【正文】 與客戶 單位員工正式 見面 的 程序性工作會(huì)議 ，又是將項(xiàng)目信 息正式告知 客戶 單位員工， 并進(jìn)行發(fā)動(dòng)的動(dòng)員會(huì)議，也是項(xiàng)目正式啟動(dòng)的標(biāo)志性會(huì)議。 討論重點(diǎn) 小組討論的重點(diǎn)內(nèi)容包括 但不限于 ： （ 1）根據(jù)項(xiàng)目建議書和初步調(diào)查情況， 項(xiàng)目組成員 通過討論，了解客戶單位 的基本情況和此次咨詢的目的、要求等 ，明確項(xiàng)目范圍 ； （ 2） 對(duì)咨詢?nèi)藛T分工 進(jìn)行 討論 ，組成各個(gè)咨詢專題小組，并確定各小組的工作 ， 要求項(xiàng)目組成員進(jìn)行工作準(zhǔn)備 ； （ 3） 討論咨詢項(xiàng)目進(jìn)展計(jì)劃 ； （ 4）討論確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)基本規(guī)則； （ 5）討論可能的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施； （ 6） 研究商討其它有關(guān)事情，如進(jìn)場(chǎng)后的生活安排 ；向咨詢委托單位正式發(fā)出進(jìn)場(chǎng)通知書等。作為一名優(yōu)秀的 項(xiàng)目管理 咨詢?nèi)藛T，還必須是一名有激情的思想者，必須喜歡創(chuàng)造新思維， 喜歡發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題。 3） 監(jiān)督、計(jì)劃和 調(diào)配資源以支持項(xiàng)目運(yùn)作。 （ 3）共 同參與：客戶與咨詢公司共同成立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)委員會(huì)與項(xiàng)目小組。然而，即使如此，多數(shù)客戶仍然很難知道咨詢公司的具體工作業(yè)績(jī)與能力。 2． 注意設(shè)法縮小在最初會(huì)見中客戶提出的顧 慮。 6．需要客戶所提供的支持條件、對(duì)配套設(shè)施的要求等。 公司 應(yīng) 十分尊重項(xiàng)目經(jīng)理的意見 ，同時(shí) 考慮項(xiàng)目的性質(zhì)與規(guī)模，公司正在進(jìn)行和將要進(jìn)行的咨詢工作，公司可用的咨詢?nèi)藛T等各方面因素， 對(duì)于項(xiàng)目組的成員進(jìn)行統(tǒng)籌安排。 公司應(yīng) 給予指導(dǎo)、 支持 和幫助 。 19 文件和資料的主要內(nèi)容 需準(zhǔn)備的文件和資料主要應(yīng)包括： （ 1）項(xiàng)目管理知識(shí)體系培訓(xùn)課件； （ 2） 訪談?wù){(diào)研提綱； （ 3）《調(diào)查問卷》設(shè) 計(jì)； （ 4）有關(guān)參考資料。通過作業(yè)性進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)施，保證控制性進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)。 周工作計(jì)劃的執(zhí)行 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目組成員并協(xié)調(diào)客戶單位，保證周工作計(jì)劃的執(zhí)行，以保證整個(gè)咨詢項(xiàng)目的工作進(jìn)度。 27 可以讓被訪談?wù)叩街付ǖ攸c(diǎn)，也可以直接到被訪談?wù)叩墓ぷ髦剡M(jìn)行。 反復(fù)對(duì)比求證 訪談中，不要輕易相信首先得到的信息，千萬不能“先入為主”。 （五）改善方案 31 即建立項(xiàng)目管理體系方案。 培 訓(xùn)內(nèi)容 第二 期項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn) 的內(nèi)容應(yīng)是 《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》（ PMBOK 指南）（第四版）中的 第 2 部分 單個(gè)項(xiàng)目 的 項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)的 相關(guān)知識(shí)，即： 第 3 章 單個(gè)項(xiàng)目的項(xiàng)目管理過程 項(xiàng)目管理過程間作用 項(xiàng)目管理過程組 啟動(dòng)過程組 規(guī)劃過程組 執(zhí)行過程組 監(jiān)控過程組 收尾過程組 34 11 項(xiàng)目管理職能分析 分析目的 （ 1）通過對(duì)客戶單位在項(xiàng)目管理方面為了 實(shí)現(xiàn)所擔(dān)負(fù)的對(duì)社會(huì)、對(duì)股東、對(duì)員工的社會(huì)功能和經(jīng)濟(jì)功能時(shí)，必須履行的項(xiàng)目管理職能進(jìn)行系統(tǒng)梳理和分析，盡量做到不缺失，以明確到底應(yīng)該做哪些“正確的事”。 通過項(xiàng)目管理職能的梳理分析，這種可能性將暴露得更為明顯。在匯報(bào)和聽取意見中， 要抱著研究的態(tài)度，既要廣采眾議，又要堅(jiān)持原則。 特別是客戶單位將要參與項(xiàng)目管理體系文件編制的編寫人員。 XXXXX 公司項(xiàng)目管理職能分配表（樣表） 一級(jí)職能 二級(jí)職能 三級(jí)職能 分配結(jié)果 責(zé)任部門 /崗位 配合部門/崗位 1 項(xiàng)目整合管理職能 制定項(xiàng)目章程 收集資料 項(xiàng)目管理辦公室 經(jīng)營(yíng)部、合同部 項(xiàng)目章程的制定 項(xiàng)目章程的論證 各部門、項(xiàng)目部 41 項(xiàng)目章程的報(bào)批 項(xiàng)目章程的下發(fā)與執(zhí)行 項(xiàng)目部 制定項(xiàng)目管理 計(jì)劃（略） 匯報(bào)與 討論 咨詢項(xiàng)目組 召集會(huì)議，進(jìn)行《項(xiàng)目管理職能分配建議方案》的匯報(bào)。 《建議方案》的內(nèi)容應(yīng)包括： （ 1）前言 簡(jiǎn)述提出本建議方案的背景。 安排客戶單位相關(guān)部門進(jìn)行分析 發(fā)放電子版本的分析表，安排客戶單位相關(guān)部門進(jìn)行分析，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)交到咨詢項(xiàng)目組。 改善方案 要切實(shí)可行 改善方案是診斷報(bào)告 的核心內(nèi)容，根據(jù) 客戶單位 的基本情況和主要問題，制定出科學(xué)的改善方案是診斷的主要目的。 對(duì)所收集的企業(yè)資料要組織查閱。 問題設(shè)計(jì) 包括《訪談提綱》的設(shè)計(jì)、《調(diào)查問卷》的設(shè)計(jì)、《資料名錄》的設(shè)計(jì)。因?yàn)槲覀儗?duì)所要進(jìn)行咨詢服務(wù)的 客戶單位 所在的行業(yè)可能是陌生的，對(duì)這個(gè) 客戶單位 則完全是陌生的，對(duì)這個(gè) 客戶單位 的項(xiàng)目管理的現(xiàn)狀和存在問題，以及產(chǎn)生問題的原因是無知的，而且正欲通過訪談尋求答案，正像一 個(gè)學(xué)生向老師求知一樣。即將計(jì)劃期內(nèi)需完成的 項(xiàng)目進(jìn)度目標(biāo) 分解為具體單元的咨詢 任務(wù)， 進(jìn)行 活動(dòng)定義。 其任務(wù)是： （ 1）安排咨詢活動(dòng)計(jì)劃，落實(shí)咨詢工作任務(wù)； （ 2） 分析與評(píng)價(jià)咨詢進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)與解決存在問題； 21 （ 3）信息發(fā)布，報(bào)告績(jī)效。小組成員要對(duì)咨詢項(xiàng)目建議書、咨詢合同 和客戶情況進(jìn)行全面討 論，達(dá)成對(duì)咨詢?nèi)蝿?wù)的共同認(rèn)識(shí)。 （ 3）．具備發(fā)現(xiàn)問題的創(chuàng)造力 15 管理 咨詢通常是一類建議或一系列的思維方式，所以咨詢?nèi)藛T最重要的資產(chǎn)是通過精確思考和認(rèn)真研究產(chǎn)生的有用思想。在實(shí)際的項(xiàng)目運(yùn)作過程中，無論是企業(yè)方還是公司方面都會(huì)有較多的問題需要協(xié)調(diào)，由于咨詢項(xiàng)目一般都會(huì)遠(yuǎn)離咨詢公司總部，因此項(xiàng)目經(jīng)理在整個(gè)咨詢過程中須不斷協(xié)調(diào)團(tuán)隊(duì)工作。對(duì)中國(guó)國(guó)情、文化、企業(yè)的了解使項(xiàng)目組可以將先進(jìn)的管理理論與中國(guó)企業(yè)的具體實(shí)際緊密結(jié)合。 10 2 咨詢 項(xiàng)目建議書 總要求 對(duì)于管理咨詢工作的優(yōu)劣很難有一個(gè)準(zhǔn)確的定量評(píng)價(jià)，主要原因是由于作為管理咨詢的核心內(nèi)容的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)是很難進(jìn)行量化考證的，再加上不同的企業(yè)對(duì)于管理咨詢成績(jī)的評(píng)價(jià)各不相同，使得客戶在考慮選擇咨詢公司時(shí)，一般會(huì)從公司的咨詢顧問結(jié)構(gòu)及咨詢公司的相對(duì)知名度去考慮。一份成功的咨詢建議書不僅要有吸引力，而且要有充實(shí)的內(nèi)容。 13 3 咨詢 項(xiàng)目組 的 組建 、建設(shè)與管理 總要求 咨詢項(xiàng)目組 的組建具有雙重科學(xué)性 ： 一則作為咨詢公司為保證項(xiàng)目的成功完成，需要考 慮進(jìn)行科學(xué)的人員配置，例如，在 對(duì)建筑企業(yè) 進(jìn)行咨詢時(shí)，就需考慮安排 有過類似經(jīng)驗(yàn)的顧問參與 ； 另外針對(duì)企業(yè)的不同結(jié)構(gòu)與性質(zhì)，要考慮項(xiàng)目組建后運(yùn)行方法的科學(xué)性，例如，在企業(yè)進(jìn)行人員的巨大變動(dòng)，企業(yè)的重大調(diào)整與決策時(shí)進(jìn)行項(xiàng)目運(yùn)行，會(huì)帶來更好的效果。 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)在項(xiàng)目啟動(dòng)之前盡可能的與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行面談。 提 高團(tuán)隊(duì)成員之間的信任和認(rèn)同感 在咨詢項(xiàng)目運(yùn)行過程中，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)通過團(tuán)隊(duì)基本規(guī)則、認(rèn)可與獎(jiǎng)勵(lì)以及運(yùn)用人際關(guān)系技能等， 提高團(tuán)隊(duì)成員之間的信任和認(rèn)同感 ，以提高士氣、減少 16 沖突和增進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。 20 5 咨詢 項(xiàng)目啟動(dòng) 咨詢項(xiàng)目組進(jìn)駐 進(jìn)駐時(shí)間 按照雙方約定，并 向 客戶 單位正式發(fā)出進(jìn)場(chǎng)通知書 。 控制性進(jìn)度計(jì)劃 控制性進(jìn)度計(jì)劃可包括：整個(gè)項(xiàng)目的總進(jìn)度計(jì)劃和分階段進(jìn)度計(jì)劃。 25 7 首期項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn) 培訓(xùn)時(shí)機(jī) 首期項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn) 應(yīng)在咨詢項(xiàng)目啟動(dòng)后立即進(jìn)行。 問卷調(diào)查 將要了解的問題設(shè)計(jì)成問卷的形式，讓 客戶單位 全體人員，或分層次選擇人員進(jìn)行填寫，然后對(duì)問卷答案進(jìn)行分析，達(dá)到訪 談的目的。對(duì)重要問題，一定要按訪談?dòng)?jì)劃和提綱，詢問每一位被訪談?wù)?，從不同或相同的回答中反?fù)對(duì)比求證。 編制 要領(lǐng) 客戶單位的現(xiàn)狀和問題要闡述清楚 診斷 報(bào)告 的基本任務(wù)就是調(diào)查、分析 客戶單位項(xiàng)目管理 的現(xiàn)狀和存在的主要問題，據(jù) 此提出切實(shí) 可行的改進(jìn)方案。 （ 2）通過項(xiàng)目管理職能分析， 為 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整 提供依據(jù)。 優(yōu)化調(diào)整的必要性 既然存在優(yōu)化調(diào)整的可能，必然體現(xiàn)優(yōu)化調(diào)整的必要。 在《建議方案》得到客戶單位領(lǐng)導(dǎo)層的同意后，正式向客戶單位的員工或管理骨干進(jìn)行宣講。 培訓(xùn)目的 （ 1） 增加受訓(xùn)人員的 項(xiàng)目管理知識(shí) ； （ 2）為下一步的項(xiàng)目管理體系文 件編制奠定理論和思想基礎(chǔ)。 內(nèi)容為： （ 1）《建議方案》的背景； （ 2）編制說明； （ 3）項(xiàng)目管理職能分配表（格式可參考樣表）。 提出優(yōu)化調(diào)整方案 咨詢項(xiàng)目組在匯總各種意見的基礎(chǔ)上，依據(jù)項(xiàng)目管理體系的要求，結(jié)合客戶 38 單位的實(shí)際，編制《 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和 /或崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整建議方案》（現(xiàn)應(yīng)是PPT 稿）。 XXXXX 公司 項(xiàng)目 管理職能分析表 （例表） 一級(jí)職能 二級(jí)職能 三級(jí)職能 1 項(xiàng)目整合管理 職能 制定項(xiàng)目章程 收集資料 項(xiàng)目章程的制定 項(xiàng)目章程的論證 項(xiàng)目章程的報(bào)批 項(xiàng)目章程的 下發(fā)與執(zhí)行 35 制定項(xiàng)目管理計(jì)劃 制定項(xiàng)目管理計(jì)劃的任務(wù)分配 資料的收集 項(xiàng)目管理計(jì)劃的分頭編制 項(xiàng)目管理計(jì)劃的匯總 項(xiàng)目管理計(jì)劃的論證 項(xiàng)目管理計(jì)劃的報(bào)批 項(xiàng)目管理計(jì)劃的執(zhí)行 項(xiàng)目管理計(jì)劃的更改 指導(dǎo)與管理項(xiàng)目執(zhí)行（略） 分析流程 理論培訓(xùn) 從理論上講清什么是職能分析、為什么要進(jìn)行職能分析和怎樣進(jìn)行職能分析。只有這樣，才能使診斷收到良好的效果。 落實(shí)專人對(duì)《調(diào)查問卷》進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，最好用各種統(tǒng)計(jì)圖表表示出來，并且附上分析意見。 著力訪談準(zhǔn)備 訪談策劃 采用哪些訪談形式、哪些人訪談哪些人、了解 哪些問題、從而達(dá)到哪些訪談目的，這就是訪談策劃。 端正訪談心態(tài) 應(yīng)抱著求知和學(xué)生的心態(tài)，而不能端著專家和老師的架子。 進(jìn)行工作分解。 活動(dòng)與任務(wù) 聯(lián)合項(xiàng)目組應(yīng)定期活動(dòng)，最好每周活動(dòng)一次。 會(huì)議任務(wù) 項(xiàng)目經(jīng)理 應(yīng)向 項(xiàng)目組成員介紹咨詢 任務(wù)的 主要內(nèi)容，了解 客戶對(duì)咨詢的態(tài)度和愿望等。咨詢?nèi)藛T只有以一系列應(yīng)用數(shù)學(xué)及現(xiàn)代管理學(xué)中廣泛應(yīng)用的方法為基礎(chǔ)，如運(yùn)籌學(xué)、評(píng)價(jià)鑒定法、關(guān)鍵線路法、排隊(duì)法等，利用計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)，才能明確一切與問題有關(guān)的要素（如目的、替換方案、模型、費(fèi)用、效果、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)等）同實(shí)現(xiàn)目標(biāo)之間的關(guān)系，提供完整的資料，以便決策者選擇最為合理的解決方法。 2） 充當(dāng)團(tuán)隊(duì)工作的協(xié)調(diào)者。 （ 1）法人意識(shí)：從咨詢師的立場(chǎng)出發(fā)保持中立性與客觀性，不會(huì)因?yàn)橥獠炕蛘吣硞€(gè)利益團(tuán)體的壓力而屈從，一切建議方案都在尊重事實(shí)的基礎(chǔ)上，以是否符合企業(yè)的法人意志和長(zhǎng)遠(yuǎn)利益作為出發(fā)點(diǎn) （ 2）注重實(shí)效：項(xiàng)目組強(qiáng)調(diào)深入了解客戶的業(yè)務(wù)、組織架構(gòu)與具體問題，并為客戶設(shè)計(jì)量身定做的解決方案。 適用范圍 適用于本公司 對(duì) 項(xiàng)目管理 咨詢過程 的控制。能夠準(zhǔn)確地了解客戶的具體需求，并能夠針對(duì)需求提出意向的解決方法。每一個(gè)咨詢項(xiàng)目的運(yùn)行都是以團(tuán)隊(duì)的方式進(jìn)行的，因?yàn)閳F(tuán)隊(duì)的互補(bǔ)性會(huì)降低由于個(gè)人決策帶來的巨大風(fēng)險(xiǎn)，并且一定程度上穩(wěn)定了項(xiàng)目的進(jìn)行。 項(xiàng)目組成員的能力要求 （ 1）．具備“ T”型知識(shí)結(jié)構(gòu) 咨詢 顧問除了要通曉一 門專業(yè)知識(shí)外，還必須懂得相關(guān)學(xué)科專業(yè)的知識(shí)，才具有接受、理解、鑒別、評(píng)價(jià)復(fù)雜難題的能力。 在咨詢項(xiàng)目運(yùn)行過程中，項(xiàng)目組成員應(yīng)執(zhí)行團(tuán)隊(duì)基本規(guī)則，和睦相處，團(tuán)結(jié)協(xié)作。 雙方正式見面 項(xiàng)目經(jīng)理帶領(lǐng)項(xiàng)目組成員正式拜訪 客戶 單位 的主要領(lǐng)導(dǎo)，并與客戶 單位 負(fù)責(zé)部門的部門負(fù)責(zé)人見面，建立聯(lián)系。 控制性進(jìn)度計(jì)劃已在編制《咨詢項(xiàng)目管理計(jì)劃》時(shí)完成（見 條款） ，咨詢 項(xiàng)目 組 應(yīng)加以貫徹執(zhí)行。 條件具備，則利用項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)進(jìn)行。這種形式的好處是問題的涉及面廣、被訪談的人數(shù)多，但問題了解的深度不夠。 不要反客為主 訪談活動(dòng)正確的場(chǎng)景應(yīng)該是，我們只是發(fā)問和引導(dǎo)，更多的時(shí)間是被訪談?wù)咧v情況、談看法。在診斷報(bào)告 中，必須把 客戶單位 的現(xiàn)狀和主要問題作為基本內(nèi)容，給予詳盡的介紹和說明。 （ 3） 通過項(xiàng)目管理職能分析，為項(xiàng)目管理職責(zé)分配和編制項(xiàng)目管理體系文件提供依據(jù)。為了全新的項(xiàng)目管理體系的建立與運(yùn)行，必須對(duì)客戶單位的 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和 /或崗位設(shè)置 進(jìn)行 優(yōu)化調(diào)整 。 形成正式方案 咨詢項(xiàng)目組將 PPT 稿的《建議方案》轉(zhuǎn)化成 Word 稿的《 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和 /或崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整方案》。 培訓(xùn)內(nèi)容 第三 期項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn) 的內(nèi)容應(yīng)是 《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》（ PMBOK 指南）（第四版）中的 第 3 部分項(xiàng)目管理 知識(shí)領(lǐng)域 的相關(guān)知識(shí)，即： 第 4 章 項(xiàng)目整合管理 第 5 章 項(xiàng)目范圍管理 第 6 章 項(xiàng)目時(shí)間管理 第 7 章 項(xiàng)目成本管理 第 8 章 項(xiàng)目質(zhì)量管理 第 9 章 項(xiàng)目人力資源管理 第 10 章 項(xiàng)目溝通管理 第 11 章 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理 第 12 章 項(xiàng)目采購(gòu)管理 由于本期 項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn) 的內(nèi)容較多，需要安排多課時(shí)進(jìn)行。 分配流程 提出《建議方案》 咨 詢項(xiàng)目組提出《項(xiàng)目管理職能分配建議方案》 （現(xiàn)應(yīng)是 PPT 稿） 。 征詢意見 咨詢項(xiàng)目組應(yīng)征詢和聽取客戶單位最高管理者和部門領(lǐng)導(dǎo)的意見，收集他們的想法、 建議和 要求。 三級(jí)職能 是指為了實(shí)現(xiàn)二級(jí)職能所必須進(jìn)行的具體業(yè)務(wù)活動(dòng)和管理工作。所謂問題突 出，就是要抓住主要矛