長期、也最抽象的計劃。它的另一種說法是，充滿許多夢想的行事歷。由于平均壽命的延長。整個世界已進入人生 80年的時代，而