【正文】 應(yīng)該發(fā)給施工單位的設(shè)計(jì)文件由建設(shè)辦公室資料員發(fā)至監(jiān)理機(jī)構(gòu)，再由監(jiān)理機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)發(fā)。并負(fù)責(zé)提交本年度內(nèi)施工圖紙總目錄、設(shè)計(jì)修改總目錄和技術(shù)要求總目錄。 (2) 文字材料組卷應(yīng)按專業(yè)進(jìn)行分別組卷 ,組卷要遵循科技文件材料形成的規(guī)律 ,保持案卷內(nèi)文件材料系統(tǒng)的聯(lián)系 ,便于今后檔案的保管和利用 ,確保案卷內(nèi)所有反映的文件材料完整、齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確。 刮改 : 用刀片輕輕的刮掉需修改的線條 。 設(shè)備檔案的裝訂與文字材料相同，對(duì)不裝訂的設(shè)備資料可按件歸檔。 凡提前使用的單項(xiàng)工程或分期建設(shè)的工程項(xiàng)目應(yīng)在該單項(xiàng)工程或分期工程建設(shè)通過(guò)竣工驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)辦理移交手續(xù)。 第三十六條 竣工資料移交的要求。凡屬某工程建設(shè)項(xiàng)目招標(biāo)采購(gòu)訂貨 的設(shè)備，供貨商應(yīng)按照合同規(guī)定提供設(shè)備資料，由建設(shè)辦 總工程師 會(huì)同工程部現(xiàn)場(chǎng)工程師、項(xiàng)目監(jiān)理部及承建單位共同開(kāi)箱驗(yàn)收，填寫(xiě)設(shè)備檔案驗(yàn)收記錄，工程部負(fù)責(zé)設(shè)備檔案的整理歸檔工作。由承建單位在原施工圖上空白處進(jìn)行修改 (杠改或刮改 ),并標(biāo)注修改依據(jù)（設(shè)計(jì)變更通知單、監(jiān)理通知單、名稱、專業(yè)、日期） ,其文件所在案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)等先后順序填寫(xiě) ,并加蓋“竣工圖”章后即作為竣工圖 . (3) 凡有重大的變更或圖面變更超過(guò) 35％的 ,應(yīng)重新繪制竣工圖 ,仍用原圖編號(hào) ,在標(biāo)題欄中標(biāo)明工程竣工圖 ,技術(shù)負(fù)責(zé)人審核、簽字后 ,即可作為竣工圖 . (4) 竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅色印泥，圖章應(yīng)該在圖標(biāo)上方空白處，以不壓蓋圖中的內(nèi)容或尺寸為宜。 竣工文件（竣工圖）編制完畢后，總工程師應(yīng)督促有關(guān)單位（監(jiān)理、施工等）對(duì)竣工文件的編制情況進(jìn)行審查，發(fā)現(xiàn)不準(zhǔn)確、遺漏或短缺時(shí)，應(yīng)及時(shí)修改和補(bǔ)齊。變更申請(qǐng)、審核意見(jiàn)、審批記錄原件交建設(shè)辦公室資料員保存。 工程部負(fù)責(zé)將審查意見(jiàn)匯總后交總工程師；總工程師在審核匯總意見(jiàn)后處理，需要設(shè)計(jì)院澄清和修改的項(xiàng)目由總 工程師負(fù) 責(zé) 聯(lián)系溝通。 資料員應(yīng)保管好文件，防止發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、殘缺少頁(yè)，保持清潔完整。按處理意見(jiàn)信息資料管理員負(fù) 責(zé)復(fù)制、分發(fā)、傳閱、跟蹤催辦、并將處理結(jié)果匯報(bào)原簽署領(lǐng)導(dǎo)，文件回收歸檔； 建設(shè)辦內(nèi)部文件發(fā)放應(yīng)按批準(zhǔn)范圍進(jìn)行，并做好簽收記錄。 4 g)工地現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、施工日志和大事記、建設(shè)辦公室階段工作總結(jié)。 ⑹．工地現(xiàn)場(chǎng)檢查記錄、會(huì)審記錄、會(huì)議紀(jì)要、建設(shè)辦公室階段工作總結(jié)、監(jiān)理周報(bào)、月報(bào)等。 第七條 監(jiān)理機(jī)構(gòu)和施工單位的往來(lái)函件、工地建設(shè)有關(guān)工程質(zhì)量、進(jìn)度、材料檢驗(yàn)信息，設(shè)計(jì)錯(cuò)誤、施工環(huán)境變化、以及監(jiān)理機(jī)構(gòu)和施工單位提出的其他問(wèn)題由工程部負(fù)責(zé)收集，在指定時(shí)間內(nèi)審核并簽署意見(jiàn)后交 建設(shè)辦資料管理員 。 建設(shè)辦公室對(duì)外行文除特殊情況經(jīng)主任批準(zhǔn)外，須以建設(shè)辦公室的名義。 第十九條 文件的更改。以上圖紙和文件的修改文件應(yīng)與原件提供相同的份數(shù)。文件領(lǐng)用者須在設(shè)計(jì)文件領(lǐng)用單（附表 6）上簽字確認(rèn)。編寫(xiě)卷內(nèi)目錄及光盤（或電子文件）一份。文字材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料必須使用便于檔案長(zhǎng)期保存的材料 ,如碳素墨水、藍(lán)黑墨水或簽字筆。然后將修改的線條或數(shù)據(jù)重新標(biāo)注 . (2) 修改處都要標(biāo)注修改依據(jù) ,如：變更文件名稱、編號(hào)、專業(yè)號(hào)、日期及所在案卷號(hào)、頁(yè)號(hào)的先后順序填寫(xiě)。 第三十四條 照片檔案的歸檔。 臨建工程竣工圖及文字材料 (紙載體 )為 2 套（正本１套；副本 1 套），施工現(xiàn)場(chǎng)原始記錄１套（正本）；永久工程竣工圖及文字材料（紙載體）為 3 套（正本 1 套；副本 2 套）；施工現(xiàn)場(chǎng)原始記錄１套（正本） ,CAD 電子文件 1 套 ,并填寫(xiě)“電子檔案登記表”（一式兩份）。電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫(xiě)操作的狀態(tài)。 第三十三條 設(shè)備檔案的歸檔。 (2) 在施工 中只是一般性變更 ,可不重新繪制竣工圖 。 編制竣工文件（竣工圖），應(yīng)遵循工程文件的自然形成規(guī)律，保持文件的成套性和有機(jī)聯(lián)系，使組成的案卷既能準(zhǔn)確系統(tǒng)地反映工程的全貌，又便于今后的保管和提供利用 。 工程變更按以上權(quán)限批準(zhǔn)后，項(xiàng)目監(jiān)理部下發(fā)變更指令，設(shè)計(jì)單位以變更通知予以確認(rèn)。 工程監(jiān)理審簽通過(guò)的設(shè)計(jì)文件須蓋章確認(rèn)。各部門應(yīng)建立本部門文件清單或文件目錄（見(jiàn)附表 5），掌握文件分布和更改記錄。 信息資料管理員在收到文件并登記后，附收文表頭（見(jiàn)附件 4），技術(shù)文件交總工程師、其他文件交建設(shè)辦分管副主任簽署處理意見(jiàn)。 d)設(shè)計(jì)任務(wù)聯(lián)系單、監(jiān)理工作聯(lián)系單及對(duì)外聯(lián)系函件； e)專家組活動(dòng)記錄； f)學(xué)院下發(fā)建設(shè)辦公室文件、建設(shè)辦公室內(nèi)部文件、管理制度等。含圖紙及合同履行中發(fā)包人承包人有關(guān)工程的洽商、變更等書(shū)面協(xié)議或文件；與監(jiān)理、施工單位等往來(lái)函件、會(huì)議紀(jì)要； ⑸． 學(xué)院下發(fā)建設(shè)辦公室文件、建設(shè)辦公室內(nèi)部文件、管理制度等。 第八條 某工程建設(shè)項(xiàng)目辦公室各部門對(duì)外溝通文件由部門負(fù)責(zé)起草，部門負(fù)責(zé)人簽字后報(bào) 建設(shè) 辦公室資料員，經(jīng) 總工程師 審核 ,經(jīng)建設(shè)辦公室主管審批后發(fā)放。 向政府、上級(jí)主管部門、建設(shè)行政管理部門等與工程建設(shè)有關(guān)的其他單位發(fā)出的申請(qǐng)、請(qǐng)示、報(bào)告、聯(lián)系函件 ,由建設(shè)辦主任（或分管副主任）安排編制，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批； 建設(shè)辦公室向承擔(dān)建設(shè)任務(wù)設(shè)計(jì)院、監(jiān)理單位、施工單位發(fā)出的非技術(shù)問(wèn)題聯(lián)系函，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）安排編制，由建設(shè)辦主任（或分管副主任）負(fù)責(zé)審批； 技術(shù)問(wèn)題聯(lián)系函，由總工程師安排人員編制，總工程師審批，必要時(shí)由總工程師審核，建設(shè)辦主任（或 分管副主任）負(fù)責(zé)審批； 建設(shè)辦公室向承擔(dān)設(shè)計(jì)任務(wù)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)項(xiàng)目組、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理機(jī)構(gòu)、施工項(xiàng)目部發(fā)出的聯(lián)系函件，由總工程師安排人員編制，總工程師審批；由建設(shè)辦公室某部門提出的須協(xié)調(diào)問(wèn)題，由部門領(lǐng)導(dǎo)安排編制文件，部門領(lǐng)導(dǎo)審核，總工程師審批。對(duì)發(fā)出的文件需要更改時(shí)，原起草部門或提出修改意見(jiàn)的部門提交“文件更改申請(qǐng)表”，報(bào)建設(shè)辦主任批準(zhǔn)后進(jìn)行。當(dāng)設(shè)計(jì)院提供份數(shù)不足時(shí)，應(yīng)復(fù)制到要求份數(shù)。 設(shè)計(jì)文件的發(fā)放對(duì)象必須前后統(tǒng)一，設(shè)計(jì)修改文件必須發(fā)至原文件持有者手中，避免誤用已經(jīng)修改或失效的設(shè)計(jì)文件。 (3) 工程部負(fù)責(zé)與監(jiān)理單位溝通，收集、整理、編制、移交工程 監(jiān)理業(yè)務(wù)范圍內(nèi)形成的各項(xiàng)監(jiān)理工作（工程質(zhì)量、工期、投資等）的全部文件材料和監(jiān)理工作總結(jié)；負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查及審核工程項(xiàng)目的承建單位在竣工檔案的編制、移交，對(duì)竣工檔案在形成中是否收集完整、準(zhǔn)確，負(fù)責(zé)竣工檔案和竣工圖的審核并