【正文】 對于一個具有多重標(biāo)題的文檔而言，用戶往往需要按照文檔中標(biāo)題的層次來查看文檔（如只查看某重標(biāo)題或查看所有文檔等），大綱視圖方式則正好可解決這一問題。Word版式視圖對于一篇比較長的文檔，詳細(xì)地閱讀它并弄清楚他的結(jié)構(gòu)內(nèi)容，是一件比較繁瑣的事。用戶可以通過各種的文檔視圖方式來瀏覽這個文檔以把我文檔的總體結(jié)構(gòu)，然后再詳細(xì)了解文檔的各部分Word提供了一系列編輯長文檔的功能，正確地使用這些功能，組織和維護(hù)長文檔就會變得得心應(yīng)手，長文檔就會變得非常有條理。Web版式視圖方式的排版效果與打印結(jié)果并不一致，它不要于用戶查看Word文檔內(nèi)容時使用。在Web版式視圖中，可看到背景和為適應(yīng)窗口而換行顯示的文本，且圖形位置與在Web瀏覽器中的位置一致。采用大綱視圖方式顯示文檔的辦法為：執(zhí)行【視圖】菜單中的【大綱】命令，或按下Alt+Ctrl+O組合鍵在大綱視圖中，能查看文檔的結(jié)構(gòu)（），還可以通過拖動標(biāo)題來移動、復(fù)制和重新組織文本。（1）可在打印預(yù)覽狀態(tài)下顯示需要編輯的頁面。使用文檔結(jié)構(gòu)圖不但可以方便地了解文檔的層次結(jié)構(gòu)，還可以快速定位長文檔，大大加快閱讀和排版的時間。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中，可只顯示所需標(biāo)題。選擇按【文字寬度】則使其與頁面中的文本寬度一致。Word提供的快速恢復(fù)編輯位置的功能可使這個操作非常簡單，在對文檔進(jìn)行排版時，排版篇幅較長的文檔時，無法一次修改完畢，當(dāng)再次打開該文檔進(jìn)行修改時，可以按下Shift＋F5組合鍵實現(xiàn)快速定位，可以迅速找到上次關(guān)閉時插入點所在的位置。XX】中的XX是根據(jù)所選擇的定位目標(biāo)而改變。單擊【選擇瀏覽對象】按鈕【選擇瀏覽對象】窗口雙擊鼠標(biāo)可以選定指針?biāo)付蔚恼挝淖?。?dāng)想選擇一段超過屏幕長度的文本時，屏幕會滾動得太快，很難一次就選正確。因此，可以用下面的方法快速實現(xiàn)：在選好要移動的文本以后，按下F2鍵，然后滾動窗口到要移入的位置單擊鼠標(biāo)后，這時，在狀態(tài)欄的最左邊會出現(xiàn)這樣的文字，而且光標(biāo)變?yōu)橐桓怪钡奶摼€，按下Enter鍵即可完成所選文本的移動。而且還能插入并合并其他Word能夠打開的任何文件。如，用戶要一次改變使用某個樣式的所有文字的格式時，只需修改該樣式即可。（2）在【樣式和格式】任務(wù)窗格中，單擊【新樣式】按鈕，打開【新建樣式】對話框。Roman，“五號”、“傾斜”，段落，“左對齊”、“單倍行距”。如定義該樣式的大綱級別為【3級】，那么該樣式在創(chuàng)建目錄時就為三級標(biāo)題的目錄。如果需要，可以單擊【邊框】選項，用來設(shè)置該樣式的邊框與底紋等。在這里，新建或修改標(biāo)題樣式中的快捷鍵有一個技巧：定義快捷鍵時，標(biāo)題1一般用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+1，標(biāo)題2用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+2，標(biāo)題3一般用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+3，依此類推，既避免鍵盤上按鍵重復(fù)，又方便記憶。修改樣式的操作充分顯示了使用樣式的優(yōu)點，因為修改了樣式后，所有應(yīng)用了該樣式的文本格式都會作相應(yīng)的變化，大大提高了編輯、排版的工作效率。模板。Data\Microsoft\Templates目錄下。（6）在彈出一個下拉菜單。快速創(chuàng)建標(biāo)題樣式用戶可以快速創(chuàng)建一般居中和粗體文本和其他格式的標(biāo)題樣式。編制圖表目錄時，Word并且只有選擇【來自模板】選項時，【修改】按鈕才有效。（2）【索引和目錄】對話框，單擊【選項】按鈕。可以使用【標(biāo)記目錄項】的方法將目錄域插入文檔。（6）單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令。要插入圖表目錄，首先確認(rèn)要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形添加有題注（關(guān)于插入題注，）。用戶也可以選擇目錄后，按下F9鍵更新域，【更新目錄對話框】對話框，如果只是目錄的頁碼發(fā)生改變，可以選擇【只更新頁碼】單選按鈕，如果修改了文檔中的標(biāo)題名或目錄項域，則可以單擊【更新整個目錄】單選按鈕。New（2）單擊【格式】|【字體】選項，打開字體對話框，在對話框中更改需要的目錄【字體】和【字號】。在添加、刪除或移動自動編號的注釋時，Word將對注釋引用標(biāo)記重新編號。然后選擇【尾注】右邊的下拉列表框中的【文檔結(jié)尾】項可以在文檔結(jié)尾打印所有尾注。輸入腳注或尾注文本的方式會因文檔視圖的不同而有所不同。如果要刪除所有的自動編號的腳注和尾注，可以按照下述方法進(jìn)行而不用逐個刪除：（1）按Ctrl+h鍵，打開【查找和替換】對話框并會自動選中【替換】選項卡。插入題注既可以方便地在文檔中創(chuàng)建圖表目錄，又可以不擔(dān)心題注編號會出現(xiàn)錯誤。（5）在【位置】列表框中選擇標(biāo)題放置的位置為【所選項目的下方】。把【題注】拖到【常用】工具欄上（4）按快捷鍵Ctrl+Alt++（加號），此時光標(biāo)變成形狀，單擊剛設(shè)置的【常用】工具欄上的【題注】按鈕。如果后來添加、刪除或移動了題注，可以方便地更新所有題注的編號。（3）在【格式】下拉列表框中選擇所需的標(biāo)號格式，或者單擊【新建標(biāo)簽】按鈕，在打開的對話框中鍵入需要的題注編號方式【圖9.】。例如用戶逐個查找下一個內(nèi)容時，如想要回到剛才查找的位置時，就可以通過改變查找的方向來實現(xiàn)。此時單擊【確定】按鈕，可以返回【查找和替換】對話框。若要添加這些內(nèi)容，請單擊【特殊字符】按鈕，然后單擊所需符號，或者在【查找內(nèi)容】框中直接鍵入。指定范圍內(nèi)任意單個字符[]例如，[rt]ight查找“10”、“100”和“1000”。例如，要在文檔查找使用黑體傾斜的“技巧”一詞，操作如下：（1）單擊【編輯】|【查找】命令，打開【查找】對話框。（4）在打開的【查找字體】對話框中的【中文字體】下拉列表框中選擇【黑體】?！咀址g距】選項卡（3）單擊【確定】按鈕。（8）單擊【關(guān)閉】按鈕，關(guān)閉查找和替換對話框。然后在【格式標(biāo)記】選項組中選中【全部】復(fù)選框。想要刪除上述這些回車符和空格符，當(dāng)然可以手動地一個一個來刪除，但通過查找和替換特殊字符的辦法，可以更快速地刪除這些回車符與空格符。（6）（2）~（3）步。其操作方法是：（1）用鼠標(biāo)選中目錄中的制表符，單擊【格式】菜單中的【字體】命令，打開【字體】對話框。查找并替換多種格式文本用戶可以在文檔中查找多種格式文本，如使用黑體、五號字、傾斜的【技巧】一詞，并把它替換為【技巧】楷體、小四號、傾斜、段落為段前6磅、段后6磅。Newton。n單詞的結(jié)尾例如，(in)如果使用通配符，此選項將會變灰，表示不可用。在搜索過程式中將不搜索頁眉、頁腳、腳注或批注。如果排版者在排版過程中，發(fā)現(xiàn)某些詞組有多處都要作相同的更改，那么也可以選定范圍內(nèi)進(jìn)行查找并替換。修改題注在文檔中，題注可以有不同的編號格式，如編號可以是“1,2,3…”，也可以是“a,b,c…”，甚至可以是“甲、乙、丙、丁…”等?！?；也可以更改一個或多個題注的標(biāo)簽，如，將“表（2）在【類別】列表框中選中【插入】項?！绢}注】對話框（3）一般在【標(biāo)簽】下拉列表中沒有適當(dāng)?shù)臉?biāo)簽內(nèi)容，應(yīng)單擊【新建標(biāo)簽】按鈕，【新建標(biāo)簽】對話框。例如，在本書的圖片中，就在圖片下面輸入了圖編號和圖題。如果在拖動鼠標(biāo)的過程中按住Ctrl不放，可將引用標(biāo)記復(fù)制到新位置，然后在注釋區(qū)中插入新的注釋文本即可。如果使用自動編號，Word就會給所有腳注或尾注連續(xù)編號，當(dāng)添加、刪除、移動腳注或尾注引用標(biāo)記重新編號?！灸_注和尾注】對話框（3）在【位置】區(qū)域中選擇【腳注】則可插入腳注，在【腳注】右邊的下拉列表框中選擇插入腳注的位置，可以選擇的選項有【頁面底端】和【文字下方】兩項。用于在打印文檔中為文檔中的文本提供解釋、批注以及相關(guān)的參考資料。New使用Word自動創(chuàng)建的目錄（2）試圖打印?！緢D表目錄選項】對話框（3）選中【樣式】復(fù)選框，并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標(biāo)簽使用的樣式名，如用戶的圖號使用的樣式名是“圖注”，選中它，然后單擊【確定】按鈕。當(dāng)標(biāo)記完所有需要創(chuàng)建的目錄文本后，此時該對話框中的【取消】按鈕將變成【關(guān)閉】按鈕，單擊【關(guān)閉】按鈕退出。這樣，Word就會在指定的地方建立目錄，目錄中的頁碼是由Word按該樣式在文檔出現(xiàn)的位置來確定的。而且在文檔發(fā)生了改變以后，還可以利用更新目錄的功能來適應(yīng)文檔的變化。如不選擇【添至模板】復(fù)選框，以后打開Word樣式中的正文還是原來的默認(rèn)值，就不能應(yīng)用于此后的文檔了。（3）在彈出的【樣式和格式】對話框的樣式中選擇【正文】。它在C:\WINDOWS\Application如要刪除該樣式，可以單擊【刪除】按鈕，如要更改樣式名稱，可以單擊【重命名】按鈕，然后在打開的【重命名】對話框中輸入新名稱即可。【修改樣式】對話框（4）選擇【更新樣式，以反映最近所做修改】項。如果是自定義的樣式，可以更改樣式名。Shift和3鍵，那么該輸入框中就顯示為Alt+Ctrl+Shift+3。在文檔結(jié)構(gòu)圖中查看三級標(biāo)題Enter，Word按Ctrl+Alt+n鍵，應(yīng)用正文（3）選擇【格式】菜單，然后單擊【樣式和格式】命令，可以在該樣式列表框中選擇一種適用的樣式名，選擇之后即可應(yīng)用該樣式了。但是用戶可以刪除自定義樣式，卻不能刪除內(nèi)置樣式。它規(guī)定了文檔中標(biāo)題、題注以及正文等各個文本元素的格式。（4）當(dāng)最后一個要合并的文檔插入到編輯區(qū)以后，單擊【文件】|【保存】進(jìn)行保存操作，就可以得到合并出來的大文檔。（3）按下快捷鍵Ctrl+V鍵。此時，Word也是按列高亮顯示文本。（2）雙擊鼠標(biāo)可在文檔中選定一個由空格和標(biāo)點符號分隔的短句，或選定一個默認(rèn)的詞；連續(xù)三擊鼠標(biāo)，可選定一段文本。XX】中輸入項目的編號，然后單擊【下一處】。（1）單擊【常用】工具欄上的【顯示比例】下拉列表中的一項顯示比例，也可以在該列表框中直接輸入顯示比例的百分比。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中，此標(biāo)題為突出顯示，以指明在文檔中的位置。使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”可以對整個文檔進(jìn)行瀏覽，同時還能夠跟蹤您在文檔中的位置。在打印預(yù)覽中，可以通過縮小尺寸顯示多頁文檔。4．大綱視圖也可隨時返回2．Web如果這個文檔是由幾個人來公共編輯完成，那將更容易引起很大的混亂。不但可以獨立工作，而且可以和外地的伙伴通過網(wǎng)絡(luò)共同編輯一個文檔。Web切換到該視圖的方法是，單擊【視圖】菜單中的【W(wǎng)eb還可以通過折疊文檔來查看主要標(biāo)題，或者展開文檔以查看所有標(biāo)題，以至正文內(nèi)容。（2）單擊需要編輯的范圍中的文字，Word【文檔結(jié)構(gòu)圖】將在一個單獨的窗格中顯示文檔標(biāo)題。例如，要看到文檔結(jié)構(gòu)的高級別標(biāo)題，可折疊（即隱藏）低級標(biāo)題。選擇【整頁】則使整個頁面可在文檔窗口中顯示。Word能夠記憶你前三次的編輯位置，它使光標(biāo)在最后編輯過的三個位置間循環(huán)，第四次按Shift＋F5組合鍵插入點會回到當(dāng)前的編輯位置?？梢远ㄎ坏哪繕?biāo)項目有頁、節(jié)、行、書簽、腳注、尾注、域、表格、圖形、公式、對象、標(biāo)題十二種。而三擊鼠標(biāo)可以將正在編輯的文檔全部文字選定。這里有一種有效選擇大段文本的方法，這個技巧可用于所有的文字處理器，因為它是一個基本的Windows功能。所以這是最有效最實用的合并文檔方法。如，標(biāo)題2樣式最初為“四號、宋體、兩端對齊、加粗”，如果用戶希望標(biāo)題2樣式為“三號、隸書、居中、常規(guī)”，此時不必重新定義標(biāo)題2的每一個實例，只需改變標(biāo)題2樣式的屬性就可以了。（3）表格樣式：可為表格的邊框、陰影、對齊方式和字體提供一致的外觀。（8）選中【添加到模板】復(fù)選框，以方便今后也能使用。而且該樣式在大綱視圖或者文檔結(jié)構(gòu)圖中都可以用三級標(biāo)題顯示可以看到。提示：如果要使用已經(jīng)設(shè)置為列表樣式、段落樣式或字符樣式的基礎(chǔ)的文本，請選中它，然后基于選定文本的格式和其他屬性新建樣式。如果選中【自動更新】復(fù)選框，則無論何時用戶將人工格式應(yīng)用于設(shè)置的此樣式的任何段落，都自動重新定義該樣式。如果用戶文檔中有十幾個甚至幾十個“技巧與提示”的樣式，如果一個一個地修改，就要改幾十次，而使用樣式只需修改一次就得了。然后單擊【打開文件】，打開所需的模板或文件。再在【文件名】輸入框中輸入模板名稱，最后單擊【保存】按鈕即可。選擇想要更改的項，例如，選擇【字體】命令，【字體】對話框。其操作方法是，先輸入文本或者樣式標(biāo)題，選定該文本或標(biāo)題，然后單擊【格式】工具欄上的【居中】按鈕和【加粗】按鈕。對題注進(jìn)行搜索，依照號碼進(jìn)行排序，并在文檔中顯示圖表目錄。（4）如果要在目錄中每個標(biāo)題后面顯示頁碼，應(yīng)選擇【顯示頁碼】復(fù)選框。彈出【目錄選項】對話框。下面假設(shè)有一篇文檔是《宋詩一百首》，要把每首宋詩的詩名創(chuàng)建成目錄，因為詩名沒有使用樣式，此時可以由目錄域創(chuàng)建目錄，操作方法如下：（1）在文檔中包含目錄的第一首宋詩詩名《塞上》。（7）單擊【目錄】選項卡。使用題注插入目錄的方法如下：（1）將光標(biāo)移到要插入圖表目錄的地方。創(chuàng)建引文目錄引文目錄與其他目錄項類似，可以根據(jù)不同的引文類型，創(chuàng)建不同的引文目錄?！緲?biāo)記引文】對話框（3）在【類別】的下拉列表框中選擇合適的類型，可以是【事例】、【法規(guī)】、【協(xié)議】、【規(guī)則】等。Roman體。完成后單擊【確定】按鈕，就可以把當(dāng)前選取的字體更改成所需的字體和字號了。或者【節(jié)的結(jié)尾】項可以在包含尾注的節(jié)的最后一行打印尾注。如果在【普通】視圖下，這時在文檔窗口下方就會出現(xiàn)腳注或尾注欄（）；如果在【頁面】視圖中，光標(biāo)就會定位在實際文檔中的腳注、尾注上。（2）單擊【高級】按鈕，然后單擊【特殊字符】按鈕，出現(xiàn)【特殊字符】列表。而且一旦某一項目帶有題注，還可以對其進(jìn)行交叉引用。（6）如果要設(shè)置題注的其它編號格式，可以單擊【編號】按鈕，在彈出【題注編號】對話框。自動為插入的項目（這里還是以插入圖片為例）添加題注的方法是：（1）【題注】對話框，單擊【自動插入題注】按鈕，彈出的【自動插入題注】對話框。（4）連續(xù)單擊【確定】按鈕，退出所有的對話框。用戶可以打開查找的高級對話框設(shè)置查找的范圍與方向，具體方法如下：（1）單擊【編輯】菜單中的【查找】命令，或按快捷鍵【Ctrl+F】，打開【查找】對話框。圖4.如果清除【使用通配符】復(fù)選框，Word查找“rig