【正文】 ,?,數(shù)據(jù)管理模塊應(yīng)具備對各類檔案目錄及原文信息進行管理的功能，主要包括：數(shù)據(jù)庫的建立、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除等內(nèi)容。 檔案目錄數(shù)據(jù)分案卷級和文件級兩個層次，對管理類檔案而言，應(yīng)著重建立文件級目錄數(shù)據(jù)庫，而對科技檔案而言，有時案卷級目錄可能更便于利用。 存儲格式為:MPWAV、WMA。,?,（三）傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化要求 企業(yè)可根據(jù)檔案保管和利用的實際需要，有選擇地對傳統(tǒng)載體檔案實施數(shù)字化。 圖形、圖像類文件按產(chǎn)品隸屬或分類編號順序排列，由幾個產(chǎn)品組成的復(fù)雜產(chǎn)品，按總體、分系統(tǒng)、單機排列；建設(shè)項目按設(shè)計、施工、結(jié)構(gòu)、維護管理等順序排列。 電子文件的元數(shù)據(jù)（metadata）指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。 （4）專有權(quán)保護的要求。 （5）科技檔案的形成者（作者因素）。 檔案管理新技術(shù)的應(yīng)用：縮微復(fù)制和計算機輔助管理等情況的文字說明材料。 在上述排列順序的基礎(chǔ)上，科技類檔案中的文字材料，可以按職能或事由結(jié)合時間或重要程度排列；圖樣文件按結(jié)構(gòu)、工序、專業(yè)、圖號、時間等順序排列；圖文混合文件材料，按文字材料在前，圖樣材料在后的順序排列。 （2）編制企業(yè)檔案分類方案的要求 1）要保證企業(yè)檔案分類方案類目體系的嚴整性。交接雙方根據(jù)《檔案交接登記表》進行清點，核對無誤后，在《檔案交接登記表》上簽字，交接雙方各保留一份。產(chǎn)品更新?lián)Q代、項目改建擴建、設(shè)備使用過程中都將形成新的文件材料，應(yīng)隨時歸檔，且應(yīng)歸入原項目文件材料中，以保持項目文件材料的準確性和成套性。按年度歸檔、按項目結(jié)束時間歸檔或按 工作階段歸檔等方式都屬于定期歸檔，這是企業(yè)文件材料歸檔的典 型形式，管理類文件、科技類文件、會計類文件等材料的收集歸檔 適用此種方式。這是傳統(tǒng)的立卷方式，就是 根據(jù)文件的形成規(guī)律，將一組有密切關(guān)聯(lián)的文件按照既定的分類 方案進行組合。 管理創(chuàng)新 觀念創(chuàng)新 經(jīng)驗基礎(chǔ) 信息化方向,?,（二）《企業(yè)檔案工作規(guī)范》的結(jié)構(gòu)與主要內(nèi)容: 《企業(yè)檔案工作規(guī)范》主要從企業(yè)檔案工作組織建設(shè)、檔案 工作制度建設(shè)、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息化建設(shè)、檔案管理 設(shè)施設(shè)備配置等方面，提出了企業(yè)建立和開展檔案工作的要求， 共有九章和兩個附錄。 （三）文件整理與歸檔 四個方面的要求： 文件的整理 文件的歸檔范圍 文件的歸檔時間 文件的歸檔要求,?,文件整理 （1）文件整理的原則 1）注意文件之間的有機聯(lián)系 2）區(qū)分文件的保管期限 3）便于保管和利用 （2）各種文件的整理要求，基本都有相關(guān)的標準和規(guī)范，在進行文件整理時，可按照這些標準和規(guī)范的要求進行整理。 2）企業(yè)應(yīng)根據(jù)新變化的需求對文件材料歸檔的范圍進行調(diào)整和完善。物理歸檔應(yīng)按照有關(guān)紙質(zhì)文件的規(guī)定定期完成。當兩個以上單位合作完成某個項目或活動時，文件材料的形成單位并不是唯一的，相關(guān)單位應(yīng)以合同、協(xié)議等形式約定文件歸檔要求。 4）可根據(jù)研發(fā)和市場競爭的需要收集與企業(yè)經(jīng)營范圍相關(guān)的資料。 2）科學技術(shù)研究類檔案按大類分項目排列，項目內(nèi)可按課題可行性研究立項、方案論證、研究實驗、總結(jié)鑒定、成果和知識產(chǎn)權(quán)申報、推廣應(yīng)用等階段排列。 檔案保管：檔案安全檢查記錄、報告，重點檔案采取的特殊保護措施，檔案的搶救與修復(fù)情況報告等。 （2）科技檔案所屬項目的科技水平（技術(shù)因素）。 知識產(chǎn)權(quán)的保護要求： （1）著作權(quán)保護的要求。音頻、視頻、多媒體等類型電子文件及數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍應(yīng)根據(jù)相關(guān)規(guī)定和需要確定。 （2）整理方法 歸檔電子文件以件為單位整理。,?,（3）電子文件的鑒定工作，應(yīng)包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限。 DA/T 32 附錄B《公務(wù)電子郵件存儲格式》規(guī)定了文本文件、圖像照片、音頻、視頻、等各種類型數(shù)據(jù)保存的推薦數(shù)據(jù)格式、可參考的數(shù)據(jù)格式、存儲格式及傳輸格式。 超過保管期限的電子檔案的鑒定和銷毀，按照紙質(zhì)檔案的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，其刪除和銷毀應(yīng)符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》有關(guān)規(guī)定。,?,（六）檔案管理系統(tǒng)軟件要求 檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備收集整編、數(shù)據(jù)管理、檢索瀏覽、借閱管理、統(tǒng)計匯總、權(quán)限設(shè)置、安全保密、系統(tǒng)維護等基本功能，并能輔助實體檔案管理及根據(jù)需求增擴其他相應(yīng)功能。 用戶權(quán)限管理應(yīng)包括系統(tǒng)各部分的操作權(quán)限管理和數(shù)據(jù)操作的權(quán)限管理。 涉密檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與互聯(lián)網(wǎng)物理斷開，非涉密檔案管理系統(tǒng)可與互聯(lián)網(wǎng)邏輯隔離。,?,（四）電子檔案的保管 電子檔案應(yīng)參照紙質(zhì)檔案分類方案進行整理。 紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求： （1）基本原則。 文本文件按文件及表格文件、軟件說明等屬類進行整理。 《電子文件歸檔與管理規(guī)范》規(guī)定：文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式；掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式；視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式；音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。 （3）利潤中心階段。 （2）國有企業(yè)檔案保管期限表應(yīng)當經(jīng)過批準，報有關(guān)部門備案。 （2）磁帶要平放。 企業(yè)管理類檔號基本結(jié)構(gòu)： 全宗號——類別號——件號 企業(yè)科技類檔案基本結(jié)構(gòu)： 全宗號——類別號——案卷號 設(shè)立互見號 應(yīng)注明在案卷或檔案盒內(nèi)備考表固定的位置紙質(zhì)檔案應(yīng)與對應(yīng)的非紙質(zhì)載體檔案設(shè)立互見號。,?,（3）企業(yè)檔案分類基本方法 1）按職能分類 2）按年度分類 3）按保管期限分類 4）按組織機構(gòu)分類 5）按問題分類 6）按專業(yè)分類 7）按型號分類 8）按項目分類 9）按特征分類 10）按載體分類,?,類別號采用方法 類別號可采用阿拉伯數(shù)字、英文字母、拼音字母中的一種或兩種混合方法設(shè)定。即企業(yè)根據(jù)國家有關(guān)政策和規(guī)定，對外單位 保存的有關(guān)檔案材料進行征集、購買或接收。企業(yè)各職能部門、項目承辦部門在履行相關(guān)職責或完成某項工作的同時，應(yīng)注意履行有關(guān)檔案工作職責。,?,（1）經(jīng)營管理工作、生產(chǎn)技術(shù)管理工作 、行政管理工作、黨群工作中形成的文件一般應(yīng)在辦理完畢后的第二年一季度歸檔。就是按照文件材料形成和 處理的基本單位進行整理。,?,二、企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作 （一）企業(yè)檔案工作與業(yè)務(wù)活動 這里有幾層意思需要說明一下： 完整的檔案管理包含三個階段： （1）文件（即未來的檔案）形成階段 （2）檔案室保存階段 （3）檔案館保存階段 在企業(yè)檔案管理中需要明確的概念： （1）企業(yè)文件形成及管理是企業(yè)科技和生產(chǎn)等管理部門本職工作的組成部分。 兩方面的要求： 文件記錄載體和記錄方式的