【正文】 存期限者，依下列規(guī)定保存： a、一般性記錄： ① 與產(chǎn)品質(zhì)量無(wú)關(guān)，屬行政或事務(wù)性的記錄者，應(yīng)保存至少三個(gè)月以上。 控制文件受領(lǐng)部門(mén)人員調(diào)任、離職時(shí)，應(yīng)將保管的文件列入移交或繳回文件控制人員。 如因特殊需要擬送外部機(jī)構(gòu)時(shí)，應(yīng)由需求單位填寫(xiě)「文件申請(qǐng)單」向管理者代表提出申請(qǐng)，經(jīng)核準(zhǔn)后向文件控制人員申請(qǐng)復(fù)印需求文件份數(shù)，對(duì)外發(fā)行，若有修訂時(shí)不做換版及回收控制。 與質(zhì)量體系有關(guān)的質(zhì)量記錄或表單一般用如下格式進(jìn)行編號(hào)： (1) 質(zhì)量記錄或表單編號(hào)為三段 (2) FR 為質(zhì)量記錄或表單代號(hào) (3) 該質(zhì)量記錄或表單所隸屬的程序文件順序號(hào) (4) 質(zhì)量記錄或表單編號(hào)也取兩位數(shù)，如 0199。 外來(lái)文件：指取自外部的法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、或客戶(hù)提供的圖面、規(guī)定等，被本公司用來(lái)作為質(zhì)量管理體系流程中引用的標(biāo)準(zhǔn)。 外部文件的版次依原始文件的版次方式，若外部原始文件無(wú)版次時(shí)，則依該文件發(fā)行日期作為版次。依次類(lèi)推。 表單控制： 表單未被記錄使用前應(yīng)視為文件，但因作業(yè)上需復(fù)印使用，故表單分發(fā)時(shí)不須登錄控制。 （ 2）記錄保存于卷宗夾時(shí)，卷宗夾的書(shū)背應(yīng)注明存放記錄的名稱(chēng)。 c、體系管理與持續(xù)改善相關(guān)記錄： ① 屬質(zhì)量管理體系中管理責(zé)任與持續(xù)改善相關(guān)的記錄（如：管理審查會(huì)議記錄、內(nèi)部稽核記錄、矯正及預(yù)防措施記錄）應(yīng)至少保存二年以上。 記錄的保存期限： （ 1）記錄表單的保存期限依「質(zhì)量記錄保存年限表（附件一）」上注明的保存期限為主。 部份歸類(lèi)為公司機(jī)密文件者，全體員工應(yīng)確保該份文件不致外流到公司以外的場(chǎng)所，否則一經(jīng)查獲，當(dāng)予以嚴(yán)懲。 經(jīng)核準(zhǔn)頒布發(fā)行的控制文件，文件控制人員視工作需要性，復(fù)印適當(dāng)份數(shù)，于文件封面頁(yè)上注明分發(fā)單位及分發(fā)編號(hào)（無(wú)封面頁(yè)者免），并于每頁(yè)加蓋紅色 [受控 ]章，記錄于「文件分發(fā)回收記錄表或非檢查文件記錄」，由受領(lǐng)部門(mén)／人員簽領(lǐng)后分發(fā)。 對(duì)已有編號(hào)的外來(lái)文件直接采用原編號(hào)，對(duì)沒(méi)有編號(hào)的外來(lái)文件以該文件出版日期為編號(hào)。 控制文件：被使用為作業(yè)依據(jù)的 書(shū)面文件，須隨時(shí)保持最新版次，具有分發(fā)控制、修訂版本時(shí)須重新分發(fā)以確保文件正確性者。 文件制訂： 依組織任務(wù)與管理運(yùn)作的需求，由相關(guān)部門(mén)草擬文件內(nèi)容送文件控制人員以文件標(biāo)準(zhǔn)格式打字及賦予文件編碼、版次。 文件修訂： 文件若有不符現(xiàn)狀需要修訂、增訂時(shí)，由欲修訂的部門(mén)／或人員研討修訂。 表單若因適用性而修訂時(shí)，由 A 版－ B 版－ C 版－ Z 版，應(yīng)由文件控制人員以公告方式通知 使用者全面改用新版表單格式，自公告日起舊版表單即正式作廢，不得再使用。 （ 3）為減少資源浪費(fèi)，任何作廢的記錄表單若以廢紙?jiān)倮茫鲝U面應(yīng)畫(huà)「」識(shí)別，以免誤導(dǎo)記錄內(nèi)容。 ② 除符合上述規(guī)定外，如有處理時(shí)效的相關(guān)記錄，應(yīng)保存至該相關(guān)處理確認(rèn)完成后半年以上。 （ 3）如因客戶(hù)或利害相關(guān)者的要求，產(chǎn)品的相關(guān)檢驗(yàn)記錄可提供給客戶(hù)或利害相關(guān)者做為產(chǎn)品符合要求的證據(jù)。 CDJJ 晉杰企業(yè)管理顧問(wèn)（成都 ） 有 限 公 司 文件和質(zhì)量記錄控制程序 QP01 20xx/06/25 A0 7/10 〔控制文件〕 控制文件持有人不得在文件上書(shū)寫(xiě)任何文字、符號(hào)，但若認(rèn)為必要標(biāo)注重點(diǎn)時(shí)，可于重點(diǎn)文字上畫(huà) 線(xiàn)標(biāo)識(shí)。 文件發(fā)行： 文件發(fā)行控制由文件控制人員負(fù)責(zé)執(zhí)行。 （ 4） 公司標(biāo)志用 CDYL 表示：成都市第一預(yù)應(yīng)力鋼絲有限公司。 3 參考文件 ISO 9001:20xx Section 質(zhì)量手冊(cè) ??????????????????? 【 QM】 4 名詞及定義 文件：凡被引用作為標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、作業(yè)指引等的文件均屬于。 文件控制人員打字完