【正文】 按問(wèn)題特征立卷的含義：將反映同一問(wèn)題的文書(shū)組成案卷，這種方法能反映對(duì)某一方面或某一具體問(wèn)題的相互聯(lián) 系和處理情況，運(yùn)用最廣泛。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?詢問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，詢問(wèn)對(duì)方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。其次，說(shuō)明三個(gè)步驟之間的關(guān)系。（5）[會(huì)議組織]安排會(huì)議事務(wù)，并做會(huì)議記錄或綱要。第十四章第6點(diǎn)？？？ 答。如個(gè)人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點(diǎn)的分歧等。（2）純私人性請(qǐng)求時(shí)——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來(lái)協(xié)助他解決私人的事務(wù)。聲像材料（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。1．上司正在開(kāi)會(huì)時(shí)——讓您久等，抱歉。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。辦公室實(shí)務(wù)工作一覽表二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點(diǎn) 答：辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤(pán)、光盤(pán)等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒； 8．各種小型機(jī)器，如訂書(shū)機(jī)（包括訂書(shū)針）、打孔機(jī)、裝訂機(jī)（包括裝訂線）、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。（6）庸俗的、色情的話題。特別是稿費(fèi)、版稅、演講費(fèi)等副業(yè)收入多的時(shí)候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報(bào)所得，或直接替上司辦理申報(bào)手續(xù)。作業(yè)3二、日程安排計(jì)劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根 本就不行。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的 過(guò)程開(kāi)展。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容。，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀。(5)在文件份數(shù)少時(shí)，閱辦閱知部門(mén)(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書(shū)為軸心，進(jìn)行輪輻式傳閱。(4)騎縫章。如個(gè)人私生活等。(2)與并非熟悉的人或是在正式場(chǎng)合(生意場(chǎng)合或婚喪喜慶時(shí)的致詞及談話)也需要使用敬語(yǔ)。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。：可以消除時(shí)空上的局限性。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書(shū)，不要抄襲。配合上司預(yù)期的期限。比如：記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容一項(xiàng)，它既可以是文書(shū)撰寫(xiě)的內(nèi)容，也可以是會(huì)議組織的內(nèi)容。7 [信息資料] 準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料。回答第二個(gè)問(wèn)題時(shí)，應(yīng)舉例說(shuō)明。（5）夸耀自己的話題。4．其他。(3)為商務(wù)洽談收集資料。日程安排計(jì)劃表的種類：（1）年預(yù)定表。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對(duì)方的電話號(hào)碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽(tīng)。可以分為直接受意（即領(lǐng)會(huì)上司在會(huì)議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時(shí)，直接就某一問(wèn)題或某項(xiàng)工作所發(fā)表的意見(jiàn)和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會(huì)）和間接受意（即上司在平時(shí)隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問(wèn)題、某項(xiàng)工作發(fā)表的意見(jiàn)和看法等）。（1）計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最 佳。打印文稿及表格 3 [文書(shū)處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。9 [接待工作] 接待來(lái)訪賓客； 接待賓客和員工的來(lái)訪。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì)劃書(shū)，不要抄襲。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。如果上司外出不止一地，在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書(shū)轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來(lái)，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。(1)準(zhǔn)備旅行計(jì)劃和旅館信息。協(xié)助的方法應(yīng)視實(shí)際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項(xiàng)的時(shí)候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問(wèn)題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。如個(gè)人私生活等。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。記錄上司指令及會(huì)談、會(huì)議內(nèi)容 2 [文書(shū)制作] 復(fù)印資料。13 [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話。國(guó)內(nèi)電視大學(xué)學(xué)生交流社區(qū)，提供學(xué)習(xí)資料下載，交流，電大就業(yè)指導(dǎo)等。按照“優(yōu)先順序”制定計(jì)劃書(shū)時(shí)，要按以下三個(gè)步驟進(jìn)行：：???對(duì)于A要集中精力做，對(duì)于B和C可以從計(jì)劃中刪掉。(5)如有不同意見(jiàn)，可以公開(kāi)提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度。同：，再傳達(dá)自己的信息。(2)按照郵件的重要性分揀。本題考察同學(xué)們對(duì)知識(shí)點(diǎn)的靈活運(yùn)用能力，同學(xué)們要對(duì)以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實(shí)際情況回答本題。所以發(fā)聲要清楚，盡可能說(shuō)得通俗、生動(dòng)、規(guī)范，使人一聽(tīng)就明白，并留下印象。其中第二個(gè)問(wèn)題實(shí)際上就是考察“敬語(yǔ)的用法”這個(gè)知識(shí)點(diǎn)。(5)夸耀自己的話題。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。(3)按文種特征立卷。同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)，一定要注意審題，本題實(shí)際上只有一個(gè)問(wèn)題——“通過(guò)檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義”，本題實(shí)際上就是要回答“檔案利用的意義”。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。1．請(qǐng)示方法和報(bào)告方法； 2．計(jì)劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達(dá)方法； 5．進(jìn)言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。作業(yè)2一、從文員工作的角度對(duì)比說(shuō)明打電話和接聽(tīng)電話的異同。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。三、簡(jiǎn)要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié)果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。最好有一本各單位的，和其它單位領(lǐng)導(dǎo)人的電話號(hào)碼本。然后將留言記錄。資料,分類整理準(zhǔn)備好.（4）,鋼筆、鉛筆如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時(shí)要文秘人員代寫(xiě)致謝函，并做紀(jì)念保管。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？第十三章第1點(diǎn)答:1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對(duì)電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的電子文件，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間積累后進(jìn)行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。（10）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來(lái)維持和外界的良好公共關(guān)系。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。如果上司外出不止一地，在郵包上編號(hào)就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書(shū)轉(zhuǎn)交郵件時(shí)，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來(lái)，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報(bào)告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。其他。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見(jiàn)章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。一般是在電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。（2）支票往來(lái)的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門(mén)的名稱分揀。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根本就不行。本題的例子請(qǐng)同學(xué)們見(jiàn)教材第28頁(yè)。接待賓客和員工的來(lái)訪。五、簡(jiǎn)要說(shuō)明電子文件歸檔的基本方法：答：電子文件歸檔一般采用以下方法：將應(yīng)歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。日程表、約會(huì)安排表、時(shí)間表和計(jì)劃表年預(yù)定表（照抄書(shū)的可自己寫(xiě)）三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準(zhǔn)備工作？請(qǐng)列出工作要點(diǎn)。我們上司是讓您白跑一趟，真是不好意思，能否有我轉(zhuǎn)達(dá)留言。二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作，主要做法有哪些？答：詢問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，詢問(wèn)對(duì)方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。作業(yè)4一、簡(jiǎn)要闡述社交話題的選擇。月預(yù)定表是從年預(yù)定表中抽出一個(gè)月的預(yù)定計(jì)劃，以一個(gè)月為單位，填寫(xiě)該月要進(jìn)行的 會(huì)議、面談、出差、訪問(wèn)等預(yù)定計(jì)劃。既要簡(jiǎn)要說(shuō)明教材中的相關(guān)知識(shí) 點(diǎn)，又要結(jié)合實(shí)際談?wù)勛约旱捏w會(huì)。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計(jì) 劃書(shū)，不要抄襲。[接待工作] 接待來(lái)訪賓客； 接待賓客和員工的來(lái)訪。分發(fā)到有關(guān)部門(mén)，可以交流信息。：(1)按問(wèn)題特征立卷。(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(4)自己不甚熟悉的話題。同學(xué)們要注意，本題有兩個(gè)問(wèn)題：一是口頭語(yǔ)言的基本特征。本題主要考核本課程的第十二章第1點(diǎn)的“口頭語(yǔ)言的特征”和第2點(diǎn)的“敬語(yǔ)的用法”這兩個(gè)知識(shí)點(diǎn)。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫(xiě)出一天的預(yù)定計(jì)劃，進(jìn)一步以時(shí)間為單位，詳細(xì)地預(yù)定從早到晚的業(yè)務(wù)活動(dòng)。三、簡(jiǎn)要回答郵件分揀的一般標(biāo)準(zhǔn)。本題失分的原因大多是不結(jié)合實(shí)際談自己的感受，同學(xué)們?cè)诨卮鸨绢}時(shí)要加以注意。(2)備好記錄本，記錄下指示要點(diǎn)。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務(wù))計(jì)劃書(shū)。如訂書(shū)機(jī)(包括訂書(shū)針)、打孔機(jī)、裝訂機(jī)(包括裝訂線)、日期號(hào)碼機(jī)、切紙機(jī)、計(jì)算機(jī)、拆信器、碎紙機(jī)等。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。本題主要考核本課程的第一章第2點(diǎn)的“辦公室實(shí)務(wù)的范圍和內(nèi)容”這一知識(shí)點(diǎn)。（3）更正章用于文書(shū)書(shū)寫(xiě)中的錯(cuò)字、脫字、冗字、倒字進(jìn)行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂(lè)見(jiàn)的話題，如天氣、時(shí)事新聞、體育報(bào)道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟(jì)建設(shè)、風(fēng)景名勝、歷史名人、風(fēng)土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂(lè)、書(shū)法、繪畫(huà)、中外名著、展覽會(huì)、新聞任務(wù)等；（5）積極、健康的生活體驗(yàn)的話題；（6）風(fēng)趣、幽默的小故事，無(wú)傷大雅的笑話，有時(shí)也能活躍氣氛。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時(shí)端些飲料或準(zhǔn)備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。—，編寫(xiě)。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門(mén)的名稱分揀。只好憑自己大腦中的記憶寫(xiě)，結(jié)果寫(xiě)出來(lái)的簡(jiǎn)介根 本就不行。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計(jì)劃書(shū)。例如記者、工會(huì)職員等。4 [檔案管理] 檔案管理。（3）檢查的步驟，要分析計(jì)劃和實(shí)績(jī)的差異，并把以前進(jìn)行過(guò)的工作或別人做過(guò)的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。結(jié)合實(shí)際談體會(huì)。二、怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些？詢問(wèn)對(duì)方來(lái)電目的，詢問(wèn)對(duì)方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。一般于年初將整個(gè)年 度的活動(dòng)事項(xiàng)整理成表，再通知各部門(mén)。你可以用橡皮筋或大號(hào)回形針把所有相關(guān)的文件扎在一起，每一扎都要標(biāo)得清清楚楚。舉辦一般規(guī)模的宴會(huì),需要做哪些工作,請(qǐng)列出相關(guān)要點(diǎn),并選擇其中某一項(xiàng)工作，作出較為具體的說(shuō)明。（7）不宜談?wù)摰谋Ｃ艿脑掝}。將應(yīng)歸檔的最終版本的文件存入磁、光介質(zhì)上。例如記者、工會(huì)職員等。還有些內(nèi)容要分開(kāi)來(lái)寫(xiě)。三者的關(guān)系為：先作計(jì)劃，付諸實(shí)施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計(jì)劃——實(shí)施 ——檢查”這樣一個(gè)滾動(dòng)的過(guò)程開(kāi)展。下面我舉一個(gè)例子，同學(xué)們按照這個(gè)思路作答即可：受意就是文員接受和領(lǐng)會(huì)上司的意圖。但是要注意按照以上的思路作答。劣：技術(shù)上的要求較高。(2)月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。本題在教材上的答案非常明確，只需要同學(xué)們進(jìn)行一定的歸納即可。具有較高職務(wù)、職稱或社會(huì)地位者。如疾病、殘疾、死亡、兇殺、丑聞、慘案等。(6)密封章。要注意的是應(yīng)對(duì)收文處理的程序中的每一個(gè)要點(diǎn)進(jìn)行一定的說(shuō)明。實(shí)行檔案的有償交流，可以提高檔案的利用率。[信息資料] 準(zhǔn)備好公司要公開(kāi)的資料； 收集及整理各種信息 8 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。文員首先要仔細(xì)制定計(jì)劃，然后根據(jù)這個(gè)計(jì)劃去實(shí)施，并嚴(yán)格檢查其結(jié)果，使得這個(gè)結(jié) 果對(duì)下一次的計(jì)劃有所幫助和啟示。從這個(gè)事情中，我體會(huì)到了在受意時(shí)，做好記錄的重要性。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，及有關(guān)公司的活動(dòng)事項(xiàng)一覽表，所記載的活動(dòng)事項(xiàng)有股東大會(huì)、董事會(huì)、公司創(chuàng)立紀(jì)念日、年休假等。文秘人員應(yīng)將支票 簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。如涉及商業(yè)機(jī)密的話題。1．計(jì)劃的步驟，要充分了解即將開(kāi)始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進(jìn)行效率會(huì)最佳。以下為參考答案：同：1．都應(yīng)先問(wèn)好，再傳達(dá)自己的信息；2．都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；3．通話結(jié)束，應(yīng)讓對(duì)方感受到自己愉快的心情；4．都應(yīng)簡(jiǎn)明扼要表達(dá)自己的意思。2．上司繁忙時(shí)——真對(duì)不起，某某（上司）現(xiàn)在正忙，放步下手邊的事。周預(yù)定表是一個(gè)月預(yù)定計(jì)劃中的一周計(jì)劃，此預(yù)定計(jì)劃比月預(yù)定表更詳細(xì)。現(xiàn)金、私人與商業(yè)支票簿、私人與商業(yè)信用卡包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達(dá)到一定的金額，或有兩種以上收入來(lái)源者，以及薪金以外有超