【正文】 對(duì)于一個(gè)具有多重標(biāo)題的文檔而言，用戶往往需要按照文檔中標(biāo)題的層次來查看文檔（如只查看某重標(biāo)題或查看所有文檔等），大綱視圖方式則正好可解決這一問題。Word版式視圖對(duì)于一篇比較長(zhǎng)的文檔，詳細(xì)地閱讀它并弄清楚他的結(jié)構(gòu)內(nèi)容，是一件比較繁瑣的事。用戶可以通過各種的文檔視圖方式來瀏覽這個(gè)文檔以把我文檔的總體結(jié)構(gòu)，然后再詳細(xì)了解文檔的各部分Word提供了一系列編輯長(zhǎng)文檔的功能，正確地使用這些功能，組織和維護(hù)長(zhǎng)文檔就會(huì)變得得心應(yīng)手，長(zhǎng)文檔就會(huì)變得非常有條理。Web版式視圖方式的排版效果與打印結(jié)果并不一致，它不要于用戶查看Word文檔內(nèi)容時(shí)使用。在Web版式視圖中，可看到背景和為適應(yīng)窗口而換行顯示的文本，且圖形位置與在Web瀏覽器中的位置一致。采用大綱視圖方式顯示文檔的辦法為：執(zhí)行【視圖】菜單中的【大綱】命令，或按下Alt+Ctrl+O組合鍵在大綱視圖中，能查看文檔的結(jié)構(gòu)（），還可以通過拖動(dòng)標(biāo)題來移動(dòng)、復(fù)制和重新組織文本。（1）可在打印預(yù)覽狀態(tài)下顯示需要編輯的頁面。使用文檔結(jié)構(gòu)圖不但可以方便地了解文檔的層次結(jié)構(gòu)，還可以快速定位長(zhǎng)文檔，大大加快閱讀和排版的時(shí)間。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中，可只顯示所需標(biāo)題。選擇按【文字寬度】則使其與頁面中的文本寬度一致。Word提供的快速恢復(fù)編輯位置的功能可使這個(gè)操作非常簡(jiǎn)單，在對(duì)文檔進(jìn)行排版時(shí)，排版篇幅較長(zhǎng)的文檔時(shí)，無法一次修改完畢，當(dāng)再次打開該文檔進(jìn)行修改時(shí)，可以按下Shift＋F5組合鍵實(shí)現(xiàn)快速定位，可以迅速找到上次關(guān)閉時(shí)插入點(diǎn)所在的位置。XX】中的XX是根據(jù)所選擇的定位目標(biāo)而改變。單擊【選擇瀏覽對(duì)象】按鈕【選擇瀏覽對(duì)象】窗口雙擊鼠標(biāo)可以選定指針?biāo)付蔚恼挝淖?。?dāng)想選擇一段超過屏幕長(zhǎng)度的文本時(shí)，屏幕會(huì)滾動(dòng)得太快，很難一次就選正確。因此，可以用下面的方法快速實(shí)現(xiàn)：在選好要移動(dòng)的文本以后，按下F2鍵，然后滾動(dòng)窗口到要移入的位置單擊鼠標(biāo)后，這時(shí)，在狀態(tài)欄的最左邊會(huì)出現(xiàn)這樣的文字，而且光標(biāo)變?yōu)橐桓怪钡奶摼€，按下Enter鍵即可完成所選文本的移動(dòng)。而且還能插入并合并其他Word能夠打開的任何文件。如，用戶要一次改變使用某個(gè)樣式的所有文字的格式時(shí)，只需修改該樣式即可。（2）在【樣式和格式】任務(wù)窗格中，單擊【新樣式】按鈕，打開【新建樣式】對(duì)話框。Roman，“五號(hào)”、“傾斜”，段落，“左對(duì)齊”、“單倍行距”。如定義該樣式的大綱級(jí)別為【3級(jí)】，那么該樣式在創(chuàng)建目錄時(shí)就為三級(jí)標(biāo)題的目錄。如果需要，可以單擊【邊框】選項(xiàng)，用來設(shè)置該樣式的邊框與底紋等。在這里，新建或修改標(biāo)題樣式中的快捷鍵有一個(gè)技巧：定義快捷鍵時(shí)，標(biāo)題1一般用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+1，標(biāo)題2用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+2，標(biāo)題3一般用快捷鍵Alt+Ctrl+Shift+3，依此類推，既避免鍵盤上按鍵重復(fù)，又方便記憶。修改樣式的操作充分顯示了使用樣式的優(yōu)點(diǎn)，因?yàn)樾薷牧藰邮胶螅袘?yīng)用了該樣式的文本格式都會(huì)作相應(yīng)的變化，大大提高了編輯、排版的工作效率。模板。Data\Microsoft\Templates目錄下。（6）在彈出一個(gè)下拉菜單?？焖賱?chuàng)建標(biāo)題樣式用戶可以快速創(chuàng)建一般居中和粗體文本和其他格式的標(biāo)題樣式。編制圖表目錄時(shí)，Word并且只有選擇【來自模板】選項(xiàng)時(shí)，【修改】按鈕才有效。（2）【索引和目錄】對(duì)話框，單擊【選項(xiàng)】按鈕?？梢允褂谩緲?biāo)記目錄項(xiàng)】的方法將目錄域插入文檔。（6）單擊【插入】|【引用】|【索引和目錄】命令。要插入圖表目錄，首先確認(rèn)要建立圖表目錄的圖片、表格、圖形添加有題注（關(guān)于插入題注，）。用戶也可以選擇目錄后，按下F9鍵更新域，【更新目錄對(duì)話框】對(duì)話框，如果只是目錄的頁碼發(fā)生改變，可以選擇【只更新頁碼】單選按鈕，如果修改了文檔中的標(biāo)題名或目錄項(xiàng)域，則可以單擊【更新整個(gè)目錄】單選按鈕。New（2）單擊【格式】|【字體】選項(xiàng)，打開字體對(duì)話框，在對(duì)話框中更改需要的目錄【字體】和【字號(hào)】。在添加、刪除或移動(dòng)自動(dòng)編號(hào)的注釋時(shí)，Word將對(duì)注釋引用標(biāo)記重新編號(hào)。然后選擇【尾注】右邊的下拉列表框中的【文檔結(jié)尾】項(xiàng)可以在文檔結(jié)尾打印所有尾注。輸入腳注或尾注文本的方式會(huì)因文檔視圖的不同而有所不同。如果要?jiǎng)h除所有的自動(dòng)編號(hào)的腳注和尾注，可以按照下述方法進(jìn)行而不用逐個(gè)刪除：（1）按Ctrl+h鍵，打開【查找和替換】對(duì)話框并會(huì)自動(dòng)選中【替換】選項(xiàng)卡。插入題注既可以方便地在文檔中創(chuàng)建圖表目錄，又可以不擔(dān)心題注編號(hào)會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤。（5）在【位置】列表框中選擇標(biāo)題放置的位置為【所選項(xiàng)目的下方】。把【題注】拖到【常用】工具欄上（4）按快捷鍵Ctrl+Alt++（加號(hào)），此時(shí)光標(biāo)變成形狀，單擊剛設(shè)置的【常用】工具欄上的【題注】按鈕。如果后來添加、刪除或移動(dòng)了題注，可以方便地更新所有題注的編號(hào)。（3）在【格式】下拉列表框中選擇所需的標(biāo)號(hào)格式，或者單擊【新建標(biāo)簽】按鈕，在打開的對(duì)話框中鍵入需要的題注編號(hào)方式【圖9.】。例如用戶逐個(gè)查找下一個(gè)內(nèi)容時(shí)，如想要回到剛才查找的位置時(shí)，就可以通過改變查找的方向來實(shí)現(xiàn)。此時(shí)單擊【確定】按鈕，可以返回【查找和替換】對(duì)話框。若要添加這些內(nèi)容，請(qǐng)單擊【特殊字符】按鈕，然后單擊所需符號(hào)，或者在【查找內(nèi)容】框中直接鍵入。指定范圍內(nèi)任意單個(gè)字符[]例如，[rt]ight查找“10”、“100”和“1000”。例如，要在文檔查找使用黑體傾斜的“技巧”一詞，操作如下：（1）單擊【編輯】|【查找】命令，打開【查找】對(duì)話框。（4）在打開的【查找字體】對(duì)話框中的【中文字體】下拉列表框中選擇【黑體】?！咀址g距】選項(xiàng)卡（3）單擊【確定】按鈕。（8）單擊【關(guān)閉】按鈕，關(guān)閉查找和替換對(duì)話框。然后在【格式標(biāo)記】選項(xiàng)組中選中【全部】復(fù)選框。想要?jiǎng)h除上述這些回車符和空格符，當(dāng)然可以手動(dòng)地一個(gè)一個(gè)來刪除，但通過查找和替換特殊字符的辦法，可以更快速地刪除這些回車符與空格符。（6）（2）~（3）步。其操作方法是：（1）用鼠標(biāo)選中目錄中的制表符，單擊【格式】菜單中的【字體】命令，打開【字體】對(duì)話框。查找并替換多種格式文本用戶可以在文檔中查找多種格式文本，如使用黑體、五號(hào)字、傾斜的【技巧】一詞，并把它替換為【技巧】楷體、小四號(hào)、傾斜、段落為段前6磅、段后6磅。Newton。n單詞的結(jié)尾例如，(in)如果使用通配符，此選項(xiàng)將會(huì)變灰，表示不可用。在搜索過程式中將不搜索頁眉、頁腳、腳注或批注。如果排版者在排版過程中，發(fā)現(xiàn)某些詞組有多處都要作相同的更改，那么也可以選定范圍內(nèi)進(jìn)行查找并替換。修改題注在文檔中，題注可以有不同的編號(hào)格式，如編號(hào)可以是“1,2,3…”，也可以是“a,b,c…”，甚至可以是“甲、乙、丙、丁…”等。”；也可以更改一個(gè)或多個(gè)題注的標(biāo)簽，如，將“表（2）在【類別】列表框中選中【插入】項(xiàng)?！绢}注】對(duì)話框（3）一般在【標(biāo)簽】下拉列表中沒有適當(dāng)?shù)臉?biāo)簽內(nèi)容，應(yīng)單擊【新建標(biāo)簽】按鈕，【新建標(biāo)簽】對(duì)話框。例如，在本書的圖片中，就在圖片下面輸入了圖編號(hào)和圖題。如果在拖動(dòng)鼠標(biāo)的過程中按住Ctrl不放，可將引用標(biāo)記復(fù)制到新位置，然后在注釋區(qū)中插入新的注釋文本即可。如果使用自動(dòng)編號(hào)，Word就會(huì)給所有腳注或尾注連續(xù)編號(hào)，當(dāng)添加、刪除、移動(dòng)腳注或尾注引用標(biāo)記重新編號(hào)?！灸_注和尾注】對(duì)話框（3）在【位置】區(qū)域中選擇【腳注】則可插入腳注，在【腳注】右邊的下拉列表框中選擇插入腳注的位置，可以選擇的選項(xiàng)有【頁面底端】和【文字下方】?jī)身?xiàng)。用于在打印文檔中為文檔中的文本提供解釋、批注以及相關(guān)的參考資料。New使用Word自動(dòng)創(chuàng)建的目錄（2）試圖打印。【圖表目錄選項(xiàng)】對(duì)話框（3）選中【樣式】復(fù)選框，并在其右邊的下拉列表框中選擇圖表標(biāo)簽使用的樣式名，如用戶的圖號(hào)使用的樣式名是“圖注”，選中它，然后單擊【確定】按鈕。當(dāng)標(biāo)記完所有需要?jiǎng)?chuàng)建的目錄文本后，此時(shí)該對(duì)話框中的【取消】按鈕將變成【關(guān)閉】按鈕，單擊【關(guān)閉】按鈕退出。這樣，Word就會(huì)在指定的地方建立目錄，目錄中的頁碼是由Word按該樣式在文檔出現(xiàn)的位置來確定的。而且在文檔發(fā)生了改變以后，還可以利用更新目錄的功能來適應(yīng)文檔的變化。如不選擇【添至模板】復(fù)選框，以后打開Word樣式中的正文還是原來的默認(rèn)值，就不能應(yīng)用于此后的文檔了。（3）在彈出的【樣式和格式】對(duì)話框的樣式中選擇【正文】。它在C:\WINDOWS\Application如要?jiǎng)h除該樣式，可以單擊【刪除】按鈕，如要更改樣式名稱，可以單擊【重命名】按鈕，然后在打開的【重命名】對(duì)話框中輸入新名稱即可?！拘薷臉邮健繉?duì)話框（4）選擇【更新樣式，以反映最近所做修改】項(xiàng)。如果是自定義的樣式，可以更改樣式名。Shift和3鍵，那么該輸入框中就顯示為Alt+Ctrl+Shift+3。在文檔結(jié)構(gòu)圖中查看三級(jí)標(biāo)題Enter，Word按Ctrl+Alt+n鍵，應(yīng)用正文（3）選擇【格式】菜單，然后單擊【樣式和格式】命令，可以在該樣式列表框中選擇一種適用的樣式名，選擇之后即可應(yīng)用該樣式了。但是用戶可以刪除自定義樣式，卻不能刪除內(nèi)置樣式。它規(guī)定了文檔中標(biāo)題、題注以及正文等各個(gè)文本元素的格式。（4）當(dāng)最后一個(gè)要合并的文檔插入到編輯區(qū)以后，單擊【文件】|【保存】進(jìn)行保存操作，就可以得到合并出來的大文檔。（3）按下快捷鍵Ctrl+V鍵。此時(shí)，Word也是按列高亮顯示文本。（2）雙擊鼠標(biāo)可在文檔中選定一個(gè)由空格和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)分隔的短句，或選定一個(gè)默認(rèn)的詞；連續(xù)三擊鼠標(biāo)，可選定一段文本。XX】中輸入項(xiàng)目的編號(hào)，然后單擊【下一處】。（1）單擊【常用】工具欄上的【顯示比例】下拉列表中的一項(xiàng)顯示比例，也可以在該列表框中直接輸入顯示比例的百分比。在【文檔結(jié)構(gòu)圖】中，此標(biāo)題為突出顯示，以指明在文檔中的位置。使用“文檔結(jié)構(gòu)圖”可以對(duì)整個(gè)文檔進(jìn)行瀏覽，同時(shí)還能夠跟蹤您在文檔中的位置。在打印預(yù)覽中，可以通過縮小尺寸顯示多頁文檔。4．大綱視圖也可隨時(shí)返回2．Web如果這個(gè)文檔是由幾個(gè)人來公共編輯完成，那將更容易引起很大的混亂。不但可以獨(dú)立工作，而且可以和外地的伙伴通過網(wǎng)絡(luò)共同編輯一個(gè)文檔。Web切換到該視圖的方法是，單擊【視圖】菜單中的【W(wǎng)eb還可以通過折疊文檔來查看主要標(biāo)題，或者展開文檔以查看所有標(biāo)題，以至正文內(nèi)容。（2）單擊需要編輯的范圍中的文字，Word【文檔結(jié)構(gòu)圖】將在一個(gè)單獨(dú)的窗格中顯示文檔標(biāo)題。例如，要看到文檔結(jié)構(gòu)的高級(jí)別標(biāo)題，可折疊（即隱藏）低級(jí)標(biāo)題。選擇【整頁】則使整個(gè)頁面可在文檔窗口中顯示。Word能夠記憶你前三次的編輯位置，它使光標(biāo)在最后編輯過的三個(gè)位置間循環(huán)，第四次按Shift＋F5組合鍵插入點(diǎn)會(huì)回到當(dāng)前的編輯位置?？梢远ㄎ坏哪繕?biāo)項(xiàng)目有頁、節(jié)、行、書簽、腳注、尾注、域、表格、圖形、公式、對(duì)象、標(biāo)題十二種。而三擊鼠標(biāo)可以將正在編輯的文檔全部文字選定。這里有一種有效選擇大段文本的方法，這個(gè)技巧可用于所有的文字處理器，因?yàn)樗且粋€(gè)基本的Windows功能。所以這是最有效最實(shí)用的合并文檔方法。如，標(biāo)題2樣式最初為“四號(hào)、宋體、兩端對(duì)齊、加粗”，如果用戶希望標(biāo)題2樣式為“三號(hào)、隸書、居中、常規(guī)”，此時(shí)不必重新定義標(biāo)題2的每一個(gè)實(shí)例，只需改變標(biāo)題2樣式的屬性就可以了。（3）表格樣式：可為表格的邊框、陰影、對(duì)齊方式和字體提供一致的外觀。（8）選中【添加到模板】復(fù)選框，以方便今后也能使用。而且該樣式在大綱視圖或者文檔結(jié)構(gòu)圖中都可以用三級(jí)標(biāo)題顯示可以看到。提示：如果要使用已經(jīng)設(shè)置為列表樣式、段落樣式或字符樣式的基礎(chǔ)的文本，請(qǐng)選中它，然后基于選定文本的格式和其他屬性新建樣式。如果選中【自動(dòng)更新】復(fù)選框，則無論何時(shí)用戶將人工格式應(yīng)用于設(shè)置的此樣式的任何段落，都自動(dòng)重新定義該樣式。如果用戶文檔中有十幾個(gè)甚至幾十個(gè)“技巧與提示”的樣式，如果一個(gè)一個(gè)地修改，就要改幾十次，而使用樣式只需修改一次就得了。然后單擊【打開文件】，打開所需的模板或文件。再在【文件名】輸入框中輸入模板名稱，最后單擊【保存】按鈕即可。選擇想要更改的項(xiàng)，例如，選擇【字體】命令，【字體】對(duì)話框。其操作方法是，先輸入文本或者樣式標(biāo)題，選定該文本或標(biāo)題，然后單擊【格式】工具欄上的【居中】按鈕和【加粗】按鈕。對(duì)題注進(jìn)行搜索，依照號(hào)碼進(jìn)行排序，并在文檔中顯示圖表目錄。（4）如果要在目錄中每個(gè)標(biāo)題后面顯示頁碼，應(yīng)選擇【顯示頁碼】復(fù)選框。彈出【目錄選項(xiàng)】對(duì)話框。下面假設(shè)有一篇文檔是《宋詩一百首》，要把每首宋詩的詩名創(chuàng)建成目錄，因?yàn)樵娒麤]有使用樣式，此時(shí)可以由目錄域創(chuàng)建目錄，操作方法如下：（1）在文檔中包含目錄的第一首宋詩詩名《塞上》。（7）單擊【目錄】選項(xiàng)卡。使用題注插入目錄的方法如下：（1）將光標(biāo)移到要插入圖表目錄的地方。創(chuàng)建引文目錄引文目錄與其他目錄項(xiàng)類似，可以根據(jù)不同的引文類型，創(chuàng)建不同的引文目錄。【標(biāo)記引文】對(duì)話框（3）在【類別】的下拉列表框中選擇合適的類型，可以是【事例】、【法規(guī)】、【協(xié)議】、【規(guī)則】等。Roman體。完成后單擊【確定】按鈕，就可以把當(dāng)前選取的字體更改成所需的字體和字號(hào)了?；蛘摺竟?jié)的結(jié)尾】項(xiàng)可以在包含尾注的節(jié)的最后一行打印尾注。如果在【普通】視圖下，這時(shí)在文檔窗口下方就會(huì)出現(xiàn)腳注或尾注欄（）；如果在【頁面】視圖中，光標(biāo)就會(huì)定位在實(shí)際文檔中的腳注、尾注上。（2）單擊【高級(jí)】按鈕，然后單擊【特殊字符】按鈕，出現(xiàn)【特殊字符】列表。而且一旦某一項(xiàng)目帶有題注，還可以對(duì)其進(jìn)行交叉引用。（6）如果要設(shè)置題注的其它編號(hào)格式，可以單擊【編號(hào)】按鈕，在彈出【題注編號(hào)】對(duì)話框。自動(dòng)為插入的項(xiàng)目（這里還是以插入圖片為例）添加題注的方法是：（1）【題注】對(duì)話框，單擊【自動(dòng)插入題注】按鈕，彈出的【自動(dòng)插入題注】對(duì)話框。（4）連續(xù)單擊【確定】按鈕，退出所有的對(duì)話框。用戶可以打開查找的高級(jí)對(duì)話框設(shè)置查找的范圍與方向，具體方法如下：（1）單擊【編輯】菜單中的【查找】命令，或按快捷鍵【Ctrl+F】，打開【查找】對(duì)話框。圖4.如果清除【使用通配符】復(fù)選框，Word查找“rig