【正文】 應(yīng)的審批后，最終與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。 訂單內(nèi)容業(yè)務(wù)需求采購(gòu)合同編碼：1. 總部目前的幾個(gè)部門存在不同的采購(gòu)訂單編碼規(guī)則，例如：輕工部： QG020514F－XX QG：輕工部； 02：2002年； 05：5月；14：今年的第14票號(hào)； F：業(yè)務(wù)員代碼； XX：客戶機(jī)械部： N――表示國(guó)內(nèi)采購(gòu)； M――表示出口； A――年份； B――月、日J(rèn)X――機(jī)械部； E――員工名稱組合規(guī)則：N/MABJXE舉例：N61220528JXF表示：機(jī)械部員工張卓飛在2002年5月28日的采購(gòu)合同號(hào)照明部與光電部沒有明確的采購(gòu)訂單編碼規(guī)則，業(yè)務(wù)員根據(jù)自己的喜好進(jìn)行編制。代理出口業(yè)務(wù)的具體內(nèi)容參見銷售業(yè)務(wù)解決方案。 通過(guò)查詢獲得本次出庫(kù)原料的總成本。并且確保平均成本更新的數(shù)額與實(shí)際發(fā)生的運(yùn)費(fèi)、關(guān)稅金額相同，否則在日后運(yùn)費(fèi)發(fā)票到后，財(cái)務(wù)無(wú)法入帳。操作流程如下所示：1. 運(yùn)用開發(fā)的銷售訂單流程，在銷售模塊錄入銷售訂單，導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成請(qǐng)購(gòu)單。報(bào)價(jià)需要經(jīng)過(guò)總經(jīng)理或生產(chǎn)部經(jīng)理審批方可生效。考慮到運(yùn)用請(qǐng)購(gòu)單變通作為內(nèi)部詢價(jià)單，操作上比較復(fù)雜，而且仍然需要手工業(yè)務(wù)的配合，因此建議系統(tǒng)外進(jìn)行。9過(guò)量發(fā)貨報(bào)表按供應(yīng)商打印供應(yīng)商發(fā)貨數(shù)量超過(guò)訂單數(shù)量的過(guò)量發(fā)貨情況表。供應(yīng)商信息維護(hù)：供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性根據(jù)BPR設(shè)計(jì)的組織架構(gòu)與部門職責(zé)，并保證供應(yīng)商信息的準(zhǔn)確性，由北方光電采購(gòu)部專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商信息維護(hù)。 3 供應(yīng)商管理業(yè)務(wù)需求北方光電供應(yīng)商目前沒有統(tǒng)一的編碼規(guī)則。奧德光電：目前有光學(xué)完工庫(kù)、光學(xué)毛坯庫(kù)、工具輔料庫(kù)、金工庫(kù)、包裝材料成品庫(kù)等5個(gè)倉(cāng)庫(kù)。 采購(gòu)產(chǎn)品計(jì)量單位業(yè)務(wù)需求北方光電：輕工部：出于退稅的要求，計(jì)量單位要按照海關(guān)報(bào)關(guān)的要求定。解決方案運(yùn)用庫(kù)存模塊在系統(tǒng)中定義采購(gòu)物品。生產(chǎn)部的采購(gòu)經(jīng)辦將負(fù)責(zé)按照總部采購(gòu)部的框架性協(xié)議釋放一攬子協(xié)議的采購(gòu)訂單，或者自行制作不能夠與供應(yīng)商簽定一攬子協(xié)議的零星采購(gòu)申請(qǐng), 創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)訂單。北方光電總部的貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部的銷售合同導(dǎo)入采購(gòu)模塊生成銷售請(qǐng)購(gòu)，銷售請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)部門自動(dòng)引入，分配給采購(gòu)人員，由采購(gòu)人員制定采購(gòu)訂單，并根據(jù)采購(gòu)訂單審批流程進(jìn)行審批。固定資產(chǎn)的請(qǐng)購(gòu)由各部門在系統(tǒng)外填制請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)部匯總后統(tǒng)一制作采購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)，采購(gòu)過(guò)程不在系統(tǒng)中進(jìn)行記錄和維護(hù)。采購(gòu)部設(shè)有采購(gòu)經(jīng)理，下屬采購(gòu)人員負(fù)責(zé)為光電部簽訂采購(gòu)訂單、為生產(chǎn)基地簽訂長(zhǎng)期框架協(xié)議，專人管理供應(yīng)商檔案。目前存在的問(wèn)題：公司內(nèi)部不同部門各自的文件中不統(tǒng)一， 存在同一件號(hào)， 不同編碼。存在計(jì)量單位之間的轉(zhuǎn)換情況。光電部采購(gòu)的物品基本都先入北方光電自備庫(kù)，因此光電部銷售訂單將采用開發(fā)的流程，將采購(gòu)物品接收入庫(kù)后，再進(jìn)行挑庫(kù)發(fā)運(yùn)的操作（具體參見銷售訂單管理模塊）。供應(yīng)商沒有編碼。供應(yīng)商分類：系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商分類信息，在采購(gòu)快查碼中定義供應(yīng)商類別，錄入供應(yīng)商時(shí)就可以選擇所屬的相應(yīng)類別。業(yè)務(wù)員將無(wú)法提交不合格供應(yīng)商的采購(gòu)訂單。2. 對(duì)外詢價(jià)：采用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)的詢價(jià)單功能，記錄對(duì)外詢價(jià)情況。鑒于系統(tǒng)中沒有報(bào)價(jià)審批的工作流，所有具有該界面操作權(quán)限的員工都可以進(jìn)行報(bào)價(jià)審批的操作，控制意義不大，建議將通過(guò)審批生效的報(bào)價(jià)錄入系統(tǒng)，為以后的業(yè)務(wù)提供參考。3. 在供應(yīng)商將物品發(fā)運(yùn)至客戶時(shí)，采購(gòu)員根據(jù)收到供應(yīng)商傳來(lái)的單據(jù)在系統(tǒng)中進(jìn)行物品接收入庫(kù)的操作，并在貨物發(fā)運(yùn)出口后在系統(tǒng)中進(jìn)行發(fā)運(yùn)的動(dòng)作。接下來(lái)的操作同自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的處理。 為了便于查詢，在參考字段錄入“銷售合同號(hào)IN”。系統(tǒng)將自動(dòng)按照轉(zhuǎn)移價(jià)格生成總部與生產(chǎn)基地之間的應(yīng)收應(yīng)付發(fā)票。采購(gòu)價(jià)格是含稅價(jià)，并且可以部分或全部退稅。部門經(jīng)理和公司經(jīng)理可以更改、取消采購(gòu)訂單。由客戶將物品發(fā)回至本公司倉(cāng)庫(kù)，或直接退回至供應(yīng)商，在下筆業(yè)務(wù)中進(jìn)行沖減。對(duì)于超量接收、提前或延遲交貨等，在系統(tǒng)中定義容限為0，超出容限系統(tǒng)活動(dòng)為“警告”。8 審批管理 審批流程業(yè)務(wù)需求北方光電北方光電不存在請(qǐng)購(gòu)流程采購(gòu)訂單審批流程一攬子采購(gòu)協(xié)議審批流程生產(chǎn)基地請(qǐng)購(gòu)審批流程采購(gòu)訂單與一攬子協(xié)議發(fā)放的審批流程解決方案系統(tǒng)通過(guò)審批層次樹實(shí)現(xiàn)審批單據(jù)的流轉(zhuǎn)，并對(duì)審批權(quán)限按照審批組進(jìn)行劃分，確定單據(jù)流轉(zhuǎn)的終點(diǎn)。解決方案采購(gòu)與應(yīng)付模塊接口財(cái)務(wù)部應(yīng)付會(huì)計(jì)確認(rèn)應(yīng)付發(fā)票時(shí)采用三維匹配（采購(gòu)訂單、接收單、發(fā)票），匹配選項(xiàng)為接收收據(jù)?？赡芤粡埌l(fā)票匹配多張入庫(kù)單，或多張發(fā)票匹配一張入庫(kù)單。首先做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)?fù)素?，再重新做一筆標(biāo)準(zhǔn)的采購(gòu)訂單和接收。對(duì)于物品質(zhì)量的現(xiàn)場(chǎng)檢驗(yàn)則在系統(tǒng)外進(jìn)行。采購(gòu)品沒有質(zhì)量代碼，不允許替代品接收。訂單生成后，系統(tǒng)可以將訂單數(shù)據(jù)導(dǎo)出，OFFICE支持導(dǎo)出的TXT格式文件，然后可以粘貼在WORD或EXCEL模板上編輯，操作比較簡(jiǎn)便。采用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)流程進(jìn)行，即創(chuàng)建采購(gòu)訂單/采購(gòu)發(fā)放、接收、入庫(kù)。注：如果不能獲得明晰的代理進(jìn)口業(yè)務(wù)的供應(yīng)商信息，那么可以根據(jù)委托方選擇虛擬供應(yīng)商“代理供應(yīng)商——委托加工方名稱”。關(guān)稅及進(jìn)口業(yè)務(wù)中發(fā)生的費(fèi)用的處理：方案一：平均成本更新按照采購(gòu)價(jià)格制作采購(gòu)訂單平均成本更新(關(guān)稅＋運(yùn)保費(fèi))銷售發(fā)貨時(shí)結(jié)轉(zhuǎn)成本在報(bào)關(guān)時(shí)接收入庫(kù)獲得關(guān)稅繳款通知書時(shí)在庫(kù)存模塊調(diào)整商品成本，分錄如下：借：庫(kù)存商品貸：材料成本差異同時(shí)在應(yīng)付模塊錄入關(guān)稅發(fā)票，分錄如下：借：材料成本差異貸：應(yīng)付賬款再對(duì)關(guān)稅發(fā)票進(jìn)行付款借：應(yīng)付賬款貸：銀行存款優(yōu)點(diǎn)：1. 應(yīng)付發(fā)票可以全額匹配采購(gòu)訂單，采購(gòu)訂單可以自動(dòng)關(guān)閉2. 錄入采購(gòu)訂單時(shí)運(yùn)用公司匯率，減少錄入?yún)R率發(fā)生錯(cuò)誤的可能缺點(diǎn)：1. 平均成本更新的時(shí)點(diǎn)與金額影響財(cái)務(wù)記帳的準(zhǔn)確性與及時(shí)性2. 平均成本更新的責(zé)任人待定方案二：報(bào)關(guān)時(shí)作以含關(guān)稅、運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)的價(jià)格制作采購(gòu)訂單報(bào)關(guān)時(shí)按照含運(yùn)費(fèi)價(jià)格制作采購(gòu)訂單接收入庫(kù)接收入庫(kù)時(shí)：借：材料采購(gòu) 12（含稅、費(fèi)價(jià)格）貸：應(yīng)計(jì)負(fù)債 12 借：庫(kù)存 12貸：材料采購(gòu) 12發(fā)票匹配時(shí)：借：應(yīng)計(jì)負(fù)債12貸：應(yīng)付帳款 10（采購(gòu)價(jià)格） 發(fā)票價(jià)格差異 2優(yōu)點(diǎn)：庫(kù)存成本較為準(zhǔn)確及時(shí)反映缺點(diǎn)：1. 運(yùn)用本方案的前提是在報(bào)關(guān)時(shí)，業(yè)務(wù)員已經(jīng)清楚地知道需要計(jì)入成本的運(yùn)保費(fèi)金額2. 要求業(yè)務(wù)員在報(bào)關(guān)后，錄入采購(gòu)訂單的價(jià)格為手工計(jì)算的含關(guān)稅、運(yùn)保費(fèi)等的價(jià)格，數(shù)額的準(zhǔn)確性同樣影響財(cái)務(wù)記帳3. 由于關(guān)稅按照?qǐng)?bào)關(guān)單匯率計(jì)算，需要在錄入采購(gòu)訂單時(shí)輸入用戶匯率 4. 采購(gòu)訂單無(wú)法全額匹配，只能手工關(guān)閉5. 采購(gòu)訂單制定時(shí)間滯后，審批沒有實(shí)際意義經(jīng)過(guò)討論確定，運(yùn)用第一種解決方案，即業(yè)務(wù)員在拿到報(bào)關(guān)單后，在系統(tǒng)中進(jìn)行接收入庫(kù)，平均成本更新的操作。自營(yíng)出口業(yè)務(wù)的處理貿(mào)易一部、貿(mào)易二部、光電部出口業(yè)務(wù)中的采購(gòu)訂單，一般要求記庫(kù)存帳，再根據(jù)銷售訂單的規(guī)定將物品發(fā)運(yùn)至客戶處，并結(jié)轉(zhuǎn)銷售成本。業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，存在價(jià)格更改的情況，一般是價(jià)格下調(diào)。1. 內(nèi)部詢價(jià)：系統(tǒng)沒有標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)部詢價(jià)功能。8供應(yīng)商暫掛報(bào)表按供應(yīng)商打印暫掛的采購(gòu)訂單情況表。解決方案供應(yīng)商信息內(nèi)容：Oracle系統(tǒng)可以記錄供應(yīng)商名稱、編號(hào)、分類、地址、聯(lián)系人、付款條件、應(yīng)付款、預(yù)付款帳戶等信息。子庫(kù)存與庫(kù)位等的設(shè)置具體參見庫(kù)存模塊的方案設(shè)計(jì)。橡膠件有過(guò)期控制。鑒于北方光電與生產(chǎn)基地沒有區(qū)分職能采用不同的物品分類的要求，因此建議采用庫(kù)存模塊定義的物品分類具體參見庫(kù)存模塊的解決方案。2 采購(gòu)產(chǎn)品管理 采購(gòu)產(chǎn)品業(yè)務(wù)需求北方光電公司主要采購(gòu)光電、輕工、機(jī)械、照明等產(chǎn)品；生產(chǎn)基地采購(gòu)生產(chǎn)光電產(chǎn)品的原材料，包括光學(xué)件、金工件、橡膠件、包裝材料等。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部負(fù)責(zé)原材料的采購(gòu)、儲(chǔ)運(yùn)、庫(kù)存計(jì)劃等。下圖為本解決方案中，北方光電總部采購(gòu)模塊與其它模塊的關(guān)系：生產(chǎn)基地中采購(gòu)模塊與其他模塊之間的關(guān)系如下圖所示：Oracle 采購(gòu)業(yè)務(wù)解決方案概述針對(duì)北方光電股份有限公司及其下屬子公司現(xiàn)行的采購(gòu)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，以及未來(lái)對(duì)采購(gòu)管理和控制的需求，采取多個(gè)經(jīng)營(yíng)單位、多個(gè)庫(kù)存組織的方式設(shè)置系統(tǒng)應(yīng)用架構(gòu)。采購(gòu)產(chǎn)品的分類和編碼與庫(kù)存模塊中的物品分類和編碼保持一致。生產(chǎn)基地生產(chǎn)基地的生產(chǎn)部設(shè)經(jīng)理一名，下屬采購(gòu)經(jīng)辦負(fù)責(zé)發(fā)放一攬子采購(gòu)協(xié)議；或者制作零星物料的采購(gòu)申請(qǐng)，然后創(chuàng)建標(biāo)準(zhǔn)訂單等。奧德光電生產(chǎn)基地：目前沒有標(biāo)準(zhǔn)的物料編碼， 希望盡快編制物料編碼，并且一定基于物料編碼唯一性。解決方案在庫(kù)存模塊可以定義各物品的基本單位，并明確基本單位與其他輔助計(jì)量單位之間的換算關(guān)系。采購(gòu)部采購(gòu)員、貿(mào)易一部、貿(mào)易