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正文內(nèi)容

淺談當(dāng)代秘書(shū)辦事能力畢業(yè)論(留存版)

  

【正文】 書(shū)還是私人秘書(shū),作為一個(gè)現(xiàn)代秘書(shū),不但要熟悉并掌握秘書(shū)學(xué)的相關(guān)原理,清楚秘書(shū)人員所應(yīng)具備的文書(shū)管理、會(huì)議組織、商務(wù)談判、信訪工作、接待工作等等方面的知識(shí),并且還要不斷提高自己的寫(xiě)作能力。 專業(yè)能力 熟悉工作,掌握工作規(guī)律,熟悉工作 方法,了解對(duì)象,了解自己,才能工作自如。少做無(wú)意義的動(dòng)作,以免分散對(duì)方的注意力,影響溝通效果 交際能力 交際能力,處理人際關(guān)系是一門(mén) 學(xué)問(wèn)。日常工作中辦公室秘書(shū)一方面要接受領(lǐng)導(dǎo)的指示, 另一方面也要同具體的工作對(duì)象打交道。為此,要有集中的注意力,靈敏的反應(yīng)力,深刻的理解力,牢固的記憶力,機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。首先應(yīng)該分析可以采取哪些補(bǔ)救措施 。這樣,不僅浪費(fèi)時(shí)間,而且會(huì)把關(guān)系弄 僵,亂上加錯(cuò)。所以,秘書(shū)必須知道自己的位置,為人誠(chéng)實(shí)。 由于看問(wèn)題的角度不同,秘書(shū)部門(mén)與部門(mén)發(fā)生一些矛盾,造成一些誤會(huì)是正常的。很多時(shí)候,你給予他人幫助,并不 需要有多大的付出,有時(shí)僅僅是舉手之勞,甚至是順?biāo)饲?。?jīng)常擬稿,但自己不署名,也不拿稿費(fèi) 。最終將是三國(guó)時(shí)禰衡的例子。 (二 )不斷鍛煉 強(qiáng)能力 盡可能地安排秘書(shū)人員深入調(diào)查研究,吃透“下情”,廣泛獲取第一手資料,這樣,既能填充他們的“資料庫(kù)”,增強(qiáng)寫(xiě)作能力 。秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)人共事,經(jīng)常接受任務(wù),匯報(bào)工作。 平衡心理 — 穩(wěn)心態(tài) 情感是人的喜怒哀樂(lè)等心理狀態(tài)。因此,秘書(shū)人員在不斷擴(kuò)充理論、應(yīng)用知識(shí)、提 高各種辦事能力的同時(shí),還應(yīng)自覺(jué)加強(qiáng)秘書(shū)的職業(yè)道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì),實(shí)現(xiàn)內(nèi)因與外因相結(jié)合。秘書(shū)工作的特殊性,對(duì)秘書(shū)人員的性格要求是豁達(dá)開(kāi)朗、意志堅(jiān)強(qiáng)、敏捷應(yīng)變、幽默風(fēng)趣和友愛(ài)合作。面對(duì)紛繁復(fù)雜的日常工作和社會(huì)上一些人士的世俗偏見(jiàn)及一些心術(shù)不正的秘書(shū)利用職務(wù)之便進(jìn)行一些不法行為,不道德交易以獲得自身利益。如:對(duì)問(wèn)題的理解,分析和處理能力,應(yīng)變能力,社交能力,在實(shí)際生活中表現(xiàn)為替領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,排憂解難。那么,秘書(shū)人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)在工作中是如何加強(qiáng)的呢 ? (一 )終生學(xué)習(xí) 厚功底 在學(xué)習(xí)內(nèi)容上,側(cè)重學(xué)政策、學(xué)理論、學(xué)業(yè)務(wù)、學(xué)經(jīng)濟(jì)、學(xué)法律、學(xué)寫(xiě)作、學(xué)計(jì)算機(jī)、學(xué)現(xiàn)代市場(chǎng)與科 技知識(shí),以拓寬知識(shí)面 。這種工作條件要求秘書(shū)必須公正、客觀、超脫。它通過(guò)人們的信念、習(xí)慣和社會(huì)輿論而起作用,成為人們?cè)u(píng)判是非、辨別好壞的標(biāo)準(zhǔn)和尺度。與人方便,與己方便。秘書(shū)與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人的關(guān)系比較密切 ,容易使公司里的一些人對(duì)秘書(shū)產(chǎn)生敬畏心理,因此,秘書(shū)對(duì)于上司的部下、不直接負(fù)責(zé)的部門(mén)等其他人,都要待之以禮,這點(diǎn)秘書(shū)必須注意。由于各種原因,職場(chǎng)中的人際關(guān)系實(shí)際上是非常復(fù)雜的,所以,善于處理各種人際關(guān)系是一個(gè)秘書(shū)經(jīng)驗(yàn)豐富的重要標(biāo)志。只有這樣,不管遇到什么問(wèn)題,你都能找到靈活的解決辦法。作為秘書(shū)不能擅作主張甚至超越自己的權(quán)限。 辦公自動(dòng)化使用的技術(shù)能力 隨著辦公設(shè)備現(xiàn)代化的發(fā)展,對(duì)掌握技術(shù)的要求已不僅限于專職人員。有些辦事的計(jì)劃、預(yù)案和想象,常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不大相符,把預(yù)定方案完全打亂。同時(shí)還要有點(diǎn)說(shuō)話的藝術(shù):感染力、說(shuō)服力、風(fēng)度、禮貌、機(jī)警、幽默等等?,F(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展,越來(lái)越需要高素質(zhì)的秘書(shū)人才,所以我們要在提高自身素質(zhì)的同時(shí)要有自己的想法和思路,不斷接受新知識(shí),培養(yǎng)自己的工作和社交能力,按照公司的規(guī)章制度辦事,合理安排工作,提高工作效率。作為當(dāng)代秘書(shū),他不但應(yīng)具備歷史秘書(shū)的寫(xiě)作能力,更應(yīng)具備現(xiàn)代秘書(shū)的公關(guān)能力,同時(shí)還應(yīng)當(dāng)具有靈活運(yùn)用各種辦公軟件及駕駛汽車(chē)的能力,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止是人們所謂的“能說(shuō)會(huì)道”“能吃能喝”或者“能提筆桿子”的秘書(shū)或者只是一個(gè)擺在辦公室里的美麗的花瓶了。無(wú)論是在各企事業(yè)單位,還是個(gè)黨政機(jī)關(guān),秘書(shū)已成為整個(gè)社會(huì)不可取少的力量。其二,對(duì)秘書(shū)人員所有的舊 式稱謂全部退出了歷史舞臺(tái),對(duì)各級(jí)政府部門(mén)中從事秘書(shū)工作的人員或相關(guān)職位均以 秘書(shū) 相稱。 語(yǔ)言能力 說(shuō)話能力與辦事的成功率有直接的關(guān)系。秘書(shū)要在不違紀(jì)和不泄密的前提下努力搞好同上下左右各方面的人際關(guān)系,的確有一定的難度,但是必須明確,善于交際,使人容易接近,容易被人信賴,辦事成功率就高,速度就快,反之則不然。秘書(shū)的一項(xiàng)主要工作就是為自己調(diào)查和收集有用而又全面的決策信息,并且及時(shí)地向自己報(bào)告。秘書(shū)常常面對(duì)千頭萬(wàn)緒、繁雜緊迫的情況,需要把事務(wù)迅速歸納、梳理出頭緒,分清輕重緩急、難易遠(yuǎn)近,駕輕就熟地把事情分別辦理得清楚順當(dāng),有條不紊。 具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn) 把問(wèn)題分析清楚了,還要有具備解決問(wèn)題的常識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。 秘書(shū)在為上司的決策而收集信息時(shí),需要各個(gè)部門(mén)提供幫助,秘書(shū)與這些部門(mén)人員關(guān)系的好壞,直接或間接地影響著秘書(shū)收集到的信息的質(zhì)量和數(shù)量。秘書(shū)在各種情況下,既要鄭重,又要隨機(jī)應(yīng)變。 互相支持 因?yàn)樵谏纤旧磉吂ぷ?,各部門(mén)求秘書(shū)辦事的人比較多,所以有些秘書(shū)容易養(yǎng)成敷衍人家的習(xí)慣。要想提高秘書(shū)人員的職業(yè)素質(zhì),就必須加強(qiáng)對(duì)秘書(shū)人員的道德素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和心理素質(zhì)的培養(yǎng)。鄧小平同志說(shuō)過(guò):“我們的組織原則中有一條,就是下級(jí)服從上級(jí),”“對(duì)于上級(jí)的決定、指示,下級(jí)必須執(zhí)行”。政治水平指的是馬克思、列寧主義理論修養(yǎng),認(rèn)識(shí)問(wèn)題的能力,對(duì)現(xiàn)行政策的理解和掌握。 (四 )加強(qiáng)管理 促效率 這方面,主要建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度,實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化,尤其要突出抓好目標(biāo)管理,對(duì)秘書(shū)人員每次承擔(dān)的文稿,都要按照難易程度、完成時(shí)限進(jìn)行量化,半年小結(jié),年終考核,按積分多寡權(quán)衡下一年文稿的撰寫(xiě)任務(wù)。只有這樣,在上傳下達(dá)過(guò)程中才能協(xié)調(diào)好、組織好。秘書(shū)作為“內(nèi)管家”,要處處關(guān)心工作,關(guān)心集體和關(guān)心群眾,對(duì)集體不能漠不關(guān)心,對(duì)待群眾,要盡力合群,融洽相處,不要孤獨(dú)怪僻,脫離群眾。他嚴(yán)肅的科學(xué)態(tài)度,嚴(yán)謹(jǐn)?shù)闹螌W(xué)精神,精益求精的工作作風(fēng),深深地感染和激勵(lì)著我。要加強(qiáng)情操的修養(yǎng),具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。而事實(shí)上,秘書(shū)聽(tīng)到的與領(lǐng)導(dǎo)人頭腦中想的總有一定差距。如果沒(méi)有自我意識(shí),又怎么能夠“參與政務(wù)”、“管理事物” ?因此作為一名秘書(shū)人員,應(yīng)該鍛煉和
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