【正文】 財務(wù)管理部是營銷系統(tǒng)的合同管理的職能部門，負責(zé)草擬各類合同管理制度，發(fā)布各類合同的標(biāo)準(zhǔn)格式，提供法律意見，以法律手段解決合同糾紛，并對各部門、分公司執(zhí)行合同管理制度的情況進行監(jiān)督等，其他部門及各公司依照自身的職權(quán)對本部門發(fā)生的合同進行管理，并協(xié)助財務(wù)管理部進行合同管理工作。? 確保帳目清楚、往來清晰；按時按質(zhì)完成核算工作、及時報送財務(wù)報表和申報納稅。? 分公司不得貼現(xiàn)銀行承兌匯票。四、大額開支財務(wù)審批制度1. 分公司除日常辦公所需的低值易耗品如紙張、筆、色帶、曬鼓、純凈水等之外的其他辦公及固定資產(chǎn)設(shè)施如汽車、空調(diào)、冰箱、電視、櫥具、飲水機、電腦、打印機、傳真機、沙發(fā)、椅凳、電話等大額固定設(shè)施均需報請總部審批后方可購置；分公司裝修費用、辦公和住宿租金也均需報請總部審批后方可與對方訂立合同；以上設(shè)施購買及費用開支審批程序如下：? 分公司申請――分公司財務(wù)主管審核――人事行政部行政科審核――財務(wù)管理部部長審批。? 如客戶故意或?qū)掖尾慌c分公司對帳及確認(rèn)余額；分公司財務(wù)主管有權(quán)扣留其返利、激勵等，情節(jié)嚴(yán)重的，經(jīng)與分公司經(jīng)理協(xié)商后停止其發(fā)貨。 第三章：收款發(fā)貨流程一、 總則： 分公司必須恪守“現(xiàn)款現(xiàn)貨“的原則發(fā)貨，對于有信用額度的客戶，必須確保賒貨金額控制在信用額度之內(nèi)。倉管員必須憑上述有效銷貨出庫單才準(zhǔn)發(fā)貨。b、 票結(jié)主要適用于分公司大型、資信優(yōu)良的零售客戶，如大型百貨商店、大型專賣店、大型超市等客戶。八、日常信用管理 客戶主管業(yè)務(wù)員和分公司財務(wù)為信用管理日常管理人，應(yīng)密切關(guān)注信用額度客戶的提貨、貨款回籠、信用狀況變動情況，對可能出現(xiàn)的呆帳、壞帳及時采取預(yù)防和補救措施。注：如業(yè)務(wù)員和分公司經(jīng)理被扣罰后追回客戶所欠貨款，應(yīng)于貨款追回后立即將所扣罰的工資、獎金立即返還給業(yè)務(wù)員和分公司經(jīng)理。四、 住宿費報銷標(biāo)準(zhǔn) 住宿費是指分公司各類人員離開業(yè)務(wù)駐地在出差地住宿所發(fā)生的費用，住宿費按下列各類人員標(biāo)準(zhǔn)憑住宿費發(fā)票限額實報實銷：a、 分公司經(jīng)理、副經(jīng)理離開分公司駐地出差住宿報銷標(biāo)準(zhǔn)如下：? 北京、上海分公司除外，150 元/天，每月至多報 15 天，分公司所在地住宿費不能報銷。? 分公司業(yè)務(wù)從轄區(qū)內(nèi)的一個縣或市前往轄區(qū)內(nèi)的另一個縣或市了解市場。收款專戶：核算分公司收到的客戶銷貨款以及分公司匯回總部的貨款。例 7：分公司本月收到客戶發(fā)來的廣告促銷品 10 萬（不含稅） ，同時本月發(fā)出 5 萬元進行促銷，則作如下分錄：入庫分錄:借：物料**促銷品 10 應(yīng)交稅金增值稅進項稅 貸：銀行存款 出庫分錄：借：產(chǎn)品銷售費用廣告費用 5貸：原材料**促銷品 5產(chǎn)成品 **型號 本科目核算分公司轄下中轉(zhuǎn)倉及售后倉產(chǎn)成品的入庫及出庫。注：經(jīng)審批的超額報銷申請報告要和其相應(yīng)的差旅費差袋訂在一起。 長途交通費必須憑分公司經(jīng)理審批后的出差行動日志和相應(yīng)有效單據(jù)如機票、機場建設(shè)費、人身報險費、汽車票、火車票、船票實報實銷。? 辦事處主任、顧客服務(wù)中心主任/副主任、整合傳播科科長、區(qū)域主管、集團購買主管：家在廣東的 4 次/年，其他 2 次/年。 對業(yè)務(wù)員的處罰? 客戶欠款逾期 60 天的，按欠款金額的 10％扣罰業(yè)務(wù)員，當(dāng)月開始在工資或獎金中扣罰，直至扣滿為止。六、客戶信用評價評價時間? 每年的 11 月份。三、信用管理機構(gòu) 營銷財務(wù)部為信用管理歸口管理部門，營銷財務(wù)部財務(wù)支持科具體負責(zé)信用管理制度的起草、信用評級、信用額度核定、壞帳法律追收等職能。 （下同）三、 分公司賒貨至客戶流程（信用賒銷）：24 / 347如分公司客戶獲得信用額度，客戶可在信用額度之內(nèi)提貨，具體操作流程如下：1. 分公司財務(wù)主管根據(jù)營銷財務(wù)部核定的客戶最高信用額度在客戶資料中設(shè)定該客戶的最高信用額度。3. 總公司物流管理部應(yīng)按每月 15 日、28 日兩個截至期分兩次與各省分公司財務(wù)核對總部送貨數(shù)；對于存在的差異數(shù)應(yīng)跟蹤分析，并列明運輸在途、運輸短缺、運輸損壞的貨物，只有經(jīng)分公司確認(rèn)收到的貨物，物流管理部方可交營銷財務(wù)部開具相應(yīng)銷售發(fā)票；未經(jīng)分公司財務(wù)確認(rèn)的總公司發(fā)貨數(shù)，物流管理部不得轉(zhuǎn)交營銷財務(wù)部開具發(fā)票。七、往來對帳制度 與開戶銀行對帳? 分公司財務(wù)每月必須與每個往來銀行對帳一次以上，每個帳戶每月如有未達帳項，則必須編制銀行余額調(diào)節(jié)表。凡屬類似情況，均參照本條款原則執(zhí)行。5. 分公司出納必須登記辦事處每筆貨款收入；辦事處客戶服務(wù)專員必須于每星期結(jié)束后三天之內(nèi)（遇星期天可順延一天）將上星期未上繳貨款向分公司出納核銷完畢。b、 崗位職權(quán)：? 有權(quán)規(guī)范和監(jiān)督分公司財務(wù)運作，對于違規(guī)操作有權(quán)要求糾正或予以拒絕。 對于已簽訂的合同必須有專人建檔保存，對合同進行編號、統(tǒng)計，并妥善保管合同及相關(guān)文件的原件，以備必要時提供，對于因保管不善造成文件遺失，而導(dǎo)致公司損失的，將予以嚴(yán)厲的處罰。五、 返納要求及扣罰標(biāo)準(zhǔn)：備用金借款原則上應(yīng)于因工出差返回總部后及時返納，若未及時返納, 累計借款金額少于各級別標(biāo)準(zhǔn)的，到當(dāng)年 12 月 26 日前要返納, 如超過此時間仍未返納的, 則按應(yīng)返納全額逐月在該員工當(dāng)月工資中扣除，直至扣清，另按應(yīng)反納額的 5%予以扣罰。到每個城市出差最多可報銷兩次，每次按 100 元上限報銷，超額部分不予報銷。四、 附表（附在本制度后） 附表 《營銷系統(tǒng)資金動態(tài)管理體系流程示意圖》 附表 《營銷系統(tǒng)經(jīng)營管理日報表》 附表 《科龍集團資金計劃表》 附表 《 部門資金付款計劃明細表》 。本制度適應(yīng)營銷系統(tǒng)。9 / 347各預(yù)算單位必須嚴(yán)格按預(yù)算組織工作、安排開支。 營銷財務(wù)部門是預(yù)算的組織者，各級預(yù)算單位須按財務(wù)部門的要求編制、報送部門預(yù)算。? 三級預(yù)算：指二級預(yù)算單位下屬的科室、分公司（其中分公司預(yù)算參照分公司財務(wù)制度）等。出口銷售費用 由國際營銷部部長根據(jù)年度出口預(yù)算批準(zhǔn)支出，超出預(yù)算部分，由集團總裁批準(zhǔn)。程序簡化為： 經(jīng) 辦 部門 主管（副）部長（或授權(quán)人） 財務(wù)部門審核后安排付款? 未簽定合同但納入預(yù)算內(nèi)的根據(jù)銷售額提費用和經(jīng)批準(zhǔn)預(yù)算外的費用后按下列程序批準(zhǔn)支付：1．進場費、送展樣品機、展示用樣板機、專柜貨、店招：由正部長（總監(jiān)） （無正部長由主管部長）審批?！谀甓瓤傤A(yù)算范圍內(nèi)，銷售量預(yù)算及銷售費用預(yù)算月度調(diào)整由各部正部長（總監(jiān)） （無正部長由主管部長批準(zhǔn)）及營銷財務(wù)管理部部長批準(zhǔn)。二、 價格審核及合同管理1．范圍：總部發(fā)生的廣告項目、固定資產(chǎn)購置、租賃合同、運輸費用等，單項合同金額不論大小，均需事前進行審價。2．維修費（安裝費）的支付：參照顧客服務(wù)部的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。為加快以上費用結(jié)算速度，以上費用支出的審批報告可采用傳真件作支付及入帳依據(jù)， （必要時通過電話確認(rèn)）事后定期補回審批文件正本。? 各級總預(yù)算由本級預(yù)算和下一級預(yù)算合并而成，各級預(yù)算單位必須嚴(yán)格遵守本制度。三、 預(yù)算范圍與內(nèi)容 銷售預(yù)算。對預(yù)算中安排給下級預(yù)算單位開支的合理成本或費用，本級預(yù)算單位不得隨意截留、占用、挪用。一、 資金計劃：營銷系統(tǒng)實行資金分級計劃管理制度具體如下：10 / 347 一級計劃：指營銷系統(tǒng)各職能部門。 第四章、費用報銷制度 為使費用報銷更貼近市場，提高營銷系統(tǒng)總部的工作積極性，加快市場反應(yīng)速度，營銷財務(wù)部制定新的總部（包括冰箱營銷本部、空調(diào)營銷營銷本部、整合傳播部、營銷財務(wù)部、市場研究部、顧客服務(wù)部、營銷行政人事部、物流部）費用報銷制度如下：一、通訊費用（手機費）報銷標(biāo)準(zhǔn)11 / 347營銷系統(tǒng)總部人員可按以下標(biāo)準(zhǔn)限額報銷：集團營銷副總裁：3000 元/月。出差補助報銷標(biāo)準(zhǔn)： ? 省內(nèi)：市內(nèi)交通補助 20 元/天（免票） ，伙食補貼 20 元/天（免票） 。副部長級以下人員借款 1 萬元以上的, 由借款當(dāng)月起, 會計期超過 2 個月, 單據(jù)還未返納的，則平均分期扣罰該員工工資，直至當(dāng)年 12 月 26 日仍未返納完的, 則按應(yīng)返納全額扣罰該員工當(dāng)月工資。 合同的相關(guān)文件是指與合同有關(guān)聯(lián)的各類法律文書，包括合同附件、各種確認(rèn)書、14 / 347對帳函、變更合同的文書等，這些法律文書與合同具有相同的法律效力，或?qū)贤男Яψ鞒鲅a充或修正。? 對違反財務(wù)制度的人員，有權(quán)進行 200 元人民幣以下的扣罰，但需就處罰情況需報營銷財務(wù)部備案即可。6. 以分公司經(jīng)理個人名義開設(shè)的分公司備用金存折統(tǒng)一由會計負責(zé)保管，并由會計登記該存折的所有收支臺帳，存折的支取和存入由出納負責(zé)；財務(wù)主管需定期檢查督備用金帳戶收支情況。三、備用金管理19 / 3471. 分公司所有人員備用金在當(dāng)?shù)胤止窘枞。ㄔ诳偛咳越栌袀溆媒鸬娜藛T應(yīng)盡快還清備用金借款，轉(zhuǎn)在分公司借取備用金） ；分公司人員在離職之前必須歸還其借取的備用金；分公司經(jīng)理對分公司備用金借取進行控制，并對其后果進行負責(zé)；如分公司人員未還清備用金而擅自離職造成公司損失的，按損失部分扣罰分公司工資總額或獎金。21 / 347與中轉(zhuǎn)倉對帳? 分公司財務(wù)每月應(yīng)核對收發(fā)存帳與倉庫帳，有差異的應(yīng)及時調(diào)整。十一、運作監(jiān)督和違規(guī)責(zé)任1. 營銷財務(wù)部財務(wù)支持科具體負責(zé)分公司日常運作監(jiān)督和分公司財務(wù)審計，分公司財務(wù)審計一年不少于兩次。2. 分公司客戶服務(wù)員根據(jù)客戶要貨計劃編制并審核銷售定單（電腦會將提貨額控制在信用額度之內(nèi)） ，并依次編制銷貨出庫單。 分公司財務(wù)具體負責(zé)客戶信用額度控制、日常貨款監(jiān)控及追收、信用情況跟蹤及反饋等事宜。 評價組織? 營銷財務(wù)部財務(wù)支持科領(lǐng)導(dǎo)、分公司財務(wù)主管協(xié)助。? 客戶欠款逾期 120 天的，按欠款金額的 10％再扣罰業(yè)務(wù)員，當(dāng)月開始在工資或獎金中扣罰，直至扣滿為止。? 零售主管、銷售代表：家在廣東的 2 次/年，其他 1 次/年。六、 出差補助標(biāo)準(zhǔn) 出差定義分公司人員出差是指分公司人員離開日常辦公或業(yè)務(wù)地前往其他縣、市為公司辦事。九、違規(guī)責(zé)任? 分公司財務(wù)主管必須嚴(yán)格審核和審批差旅費報銷，對于在報銷過程中發(fā)現(xiàn)的侵害公司利益情況應(yīng)視情節(jié)嚴(yán)重情況對相關(guān)責(zé)任人進行通報、經(jīng)濟扣罰或報請營銷財務(wù)部處理。中轉(zhuǎn)倉及售后倉產(chǎn)成品（包括沉淀箱及周轉(zhuǎn)機）進出倉需分產(chǎn)品。例 1：分公司某日收到客戶現(xiàn)金貨款 10 萬元，憑現(xiàn)金收款收據(jù)，作如下分錄： 借：現(xiàn)金 10 貸：應(yīng)收帳款應(yīng)收銷貨款**單位 10分公司出納當(dāng)天將收到的現(xiàn)金存入開戶銀行，作如下分錄： 借：銀行存款**銀行收款專戶 10 貸：現(xiàn)金 10銀行存款 **銀行 收款專戶費用專戶本科目核算銀行存款的收入及支出，月末銀行對帳單由出納交會計核對總帳無誤（有差異需編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表）后，由會計簽名并裝訂成冊保管；“銀行存款”科目以具體開戶銀行設(shè)置二級帳戶，二級帳戶下設(shè)“收款專戶”及“費用專戶”二個三級明細戶。? 分公司業(yè)務(wù)員離開業(yè)務(wù)駐地回分公司開會或回總公司開會。注：分公司人員參加公司會議或特殊情況往來總部的另計，并需相關(guān)部門主管部長書33 / 347面確認(rèn)。? 客戶欠款逾期 120 天的，按欠款金額的 10％再扣罰業(yè)務(wù)員，當(dāng)月開始在工資或獎金中扣罰，直至扣滿為止。 單個客戶信用額度最高不得突破 1000 萬元。四、信用方式票結(jié)a、 票結(jié)是指在信用額度內(nèi)分公司先向客戶發(fā)貨并開具相應(yīng)銷售發(fā)票，客戶在收到分公司銷售發(fā)票后并在規(guī)定期限內(nèi)向分公司支付貨款的一種結(jié)算方法。4. 客戶憑加蓋分公司發(fā)票專用章的銷貨出庫單前往分公司中轉(zhuǎn)倉提貨。3. 對于分公司違規(guī)操作，分公司相關(guān)責(zé)任人（直接責(zé)任人及相關(guān)管理人員）將承擔(dān)如下責(zé)任：? 性質(zhì)不嚴(yán)重且未造成公司損失的；公司將處以一定的經(jīng)濟扣罰和行政處分；? 性質(zhì)嚴(yán)重且造成公司損失的，公司將要求其賠償損失和處以行政處分（例：開除） ；23 / 347構(gòu)成犯罪的（如侵占資金或貨物超過一定數(shù)額） ，堅決移交司法機關(guān)處理。? 如業(yè)務(wù)員未能按時與客戶對帳或未將余額確認(rèn)函返回分公司財務(wù)；分公司財務(wù)主管有權(quán)在授權(quán)處罰金額內(nèi)視乎具體情況對業(yè)務(wù)員進行扣罰（需報營銷財務(wù)部備案） 。3. 備用金借取手續(xù)：借取人填寫借款借據(jù)―――分公司經(jīng)理審批―――財務(wù)主管復(fù)核―――出納借出備用金（借取人需簽收） 。8. 嚴(yán)格禁止性事項：18 / 347? 分公司不得截留或挪用貨款。 會計a、 崗位職責(zé)：? 協(xié)助和配合財務(wù)主管做好分公司財務(wù)管理工作，為分公司提供及時、準(zhǔn)確的會計核算服務(wù)。1 合同簽訂后，相關(guān)的職能部門須有專人對合同的履行情況進行跟蹤，發(fā)現(xiàn)對方或自身不能完全履行合同或出現(xiàn)其他情況時，應(yīng)及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，以便公司快速、積極地采取措施，避免損失。 扣罰通知單在當(dāng)年