【正文】 向客戶的積累； 加強置業(yè)顧問與新來訪顧客服務態(tài)度與技巧，加強置業(yè)顧問與顧客的充分溝通與交流，從而保證意向客戶的充分卷入 針對已成交的顧客開展旨在提高客戶滿意度的活動 BACK 拿到土地證 接受顧客咨詢 并意向登記 形象推廣 開盤銷售率 30% 銷售率 60% 銷售率 90% 交付 清盤 交付后三個月 主體結構封頂 多層地上兩層 高層地上五層 兩個月 拿地四個月 01 02 03 04 04 采購和應付賬款 第四章 BACK 一 職位分工 職位 職責 不相容的職責 采購部職員 參與供應商的選擇會議 評論供應商的表現(xiàn)、質量 考慮采購合同的條款 簽訂合同 決定供應商 工程建設部職員 編制 項目采購計劃 審批計劃 工程部總監(jiān) 審批計劃 提出付款申請 編制計劃 批準付款 數(shù)據(jù)管理員 將采購的訂購信息記錄于系統(tǒng)中 修改供應商檔案文件 執(zhí)行采購業(yè)務 采購部 經(jīng)理 與客戶簽訂采購合同 決定選擇供應商 記錄訂購信息于系統(tǒng)中 修改供應商檔案文件 貨物檢驗員 檢驗貨物質量 保管存儲的貨物 記錄、確定收到的貨物 將收到的貨物與系統(tǒng)中的采購信息核對 采購貨物 記錄訂購信息于系統(tǒng)中 總經(jīng)理 批準供應商 記錄訂購信息于系統(tǒng)中 修改供應商檔案文件 工程建設部 參與供應商的選擇會議 評估供應商的能力 事先檢驗貨物樣品 質量 批準采購貨物 應付賬 款會計員 核對原始單據(jù) 開出付款憑證 批準付款 總會計師 / 財務總監(jiān) 批準付款憑據(jù) 批準支票 開出支票 開出付款憑證 出納 執(zhí)行結算事宜 開出支票 復核支票 財務會計 復核支票 開出支票 BACK 二 采購計劃的訂立及審批 項目開始 副總工程師 草擬采購計劃 副總經(jīng)濟師 總會計師 復核 總經(jīng)理 審批 授權的 采購計劃 討 論 修 改 通過 采購部執(zhí)行 管理目標 1）為所有采購行為編制計劃，采購計劃符合公司的開發(fā)進程； 2）公司的采購計劃符合法規(guī) 3）按需采購，使公司的資金得到有計劃的運作 4）采購計劃受到現(xiàn)金流以及預算計劃的控制，保證公司的現(xiàn)金流量，避免現(xiàn)金流出現(xiàn)短缺 關鍵控制點 1）工程部門應根據(jù)存貨情況來訂立采購計劃 2）財務部參與編制采購計劃，調(diào)節(jié)資金需求與購貨緊迫性之間的關系 3）采購計劃經(jīng)過適當?shù)膹秃思肮芾韺訉徟?，才可以進入正式的購貨程序 4）計劃的修改都要有相應依據(jù)，所有變化的需求都反映在計劃的修改中 注釋 1）根據(jù)工程合同和存貨情況匯總需求量，依據(jù)公司規(guī)定的計劃格式填寫 2）采購計劃應包括：采購的數(shù)量、價格、質量要求、供應商選擇以及購入進度表 3）總會計師負責復核采購是否在預算范圍之內(nèi)，以及對未來現(xiàn)金流的影響，副總經(jīng)濟師復核以保證地產(chǎn)部對項目的成本控制 4）批準后的采購計劃送至采購部執(zhí)行，并送至財務部、工程部、地產(chǎn)部存檔備查。 2）各部門實行總監(jiān)責任制，并與財務部門保持反饋溝通，每月提交預算執(zhí)行周 /月報，由財務部匯總信息與管理層討論；并且針對超標或未達標情況提供下月的補救措施，盡量保持全年度在預算控制范圍內(nèi) 3）財務預算需在全年基礎上細分到月份 4）與銷售和成本無關的期間費用應由財務部匯總，在發(fā)生前由總會計師進行預算審核 5）半年度預算調(diào)整特指因為公司營運目標發(fā)生變更或新增的項目投資而進行的預算變更 6）三項費用的預算要分別經(jīng)過其相應的監(jiān)控部門審核，其中，財務費用和管理費用經(jīng)地產(chǎn)部審核、銷售費用由財務部審核，監(jiān)控規(guī)定由監(jiān)控部門制定 年度終了 財務部匯編 項目收入 / 成本預算 銷售部 地產(chǎn)部 預算部 財務部匯編 公司費用預算 各部門費用 年度預算 公司下年度全面預算草案 總經(jīng)理 辦公會議 董事會議 各部門討論 / 規(guī)劃部門預算 預算執(zhí)行 不同意 批準 01 02 03 BACK 公司下年度 財務預算 財務部門每月編 制動態(tài)預算分析 銷售狀況 期間費用 項目成本 財務部匯總 月度費用 銷售周 /月報 及預算 實現(xiàn)方案 地產(chǎn)部匯總 成本控制周 /月報 月末財務 預算報告 總經(jīng)理 辦公會討論 04 05 半年度預算調(diào)整 地產(chǎn)部 / 財務部 06 四 營運資金的控制 管理目標 營運資金在管理層控制范圍內(nèi)，以保證償付能力和資金的有效利用 關鍵控制點 1）現(xiàn)金流的預計應以財務預算為基礎，根據(jù)每月的實際情況作出準確預估 2）總會計師復核每月現(xiàn)金流匯總表，針對資金剩余或資金短缺情況告知管理層 3）對于不能由未來月份彌補的資金短缺，應及時調(diào)整部門計劃以及財務預算 注釋 1）財務部門根據(jù)年 /月初的貸款合同以及本月新發(fā)生的貸款合同，合理計算下月 /下季度的資金流入以及流出值 2）財務部門根據(jù)地產(chǎn)部門的工程進度表以及銷售部的銷售預計，合理預估未來月份的現(xiàn)金銷售流入 3）財務部門根據(jù)對外投資部門的投資計劃預估下月 /季度的現(xiàn)金流 4）工程付款預計根據(jù)合同進度進行 5）年度終了匯總現(xiàn)金凈流入 /出狀況，進行年度環(huán)比以及月份浮動分析，尋找差異明顯的月份并尋找合理解釋 6）總會計師負責監(jiān)控下季度的現(xiàn)金余額，重點關注流動性隱患并提醒管理層注意。公司同時必須建立一套發(fā)現(xiàn)、分析并且管理風險的機制。 BACK 四、內(nèi)部控制的框架 framework of internal control 業(yè)務流程 財務報告 法規(guī)遵循 BACK COSO內(nèi)控框架的描述 COSO 要素 含義 相應的內(nèi)控制度舉例 控制環(huán)境 任何經(jīng)營的核心是由企業(yè)的人力資源 ——員工的個人品行，包括誠實正直、道德觀念以及勝任能力；以及企業(yè)的經(jīng)營環(huán)境組成的。例如：每年之銷售價格、購買任何物品的查詢程序、工程造價的預算等 3）各部門將政策草稿提交董事長審批；董事長應考慮政策是否能符合社會的經(jīng)濟狀況以及反映公司的成本等 4）批準后的計劃應發(fā)回各部門進行培訓及實行 5）價格部門及財務總監(jiān) /總會計師應每年復核系統(tǒng)的內(nèi)容是否需要更改；如有需要，部門主管應提交一份修改草稿及原因給管理層進行討論是否有需要更改。 注釋 1）經(jīng)辦人以及部門總監(jiān)審核原始憑證并簽字蓋章 2）會計部指定人員審查現(xiàn)金收支原始憑證，編制記賬憑證 3）出納按照憑證所列數(shù)額，收付現(xiàn)金，并在憑證上加蓋”收訖”或“付訖”戳記及私章。但是，管理層可以期望良好的內(nèi)部控制系統(tǒng)能夠給董事會以及管理層提供其控制目標得以實現(xiàn)的“合理保證”。河南鑫苑置業(yè)有限公司 Henan Xinyuan real estate Co., Ltd. 內(nèi)部控制制度手冊 manual of internal control 2023年 12月 14日 Dec. 14th 2023 目錄 catalogue 總則及說明 general principles and explanation 第一章 Unit 1 管理控制及內(nèi)控自我評估 management control and self appraisal about internal control 第二章 Unit 2 財務會計控制 financial accountant control 第三章 Unit 3 銷售和應收賬款 sales and receivables 第四章 Unit 4 采購和應付賬款 purchases and account payable 第五章 Unit 5 費用支出控制 expenses control 第六章 Unit 6 貨幣資金管理 pecuniary resources management 第七章 Unit 7 固定資產(chǎn)管理 fixed assets management 第八章 Unit 8 項目開發(fā)與總控 project development and master control 第九章 Unit 9 產(chǎn)品研發(fā)與設計 product development and designing 第十章 Unit 10 工程招標與預算 project bidding and budget 第十一章 Unit 11 工程質量監(jiān)督與驗收 project quality supervision 第十二章 Unit 12 人力資源管理 human resources management 第十三章 Unit 13 對外投資管理 investment abroad management 第十四章 Unit 14 客戶服務與信息管理 customer service and information management 第十五章 Unit 15 內(nèi)部審計 internal audit 總則及說明 general principles and explanation 一、內(nèi)控手冊的使用責任 Responsibility for the use of internal control manual 二、內(nèi)部控制的目標 Target of internal control 三、內(nèi)部控制的概念 concept of internal control 四、內(nèi)部控制的框架 framework of internal control 五、內(nèi)部控制的缺陷 deficiency of internal control 六、內(nèi)部控制的描述 description of internal control BACK 一、內(nèi)控手冊的使用責任 Responsibility for the use of internal control manual ? 本手冊適用于河南鑫苑置業(yè)有限公司及其子公司，為方便描述，以下簡稱為“公司”。 1. 定期通過內(nèi)審或外部審計渠道獲取內(nèi)控審計報告并作出反應； 2. 對預算差異進行及時跟進； 3. 對現(xiàn)金及實物資產(chǎn)進行定期盤點，對賬實差異進行分析 BACK 五、內(nèi)部控制的缺陷 ? 任何的內(nèi)部控制設置都有其自身的缺陷，包括： 在實施內(nèi)部控制的過程中會存在人為的錯誤或過失； 由于兩名或多名員工的串通而導致的內(nèi)控失效； 舞弊（例如：管理層濫用權力；偽造憑證或記錄以及欺騙性行為等） ? 即使是設計完善的內(nèi)部控制也會因無意或故意的行為而導致缺陷的產(chǎn)生。 01 02 03 其 他 處 理 方 法 授權的 申請單 總經(jīng)理 辦理業(yè)務 領取備用金 不通過 04 業(yè)務需求 BACK 不通過 通過 通過 通過 董事長 四 費用報銷流程 審批后報銷單 財務經(jīng)理 復核 管理目標 1）費用的報銷符合公司的規(guī)章制度 2）控制公司的費用支出，保證用于公司經(jīng)營管理 關鍵控制點 1 ）對于長期出差人員，財務部門要催促相關人員及時上報費用 2）財務經(jīng)理應核查會計分錄，定期向管理層上報費用分析報告 3）原始憑證應經(jīng)過復核，并且由復核人員簽章 4）出納應按照記賬憑證來支付現(xiàn)金 注釋 1）審批后報銷單要及時交至財務部門處理 2）報銷申請單需附上相關詳盡的原始憑證 3）財務經(jīng)理負責審查申請單與原始憑證是否相符，并簽章 4）相關人員根據(jù)以上憑證編制記賬憑證 5）出納人員按照記賬憑證支付現(xiàn)金，并蓋上“付訖”戳記 6）各會計人員及時進行登記賬簿，及數(shù)據(jù)錄入 7）總會計師復核原始憑證、記賬憑證以及賬簿數(shù)據(jù) 8）定期向管理層提交費用報告 01 02 03 04 05 06 報銷申請單 / 原始憑證 編制 記帳憑證 出納 支付現(xiàn)金 登賬 /入賬 總會計師 復核 費用報告 07 08 BACK 不通過 通過 第六章 貨幣資金管理 BACK 一 職位分工 職位 職責 不相容的職責 出納 現(xiàn)金收付及保管 記錄現(xiàn)金日記賬 保管支票簿 調(diào)整銀行賬 現(xiàn)金總賬登記 應收賬款 / 應付賬款記賬 保管財務印章 核對原始單據(jù) 支票管理員 管理支票 現(xiàn)金支出賬 調(diào)整銀行存款賬 應收賬款會計員 核對原始單據(jù) 開出收款憑證 審批 現(xiàn)金支出，銀行存款賬 應付 賬 款會計員 核對原始單據(jù) 開出付款憑證 批準付款 現(xiàn)金支出，銀行存款賬 總會計師 / 財務經(jīng)理 批準付款憑據(jù) 批準支票 現(xiàn)金盤點監(jiān)盤 復核現(xiàn)金開支憑