【正文】 公室組織結(jié)構(gòu)： 各部門職責、董事會辦公室分管領(lǐng)導及集團公司歸口管理部門見下表： 序 機構(gòu)名稱 職責范圍 分管領(lǐng)導 集團公司歸口 第 2 頁 共 22 頁 第五條 管理定位 集團公司按照“集團化運作、專業(yè)化管理、品牌化發(fā)展”的戰(zhàn)略定位。 （七）認真管理保存公司股東大會會議文件、會議記錄，并裝訂成冊建立檔案； （八）對于公司召開股東大會通過股東大會網(wǎng)絡(luò)投票系統(tǒng)向股東提供網(wǎng)絡(luò)投票方式的情形，按照中國證監(jiān)會、證券交易所及中國證券登記結(jié)算有限公司的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。在選定或變更指定信息披露的報紙和網(wǎng)站后，在兩個工作日內(nèi)報告證券交易所。 第二十五條 切實做好投資者、潛在投資者、市場研究人員和財經(jīng)媒體的接待工作。男員工須將襯衫下擺扎入褲內(nèi)。 《月度工作計劃表》的制作來完成，在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和 時間控制。 第四十一條：新員工的試用期為 3 個月；在試用期間，由董事會辦公室主任對新員工的專業(yè)知識、工作能力、工作效率、責任感、品 德、品質(zhì)、誠信等方面進行考核，考核合格的，予以轉(zhuǎn)正；考核不合格的，予以辭退或安排在其他崗位試用；對于試用期內(nèi)個別員工表現(xiàn)特別優(yōu)秀的，試用董事會辦公室主任可以提前結(jié)束試用期，并將《職員轉(zhuǎn)正考核表》報請人力資源部主管審核，批準。 第 18 頁 共 22 頁 （二） 根據(jù) 工作需要，限定參加會議人員的范圍。 雙方簽交接單。 第十二章 附則 第六十四條 本制度自發(fā)布之日起執(zhí)行，若出現(xiàn)以往規(guī)定與本制度不一致的情況，則以本制度為準。 、總裁或其授權(quán)委托人簽批，嚴禁以股東大會、董事會、監(jiān)事會名義、使用鑒為他人特別是勞務(wù)隊伍購買材料、機械租賃等任何事項提供擔保 （包括承諾）、抵押、委托付款、簽署涉及工程價款、數(shù)量的資料、證明等。 （七） 其他經(jīng)公司確定應(yīng)當保密的事項。 、部門年度發(fā)展計劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎(chǔ)。 “《日工作時間控制表》填寫規(guī)定”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項目如實填寫并上 交公司部門主管。 （一）董事會辦公室簽訂《勞務(wù)合同》或其他合同時集團法務(wù)部必須提出法律意見； （二）集團法務(wù)部每月對董事會辦公室的其他法律相關(guān)事務(wù)監(jiān)督并提出整改意見； （三）每半年度對董事會辦 公室工作人員進行一次法律事務(wù)培訓； 第三十二條 董事會辦公室實行重大法律事務(wù)及時報告制度，由集團 第 13 頁 共 22 頁 公司法律事務(wù)部審核。 （一）按照強制性規(guī)定披露定期報告和臨時報告等信息，公司還應(yīng)不斷擴大信息披露范圍，增加信息量，提高透明度； （二）在第一時間在指定的信息披露報紙和網(wǎng)站進行披露，保證所有股東有平等的機會獲得信息。所報文稿及材料應(yīng)為中文打印件并簽字蓋章，規(guī)格尺寸為 A4，文稿上應(yīng)當寫明擬公告的日期及報紙。法人股東的法定代表人不能參加大會的須有書面授權(quán)委托書；個人股東參加大會的，須出具本人身份證原件及復印件、股票帳戶卡。 第 1 頁 共 22 頁 董事會辦公室管理制度（試行） 第一章 總 則 第一條 為了加強集團公司董事會辦公室管理體系建設(shè)，完善流程化、科學化、現(xiàn)代化的制度建設(shè)，遵循集團核心價值觀，實行權(quán)責分明、管理科學、激勵和約束相結(jié)合的內(nèi)部管理體制，特制定本制度。委托代理人參加大會的，須出具雙方身份證原件及復印件、授權(quán)委托書、委托人股票帳戶卡；異地股東可采取信函或傳真的方式登記。經(jīng)證券交易 所同意后，公司自行聯(lián)系公告事項。 第 11 頁 共 22 頁 第二十四條 確保股東大會參會股東和未參會股東有平等的獲取公司信息的權(quán)利。 （一） 投資者關(guān)系管理辦公室在開展重大的投資者關(guān)系活動時，應(yīng)及時向集團法務(wù)部報告、咨詢，并要求其出具法律意見書； （二）證券事務(wù)代表處理信息披露事務(wù)時應(yīng)及時向集團法務(wù)部咨詢，信息披露文件完成后應(yīng)先交由集團法務(wù)部審核，提出法律意見； （三）董事會辦公室在辦公過程中如發(fā)生重大信息泄露，嚴重影響集團公司聲譽，集團法務(wù)部有義務(wù)就法律事項，出具意見書； （四）董事會辦公室其他法律 事項。 《日工作時間控制表》中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性，該表格將作為對員工考核的主要依據(jù)之一。 第三十八條 董事會辦公室因業(yè)務(wù)或管理需要招收新 員 工的，董事會辦公室主任根據(jù)崗位要求和需求人數(shù)填寫《員工需求申請書》，報送人力資源部門予以 招工。 第四十八條 屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復制、摘抄、保存和銷毀，由董事會辦公室負責監(jiān)督保密及保管，并提出相應(yīng)的保密措施。 ；嚴禁在涉及個人與集團公司業(yè)務(wù)無關(guān)的或可能危害集團公司財產(chǎn)、經(jīng)濟、法律糾紛方面的文件、資料上加蓋印鑒，也不得在與本單位、部門工作、業(yè)務(wù)無關(guān)的文件、資料上加蓋印鑒。 第六十五條 本制度由 XX公司建設(shè)集團公司董事會辦公室負責解釋。帶出印鑒應(yīng)遵循以下程序： 填寫帶出印鑒申請表 董事長、董事會秘書或其授權(quán)人簽批 填寫印鑒使用臺帳 密封印鑒交帶出人雙方簽印鑒交接單 帶出人與使用人共同開封使用，帶回用印資料復印件 帶出人與使用人共同密封 印鑒交管理人。 第五十條 具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議和其他活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施