【正文】 正本、副本（ 永久 ） 重要的（ 長(zhǎng)期 ） 一般的（ 短期 ） 27 同級(jí)機(jī)關(guān)和非隸屬機(jī)關(guān)頒發(fā)的非本公司主管業(yè)務(wù)，但需要貫徹執(zhí)行的條例、規(guī)定、通知等（ 長(zhǎng)期 ） 28 基層部門報(bào)送 的工作總結(jié)、報(bào)告 典型的、重要的、年度的（ 長(zhǎng)期 ） （ 短期 ） 29 基層部門送來的統(tǒng)計(jì)報(bào)表 年度和年度以上的（ 長(zhǎng)期 ） 季度和月度的（ 短期 ） 注：本表所列“重要的”是指方針政策性或重大問題的，具有科學(xué)歷史價(jià)值的文件材料；“一般的”是指一般業(yè)務(wù)問題、科學(xué)任何價(jià)值不大的文件材料。 檔案庫(kù)房一般少留窗，窗要窄小，采用外淡內(nèi)暗的雙層窗簾。 安放溫濕度計(jì)，應(yīng)考慮庫(kù)房面積，檔案多少和當(dāng)?shù)貧夂虻?條件，選擇有代表性的位置，不得放在庫(kù)內(nèi)死角或門窗，通風(fēng)口旁。 檔案管理人員要樹立保密觀念，增強(qiáng)保密意識(shí)，不得以任何方式泄露公司的秘密。 借查人應(yīng)妥善保管、愛護(hù)檔案，嚴(yán)防失密，不得刪改、涂污、勾畫、加注、拆散、損壞，不得轉(zhuǎn)借他人。 聲像檔案案卷排列是根據(jù)不同載體，按大類一案卷順序號(hào)。 控制措施 對(duì)在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，根據(jù)《檔案法》規(guī)定，任何部門或個(gè)人都無權(quán)保存和據(jù)為已有，都應(yīng)向檔案室歸檔。 公司產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的實(shí)物。 《中華人民共和國(guó)檔案法》 《企業(yè)檔案管理規(guī)定》（檔發(fā) [2020]5號(hào)） 《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》 GBT/118222020 《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T222020） 《照片檔案管理規(guī)范》 GB/T11821— 89 《檔案庫(kù)房技術(shù)管理暫行規(guī)定》 3 管理職能 祿勸供電有限責(zé)任公司檔案管理職能部門為公司辦公室 。 2－實(shí)物類 2－獎(jiǎng)狀、證書 1 6— 入黨、入團(tuán)材料 1 4－會(huì)計(jì)檔案類 3－會(huì)計(jì)帳務(wù)、 1賬冊(cè) 1 2 規(guī)范性引用文件 下列文件中的條款通過本制度的引用而成為本制度的條款。 公司在生產(chǎn)技術(shù)、安全、調(diào)度、基本建設(shè)、科學(xué)研究、設(shè)備、儀器、儀表、經(jīng)營(yíng)、物資供應(yīng)、勞動(dòng)工資、計(jì)劃統(tǒng)計(jì)、教育衛(wèi)生等技術(shù)和業(yè)務(wù)管理中形成的各種文件材料。 財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)檔案，由財(cái)務(wù)部門整理立卷，保存一年，向檔案部門移交。 檔案的排架 文書檔案案卷排列是按年度一機(jī)構(gòu) (問題 )一保管期限。 查閱密級(jí)檔案應(yīng)按保密規(guī)定辦理。對(duì)外 必須堅(jiān)持保密，對(duì)內(nèi)則應(yīng)在遵守國(guó)家保密規(guī)定的前提下，提倡協(xié)作交流，便于提供利用。必要時(shí)安裝空調(diào)、去濕機(jī)、加濕器等設(shè)備。 檔案庫(kù)房應(yīng)配備吸塵器，定期除塵、清掃。 附： 1． 公司 檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖 2．公司 文書 檔案保管期限表 3．公司文書檔案 歸檔范圍 8 附 1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)圖 公司總經(jīng)理（何鐵軍 ） 辦公室主任（鄺松軍 ） 檔 案室（專職檔案員：張宗翠 ） 辦公室 電力營(yíng)銷部 安全監(jiān)察部 財(cái)務(wù)部 輸變電管理所 生產(chǎn)技術(shù)部 客戶服務(wù)中心 營(yíng)銷稽查中心 黨群工作部 公司各職能部門 兼職檔案員：阮艷媚 兼職檔案員：邵繼紅 兼職檔案員：吳榮菊 兼職檔案員：楊述燕 兼職檔案員：梅艷 兼職檔案員：李建偉 兼職檔案員：伍學(xué)秀 兼職檔案員：周全福 兼職檔案員：李昌存 兼職檔案員：李敏 人事部 城農(nóng)網(wǎng)項(xiàng)目部 調(diào)度所 兼職檔案員：楊華 兼職檔案員：梅躍華 9 附 件 2 文書檔案保管期限表 1．總則 為了提高文書檔案的科學(xué)管理，便于確定文書檔案的保管期限，進(jìn)行鑒定工作，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。 卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料依次排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后。 每年應(yīng)對(duì)文書檔案的保管狀況進(jìn)行全面檢 查，并作記錄，發(fā)現(xiàn)問題要及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，采取有效措施，保護(hù)檔案的安全。 鑒定工作由主管領(lǐng)導(dǎo)、檔案員和有關(guān)部門專業(yè)人員參加的鑒定小組直接進(jìn)行鑒定。 6 對(duì)不按照《檔案法》及有關(guān)規(guī)定，拖延或不移交應(yīng)進(jìn) 室 檔案的 部門 和個(gè)人，要做好宣傳說服工作，使之能按規(guī)定移交 綜合 檔案 室 ；對(duì)拒不移交者，要依法追究法律責(zé)任。 5 歸檔 文件材料應(yīng)按排列順序，依 件 編寫頁(yè)號(hào)。 6 要定期對(duì)庫(kù)藏檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)脫色、褪色等字跡模糊的現(xiàn)象，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，情況嚴(yán)重時(shí)，立即采取補(bǔ)救措施 7 圖紙的修改補(bǔ)充 如因生產(chǎn)及工程建設(shè)的需要，對(duì)建筑設(shè)施等進(jìn)行改動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)對(duì)已歸檔的底圖和藍(lán)圖進(jìn)行修改或補(bǔ)充，以保證歸檔圖紙與實(shí)物相符，底圖與藍(lán)圖相符。 1 公司各類檔案的鑒定必須在“公司檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組”的主持和組織下進(jìn)行。銷毀清冊(cè)要立卷歸檔。以全宗為單位按不同門類、不同載體 ,依檔號(hào)順序排列。 12 整理檔案時(shí)，要考慮檔案的安全保管和保密及便于提供利用。 公開發(fā)表的論文 次年 二 月 底 前 移交 。 1 在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，根據(jù)《 公司檔案管理標(biāo)準(zhǔn) 》的規(guī)定，按照檔案集中統(tǒng)一管理和分級(jí)保管的原則，定期接收 公司各職能部門 所形成的，具有永久 、 長(zhǎng)期保存價(jià)值的各種門類、各種載體的檔案，建立內(nèi)容豐富，結(jié)構(gòu)合理的 室 藏體系。 檔案的鑒定 根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，制定本單位檔案的保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判斷檔案的存毀。裝訂材料可選用不銹鋼釘書針、棉線進(jìn)行裝訂。 《中華人民共和國(guó)檔案法》 《國(guó)有企業(yè)文件材料歸檔辦法》（檔發(fā) [2020]4 號(hào)） 《歸檔文件整理規(guī)則》（ DA/T222020） 《云南電力集團(tuán)公司文書檔案整理辦法》（云電集辦 [2020]54號(hào)） 3 管理職能 祿勸供電有限責(zé)任公司文書檔案管理職能部門為公司辦公室 。 檔案的統(tǒng)計(jì) 堅(jiān)持做好工作日志，及時(shí)積累材料，按時(shí)記錄，凡是能用數(shù)字反映的都要用數(shù)字登記。 庫(kù)房?jī)?nèi)禁止存放食品等其他無關(guān)雜物 。 走廊、通道應(yīng)暢通無阻，不得堆放雜物。 外單位承包我公司工程需借出檔案，由經(jīng)理工作部辦理手續(xù)，負(fù)責(zé)檔案安全及時(shí)催還。 檔案管理人員應(yīng)熟悉所保管的檔案，了解生產(chǎn)、科研、基建、經(jīng)營(yíng)和管理工作，積極提供檔案資 6 料，為各項(xiàng)工作服務(wù)。 檔案的分類整理 檔案的分類 檔案按照《電力工業(yè)企業(yè)檔案分類規(guī)則供電企業(yè)檔案分類表》進(jìn)行分類，分庫(kù)保管。 歸檔的文件材料，應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時(shí)雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份。 公司員工違反《檔案法》、損毀、丟失或擅自銷毀檔案，根據(jù)情節(jié)輕重，給予不同處理。 Q∕ CGD 祿勸 供 電有 限責(zé)任公司管理標(biāo)準(zhǔn) Q/CGD 企業(yè)檔案管理制度匯編 1 編 制 說 明 為進(jìn)一步規(guī)范、完善公司檔案管理工作，提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理水平，根據(jù)國(guó)家、上級(jí)有關(guān)規(guī)定及云南電網(wǎng)公司縣級(jí)供電企業(yè)檔案管理工作指導(dǎo)書，結(jié)合公司檔案工作實(shí)際，對(duì)原來《企業(yè)檔案管理制度匯編》進(jìn)行了修編與完善，增加了部分新的規(guī)定、新內(nèi)容，以方便公司各部門在檔案管理工作中共同遵守執(zhí)行。 4－會(huì)計(jì)檔案類 3－會(huì)計(jì)賬務(wù)、 2憑證 1 7— 獎(jiǎng)勵(lì)材料 1 7 電子檔案 一級(jí)類目 二級(jí)類目 案卷順序號(hào) 3－電子檔案 1－電子檔案 1 對(duì)公司各部門檔案材料形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。 5 歸檔的聲像材料，要經(jīng)過編輯整理，并要附文字說明。 業(yè)務(wù)指導(dǎo) 檔案人員對(duì)各部門文件材料的形成、積累、收集 工作進(jìn)行業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)、監(jiān)督。 檔案的開發(fā)利用 檔案管理人員，應(yīng)根據(jù)工作需要編制必要的檢索工具，如檔案案卷目錄、全引目錄等。 對(duì)外單位人員借閱檔案的要求 外單位人員需持單位正式介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，填寫“借閱登記單”后， 方可在閱覽室查閱檔案，一般不得借出或復(fù)制。 檔案庫(kù)房應(yīng)做到整齊、清潔、檔案柜架和案卷排列科學(xué)，便于查找。嚴(yán)禁使用失效和過期的藥物。 案庫(kù)房離人時(shí)，要關(guān)窗鎖門，節(jié)日要加封條。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本制度。件號(hào)應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)，按文件排弄順序從“ 1”開始標(biāo)注。 各部門（個(gè)人）借閱檔案必 須按此規(guī)定辦理借閱手續(xù)，對(duì)不按此規(guī)定借閱檔案者，檔案人員有權(quán)拒絕借閱檔案，否則追究檔案管理人員責(zé)任。尺寸單位： mm 表 A 歸檔文件目錄 件 號(hào) 責(zé)任者 文號(hào) 題 名 日期 頁(yè)數(shù) 備注 24 表 B 25 備 考 表 盒內(nèi)文件情況說明 整理人 檢查人 年 月 日 26 檔案接收制度 在 公司經(jīng)營(yíng)管理 活動(dòng)中直接形成的各種門類和載體的檔案，具體接收范圍按 相關(guān)的檔案歸檔 范 圍 和其它檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 。 研究生畢業(yè)論文在答辯后 移交 。其它門類和載體的檔案案卷格式應(yīng)按有 關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 3 各門類檔案入庫(kù)時(shí)應(yīng)檢查賬、物是否相符。銷毀人及監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上注明“已銷”字樣和銷毀日期，并簽名蓋章以示負(fù)責(zé)。 2 公司檔案鑒定小組由 主管檔案工作的公司領(lǐng)導(dǎo)、綜合管理部主任、熟悉檔案內(nèi)容的專業(yè)技術(shù)干部和檔案部門人員組成。 修改補(bǔ)充已歸檔的圖紙時(shí)，必須持所在部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的“圖紙修改補(bǔ)充通知單”，修改人只能按通知單所列修改范圍進(jìn)行修改。 科技文件材料排列要求文字在前，圖紙?jiān)诤螅黝愃{(lán)圖要疊成“手風(fēng)琴”式，圖幅為四 號(hào)圖，盡寸（ 210X297MM） C邊為 5毫米， D邊為 25毫米，標(biāo)題欄露右下角。 7 注意對(duì)檔案材料的審核 主要審核兩個(gè)方面：即檔案材料的真實(shí)性 和檔案材料的完整性。 鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行，具體時(shí)間視實(shí)際需要而定。 檔案的利用 工作人員因工作需要借閱時(shí)，須辦理借閱手續(xù)，方可借閱與業(yè)務(wù)有關(guān)的檔案材料。 歸檔文件以“件”為基本整理單位。 2．主題內(nèi)容及適用范圍 本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了文書檔案的保管期限，保管期限分為永久（ 50 年及以上）、長(zhǎng)期（ 16－ 50 年）、短期（ 15年以下，按檔案管理新規(guī)定有關(guān)規(guī)定，一般不作歸檔，可作資料類留查）三種。 防光與照明的管理 檔案庫(kù)房應(yīng)用白熾燈做照明光源。對(duì)庫(kù)房的溫濕度做定期的測(cè)量記錄，對(duì)不適應(yīng)檔案載體保管的溫濕度要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。 對(duì)檔案管理人員保密要求 檔案室要配備政治可靠人員。 檔案借出一般不得超過七天，如遇特殊情況，由檔案室確定。 科技檔案案卷排列是按大類一工期一案卷順序號(hào)。 各部門產(chǎn)生的音像材料，在拍攝錄制工作完畢后，由攝錄人員注明攝錄者、時(shí)間和簡(jiǎn)單文字說明及時(shí)向檔案室歸檔。 公司在財(cái)務(wù)、審計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改