【正文】 198?！拘牡皿w會(huì)】____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________2．保持桌面的整潔隨時(shí)保持桌面的整潔，既能讓人看著舒服，又能顯示自己的修養(yǎng)，所以在用餐的時(shí)候要留意。太遠(yuǎn)的菜用湯匙跟著，拿過(guò)去把菜承接過(guò)來(lái)，避免中途掉下來(lái)或撒下汁水；198。一桌如果只有一桌，這一桌一般設(shè)在房間的中央，正對(duì)著門口，這時(shí)主人應(yīng)該坐在離門口比較近的位置，主賓坐在面向門口、離門口比較遠(yuǎn)的位置，這樣既可以便于主人招呼遲到的客人，又不會(huì)讓主賓受上菜動(dòng)作的影響。第一節(jié) 宴會(huì)前的準(zhǔn)備工作1．邀請(qǐng)函的制作宴會(huì)前的準(zhǔn)備工作包括很多方面，尤其是重大宴會(huì)的準(zhǔn)備更是需要細(xì)心、耐心和恒心，其中，邀請(qǐng)函的制作就是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。其他車的座位安排吉普車的駕駛座的旁邊是主位，應(yīng)該由主管乘坐，后面則由年齡輩分比較低的坐。注意儀容形象的修飾秘書平時(shí)就代表著公司的形象，在出訪的時(shí)候更是如此，基本要求是整潔、大方、專業(yè)化，并且精神抖擻。把客人送上汽車或其他的交通工具，對(duì)他們的光臨表示感謝，歡迎他們以后再來(lái)。用正確的姿勢(shì)拿名片拿名片的時(shí)候，一般應(yīng)該用大拇指壓在名片的上沿，左右各一根手指，頂住名片的邊緣，然后用剩下的左右各三根手指捧著名片，雙手遞給對(duì)方，而且要將名片向著對(duì)方，呈15度角的傾斜角度，這樣便于對(duì)方看清楚名片的內(nèi)容。上下樓梯的注意事項(xiàng)上樓梯的時(shí)候，如果女秘書穿的是短裙，就不要先上樓，以免出現(xiàn)尷尬，這時(shí)可以請(qǐng)客人走在前面，自己走在后面，直到上完樓梯后再趕到前面，繼續(xù)引導(dǎo)工作。3．運(yùn)用視線功能所謂的視線功能是指要與客戶保持相等的高度，比如當(dāng)客戶進(jìn)來(lái)時(shí)，你是坐著的，這時(shí)你應(yīng)該馬上站起來(lái)表示歡迎，如果繼續(xù)坐著，會(huì)顯得很沒禮貌?！颈局v小結(jié)】本講介紹了專業(yè)形象的塑造。此外，應(yīng)該在提包里或者辦公室里準(zhǔn)備一雙備用的絲襪，因?yàn)榻z襪一不小心就會(huì)被勾破，一旦滑了絲，應(yīng)立即換下，在辦公室內(nèi)穿著脫絲的絲襪是非常不雅觀的。在平常的工作場(chǎng)合中最好化淡妝，使人顯得清新自然，如果濃妝艷抹，反而會(huì)適得其反，讓人質(zhì)疑你的工作能力。198。西裝西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。如果采用立正式的站姿，短時(shí)間站立還可以忍受，站久了就會(huì)覺得很疲倦，因?yàn)閮芍荒_平放在地面上，久而久之雙腿會(huì)發(fā)麻。Ｗｏｒｄ和Ｅｘｃｅｌ的加密步驟很類似，其具體步驟如下：圖3－1 文檔加密步驟示意圖【自檢】電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會(huì)使用電腦來(lái)管理文檔嗎？請(qǐng)?zhí)顚懴旅娴谋砀?。【舉例】對(duì)于專業(yè)秘書訓(xùn)練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個(gè)子文件夾，比如外形包裝、社交禮儀、崗位技能等，每個(gè)文件夾里存放各類具體的培訓(xùn)教材，這樣就便于進(jìn)行尋找、修改以及管理各部分的資料。2．名片的分類方法對(duì)名片進(jìn)行分類，可以有效地管理、查找名片。4．檔案的分類方式一般有五種檔案分類方式：198。1．運(yùn)用顏色管理運(yùn)用顏色來(lái)區(qū)分不同的檔案是一種直接有效的方法，通過(guò)這種方法可以一目了然地找到所需要的資料。3．穿孔式活頁(yè)夾穿孔式的活頁(yè)夾最大的優(yōu)點(diǎn)就是易于保存資料，不必?fù)?dān)心資料次序錯(cuò)亂或遺失。如果工作比較復(fù)雜、耗時(shí)長(zhǎng)、范圍廣、影響大，則應(yīng)進(jìn)行書面匯報(bào)，把工作成果寫成報(bào)告，供上司批閱，并存檔以便今后查閱。逐條記錄應(yīng)辦事項(xiàng)對(duì)于主管交代的事情，秘書應(yīng)逐條記錄下來(lái)。___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________見參考答案2－1答案2－1返回（1）ｂ （2）ｂ （3）ａ第二節(jié) 要有敬業(yè)精神【舉例】小張是剛進(jìn)入公司的大學(xué)生，他很聰明、能干，所以也有一些傲氣。通過(guò)本講的學(xué)習(xí)，我們要明確自己的職位要求，并且掌握如何在工作中處理好各種人際關(guān)系。造成人際交往失敗的原因主要有：198。尊重他人“敬人者，人恒敬之”，一個(gè)懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。198。但是隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，尤其是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，使得空間距離已經(jīng)不是問(wèn)題，為人們的交往提供了極大的便利。第二節(jié) 人際關(guān)系與溝通技巧認(rèn)知人際關(guān)系1．增進(jìn)人際互動(dòng)人是一種群體動(dòng)物，沒有人可以離群獨(dú)居，我們每天都要進(jìn)行人與人之間的互動(dòng)。檔案管理在高科技迅速發(fā)展的今天，我們已經(jīng)擺脫了以前傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是采用電腦來(lái)管理檔案，所以秘書應(yīng)該學(xué)會(huì)在傳統(tǒng)化與電腦化之間取得平衡。1．秘書的工作內(nèi)容秘書的工作非常煩雜瑣碎，公司所產(chǎn)生的任何事務(wù)性工作都可能會(huì)涉及，所以秘書需要非常細(xì)致和耐心。198。198。圖1－1 人際交往的流程圖3．人際交往的四種態(tài)度人際關(guān)系有四種交往態(tài)度：198。198。當(dāng)你總是把“我”字?jǐn)[在第一位的時(shí)候，你的朋友一定不會(huì)很多。只有努力拓展狹隘的心胸，做一個(gè)欣賞他人優(yōu)點(diǎn)的鑒賞家，才能左右逢源，增加人際開拓的能力。碰觸異性身體，忸怩作態(tài)，夸張無(wú)禮等肢體語(yǔ)言使人生厭。同事之間的稱呼也不能草率，一般以姓氏、名字相稱，而不要叫人外號(hào)。6．慎重對(duì)待辦公室戀情辦公室戀情往往會(huì)招來(lái)議論紛紛，尤其是秘書容易與上司產(chǎn)生感情，當(dāng)這樣的戀情產(chǎn)生之后，一定要低調(diào)處理，不能因?yàn)樽约号c老板有了感情，就擺出一副老板娘的駕式，事實(shí)上，將來(lái)的事情誰(shuí)也不能定論，給自己留一條退路才是明智之舉。當(dāng)然，秘書行業(yè)也有男性，一些男士當(dāng)秘書也可能會(huì)有自己的想法，那就是希望多學(xué)一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，以后可以開拓自己的事業(yè)。表2－1 在接受指令時(shí)的注意事項(xiàng)1準(zhǔn)備紙筆，方便記錄重點(diǎn)2接受工作時(shí)，切忌精神恍惚，應(yīng)專心地聆聽3聽完指令以后，重復(fù)一遍以確認(rèn)要求和期限4如上司征詢自己的看法，應(yīng)提綱挈領(lǐng)地回答，切勿長(zhǎng)篇大論5如有困難，應(yīng)立即使上司了解，爭(zhēng)取獲得上司的支持6不要與上司發(fā)生正面沖突，否則只會(huì)讓事情一團(tuán)糟2．接受其他部門主管的指令一個(gè)公司里有很多部門，一個(gè)部門有可能有幾位主管，有的主管可能會(huì)跨部門指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般來(lái)說(shuō)，秘書最好先向自己的直接上司請(qǐng)示，如果本部門暫時(shí)沒有事情要辦，上司同意秘書去幫忙的話就可以去，如果自己部門的事務(wù)非常繁忙，則盡量不要接跨部門的工作，以免影響到自己的分內(nèi)工作，如果礙于情面勉強(qiáng)應(yīng)允，卻又不能如期完成，會(huì)讓人懷疑你的工作能力和誠(chéng)信。在學(xué)習(xí)了本講的知識(shí)之后，要運(yùn)用于實(shí)際工作中，在辦公室里注意禮儀、講究禮儀，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)，只是一點(diǎn)小小的改變，就會(huì)帶來(lái)很大的成果。5．金屬文件夾金屬文件夾里面有一個(gè)彈簧片，可以很方便地拉起來(lái)，再扣下去，夾住資料。198。按形式劃分根據(jù)形式的不同進(jìn)行劃分，如適用于會(huì)議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。198。198。首先，講解了檔案管理的基本原則和管制方法；其次，列舉了包括抽屜式直立檔案管理、開放式橫向檔案管理、穿孔活頁(yè)夾等在內(nèi)的七種常見的檔案管理方法；然后，介紹了檔案管理的技巧，即運(yùn)用顏色進(jìn)行管理、尺寸要統(tǒng)一、檔案的擺放技巧以及檔案的分類方式；接下來(lái)，提出要管理好名片，包括管理名片的工具、名片的分類方法、名片的整理方法三個(gè)方面；最后，強(qiáng)調(diào)了必須要學(xué)會(huì)用電腦來(lái)管理文檔，分別講解了建立文件夾、備份文檔、給重要文檔加密等內(nèi)容。坐的時(shí)候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。襯衫與西裝搭配可以選擇小翻領(lǐng)的襯衫，高領(lǐng)襯衫，或者豎領(lǐng)襯衫?，F(xiàn)在小王有下面的一些服裝，請(qǐng)你幫他搭配好這兩天應(yīng)該穿著的服裝。化妝的目的是突出自己的特點(diǎn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，但是不要奢求通過(guò)化妝來(lái)完全改變自己，因?yàn)榛瘖y品并不是魔棒。198。ｂ．后退兩步，使得兩人的視線齊平，然后再與客人說(shuō)話。向外推的門更要注意，開門時(shí)動(dòng)作要輕，因?yàn)槲覀儾恢篱T后是否有人站在那里。如果拿過(guò)名片，只是隨便瞟一眼，甚至看都不看就扔進(jìn)抽屜里，不僅是對(duì)別人的不尊重，而且也浪費(fèi)了人力資源。（ ）4．小周在把咖啡端給客人的同時(shí)，也把湯匙、糖包放置在杯碟上。運(yùn)用談話技巧在與拜訪對(duì)象見面的時(shí)候，秘書應(yīng)主動(dòng)地遞上自己的名片，如果上司一同去了，則首先要為上司和拜訪對(duì)象進(jìn)行介紹?！颈局v小結(jié)】本講介紹了訪客接待與拜訪禮儀。198。如果是軸心形的五桌，那么最中心的一桌自然是主桌，然后依照以中為主，以左為次，以右為輔的規(guī)律，再排其他四桌；如果是梅花形的五桌，最上面的是主桌，然后按照從上到下、從左到右的順序排列，常見的擺結(jié)婚喜筵的時(shí)候，新郎新娘都是坐在最上面的主桌。使用過(guò)的湯匙不要倒掛在盤子邊緣，而是讓凹槽朝上，放在托碟上，避免湯汁倒流到桌面上；198。4．餐桌上的酒文化中國(guó)有一個(gè)比較特殊的傳統(tǒng)，就是敬酒的文化。餐前食餐前食也叫開胃菜，一般是提高食欲的小菜，如生蠔、腌菜、炸面包、熏鮭魚、魚子醬等，餐前還可以喝一點(diǎn)雪利酒或香檳。198。肉菜在簡(jiǎn)式全餐中，此道常為主菜．一般是牛肉或雞、鴨等風(fēng)味濃郁的食物，宜以葡萄酒佐餐?！颈局v小結(jié)】本講介紹了中餐禮儀。我國(guó)自古以來(lái)就講究“坐有坐相，站有站相”，在餐桌上也是如此。1．筷子的使用筷子是一種非常實(shí)用的飲食工具，在中國(guó)已經(jīng)沿用了幾千年，但是還是有不少人不知道如何使用筷子，其中不僅僅有外國(guó)人，還包括許多中國(guó)同胞，在餐桌上常見到有人挾菜挾到一半就掉了，就是因?yàn)槟每曜拥淖藙?shì)不正確所致。服裝要求對(duì)于一般的休閑聚餐性質(zhì)的宴會(huì)，客人們可以著便服，但是對(duì)于比較正式的或者重大的宴會(huì)，則需要出席者穿著禮服，所以要在邀請(qǐng)函上注明：“男士請(qǐng)著西裝打領(lǐng)帶，女士請(qǐng)著套裝或小禮服”，否則客人很可能會(huì)依照自己的想法穿著，到時(shí)舉辦方就會(huì)陷入進(jìn)退兩難的境地。中國(guó)的飲食文化源遠(yuǎn)流長(zhǎng)，中餐因種類豐富、色香味俱全而聞名世界，很多外國(guó)朋友一聽到中餐就樹起大拇指表示贊同。198。198。5．謙恭有禮的送客當(dāng)訪談結(jié)束，客人要離開的時(shí)候，秘書要有禮貌的送客。”然后再說(shuō)：“陳某某，這位是某某公司的王經(jīng)理。確定客戶的位置在行進(jìn)過(guò)程中應(yīng)該讓客戶走在中間，自己走在旁邊，一來(lái)為了表示尊重，二來(lái)避免別的人碰到客人?！毙θ菘梢岳舜说木嚯x，甚至消除彼此的對(duì)立和敵意。禮服分為大禮服和小禮服，其具體的使用方法見下面的表格。如果覺得套裝過(guò)于單調(diào)，可以利用絲巾、首飾等配件來(lái)進(jìn)行裝飾，比如在黑色的西裝上佩戴一枚銀色的胸花，形成強(qiáng)烈的對(duì)比，或者在穿著單色的套裝時(shí)，系上一條彩色的絲巾，這樣會(huì)使整個(gè)人立即顯得神采煥發(fā)。工作中的發(fā)型要以簡(jiǎn)單、方便為原則，如果是長(zhǎng)頭發(fā)，可以扎一個(gè)馬尾辮，或者利用發(fā)夾把頭發(fā)固定住，此外還可以把長(zhǎng)發(fā)盤起來(lái)，使得臉龐清清爽爽地呈現(xiàn)出來(lái)。佩帶領(lǐng)帶時(shí)，很多時(shí)候要用領(lǐng)帶夾，領(lǐng)帶夾的使用也很有講究，男士上衣的左胸口部位一般有一個(gè)口袋，這個(gè)口袋的中間位置就是夾領(lǐng)帶夾的標(biāo)準(zhǔn)高度，如果太低會(huì)使得上半身拉長(zhǎng)，如果太高則會(huì)凸現(xiàn)大腹便便。此外，人們還可以運(yùn)用眼神來(lái)進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對(duì)客戶的時(shí)候，雙眼注視客戶是表示對(duì)客戶的尊重和對(duì)客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會(huì)給客戶留下很不好的印象。198。名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時(shí)候，能隨時(shí)為他找到所需的名片。2．尺寸要統(tǒng)一要想進(jìn)行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸，這樣才能便于辨認(rèn)和管理。【自檢】請(qǐng)做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點(diǎn)連起來(lái)。2．開放式橫向檔案管理所謂開放式就是我們?cè)卺t(yī)院里常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把所有的資料一摞一摞的排列整齊，采用這種方式的基本條件是資料比較統(tǒng)一，如果有的資料夾很高，有的資料夾很矮，就會(huì)造成高的兩邊倒，矮的被擠到中間，尋找資料的時(shí)候如果用力不當(dāng)，就會(huì)損壞資料。指令的匯報(bào)秘書在接受上司的指令之后，不僅要及時(shí)的落實(shí)工作，還要定期向上司匯報(bào)工作的進(jìn)展和成果，不能出現(xiàn)“黃鶴一去無(wú)音訊”的局面。第三節(jié) 指令的接受與匯報(bào)指令的接受1．接受直接上司的指令一位有經(jīng)驗(yàn)的秘書，知道如何得體、高效地接受上司的指令。做法ａ：等其他人忙完了，叫他們把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好?！九e例】秘書小張?jiān)缟弦簧习嗑蜕衩刭赓獾貙?duì)大家說(shuō)：“你們知道我昨天在王府井看到王經(jīng)理和誰(shuí)了嗎？”別人都說(shuō)不知道，小張得意地說(shuō)：“我看到王經(jīng)理和一個(gè)女孩一起在王府井買東西，那女孩可年輕了，長(zhǎng)的還真不錯(cuò)，你們說(shuō)，她是王經(jīng)理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小張的身后有人回答。老板對(duì)秘書的信任取決于秘書的能力，秘書對(duì)公司要忠城、任勞任怨、保密、守時(shí)、公私分明，更要有耐心、不居功諉過(guò)、愛惜公物、交辦工作要立即去做、提升工作效率、倚賴心不可太強(qiáng)、做事要明快，最重要的是對(duì)自己要有信心。198。懂得贊美別人的人，才是最佳的公關(guān)高手，贊美是人際關(guān)系的潤(rùn)滑劑，不花一分錢，就能獲得很好的效果。198。198。2．秘書應(yīng)該具備的能力秘書的工作非常繁瑣，而且經(jīng)常有突發(fā)性的事件要處理，所以秘書的能力應(yīng)該是多元化的，決不能只有單一專長(zhǎng)。198。第一講 秘書角色扮演與人際應(yīng)對(duì)引言 秘書是上司的左右手，他的責(zé)任是替上司分憂解勞，減少主管無(wú)謂的干擾，所以，主管如果能獲得一個(gè)優(yōu)秀的秘書的話，就能心無(wú)旁騖拓展業(yè)務(wù)版圖。一位優(yōu)秀的秘書應(yīng)該善于處理文書。保密工作秘書要具備保密意識(shí)，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事詢問(wèn)，也不能隨便透露。我好，不管你好不好