【正文】 針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。（7）不宜談論的保密的話題。（2）令人不快的話題。舉辦一般規(guī)模的宴會,需要做哪些工作,請列出相關要點,并選擇其中某一項工作，作出較為具體的說明。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的關系來協(xié)助他解決私人的事務。你可以用橡皮筋或大號回形針把所有相關的文件扎在一起，每一扎都要標得清清楚楚。旅行計劃表要說明出發(fā)和到達地點、是乘飛機還是汽車、火車或輪船，出發(fā)和到達的日期及時間、座位情況、旅館情況。一般于年初將整個年 度的活動事項整理成表，再通知各部門。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？（答案請在書上第89頁找，已標注?。┳鳂I(yè)3一、提高會議效率,文秘人員應注意哪些方面，請列出相關要點。二、怎樣做好為領導篩選電話的工作,主要做法有哪些？詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。注意：同學們在回答這道題的時候，可以只選擇其中一個題目進行回答。結合實際談體會。）1．將自己要做的事情分為：？？？對于A要集中精力做，對于B和C可以從計劃中刪掉。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。10 [協(xié)調(diào)工作] 以電話往來維持和外界的良好公共關系。4 [檔案管理] 檔案管理。記錄上司指令及會談、會議內(nèi)容 2 [文書制作] 復印資料。例如記者、工會職員等。簡要闡述文員工作的三個步驟，相互關系如何？文員工作分為三個步驟：計劃、實施和檢查。按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作（或家務）計劃書。受意就是文員接受和領會上司的意圖。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根 本就不行。同：（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。二、日程安排計劃表的種類大致有幾種？試以其中一種為例，編制一份預定表。—，編寫。如果上司與某位洽談業(yè)務的人以前見過面，要把當時記錄的檔案找出，交給上司。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。合適的話題包括：（1）談話雙方都感興趣的、有共同利益的話題，如合作意向等；（2）一般人喜聞樂見的話題，如天氣、時事新聞、體育報道等；（3）顯示地方或民族色彩的話題，如本地的經(jīng)濟建設、風景名勝、歷史名人、風土人 情等；（4）比較高雅的話題，如古典音樂、書法、繪畫、中外名著、展覽會、新聞任務等；（5）積極、健康的生活體驗的話題；（6）風趣、幽默的小故事，無傷大雅的笑話，有時也能活躍氣氛。如對于專業(yè)問題略知皮毛就不應隨意發(fā)揮。（3）更正章用于文書書寫中的錯字、脫字、冗字、倒字進行改正后，作為法定作者自 行更正的憑信。（同學們回答第一個問題時，應在以上要點的基礎上進行一定的說明和闡述。本題主要考核本課程的第一章第2點的“辦公室實務的范圍和內(nèi)容”這一知識點。6 [調(diào)查研究] 協(xié)助上司準備書面的財務報告、研究報告。11 [督查工作] 督導一般職員或速記員。在分析這個問題時，有些內(nèi)容似乎模棱兩可。如訂書機(包括訂書針)、打孔機、裝訂機(包括裝訂線)、日期號碼機、切紙機、計算機、拆信器、碎紙機等。上司所指示的工作無論是哪一種，都要正確地實施。四、按照“優(yōu)先順序”處理工作原則，虛擬一份半天或一天工作(或家務)計劃書。本題的例子請同學們見教材第28頁。(2)備好記錄本，記錄下指示要點。事后，又怕顯得自己沒有能力，而沒有去請示總經(jīng)理。本題失分的原因大多是不結合實際談自己的感受，同學們在回答本題時要加以注意。二、了解“電視會議”、“交互式電話會議”的基本用途，比較其與一般會議的不同，談各自的優(yōu)劣或應注意的地方。三、簡要回答郵件分揀的一般標準。辦公室管理形成性考核冊一、日程安排計劃表的種類大致有幾種?試以其中一種為例，編制一份預定表。日預定表則是從周預定表里寫出一天的預定計劃，進一步以時間為單位，詳細地預定從早到晚的業(yè)務活動。包括：(1)薪金收入管理 ——薪金收入達到一定的金額，或有兩種以上收入來源者，以及薪金以外有超額的收入，都需要按稅法申報。本題主要考核本課程的第十二章第1點的“口頭語言的特征”和第2點的“敬語的用法”這兩個知識點。比如，莊重的場合，口語應規(guī)范、簡明些。同學們要注意，本題有兩個問題：一是口頭語言的基本特征。.(5)積極、健康的生活體驗的話題。(4)自己不甚熟悉的話題。：(1)落款章。(2)騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。(2)屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦。：(1)按問題特征立卷。回答第二個問題時，應舉例說明。分發(fā)到有關部門，可以交流信息。信函和郵件的處理。[接待工作] 接待來訪賓客； 接待賓客和員工的來訪。（2）實施的步驟，要注意：同時檢查是否按照當初所擬定的順序進行；上司所指示的 工作無論是哪一種，都要正確地實施；配合上司預期的期限。同學們可以參照教材上的例子，自己制定一份計 劃書，不要抄襲。才開始工作時，我到一家房地產(chǎn)公司當文員。既要簡要說明教材中的相關知識 點，又要結合實際談談自己的體會。四、怎樣處理上司不在時的郵件？本題的答案請同學們見教材第72頁。月預定表是從年預定表中抽出一個月的預定計劃，以一個月為單位，填寫該月要進行的 會議、面談、出差、訪問等預定計劃。（2）純私人性請求時——遇到這種情形，就把它當作上司利用文秘人員是下屬同事的 關系來協(xié)助他解決私人的事務。作業(yè)4一、簡要闡述社交話題的選擇。（4）自己不甚熟悉的話題。（2）騎縫章用于帶有存根的公函、介紹信，加蓋在正本和存根連接處的騎縫線上。六、通過檔案利用的途徑和方式，談談檔案利用的意義。三者的關系為：先作計劃，付諸實施，然后檢查結果，圍繞“計劃——實施——檢查”這樣一個滾動的過程開展。1．首先簡要說明此種方法：答：受意就是文員接受和領會上司的意圖。二、怎樣做好為領導篩選電話的工作，主要做法有哪些？答：詢問對方來電目的，詢問對方是什么人，如果是推銷的，可直接拒絕。文秘人員可在兩個方面判斷出郵件的重要性：一是重要來信人的姓名和重要來信單位的名稱四、怎樣處理上司不在時的郵件？第四章第5點答：如果上司習慣于每天給辦公室打電話，就應該把內(nèi)部信件和外來的信件分開，同時把每封郵件的內(nèi)容大致記錄，這樣就可以隨時向上司匯報；如果上司沒有每天給辦公室打電話的習慣，應該主動打電話把需要上司親自處理的郵件告訴他，或者傳真一份給他；如果上司離開時間較長，應把所有郵件——無論是私人郵件還是商業(yè)郵件——都通知給他；盡可能多處理一些郵件，在給上司的通知中應清楚地說出郵件的主題，或者把郵件交給公司其他人處理；把寄給上司的郵包連續(xù)編號(如3—3—3—3—4)，這樣就會知道所寄的郵件上司是否全部收到了。我們上司是讓您白跑一趟，真是不好意思，能否有我轉達留言。第八章第4點以下為參考答案：答：日程安排計劃表的種類：（1）年預定表。年預定表（照抄書的可自己寫）三、文秘人員應為上司的商務旅行做哪些準備工作？請列出工作要點。國際電話號碼表日程表、約會安排表、時間表和計劃表上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文員可適時端些飲料或準備濕毛巾使上司消除工作疲勞、舒緩心情，使上司能精神煥發(fā)地工作。文秘人員應將支票簿與印章分別收藏，以避免被盜用冒領。（2）令人不快的話題。（7）不宜談論的保密的話題。）簽收和拆封（需要認真核對和清點）——登記（便于查考利用）——分送（注意文件的送達人）——擬辦（供領導人批辦時參考）——批辦（根據(jù)領導批示內(nèi)容擬定辦文程序）——承辦（按要求進行具體工作）——催辦（根據(jù)承辦時限的要求進行催辦，并作好記錄）——注辦（注明其辦理結果）。五、簡要說明電子文件歸檔的基本方法：答：電子文件歸檔一般采用以下方法：將應歸檔的電子文件最終版本存入磁、光記錄介質(zhì)上。打印文稿及表格（3）[文書處理]在權限內(nèi)按自己的意思發(fā)出信函。接待賓客和員工的來訪。（1）計劃的步驟，要充分了解即將開始的工作內(nèi)容，并思考以什么方法進行效率會最 佳。本題的例子請同學們見教材第28頁。受意就是文員接受和領會上司的意圖。只好憑自己大腦中的記憶寫，結果寫出來的簡介根本就不行。（1）都應先問好，再傳達自己的信息；（2）都應保持耐性、熱情的態(tài)度；（3）通話結束，應讓對方感受到自己愉快的心情；（4）都應簡明扼要表達自己的意思。（1）按照收件人的姓名分揀；（2）按照郵件的重要性分揀；（3）按照收件部門的名稱分揀。如果上司經(jīng)常出差，文秘人員應該收集一些交通圖、時間表和飛機時刻表，還要有一些介紹旅館方面的小冊子，并隨時與旅行社聯(lián)系，建立最新信息充實自己的資料庫.（8）四，文秘人員對上司主要工作的輔佐主要包括哪些方面？提神醒腦的服務。（2）支票往來的管理——最主要的是保管支票簿、支票專用印章。（2）令人不快的話題。（7）不宜談論的保密的話題。分送的基本原則：（1）屬于方針政策性的，關系本機關工作全局的指揮性文件或重大問題的請示、報告 之類的文件，均應先送辦公部門負責人或機關領導審閱或處理；（2）屬于機關日常事務性的已有明確分工的文件，或早有批示規(guī)定和有規(guī)可循的例行 公文，按主管業(yè)務的分工范圍分送給有關部門或承辦人閱辦；（3）分送給機關領導閱批的文件，要先填好“公文處理單”，連同文件一并送批；（4）便函、請柬、介紹信、廣告、啟事等，不作登記，直接交具體負責人辦理；（5）在文件份數(shù)少時，閱辦閱知部門（或領導）多的情況下，應按先辦理、后閱知，先主辦、后協(xié)辦，先正職、后副職的次序分別審閱處理，并以秘書為軸心，進行輪輻式傳閱。一般是在電子計算機網(wǎng)絡環(huán)境下采用。類型：（1）按問題特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文種特征立卷；（4）按時間特征 立卷；（5）按地區(qū)特征立卷；（6）按通訊者特征立卷。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（3）過于敏感的話題。其他。私事方面的協(xié)助。如果上司外出不止一地，在郵包上編號就顯得尤為重要了；如果上司正在度假，并且不讓秘書轉交郵件時，可以把需要上司親自處理的郵件先保存下來，、把積壓的郵件分別裝入紙袋，標上“需要簽字的郵件”、“需要某某處理的郵件”、“需要閱讀的郵件”、“報告”、和“一般閱讀材料”(上司可能想讀的各種各樣的廣告出版物)。（2）打電話應將重點部分在掛電話之前再確認一遍；接電話則沒有這一步。從這個事情中，我體會到了在受意時，做好記錄的重要性。受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要打斷談話；（5）如有不同意見，可以公開提出，但要言之成理，并要注意方式、態(tài)度；（6）接受指示后，要不失時機地貫徹實施。（3）檢查的步驟，要分析計劃和實績的差異，并把以前進行過的工作或別人做過的工 作和目前自己所從事相同性質(zhì)的工作加以比較分析。（10）[協(xié)調(diào)工作]以電話往來維持和外界的良好公共關系。（4）[檔案管理]檔案管理。采用數(shù)據(jù)壓縮工具，對電子計算機網(wǎng)絡上應歸檔的電子文件，經(jīng)過一段時間積累后進行壓縮操作，錄入到磁、光記錄介質(zhì)上。四、按照文書立卷特征立卷，主要有哪幾種類型？簡要說明按照問題特征立卷的基本含義。二、印章的使用主要有哪幾種形式，其中落款章、騎縫章、更正章的使用范圍如何？第十三章第1點答:1．印章的使用的主要形式為：（1）落款章；（2）更正章；（3）證見章；（4）騎縫章；（5）騎邊章；（6）密封章；（7）封存章。（3）過于敏感的話題。如每年的各種節(jié)日，上司收到禮物，有時要文秘人員代寫致謝函，并做紀念保管。協(xié)助的方法應視實際情況，其一是與業(yè)務有關的部分，另外是上司身邊的純粹私事：（1）特別指示事項的時候——雖然是上司的私事，但以為關系到上司的形象問題，所以文秘人員必須從頭到尾替上司辦理這些瑣碎的事，使上司得到充分的便利。鋼筆、鉛筆商業(yè)名片資料,分類整理準備好.（4）,一般于年初將整個的活動事項整理成表，再通知各部門。然后將留言記錄。五、怎樣妥善處理上司拒絕接見的來訪者的來訪？第五章第3點答：對于上司拒絕接見的來訪者，應盡可能向對方表達上司不能接見的理由，以免來訪者發(fā)生誤會，并誠懇的看著對方的眼睛致歉。最好有一本各單位的，和其它單位領導人的電話號碼本。受意方法要注意：（1）善于領會上司意圖，不要曲解上司意圖；（2）備好記錄本，記錄下指示要點；（3）注意傾聽，用心判斷指示的用意；（4）必要時可以提問，直至明了意圖為止，但不要