【正文】 ......................................... 22 3 成都宇晶物業(yè)管理有限公司行政人事管理指引 11. 辦公環(huán)境管理 ................................................... 23 公共環(huán)境 ......................................................... 23 辦公環(huán)境 ......................................................... 23 12. 會議制度 ...................................................... 24 會議申請 ......................................................... 24 會議分類 ......................................................... 24 會議準(zhǔn)備 ......................................................... 25 會議記錄 ......................................................... 26 13. 保密制度 ...................................................... 26 保密文件分類 ..................................................... 27 保密文件管理 ..................................................... 27 保密文件包括 ..................................................... 27 14. 辦公設(shè)備使用管理 ............................................... 28 電話 ............................................................. 28 傳真機(jī) ........................................................... 28 復(fù)印機(jī)、電腦、打字機(jī) ............................................. 28 15. 檔案資料管理 ................................................... 29 檔案資料職員作職責(zé) ............................................... 29 檔案管理規(guī)例 ..................................................... 29 16. 宿舍管理規(guī)定 ................................................... 30 基本規(guī)定 ......................................................... 30 公 共設(shè)備、設(shè)施及財產(chǎn)管理 ......................................... 30 水、電、管道氣管理 ............................................... 31 噪音管理 ......................................................... 31 衛(wèi)生管理 ......................................................... 31 外出管理 ......................................................... 32 行為規(guī)范 ......................................................... 32 安全管理 ......................................................... 32 住宿權(quán)管理 ....................................................... 33 檢查、監(jiān)督與管理 ................................................ 33 1 成都宇晶物業(yè)管理有限公司行政人事管理指引 1. 行政人事管理規(guī)則 成都宇晶 物業(yè)管理有限公司（以下簡稱 “ 本 公司 ” ） 各項管理均以 本 公司 名義 頒布之制度及程序為前提 ， 而 《勞動合同》及 《職員手冊》是處理 各項行政及人事事務(wù)之首要依據(jù) 。 面試 行政人事部 按照 《 入職要求 》 及 招聘 廣告內(nèi)容 初步篩選出 合適之簡歷，并進(jìn)行 首次面試 。 帶班職員獲總經(jīng)理面試通過后即可批準(zhǔn)錄用；管理職員尚須有董事長做最終面試。 職員完成上述入職程序后，由行政人事部 安排錄入考勤指紋， 簽字確認(rèn)并帶領(lǐng)新入職職員領(lǐng)取工裝，無行政人事部簽字，庫房不得出借 /領(lǐng)出任何工裝。 試用人員如因品行不良或違反本公司規(guī)章制度者 ， 可隨時停止試用 ，但前提是須由部門負(fù)責(zé)人填寫《違紀(jì)處分通知單》或以其他書面形式送行政人事部核定，帶班職員須有總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)，管理職員須有董事長簽字批準(zhǔn) 。 紀(jì)律處分 有 最后警告尚未撤銷者 。 對因違 紀(jì) 而解除勞動關(guān)系被辭退職員，行政人事部須于公示中標(biāo)明違紀(jì)事項，以起到警 示作用。 月度人事異動匯總 每月 25 日 ，行政人事部須 對本薪資月 之新 進(jìn) 、離職 、職務(wù) 調(diào)整情況匯總，填寫《每月人事異動情況匯總表》 報總經(jīng)理 。 11 成都宇晶物業(yè)管理有限公司行政人事管理指引 考勤 匯總 行政人事部每月 26 日將當(dāng)月所有職員電子考勤記錄匯總及存為電子檔 ， 并匯總當(dāng)月各職員請假 記錄 ， 核對 當(dāng) 月 《月度 排班 表》， 及 填寫《月度考勤表》，下 月 12 日 報總經(jīng)理批 核。 公休日及工作日加班 安排在 6 個月內(nèi)補(bǔ)休 完畢 ， 未能完成補(bǔ)休或中途離職者不予保留 ， 補(bǔ)休之假期申請不得超過加班之實際時間 。 薪酬體系 本公司薪酬按年度統(tǒng)一調(diào)整 ， 個人有突出表現(xiàn) /貢獻(xiàn)者 ， 不以加薪方式處理 ， 而以嘉獎方式進(jìn)行 。 年終獎金 (如有 )隨同當(dāng)年 春節(jié) 前最后一個 薪資月 之 薪資 一起發(fā)放 。 加班人員 若已發(fā)放加班 薪資 則 不 再 享受免費 餐券 或餐費津貼 ， 若 未發(fā)放加班 薪資 ， 則可享受 免費餐券或 餐費津貼 。 培訓(xùn)制度 各部門負(fù)責(zé)人須于每年 12月份提出其部門下一年度培訓(xùn)計劃（內(nèi)容包括：培訓(xùn)對象、培訓(xùn)主題、培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)人、培訓(xùn)日期、培訓(xùn)用時等）；行政人事部須于每年 1 月份匯 總各部門培訓(xùn)計劃，及結(jié)合行政人事方面培訓(xùn)安排，做出本公司全年度培訓(xùn)計劃報總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行，行政人事部亦須于年度內(nèi)每月監(jiān)督有關(guān)培訓(xùn)執(zhí)行情況。 季度考核 季度考核每年進(jìn)行四次 ， 時間安排在每年 4 月、 7 月、 10 月、 次 年1 月之上 半月 進(jìn)行及完成 。 降職：若職員之工作表現(xiàn)未能達(dá)到本公司既定之標(biāo)準(zhǔn)或要求，職員可能被降職。 電腦使用 職員使用電腦應(yīng)按正常操作程序，重要業(yè)務(wù)檔案必須存入軟盤或刻錄光盤；共享資料存入硬盤，做好文件管理及備份工作；下班時最后一個使用電腦之職員應(yīng)負(fù)責(zé)關(guān)閉電腦。交通費實報實銷，其中機(jī)票以經(jīng)濟(jì)艙為上限。 最后離開辦公區(qū)者須檢 查電腦、復(fù)印機(jī)、空調(diào)、電燈、飲水機(jī)電源 24 成都宇晶物業(yè)管理有限公司行政人事管理指引 及門窗之關(guān)閉情況，確保安全。 固定會議如遇節(jié)假日或與重大事務(wù)沖突則順延，其他必要會議另行決定后通知召開 會議如需增 加、延期、合并或擴(kuò)大出席對象時，由會議主持者商定后及時發(fā)出變更及擴(kuò)大范圍 之 通知。手機(jī)、 BP 機(jī)請調(diào)至靜音或震動檔，以維護(hù)會議正常進(jìn)行。 機(jī)要文件由其制發(fā)部門制成正本、副本兩份，一份由制發(fā)部門分門別類加以保管，另一份由行政人事部專人保管。 機(jī)要文件須經(jīng)制發(fā)部門主管同意后方可復(fù)制。 發(fā)言內(nèi)容不要偏離會議議題。檢查、總結(jié)、布置工作，解決部門存在問題。 會議分類 職員大會 主要包括公司管理例會、全體職員大會及各種代表大會等。 報銷程序： 經(jīng)辦人員在報銷單據(jù)背后簽名后，填寫“費用報銷單”，并在“報銷人”處簽名，并將發(fā)票單據(jù)整齊粘貼于“費用報銷單”之后；出納審核“費用報銷單”所填數(shù)據(jù)與其附件發(fā)票單據(jù) 之 數(shù)據(jù)是否相符；所填單據(jù)內(nèi)容是否符合有關(guān)財務(wù)規(guī)定。 10. 財務(wù)管理 收款 除特殊情況外， RMB1,（人民幣壹仟元整）以上之業(yè)務(wù)收入應(yīng)當(dāng)收取支票或其他非現(xiàn)金支付手段。 職員因違紀(jì)、經(jīng)濟(jì)糾紛、損壞或丟失財物及其他情況須凍結(jié)薪水者，須由部門負(fù)責(zé)人或行政人事部以書面方式交總經(jīng)理批準(zhǔn)方可。 19 成都宇晶物業(yè)管理有限公司行政人事管理指引 各部門除負(fù)責(zé)人外 ， 所有職員均列為考績評比之列 ， 部門負(fù)責(zé)人以下職員 “ 優(yōu)秀 ” 比例不超過 10％ ， “ 很好 ” 比例不超過 20％ ， “ 好、勉強(qiáng)、不滿意 ” 不低于 70％ 。 部門 經(jīng)理 級以下新職員 之職 前培訓(xùn)分別由行政人事部及用人部門負(fù)責(zé) 。 節(jié)日 福利 每年 元旦節(jié)、婦女節(jié)（限女職員）、 勞動節(jié)、中秋節(jié)、國慶節(jié)，本公司 將 視經(jīng)營情況 向職員發(fā)放禮品或禮金（金額 限 為每人 元以內(nèi)）。 職員 當(dāng)年 年終獎金發(fā)放日 或之前離職（包括辭職 、 辭退 、裁員 和解除勞動 合同 等）或以書面通知將會辭職 者 。 行政人事部每年春節(jié)前根據(jù)市場薪酬福利調(diào)查 ， 提出下一年度本公司各職位薪酬標(biāo)準(zhǔn)建議 ， 報總經(jīng)理及董事長批準(zhǔn)后執(zhí)行 。 日常假期 申請要求 工傷或因公病假 見 條 “工傷” 。 行政人事部月末統(tǒng)計考勤若發(fā)現(xiàn)有職員考勤違紀(jì) ， 如遲到、早退、曠工等 ， 即須按《職員手冊》考勤制度逐個開出《 職員違規(guī)處分通知信 》并要 求違紀(jì)職員簽字確認(rèn)并存入職員檔案內(nèi) 。行政人事部須根據(jù)《勞 動合同》、《職員手冊》及《崗位職責(zé)》相關(guān)要求對各部門 《月度排班表》 進(jìn)行復(fù)核，以確認(rèn)有否違反上述有關(guān)規(guī)定，對有抵觸者，行政人事部須向部門部門人提出修訂建議，若部門負(fù)責(zé)人無法執(zhí)行者，報總經(jīng)理最終核定方可執(zhí)行 。 職位異動 職位異動包括調(diào)職、晉升、降職； 范圍包括項 目 之 間、 部門之間、部門內(nèi)部。 屬本公司辭退、裁員 、勞動合同終止 者由行政人事部發(fā)出《解除勞動 合同 通知書》 ，并須有職員簽收 。 職員 擔(dān)保 所有應(yīng)聘財務(wù)部工作 職 員， 均須按本公司要求提供擔(dān)保； 其他職位本公司將根據(jù)情況另行決定是否需要擔(dān)保 。 新職員入職后，行政人事部須于其入職后之第一 次 管理例會開始前向與會人員 介紹。 如若求職者 未能于約定時間至本公司 報到 入職亦無任何書面理由，或雖有 書面 理由但未獲本公司行政人事部書面同意，則視為 求職者自行拒絕 /放棄本公司工作 ，行政人事部另行招錄或從備選人員中另行篩 選 。 安防員可采取簡單快速面試程序，首次面試可由行政人事部與用人部門面試人員共 同進(jìn)行。 層級管理制度 每一級職員在工作上須聽從直接上級 之 指揮及命令 ， 而各級管理人員只可對直接下屬有指揮權(quán) 。 《年度職員編制計劃》一經(jīng)確定 ， 當(dāng)年內(nèi) 原則上不接受更改 ， 如因經(jīng)營情況發(fā)展確需進(jìn)行調(diào)整 的 ， 須 由 用人 部門填寫《 職員 增 /補(bǔ)申請表》 ， 經(jīng)行政人事部審核 ， 呈總經(jīng)理批準(zhǔn)后修訂執(zhí)行 。 無論 用人 部門是否同意錄用 ， 所有應(yīng)聘資料及《求職申請表》均須 于 面試當(dāng)天 轉(zhuǎn)回行政人事部存檔 。 《勞動合同》內(nèi)注明試期起始日為入職日期，《勞動合同》期限為一年零一日，試用期為六十日；試用期及轉(zhuǎn)正薪資須以標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)記數(shù)方式寫明或完全用大寫 ，臨時用工試用期為十五天。 職員在 試用期間如表現(xiàn)突出或?qū)Ρ竟居兄卮筘暙I(xiàn) 受到嘉獎?wù)?， 可由所屬部門 在 《 職員 嘉獎申請 》 中 提出提前轉(zhuǎn)正建議 ， 并填寫《 職員 工作表現(xiàn)評估表》后報行政人事部 ， 《職員嘉獎申請》與《職員工作表現(xiàn)評估表》皆獲得批準(zhǔn)者， 經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可以提前轉(zhuǎn)正 。 續(xù)約 行政人事部須于 每月 初檢查各職員 《 勞動合同 》 到期情況，職員《勞動合同》終止前 四十 日， 行政人事部須對合同期內(nèi)職員之工作表現(xiàn)評估作出匯總 ， 查核 違紀(jì) 處分情況， 并根據(jù)本公司下一步人員定編情況提出是否續(xù)簽意見，若本公司無意續(xù)簽，則于勞動合同終止前三十 日向職員發(fā)出《解除勞動關(guān)系通知書》；若職員無意續(xù)簽，則其最后工作日自動計為《勞動合同》終止日 。 《職員離職付款記錄》經(jīng)職員本人簽字確認(rèn)后報總經(jīng)理及董事長簽字批準(zhǔn)， 《職員離職付款記錄》經(jīng)職員簽字確認(rèn)后本公司審查期為十五