【正文】 3．如果須走特殊合同批準流程，則在任何一欄“合同批準完成時間”內(nèi)填寫完成時間并注明須走特殊合同批準流程即可。 ① 招標文件或合同條款表述存在差錯未予指正，而經(jīng)下步審核人指正的，每處扣 分； ② 因合同條款表述的差錯造成法律糾紛或給法律救濟造成不利影響而給公司造成損失的 (專業(yè)技術方面的條款出現(xiàn)差錯除外 )，每損失 2萬元扣 1 分。 違反一次，根據(jù)嚴重程度扣 分及以上。 ① 若未達到前述要求，每次扣 分； ② 因此造成在訴訟或仲裁過程中缺少證據(jù)而造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。會議召開后，合同各方與會人員均須在會議記錄或經(jīng) 整理后的會議紀要上簽字確認，否則該會議記錄或紀要將失去應有效力。 2． 要求限期整改的函告 ，采用工作聯(lián)系函格式 適用 OA 系統(tǒng)中“ 對外文書審批流程 ” 3． 終止合同的函告 ，采用工作聯(lián)系函格式 適用 OA 系統(tǒng)中“ 對外文書審批流程 ” 確認型文書 1． 成果交付確認書 適用 OA 系統(tǒng)中“ 對外文書審批流程 ” 該類文書指在我方向?qū)Ψ浇桓赌稠棾晒ㄙY產(chǎn)、資料等）或要求對方確認某項事項的情況下，要求對方書面確認以示完成、送達或認可的文書。 2．合同履行過程中，若合同對方到期未履行其應履行的義務 (成果 )的，則部門 (子公司 )負責人必須在該項義務 (成果 )屆期之日啟動催告程序，即向?qū)Ψ剿瓦_要求限期履行該項義務并 (或 )承擔相應違約責任的函告。 第三篇 合同跟蹤管理 第一章 合同跟蹤管理 一、合同跟蹤內(nèi)容審批流程 為了確保每份合同簽訂后需跟蹤內(nèi)容的完整性及準確性，特制 訂了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》。 第三章 合同權(quán)限管理 合同審批權(quán)限一覽表 合同類別 合同最終批準權(quán)限歸屬 控股法務主管 控股執(zhí)行董事 控股董事長 設計類合同 總價在 50 萬以內(nèi) (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 前期類合同 總價在 50 萬以內(nèi) (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 策劃類合同 總價在 50 萬以內(nèi) (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 工程類合同 均屬執(zhí)行董事 采購類合同 均屬執(zhí)行董事 基地房屋租賃合同 均屬執(zhí)行董事 大型房屋租賃合同 均屬董事長 土地出讓合同 均屬董事長 顧問類合同 均屬董事長 借款合同 均屬董事長 擔保合同 均屬董事長 按揭合作合同 均屬董事長 大型項目合作合同 均屬董事長 其他合同 總價在 50 萬以內(nèi) (含 ) 總價在 50 萬 200 萬 (含 ) 總價在 200 萬以上 銷售類合同 銷售類合同根據(jù)公司目前經(jīng)營業(yè)務類別可分為商品房銷售合同 、砂石銷售合同、苗木銷售合同三類，一般都采用已經(jīng)公司批準的格式合同，格式合同的最終批準權(quán)屬控股公司董事長；實際簽訂銷售合同時，如采用已批準的格式合同且銷售價格在公司已批準的范圍內(nèi)的，則商品房銷售合同由銷售主管和主辦會計審批；砂石銷售合同和苗木銷售合同由子公司財務經(jīng)理 、 總經(jīng)理 (及執(zhí)行董事 )審批；如實際簽訂銷售合同時，對已批準的格式合同有變更的，則除以上審批環(huán)節(jié)外，須由控股公司法務主管批準；如實際簽訂銷售合同時，銷售價格低于公司已批準的銷售價格的，則除以上審批環(huán)節(jié)外，合同須由銷售價格的最終批準權(quán)限人批準。 四、 銷售 類 合同的簽訂流程 根據(jù)公司目前的業(yè) 務類別，所涉及的銷售類合同主要有房屋銷售合同 (房產(chǎn)公司 )、 砂 石銷售合同 (航運公司 )和苗木銷售合同 (三景園藝公司 )。 3．客戶批準流程 (具體按資產(chǎn)采購部要求的流程執(zhí)行 )。 二、合同簽訂過程中四大主要責任部門及其基本分工 1．需求部門 (子公司 )：負責客戶資料的收集和客戶綜合實力的論證；負 責標的物相關質(zhì)量、技術標準的論證及技術標的評定；負責招標文件（報價信息）及合同文本的起草（如需求部門 /子公司認為有需要，則在目標執(zhí)行批準書內(nèi)容完整明確和招投標資料、評標結(jié)果完整明確的前提下，可委托法務部起草招標文件 /報價書或合同文本）；需求部門對合同簽訂的整個過程及其引起的后果承擔主要責任。 ① 合同內(nèi)容或文字表述存在明顯差錯或與評標結(jié)果不符而被指正，每次扣 分； ② 因內(nèi)容或文字表述差錯而造成公司損失的，每 2 萬 元扣 1 分； ③ 合同條款存在不符合專業(yè)法律及規(guī)范要求的，則每處扣 分。 為了規(guī)范合同履行的跟蹤工作，公司特別出臺了《合同跟蹤內(nèi)容審批流程》，并配合該流程要求制作了信息化管理系統(tǒng)，以確保合同跟蹤內(nèi)容完整無遺漏，通過系統(tǒng)實時反映合同的真實履行情況。 《合同管理制度》總表 類 目 關鍵環(huán)節(jié) 適用流程 質(zhì)量標準 考評辦法 合同計劃 25 日報月計劃 12 月報年計劃 部門指定人員制表 → 部門負責人審核 → 各項目經(jīng)理審核 → 計劃交 資產(chǎn)、法務 、財務 審查備案 按時上報年度及月度合同簽訂計劃、履行計劃，并 確保上報的計劃內(nèi)容完整、時間合理 、狀態(tài)真實 ① 逾期上報計劃的，每逾期一天扣 分； ② 上報計劃不完整或錯誤的，每一項扣 分； ③ 計劃的簽訂時間不合理的，每次扣 分 ； ④ 履行狀態(tài)不真實的，每次扣 分。 未實現(xiàn)合同目的或因彌補救濟措施不及 時而造成公司損失的，每 2萬元扣 1 分。 2．技術責任人：由合同所涉業(yè)務的專業(yè)技術人員擔任。 (3) 起草人整合各責任人的合理修改意見，并形成新的合同文本； (4) 部門負責人審核確認所有合理意見是否均已得到落實，確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的； (5) 子公司總經(jīng)理審核確認合同文本能否實現(xiàn)合同目的； (6) 法務主管審核確認合同文本整體表述是否準確、合法； (7) 董事會 審核批準合同文本。 2． 合同 (意向書 )的簽訂流程 (1) 銷售人員根據(jù)已批準的范本填寫合同文本 (填寫規(guī)范詳見《合同填寫規(guī)范》 )； (2) 銷售經(jīng)理審核合同條款是否符合已批準的范本及其他各項 批準要求； (3) 財務審核價格及付款方式是否符合已批準的價格及付款方式要求，數(shù)據(jù)是否準確；如合同價格低于公司已批準的價格標準，則須提交銷售價格的最終批準權(quán)限人審核； (4) 證章管理員核對文本 (與已批準的格式文本核對 )無誤且以上責任人審核批準后加蓋公章； 如與已批準的格式文本核對不一致，則須提交法務審核； (5) 存檔。 3．合同編號的末兩位是當月以該公司 (項目部 )名義簽訂的合同的序號。 (4) 法務部主管復核 法務部主管在 1 個工作時內(nèi)完成合同跟蹤內(nèi)容的復核，確保每項款項名稱、金額、收付款方式及對應的成果驗收內(nèi)容與合同約定相符。 4．某項收款已完成或經(jīng)批準不再收取的，則由該項合同主辦部門的行政助理負責在一個工作日內(nèi)點擊該款項的“完成”或“中止”鍵，以確保準確反映收款狀態(tài)。該說明和允諾即使未載入商品房買賣合同，亦應當視為合同內(nèi)容， 若有 違反，應當承擔違約責任。 3．確保最終簽訂合同的 客戶具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用等級。 2．遵循已批準的《合同管理制度》的流程及其他規(guī)定。 ① 經(jīng)財務責任人審核后的招標文件或合同文本若經(jīng)下步審核人審核，發(fā)現(xiàn)商務條款仍存在明顯差錯而被指正的，則每次扣 分； ② 因此造成不良發(fā)律后果而給公司造成損失的，每 2 萬元扣 1 分。 其 他 1．被考評人應在規(guī)定的審核期限內(nèi)完成相應的審核。逾期上報計劃的，每逾期一天，月度扣 1 分，年度扣 分；內(nèi)容如有遺漏或錯誤，每遺 漏或錯誤一項，月度扣 1 分，年度扣 分；履行狀態(tài)出現(xiàn)不真實，每出現(xiàn)一次，月度扣 5 分，年度扣 分。 本考評表中的扣分分值僅針對年度考評扣分 (累計 )，月度考評扣分的分值在該基礎上乘以 10 倍。 違反一次，根據(jù)嚴重程度扣 分及以上。 2．確保按合同管理制度要求使用印章。 ① 合同內(nèi)容不完整或附件未齊備，即提交蓋章，每次扣 分； ② 合同文本有涂改的，涂改處未加蓋雙方修正章或公章的，每次扣 分； ③ 對方用章不規(guī)范 (如簽字人未簽字、附件未蓋章等 )而未提出的，每次扣 分。 (三 ) 有特定固定流程文書 的審批流程 1．付 (催 )款通知單審批流程 （ 1）主辦會計按規(guī)范格式起草付款通知單，明確付款依據(jù)、付款金額（如有利息，須計算準確的利息）以及付款時間，要求依據(jù)、時間明確，數(shù)據(jù)準確； （ 2）財務部經(jīng)理審核付款依據(jù)、付款時間是否明確，付款金額（利息）是否準確； （ 3）部門（子公司）負責人審核付款依據(jù)、付款時間是否完整、明確，付款金額（利息）是否準確； （ 4）資金部主管審核付款依據(jù)、付款時間是否明確，付款金額（利息）是否準確； （ 5）法務主管 審核付款通知單中的文字表述是否準確、合法； （ 6）董事長批準。評估表格式見 附 表 6。在錄入時必須遵循以下原則：除預付款、定金等到期即付的款項外，其余每筆收付款均需對應一項或多項成果驗收內(nèi)容 (至少一項 )，可通過“添加成果”鍵添加對應的成果內(nèi)容；成果添加完畢后，還需將該項收付款內(nèi)容與成果驗收內(nèi)容對應的目標進行關聯(lián)，以便通過項目管理系統(tǒng)實時反映成果內(nèi)容完成情況；收付款項的“預計日期”即預計收付款日期，合同跟蹤人必須定期維護，務必使日期合理、準確，如果日期不合理、準確，將影響該項收付款項資金計劃的報批。 二、格式合同審批流程 格式合同由最常使用部門 (子公司 )起草，或由最常使用部門 (子公司 )上報需求，提出主要內(nèi)容及要求，由法務專員負責起草，經(jīng)技術責任人、財務責任人 (若不涉及技術專業(yè)性條款或具體商務條款的，則無需經(jīng)技術責任人或財務責任人審核 )、部門 (子公司 )負責人及法務主管審核通過后生效，并在生效之日，將 空白格式合同一份交證章管理員備案。 2． 苗木銷售合同的具體簽訂審批流程如下： (1) 銷售主責任人按格式文本填寫合同文本，對于格式文本已確 定的內(nèi)容不得修改； (2) 三景園藝公司財務經(jīng)理審核合同價格及付款方式能否保障公司利益，財務數(shù)據(jù)是否準確； (3) 三景園藝公司總經(jīng)理審核合同整體內(nèi)容能否保障公司利益； (4) 執(zhí)行董事審批。 由需求部門 (子公司 )行政助理負責將合同文本及招標全套資料存檔。 五、特別說明 在所有招標或報價之前，資產(chǎn)管理中心需知會各股東，股東有權(quán)在既定的投標 /報價截止日前，推薦符合條件的單位參加投標 /報價，需求部門 (子公司 )不得拒 絕；同時，股東有權(quán)在招標或報價過程中派員參與其中的任一環(huán)節(jié)。 第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃 一、合同簽訂計劃的目的 為了統(tǒng)籌合理地安排合同簽訂各環(huán)節(jié)的時間，不影響合同的正常簽訂，特要求各公司、各部門按年度及月度分別上報合同簽訂計劃，要求完整、合理、準確。 (客戶及中標單位批準過程中發(fā)生的其他如客戶數(shù)量提 供不足、資料不準確、中標價格不合理等的考核由資產(chǎn)管理中心及執(zhí)行董事實施考評 ) 4．評標辦法審批流程 具體流程、 質(zhì)量標準 及考評辦法按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 5．中標單位批準流程 OA 系統(tǒng)中“ 中標單位批準流程 ” (具體流程按資產(chǎn)采購部要求執(zhí)行 ) 確保 中標單位具備實現(xiàn)合同目的的綜合實力和信用程度。 天地 控股有限公司 合同管理制度匯編 編制日期：二 OO 八 年 五 月 目 錄 總 則 《合同管理制度》總表 第一篇 合同計劃管理 第一章 合同簽訂計劃 第二章 合同履行計劃 第二篇 合同簽訂管理 第 一 章 合同簽訂原則 第 二 章 合同簽訂流程 第 三 章 合同權(quán)限管理 第四章 合同編號管理 第 五 章 格式合同管理 第 六 章 合同注意事項 第 三 篇 合同履行管理 第一章 合同跟蹤管理 第二章 合同履行跟蹤 第三章 對外文書管理 第 四 篇 合同考評管理 第一章 部門合同考評 第二章 資產(chǎn)合同考評 第三章 財務合同考評 第四章 法務合同考評 附 則 各類附表及附件 總 則 合同的主要作用在于防范和控制企業(yè)交易和投資的風險，對于企業(yè)運營的整個過程起著非常關鍵的作用；而合同管理則是規(guī)范合同簽訂、降低合同風險、保證合同目的實現(xiàn) (包括達到既定的成果質(zhì)量標準和確保收付款項無誤 )的主要控制和保障手段，是公司內(nèi)部管理系統(tǒng)的重要組成部分。 簽訂合同的單位無實際履約能力或信用程度不夠的，扣 分；因此造成公司損失的，每 2 萬元扣 1 分。 違反一次，根據(jù)嚴重程度扣 分