【正文】 第五節(jié) 文件的管理 第二十一條 各 部門 要有專人負責文書的處理管理工作，建立嚴格的管理制度，加強對相關(guān)人員的保密紀律教育，做好文件的管理工作。印章蓋在年、月、日的中上方，上沿不壓正文，下沿略壓 年、月、日，如正文末頁無空檔，可另起一空白頁注上日期蓋章，并在該頁的左上方標明 “ 此頁無正文 ” 字樣。以工會、社團名義發(fā)文的，由董事會和分管領(lǐng)導審核。各部門對上級發(fā)出的文件，需要匯報貫徹執(zhí)行情況的，要及時檢查反饋。 第十四條 各單位一般不得越級行文。 公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并標明發(fā)文單位和公文種類。公文統(tǒng)一由 綜合辦 人員收發(fā)、分辦、用印、立卷。 人、地、物名、引文及時間要具體、準確。 經(jīng)審核同意銷毀的文件，應派專車由 綜合辦 主任護送到上級機關(guān)指定的 造 紙公司監(jiān)視銷毀。 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。 綜合辦 對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。 對上級機要部門發(fā)來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的 “ 四對口 ” 核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。 文件簽發(fā)后，送 綜合辦 統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對，校對無誤方能復印、蓋章。 第二節(jié) 收文的管理 公文的簽收 1. 凡來公司公啟文件 （ 除公司領(lǐng)導訂啟的外 ） 均由公司收發(fā)員登記簽收后交綜合辦 拆封。如有領(lǐng)導 “ 批示 ” 、 “ 擬辦意見 ”，綜合辦 應責成有關(guān)部門 和人員按文件所提要求和領(lǐng)導批示辦理有關(guān)事宜。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫； 文稿擬就后，擬搞人應填附發(fā)文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、擬稿 部門 與擬稿人 ，并簽名、蓋章、標定日期和密級； 綜合辦 應根據(jù)公司的要求和上級有關(guān)指示精神，有關(guān)文件規(guī)定，對文稿進行審查和修改。 6月份正式向檔案館 （ 室 ）移交，清單一式兩份。 草擬公文應注意以下事項 內(nèi)容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規(guī)章。 第四條 各部門的公文，是傳達貫徹黨和國家的方針政策、請示和答復問題、指導和商洽工作，報告情況、交流經(jīng)驗的重要工具，必須認真做好公文處理工作。 函 平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請示批準等詢問和答復問題，用 “ 函 ” 。 第十二條 對市政府及政府各部、委、局，對市局及市局處室的請示或報告，與不相隸屬單位協(xié)商工作等，用行政名義行文。需要研究而不能馬上處理的，也要先書面或口頭簡要回復。年月日、人名、地名、文件名稱、事物名稱等，一般不要簡稱。 公文簽發(fā)后，由 綜合辦 負責打印、蓋章、裝訂、登記、分發(fā)。 第二十二條 各 部門 工作中形成的文書，包括文件、會議記錄、決議、照片、圖表、錄音帶、錄像帶等有保存價值的資料，都必須由承辦人收集齊全，分類整理，移交文書或有關(guān)人員核對整理后，于次年第二季度送交 綜合辦 歸檔，各 部門 、各經(jīng)辦人不得越期自行留存應該歸檔的文件。 公文簽發(fā)。 （ 4） 草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙，文件字跡要清楚，文面應保持整潔，凡是文面凌亂不清的，要重新清稿。其中內(nèi)容重要的急件，及時呈送領(lǐng)導閱批，如領(lǐng)導出差，立即送 綜合辦主任 處理。 收、發(fā)文單位應寫單位全稱或規(guī)范化簡稱。 在一定范圍內(nèi)公布應當 遵守或周知的事件，用 “ 通告 ” 。 綜合 辦收文后，應先做好歸類、登記，然后根據(jù)文件的內(nèi)容，分送有關(guān)領(lǐng)導閱示。絕密、機密文件打印一定要用專用磁盤。 業(yè)務部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。 公司下發(fā)文件主要用于： 公布公司規(guī)章制度； 轉(zhuǎn)發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的公司文件； 公布公司體制機構(gòu)變動或干部任免事項； 公布全公司性的重大生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營管理、政治工作、生活福利等工作的決定； 發(fā)布有 關(guān)獎懲決定和通報； 其他有關(guān)公司的重大事項 。如涉及幾個 部門 會 辦的文件，應同主辦 部門 聯(lián)系后再分轉(zhuǎn)處理。 外來的文件由綜合辦專人負責簽收，并分類登記。秘密文件和由專人按核定的范圍報送。 中國最大的管理資源中心 第 4 頁 共 16 頁 一般函、電、單據(jù)等，由 綜合辦 直接分轉(zhuǎn)處理。 發(fā)文的范圍 中國最大的管理資源中心 第 5 頁 共 16 頁 凡是以 公司 名義發(fā)出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。