【正文】 打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。文員首先要仔細制定計劃，然后根據(jù)這個計劃去實施，并嚴格檢查其結(jié)果，使得這個結(jié)果對下一次的計劃有所幫助和啟示。第四篇：辦公室管理】形成性考核冊答案(完整)【辦公室管理】形成性考核冊答案一、將辦公室實務(wù)工作的簡要內(nèi)容填入下列表格，內(nèi)容基本相同的填在一行中。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。（5）夸耀自己的話題。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。包括：（1）薪金收入管理——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪 金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。日預(yù)定表則是從周預(yù)定表里寫出一天的預(yù)定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預(yù)定從 早到晚的業(yè)務(wù)活動。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（1）上司正在開會時；（2）上司繁忙時；（3）上司即將外出時；（4）遠道來訪或有重要事情的來訪時。作業(yè)2一、從文員工作的角度對比說明打電話和接聽電話的異同。當(dāng)時，我沒有經(jīng)驗，沒有帶上記錄本，記錄下指示的要點；事后，又怕顯 得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。1．請示方法和報告方法； 2．計劃方法和總結(jié)方法； 3．受意方法； 4．傳達方法； 5．進言方法；6．變通方法和擋駕方法； 7．分工方法與合作方法。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。11 [督查工作] 督導(dǎo)一般職員或速記員。[會議組織] 安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。同學(xué)們在回答本題時，一定要注意審題，本題實際上只有一個問題——“通過檔案利用的途徑和方式，談?wù)剻n案利用的意義”，本題實際上就是要回答“檔案利用的意義”。本題主要考核本課程的第十四章第7點中的“檔案的利用”這一知識點。(3)按文種特征立卷。(4)便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責(zé)人辦理。本題在教材上有明確的答案，得分率很高。(3)證見章。(5)夸耀自己的話題。：(1)應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。其中第二個問題實際上就是考察“敬語的用法”這個知識點。：(1)對于自己尊敬的人，當(dāng)然會使用敬語。所以發(fā)聲要清楚，盡可能說得通俗、生動、規(guī)范，使人一聽就明白，并留下印象。文秘人員應(yīng)將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領(lǐng)。本題考察同學(xué)們對知識點的靈活運用能力，同學(xué)們要對以上四種類型的預(yù)定表理解和掌握之后，再結(jié)合自己的實際情況回答本題。以下為參考答案： ：(1)年預(yù)定表。(2)按照郵件的重要性分揀?！敖换ナ诫娫挄h”的基本用途是使單位或個人可以在任意一部電話機上組織多方的國際、國內(nèi)或本市的電話會議，聲音清晰宛如一室。同：，再傳達自己的信息。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。(5)如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度。五、從下列文員工作方法中，任意選擇一種或兩種，談?wù)勀愕墓ぷ黧w會或?qū)Υ斯ぷ鞣椒ǖ恼J識。按照“優(yōu)先順序”制定計劃書時，要按以下三個步驟進行：：???對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。國內(nèi)電視大學(xué)學(xué)生交流社區(qū)，提供學(xué)習(xí)資料下載，交流，電大就業(yè)指導(dǎo)等。這種情況，可以將兩欄都填上這一項。13 [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件通訊事務(wù)、電話。收集及整理各種信息 [信訪工作] 替上司接洽外界人士。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容 2 [文書制作] 復(fù)印資料。）五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦——注辦。（6）庸俗的、色情的話題。如個人私生活等。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。把上司旅行中將要處理的每一個問題的文件準備好，如與某項要探討的問題有關(guān)的信件、備忘錄及其他相關(guān)資料。(1)準備旅行計劃和旅館信息。是企業(yè)在每年度例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉(zhuǎn)交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標(biāo)上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。（2）打電話應(yīng)將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。受意方法要注意：（1）善于領(lǐng)會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當(dāng)初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預(yù)期的期限。9 [接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。信函和郵件的處理。打印文稿及表格 3 [文書處理] 在權(quán)限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。接待賓客和員工的來訪。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。（本題的例子請同學(xué)們見教材第29頁?？梢苑譃橹苯邮芤猓搭I(lǐng)會上司在會議講話、文 件批示、工作部署或與文員談話時，直接就某一問題或某項工作所發(fā)表的意見和想法等，易 于文員判斷和領(lǐng)會）和間接受意（即上司在平時隨便交談的情況下，或與其他人員談話種就 某一問題、某項工作發(fā)表的意見和看法等）。后來，我再次向總經(jīng)理詢問，并備好了記錄本做好了記錄，根據(jù)總經(jīng)理的授意，才寫出了各方滿意的公司簡介。異：（1）打電話應(yīng)首先查清楚對方的電話號碼；接電話應(yīng)等電話鈴響2—4聲就接聽。四、怎樣處理上司不在時的郵件？答：如果上司習(xí)慣于每天給辦公室打電話，就應(yīng)該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習(xí)慣，應(yīng)該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應(yīng)把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應(yīng)清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。日程安排計劃表的種類：（1）年預(yù)定表。三、文秘人員應(yīng)為上司的商務(wù)旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。(3)為商務(wù)洽談收集資料。2．私事方面的協(xié)助。4．其他。不合適的話題包括：（1）應(yīng)當(dāng)忌諱的話題。（5）夸耀自己的話題。三、簡要闡述收文處理的程序及分送的基本原則。回答第二個問題時，應(yīng)舉例說明。辦公室實務(wù)工作一覽表序號國內(nèi)一般性國外一般性國內(nèi)企業(yè)(含外企)1 [文書撰寫] 按上司的口頭或書面指示完成信函。7 [信息資料] 準備好公司要公開的資料。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄。比如：記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容一項，它既可以是文書撰寫的內(nèi)容，也可以是會議組織的內(nèi)容。如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。配合上司預(yù)期的期限。本題主要考核本課程的第二章第1點的“按照‘優(yōu)先順序’處理工作”這一知識點。同學(xué)們可以參照教材上的例子，自己制定一份計劃書，不要抄襲。6)接受指示后，要不失時機地貫徹實施。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。、熱情的態(tài)度。：可以消除時空上的局限性。(3)按照收件部門的名稱分揀。是企業(yè)在每例行的主要業(yè)務(wù)活動，及有關(guān)公司的活動事項一覽表，所記載的活動事項有股東大會、董事會、公司創(chuàng)立紀念日、年休假等。二、文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面?本題主要考核本課程的第十章第3點的“文秘人員對上司主要工作的輔佐”這個知識點，本題答題思路如下：。(2)有重音。(2)與并非熟悉的人或是在正式場合(生意場合或婚喪喜慶時的致詞及談話)也需要使用敬語。二、簡要闡述社交話題的選擇。如個人私生活等。(6)庸俗的、色情的話題。(4)騎縫章。要注意的是，以上只是本題的答題要點，需要進行說明和闡述，不能只回答要點，否則會失分。(5)在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門(或領(lǐng)導(dǎo))多的情況下，應(yīng)按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。(4)按時間特征立卷。，可以提供檔案原件或復(fù)制件，方便借閱或直接閱讀。弄清楚了這一點，同學(xué)們就能在教材上找到明確的答案了。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容。12 [日程安排] 替上司定約會并做好記錄； [日常事務(wù)] 閱讀并分類信件 通訊事務(wù)、電話； [辦公室管理] 辦公室環(huán)境的布置和整理,保管辦公室設(shè)備及用品 [其他臨時 以速記記下上司交待的事項； 執(zhí)行上司交辦事項 交辦的事項] 16 替上司申報交納所得稅及辦理退稅。三者的關(guān)系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結(jié)果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的 過程開展。受意就是文員接受和領(lǐng)會上司的意圖。只好憑自己大腦中的記憶寫，結(jié)果寫出來的簡介根 本就不行。（1）都應(yīng)先問好，再傳達自己的信息；（2）都應(yīng)保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結(jié)束，應(yīng)讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應(yīng)簡明扼要表達自己的意思。作業(yè)3二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預(yù)定表?！帉?。特別是稿費、版稅、演講費等副業(yè)收入多的時候，由文秘人員保管單據(jù)，以備申報所得，或直接替上司辦理申報手續(xù)。如個人私生活等。（6）庸俗的、色情的話題。收文處理的程序：簽收和拆封——登記——分送——擬辦——批辦——承辦——催辦— —注辦。辦公室實務(wù)工作一覽表二、辦公用易耗品主要包括哪些？第一章第5點 答：辦公用易耗品主要有：1．信封、紙張；2．軟盤、光盤等；3．鉛筆；4．圓珠筆；5．簽字筆或鋼筆；6．修正液或修正帶；7．印盒； 8．各種小型機器，如訂書機（包括訂書針）、打孔機、裝訂機（包括裝訂線）、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等；9．小刀；10．日歷等；11．其他，如標(biāo)簽紙、直尺、三角尺、透明膠帶、粘膠帶、繩帶、圖釘、橡皮筋、大頭針、紙夾等。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務(wù)）計劃書。結(jié)合實際談體會。如果領(lǐng)導(dǎo)不在，需要傳話的話，記錄下來，以防忘記。1．上司正在開會時——讓您久等，抱歉。4．遠道來訪或有重要事情的來訪時——線告訴來訪者上司即將外出（）理由…..，在去通報上司。（2）月預(yù)定表、周預(yù)定表、日預(yù)定表。信紙、信封(普通的、公司的、大號的)、郵票聲像材料回形針、剪刀、橡皮筋、透明膠帶、別針、尺子（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當(dāng)作上司利用文秘人員是下屬同事的關(guān)系來協(xié)助他解決私人的事務(wù)。五、舉辦一般規(guī)模的宴會，需要做哪些工作，請列出相關(guān)的要點，：（1）客人的選擇，文員應(yīng)向各部門經(jīng)辦人收集客人的名單，再請上司核定，正選客人不能出席，應(yīng)有候補的人選,并在頭三天將完整的名單交給上司.（2）確定時間，如是涉外宴請，宴請時間應(yīng)該按照國際慣例，.（3）會場的選擇，決定舉行宴會后，要及早選定會場，應(yīng)配合宴會的性質(zhì)，客人的數(shù)目以及預(yù)算費用等進行選擇.（4）擬定菜單，宴請的菜譜應(yīng)符合對方飲食習(xí)慣，最好能咨詢下客人有什么不喜歡的和宗教禁忌.（5）寄發(fā)請柬，宴請需要發(fā)請柬，請柬上應(yīng)寫明邀請人的姓名，被邀請人的姓名，宴請的目的、方式、時間、地點,以及著裝要求、要求回函及其他說明等.（6）席次安排，坐席式宴會的座位安排其座次排列等于在人前表明了有關(guān)人士的社會地位，：需要了解每位賓客的相關(guān)信息，：男女主人對坐桌椅兩端；男女賓客間隔而坐；夫婦分開坐；男主賓坐在女主人的右邊；女主人坐在男賓客的右邊；主人方面的陪客應(yīng)插在客人中間坐，以便同客人接觸交談.《辦公室管理》重難點(4)一、簡要闡述社交話題的選擇原則。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。2．落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。第十四章第6點？？？ 答。備份系統(tǒng)歸檔。（5）[會議組織]安排會議事務(wù)，并做會議記錄或綱要。（11）[督查工作]督導(dǎo)一般職員或速記員。其次，說明三個步驟之間的關(guān)系。結(jié)合實際談體會。注意：同學(xué)們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。怎樣做好為領(lǐng)導(dǎo)篩選電話的工作,主要做法有哪些?詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。五、五。協(xié)助的方法應(yīng)視實際情況，其一是與業(yè)務(wù)有關(guān)的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關(guān)系到上司的形象問題，所 以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。如個人的特殊的生活習(xí)慣、宗教信仰和政治觀點的分歧等。落款章、騎縫章、更正章的使用范圍：（1）落款章加蓋于文書作者的落款處，用來表明作者的法定性和文件的有效性。按問題特征立卷的含義：將反映同一問題的文書組成案卷，這種方法能反映對某一方面或某一具體問題的相互聯(lián) 系和處理情況，運用最廣