【正文】 形成正式方案 咨詢項(xiàng)目組將 PPT 稿的《建議方案》轉(zhuǎn)化成 Word 稿的《項(xiàng)目管理職能分配方案》 。 內(nèi)部討論 咨詢項(xiàng)目組內(nèi)部應(yīng)對(duì)《建議方案》進(jìn)行反復(fù)討論 。 形成報(bào)告 咨詢項(xiàng)目組形成正式的《項(xiàng)目管理職能分析報(bào)告》。 32 提交 咨詢項(xiàng)目組根據(jù)意見(jiàn)進(jìn)行修改，并形成 Word 稿，正式向客戶單位提交。 診斷報(bào)告的內(nèi)容構(gòu)成 診斷報(bào)告的內(nèi)容構(gòu)成 一般應(yīng)是： （一）前言 簡(jiǎn)單介紹深度訪談情況和 診斷報(bào)告的 形成過(guò)程。 28 引導(dǎo)對(duì)方述真 以誠(chéng)懇的態(tài)度打消對(duì)方的顧慮，并且以開(kāi)放性問(wèn)題和封閉性問(wèn)題相結(jié)合的提問(wèn)方式，引導(dǎo)對(duì)方講真話、述實(shí)情。 有的項(xiàng)目需要將訪談對(duì)象擴(kuò)大到 客戶單位 外部，包括 客戶單位 的上級(jí)、行業(yè)主管、 客戶單位 的顧客、 客戶單位 的供方等。處理邏輯關(guān)系就是活動(dòng)排序的過(guò)程，即 識(shí)別和處理各計(jì)劃活動(dòng)之間的邏輯關(guān)系，并進(jìn)行邏輯排序，同時(shí)應(yīng)考慮適當(dāng)?shù)木o前關(guān)系，亦可加入適當(dāng)?shù)臅r(shí)間提前與滯后量。 會(huì)議 主要議程 （ 1）咨詢 項(xiàng)目組 和 咨詢 顧問(wèn)介紹； （ 2） 客戶單位主要領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行關(guān)于 咨詢 目的和要求 的動(dòng)員； （ 3）咨詢公司領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言； （ 4）咨詢 項(xiàng)目組匯報(bào) 咨詢工作的整體計(jì)劃和工作方法 。 內(nèi)容要求 “項(xiàng)目管理計(jì)劃”的內(nèi)容是： 1）項(xiàng)目概況； 2）項(xiàng)目范圍管理規(guī)劃； 3）項(xiàng)目目標(biāo)管理規(guī)劃； 4）項(xiàng)目進(jìn)度管理規(guī)劃； 5）項(xiàng)目質(zhì)量管理規(guī)劃； 6）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理規(guī)劃； 7）項(xiàng) 目溝通管理規(guī)劃； 8）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃； 9）項(xiàng)目收尾管理規(guī)劃。項(xiàng)目組 的組建要充分考慮客戶的意見(jiàn) ， 按合同規(guī)定的工作任務(wù)，組織可以勝任的合格人員參加項(xiàng)目組。 5） 作為控制者，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而對(duì)資源使用的有效性進(jìn)行監(jiān)督。 上述原則保證了咨詢公司以專業(yè)咨詢能力，設(shè)計(jì)貼近客戶實(shí)際的解決方案，以專業(yè)的服務(wù)品質(zhì)和專業(yè)精神，贏得客戶信賴。這就需要咨詢公司在營(yíng)銷階段編制咨詢項(xiàng)目建議書。 而 項(xiàng)目管理體系咨詢的 項(xiàng)目建議書的制定與其它管理咨詢的項(xiàng)目建議書有一定的區(qū)別，因此，在項(xiàng)目建議書的制定時(shí)應(yīng)該盡量使委托客戶了解到 項(xiàng)目管理體系 形成的全部過(guò)程。 3． 項(xiàng)目目標(biāo) 咨詢公司對(duì) 項(xiàng)目管理體系 咨詢的理解，完成 項(xiàng)目管理體系 咨詢的方式方法、質(zhì)量及 項(xiàng)目管理體系 咨詢的技術(shù)成果，咨詢公司在 項(xiàng)目管理體系 咨詢項(xiàng)目執(zhí)行中的職責(zé)、建議達(dá)到的目標(biāo)、客戶 可得利益的估算等。 6） 作為外交家，與項(xiàng)目利益相關(guān)者建立并保持同盟關(guān)系，以獲得他們對(duì)實(shí) 14 現(xiàn)項(xiàng)目的支持。 專業(yè)特長(zhǎng)和知識(shí)結(jié)構(gòu) 項(xiàng)目管理咨詢，所牽涉的范圍 廣，問(wèn)題復(fù)雜 ， 就需要不同專業(yè)結(jié)構(gòu)的人員配置，項(xiàng)目組成員的專業(yè)特長(zhǎng)和知識(shí)結(jié)構(gòu) 應(yīng) 符合咨詢?nèi)蝿?wù)的需要 ， 會(huì)更有利 于 項(xiàng)目的完成。 編制責(zé)任 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé) 組織 《項(xiàng)目管理計(jì)劃》的編制。 （ 5）可以結(jié)合進(jìn)行 首期項(xiàng)目管理知識(shí)培 訓(xùn) 。 編制與報(bào)批。 在選擇企業(yè)內(nèi)部訪談對(duì)象時(shí)，要考慮特殊性，也要考慮普遍性；要考慮點(diǎn)，也 要考慮面；特別要注意選擇某一層面人員時(shí)，“寧少一村，不漏一家”，避免無(wú)意中得罪，不為今后咨詢工作的實(shí)施增添對(duì)立面。對(duì)我們感興趣的問(wèn)題，要善于追根尋源，但又要注意在對(duì)方為難時(shí)適可而止。 （二）項(xiàng)目背景 從客戶單位發(fā)展需要出發(fā)，充分肯定通過(guò)本次咨詢活動(dòng)，建立 項(xiàng)目管理體系的重要性和必要性。 33 10 第二期項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn) 培訓(xùn)時(shí)機(jī) 第二 期項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn) 應(yīng)在診斷報(bào)告匯報(bào)與提交的同時(shí)進(jìn)行。 36 匯報(bào)與提交 咨詢項(xiàng)目組召開(kāi)匯報(bào)會(huì)議，對(duì)《項(xiàng)目管理職能分析報(bào)告》進(jìn)行匯報(bào)，經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后，作為咨詢成果之一正式提交客戶單位。討論中要關(guān) 注建議方案的先進(jìn)性、科學(xué)性以及可操作性，關(guān)注建議方案對(duì)客戶單位現(xiàn)有部門或個(gè)人現(xiàn)有利益可能的損害以及防范。 提交與實(shí)行 咨詢項(xiàng)目組將 Word 稿的《項(xiàng)目管理職能分配方案》提交客戶單位，作為咨詢成果之一，同時(shí)敦促和協(xié)助客戶單位實(shí)行方案規(guī)定。 分配結(jié)果確定 通過(guò)客戶單位高、中層領(lǐng)導(dǎo)集體會(huì)商的形式，對(duì)分配結(jié)果最終確定。 （ 4） 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整的建議 本部分是中心內(nèi)容，既要提出優(yōu)化調(diào)整的建議，更要闡述進(jìn)行這樣優(yōu)化調(diào)整的依據(jù)和理由。 討論 咨詢項(xiàng)目 組將匯總后的分析結(jié)果發(fā)客戶單位相關(guān)部門，組織討論， 征求修改意見(jiàn)。 征求和聽(tīng)取修改意見(jiàn)。 編制依據(jù) （ 1） 《項(xiàng)目管理知識(shí)體系指南》（ PMBOK 指南）（第四版） ； （ 2）國(guó)家與地方政府對(duì)客戶單位所在行業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)； （ 3）質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系標(biāo)準(zhǔn)； （ 4）相關(guān)企業(yè)管理知識(shí)； （ 5）深度訪談的結(jié)果。 講究訪談技巧 營(yíng)造談話氣氛 要注意盡力營(yíng)造一個(gè)讓被訪談?wù)唛_(kāi)口說(shuō)話，并且能夠暢所欲言的談話氣氛，既不要過(guò)于隨便，讓對(duì)方不予重視，又不要過(guò)于嚴(yán)肅，讓對(duì)方感有壓力。 訪談對(duì)象應(yīng)以 客戶單位 內(nèi)部人員為主，可以分為 客戶單位 高層、中層、一般管理人員、普通員工等，也可以分為領(lǐng)導(dǎo)人員、技術(shù)人員、行管人員、營(yíng)銷人員、生產(chǎn)人員等。 處理邏輯關(guān)系。 會(huì)議出席人員 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 編制依據(jù) （ 1） 咨詢項(xiàng)目合同 ； 18 （ 2）《項(xiàng)目建議書》 ； （ 3） 項(xiàng)目目標(biāo)和項(xiàng)目范圍； （ 4）項(xiàng)目過(guò)程規(guī)劃； （ 5）事業(yè)環(huán)境因素； （ 6） 組織過(guò)程資產(chǎn)。 項(xiàng)目組的組建應(yīng)注意的問(wèn)題 照顧客戶的利益 客戶的利益是最高的 。 4） 身為良師益友，為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的每一個(gè)成員提供咨詢。 （ 4）質(zhì)量保證：咨詢公司的三級(jí)質(zhì)量控制體系能夠保證項(xiàng)目的質(zhì)量符合客戶的需求。另外， 也是雙方在工作內(nèi)容上的界定。 具體要求 1． 必須表達(dá)清晰、內(nèi)容完整。 4．工作計(jì)劃和時(shí)間表 計(jì)劃內(nèi)容、計(jì)劃的合理性、對(duì)工作量的估計(jì)、項(xiàng)目所用時(shí)間、進(jìn)度和管理方式、最終成果及提供給客戶的階段報(bào)告等。 項(xiàng)目管理體系的建立 過(guò)程，對(duì)于 客戶單位 來(lái)講是一個(gè)適應(yīng)、學(xué)習(xí)、變革的過(guò)程，變革就一定會(huì)出現(xiàn)矛盾，出現(xiàn)阻力和抗拒 ， 有時(shí)甚至是在 單位 高層出現(xiàn)的，作為項(xiàng)目經(jīng)理就需要充當(dāng)一個(gè)外交家的角色，協(xié)調(diào)、控制局勢(shì)變化 。 良好的配合 要注意項(xiàng)目組成員之間是否能良好地配合工作，項(xiàng)目組成員是否與客戶相處得融洽、密切。 公司技術(shù)委員會(huì)負(fù)責(zé)《項(xiàng)目管理計(jì)劃》的審核與批準(zhǔn)。 22 6 項(xiàng)目啟動(dòng)后的進(jìn)度控制 項(xiàng)目進(jìn)度控制是項(xiàng)目時(shí)間管理領(lǐng)域的重要過(guò)程要素，而編制項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃則是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目進(jìn)度控制的第一步工作。經(jīng)內(nèi)部批準(zhǔn)的周工作計(jì)劃應(yīng)報(bào)客戶單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 設(shè)計(jì)訪談形式 根據(jù)訪談需求和所確定的訪談對(duì)象設(shè)計(jì)訪談形式，按不同的需求和對(duì)象分別選擇合適的訪談形式。 注意聽(tīng)取敘述 訪談時(shí)，對(duì)被訪談?wù)咚劦那闆r，所發(fā)表的意見(jiàn)，一定要注意聽(tīng)，認(rèn)真記。 （三）客戶單位項(xiàng)目管理情況的總體評(píng)價(jià) 充分肯定 客戶單位在項(xiàng)目管理方面成功的做法和所取得的成績(jī)，同時(shí) 根據(jù)事實(shí) 尖銳地指出存在的問(wèn)題 ，具有 震撼性而促使客戶對(duì)整個(gè)咨詢充滿信心 。 培訓(xùn)對(duì)象 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 37 12 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置 和 /或崗位設(shè)置的 優(yōu)化 調(diào)整 優(yōu)化調(diào)整的可能性 由于通過(guò)咨詢所建立的項(xiàng)目管理體系是全新要求的， 因而客戶單位以往的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置，至少在崗位設(shè)置包括職責(zé)確定上往往存在與新的管理體系不相適應(yīng)的地方，這就存在優(yōu) 化調(diào)整的可能性。討論中要暢所欲言，然后集思廣益， 達(dá)成意見(jiàn)一致 。 42 14 第三期項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn) 培訓(xùn)時(shí)機(jī) 第三 期項(xiàng)目管理知識(shí)培訓(xùn) 應(yīng)在 項(xiàng)目管理職能分析 和 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整 的同時(shí)進(jìn)行。 分別征詢意見(jiàn) 咨詢項(xiàng)目組分部門聽(tīng)取意見(jiàn)，并集中修改意見(jiàn)進(jìn)行分配結(jié)果調(diào)整。 （ 3）客戶單位目前 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置 的分析 反映現(xiàn)狀，重點(diǎn)分析主要存在問(wèn)題。 匯總 咨詢項(xiàng)目組進(jìn)行匯總，并對(duì)分析結(jié)果進(jìn)行補(bǔ)充。 召開(kāi)匯報(bào)會(huì)，向客戶單位有關(guān)人員進(jìn)行正式匯報(bào)。 30 9 客戶 單位 項(xiàng)目管理 情況 診斷 報(bào)告 《 客戶單位項(xiàng)目管理情況診斷報(bào)告 》既是深度訪談的結(jié)果與輸出，也是為客戶單位進(jìn)行建立項(xiàng)目管理體 系咨詢的依據(jù)，同時(shí)又是提交客戶單位咨詢結(jié)果文件之一，咨詢項(xiàng)目組應(yīng)認(rèn)真組織編制。 其他準(zhǔn)備 包括日程安排、通知、提前發(fā)放有關(guān)材料（比如有時(shí)需要向背訪談對(duì)象提前提供《訪談提綱》）等等。 選擇訪談對(duì)象 根據(jù)項(xiàng)目需求決定訪談規(guī)模，選擇訪談對(duì)象。編制依據(jù)應(yīng)是 《 咨詢項(xiàng)目管理計(jì)劃 》、項(xiàng)目資源條件、上期進(jìn)度計(jì)劃完成情況、 客戶單位 及相關(guān)方要求等。 會(huì)議策劃 咨詢項(xiàng)目組應(yīng)和客戶單位主管部門一起對(duì)會(huì)議進(jìn)行精心策劃，包括會(huì)議議程、會(huì)議形式、出席人員與會(huì)場(chǎng)布置等。 編制咨 詢項(xiàng)目 管理 計(jì)劃 編制目的 為了有效地控制咨詢項(xiàng)目的質(zhì)量和進(jìn)度，做好項(xiàng)目組的內(nèi)部管理，成功滿足項(xiàng)目干系人愿望和項(xiàng)目要求，達(dá)到客戶單位滿意。 這種創(chuàng)造能力主要包括：研究能力包括對(duì)客觀事物以及文獻(xiàn)資料的觀察能力、分析能力、調(diào)查能力、測(cè)定能力和設(shè)計(jì)能力 ； 思維能力 包括判斷能力、想象能力、綜合概括能力 ； 想象能力 ， 善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，敢于接受新事物，不墨守陳規(guī)，具有不懈的開(kāi)拓精神 ； 溝通能力 。咨詢 過(guò)程 中，由于需要大量的的信息采集和調(diào)研，工作存在許多不確定性，很大程度上依賴于合理地工作安排。項(xiàng)目合作雙方定時(shí)聯(lián)系和溝通，與項(xiàng)目有關(guān)和有用的信息應(yīng)予以開(kāi)放，保證信息的及時(shí)性和有效性。因此，一則為了能夠清晰地說(shuō)明我們能夠?yàn)榭蛻艚鉀Q的問(wèn)題和采用的方法的科學(xué)性， 二 則為了使客戶一目了然地看到我們的工作經(jīng)驗(yàn)和服務(wù)方式。 通常 項(xiàng)目建議書會(huì)遞給委托客戶公司的決策層 ， 建議書必須表達(dá)清晰，內(nèi)容完整，尤其是 項(xiàng)目管理體系建立、試運(yùn)行以及改進(jìn) 過(guò)程中，項(xiàng)目組所做的工作更需清晰 ， 以便客戶的決策人閱讀時(shí)能夠完全地了解項(xiàng)目的全部。 5．咨詢公司介紹 12 公司在承擔(dān)類似 項(xiàng)目管理體系 咨詢項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)、在類似行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)等；介紹項(xiàng)目小組組織結(jié)構(gòu)和小組成員；參與咨詢的人員的素質(zhì)，項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)能力和專家資歷等。 項(xiàng)目組成員 項(xiàng)目組成員的挑選 項(xiàng)目經(jīng)理 應(yīng) 根據(jù)項(xiàng)目的確切要求，及 客戶單位 特性， 仔細(xì)地挑選自己的團(tuán)隊(duì) 成員 ， 挑選合適的咨詢顧問(wèn)參與 ，實(shí)現(xiàn) 最佳的人員組合。 項(xiàng)目組的 團(tuán)隊(duì)建設(shè) 提高團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)和技能 在咨詢項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中， 項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng) 通過(guò)培訓(xùn)等， 提高團(tuán)隊(duì)成員的知識(shí)和技能 ，以增強(qiáng)他們完成項(xiàng)目可交付成果的能力， 提高咨詢成果質(zhì)量，按規(guī)定完成咨詢?nèi)蝿?wù)。 文件和資料準(zhǔn)備 文件和資料的識(shí)別 和準(zhǔn)備 項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目組成員根據(jù)工作分工，分別識(shí)別咨詢項(xiàng)目運(yùn)行對(duì)有關(guān)文件和資料的需求 ，并進(jìn)行準(zhǔn)備 。 項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃分為控制性進(jìn)度計(jì)劃和作業(yè)性進(jìn)度計(jì)劃兩類。 注意事項(xiàng) （ 1）結(jié)合客戶單位的日常工作； （ 2）盡量照顧客戶單位人員的工作與學(xué)習(xí)習(xí)慣； （ 3） 咨詢 項(xiàng)目組成員的工作均衡； （ 4）留有一定余地。 面對(duì)面的訪談 這是使用最多、也是最常見(jiàn)的一種訪談形式，雙方就所要訪談的話題交流。對(duì)不愿或說(shuō)不出事情原由的人，不要勉強(qiáng)，注意聽(tīng)取和收集“故事”即可。 （四）存在問(wèn)題的具體分析 依據(jù)項(xiàng)目管理的五大過(guò)程組、九大知識(shí)領(lǐng)域和 42 個(gè)過(guò)程要素，對(duì)客戶單位在項(xiàng)目管理方面存在的主要問(wèn)題進(jìn)行分析。 培訓(xùn)目的 （ 1） 增加受訓(xùn)人員的 項(xiàng)目管理知識(shí) ； （ 2）為下一步的 項(xiàng)目管理職能分析 和 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置優(yōu)化調(diào)整 奠定理論和思想基礎(chǔ)。 這種可能性在前期深度訪談工作中應(yīng)已發(fā)現(xiàn)，并在《項(xiàng)目管理情況診斷報(bào)告》中已有闡述。 匯報(bào) 首先向客戶單位的領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行匯報(bào)，聽(tīng)取意見(jiàn)。 培訓(xùn)對(duì)象 根據(jù)客戶單位具體情況，或全體員工，或管理骨干。 將《項(xiàng)目管理職能分配建議方案》下發(fā)相關(guān)部門，組織他們進(jìn)行討論。 （ 2） 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整的指導(dǎo)思想 通過(guò)指導(dǎo)思想反映進(jìn)行 組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位設(shè)置 優(yōu)化調(diào)整對(duì)于項(xiàng)目管理體系建立與運(yùn)行的重要性和必要性。咨詢項(xiàng)目組成員分工指導(dǎo)。 那么，怎樣才能提出高水平的建議呢？我們需要考慮三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)： 技術(shù)充分性――它們有效果嗎？ 可接受性――客戶能接受嗎？ 客戶實(shí)施建議的能力――它們易操作嗎？ 診斷報(bào)告的匯報(bào)與提交 匯報(bào) 咨詢項(xiàng)目組經(jīng)過(guò)反復(fù)討論， 診斷報(bào)告首先 形成 PPT 稿。 29 所有參加訪談的人員在詳盡占有訪談信息以后，對(duì)每個(gè)問(wèn)題準(zhǔn)備個(gè)人的分析意見(jiàn)， 項(xiàng)目組召開(kāi)分析會(huì)議， 進(jìn)行“頭腦風(fēng)暴”，碰撞出更為符合實(shí)際的、更為正確的分析意見(jiàn)來(lái) ，以編制《 客戶單位項(xiàng)目管理情況診斷報(bào)告 》。三個(gè)設(shè)計(jì)既各成一體，又相互照應(yīng)，綜合覆蓋訪談的全部需求。在訪談中要尊重每一個(gè)被訪談?wù)?，虛心地向他們了解情況，虛心地向他們請(qǐng)教問(wèn)題，虛心地向他們討求答案。 24 收集編制依據(jù)。 項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì) 項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì) 既 是項(xiàng)目組進(jìn)場(chǎng)后