【正文】 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 73 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 74 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計 在圖 35中，顯示滿足條件的所有憑證， 一條記錄對應(yīng)一個憑證 ，摘要內(nèi)容為 各憑證的第一條分錄的摘要內(nèi)容。輸入時顯示客戶名稱、或供應(yīng)商名稱、或個人姓名，但在組成查 詢條件時用客戶編號、或供應(yīng)商編號、或個人編號。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 69 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計 （ 4）科目、科目對應(yīng)關(guān)系： 科目與科目對應(yīng)關(guān)系是互斥的，即若輸入科目則 科目對應(yīng)關(guān)系不允許輸入，否則，若輸入科目對應(yīng)關(guān)系則科目不允許輸入。 用戶的需求不同，其查詢方式也各不相同，一般有按憑證號查詢、按日期查 詢、按科目查詢、按科目對應(yīng)關(guān)系查詢、按制單人查詢、按金額查詢、按部門、往 來戶、項目等輔助信息查詢等多種。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 61 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 若找不到要修改的憑證或憑證已通過審核 ， 系統(tǒng)將給出相應(yīng)的提示信息 。 但若查詢出來的是以前年度的憑證或是未記賬憑證，則系統(tǒng)不允許生成其沖銷憑證。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 56 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 4．生成常用憑證 與常用摘要類同，將常用憑證保存起來，以便在以后制單時引入常用憑證內(nèi)容。 （ 7）制單人： 由程序根據(jù)系統(tǒng)登錄時的用戶登錄名自動填入。 此金額不可改動 ， 如若改動則必須通過從新選擇科目后 ， 再輸入科目 、往來 、 項目等信息 ， 再從新選擇外幣種類 ， 并輸入外幣金額 ， 并從新計算本位幣金額 。 各數(shù)據(jù)項的輸入如下 。在先手工制證，然后輸入計算機(jī)的情況下，用戶需查閱科目字典，并將科目編號和科目名稱事先寫在憑證上，然后由錄入員依樣輸入計算機(jī)。制單日期一般情況下不必改動，在因故障產(chǎn)生日期錯誤時，可進(jìn)行修改或用系統(tǒng)日歷輸入。另一種方式是直接上機(jī)制證，即在不編制手工憑證的情況下，直接上機(jī)編制憑證并在打印機(jī)上實時地輸出憑證。 常用摘要維護(hù)具有增加 、 修改 、 刪除等功能 ， 其界面如圖 32所示 。主營業(yè)務(wù)成本結(jié)轉(zhuǎn)定義基表是為自動生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證而設(shè)計的。在 Zy中可能存儲各用戶公用的常用摘要，也可能存儲各用戶專用的常用摘要，這要根據(jù)賬套參數(shù)設(shè)置時 “ 常用摘要形式 ” 的值來確定，若其值為 “ 公用 ” 則存儲各用戶公用的常用摘要；若其值為 “ 個人 ” 則存儲各用戶專用的常用摘要。在憑證管理中，采集和加工的數(shù)據(jù)是否正確、完整、可靠，必將波及下游系統(tǒng)。各基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)如下。 憑證管理的 數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 常用摘要維 護(hù)的功能設(shè)計 憑證管理的 功能模塊劃分 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 16 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計 3．自定義結(jié)轉(zhuǎn)基表的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 該基表是為自動生成自定義結(jié)轉(zhuǎn)機(jī)制憑證而設(shè)計的，其基表名稱分別為 Zdyjz。匯兌損益結(jié)轉(zhuǎn)定義基表名稱分別為 Hdsyjz。 （ 4）摘要： 必須輸入。將所有的功能都設(shè)計在工具欄內(nèi)，除功能菜單外，將常用功能設(shè)計在工具欄內(nèi)并設(shè)置了快捷鍵。如果某一摘要（或摘要的一部分）是經(jīng)常重復(fù)使用的，用戶（在采用公用摘要時，為具有摘要維護(hù)權(quán)限的用戶）可以在不退出制單狀態(tài)下，用 “ 摘要 ” 功能隨時為指定的摘要定義編碼、助記碼、摘要內(nèi)容和會計科目，以便以后輸入摘要時使用。 科目的無記憶輸入法 ， 還為用戶提供了另一種科目輸入方式 ， 即科目助記碼輸入方式 ， 用助記碼來快速尋找科目 ， 如 “ 銀行存款 人民幣戶 工行橋南分理處 ” 科目的助記碼就是“ YRG”， 這種編碼有重碼的可能 ， 因此 ， 不能用于數(shù)據(jù)處理 ， 但可方便查詢科目 ， 加快制單輸入速度卻有奇妙的作用 。 真正存儲在憑證基表中的是客戶編號和客戶所屬分類編號 ， 而不是客戶名稱 。 ⑧ 票號、業(yè)務(wù)員、發(fā)生日期： 當(dāng)涉及到資金結(jié)算、客戶往來或供應(yīng)商往來時，需要輸入這三個數(shù)據(jù)項。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 53 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 盡管如此 ， 也有必要實施必要的控制 ， 如預(yù)算控制 、 部門費(fèi)用控制等 。 利用此功能可以大大提高用戶的工作效率。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 59 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 7．打印憑證 在制單時 “ 打印憑證 ” 功能幾乎總處于失效狀態(tài)，只有在新增憑證錄入完成或修改憑證修改完成，并已成功保存之后， “ 打印憑證 ” 功能才為可選，此時可打印填制完成的憑證。 若放棄則本次修改無效 ， 原憑證不變 。 同樣輸入輔助信息時 ， 項目大類和項目也要同時輸入 。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 70 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計 （ 6）制單人： 若輸入則查詢程序按輸入的制單人進(jìn)行查詢。輸 入時顯示項目大類名稱，但在組成查詢條件時用項目大類編號。 憑證匯總的詳細(xì)設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 憑證查詢的詳細(xì)設(shè)計 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 75 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第三節(jié) 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計 匯總對象 與憑證查詢對象相同。若選 “ 取消 ” 則此次輸入的查詢條件作廢。輸入采用值列表在部門字典中選取，其輸入與制單的部門輸入相同。當(dāng)選擇查詢以前年度憑證時，日期條件項必須輸入，在 起止日期中輸入要查詢憑證的年份。 因此 ， 應(yīng)該對憑證的修改 、憑證號的編排 、 憑證的打印實行嚴(yán)格控制 。 憑證修改可以對以前錄入但尚未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的憑證進(jìn)行修改，也可以對審核通過但未記賬的憑證進(jìn)行修改，但必須先修改審核標(biāo)志，將審核通過改為未審核或?qū)徍宋赐ㄟ^之后才可修改。引入憑證數(shù)據(jù)時只引入憑證內(nèi)容，當(dāng)前的憑證號和日期不改變。 只有在兩項檢查都正確時才可保存 ， 并可用 “ 打印 ” 功能將填完的憑證打印出來 。 在某些軟件中設(shè)計了憑證的分頁管理功能 ， 其實這樣設(shè)計的意義并不大 ， 只要在制單時能夠滾動顯示 ， 在打印時能夠分頁打印即可 。 真正存儲在憑證基表中的是這兩個非顯示項 ，而不是項目名稱 。如當(dāng)涉及應(yīng)收 、 應(yīng)付等往來科目時 ， 需輸入往來客戶 、 供應(yīng)商或個人的輔助信息 ， 以便登記往來賬；當(dāng)涉及外幣科目時 ， 需輸入外幣額和匯率 ， 系統(tǒng)根據(jù)外幣匯率字典中的折算方式自動計算本位幣金額 。但可用科目選擇功能予以改變。憑證號在所屬月份內(nèi)必須連續(xù)，每月都從“ 0001”號開始（由期末結(jié)賬設(shè)置），之后每存儲一個憑證，憑證號自動加 1。 （ 7）科目全稱： 在選擇科目編號時自動填入。其基表名稱為 Qjsyjz。對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)定義基表是為自動生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證而設(shè)計的。然而在憑證錄入過程中，由于摘要需要輸入較多漢字（賬套語言設(shè)置為 “ 漢字 ” ），而其他數(shù)據(jù)項錄入則相對簡單，因此，簡化摘要輸入就顯得尤為重要。會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 1 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第三章 憑證管理的詳細(xì)設(shè)計 本章主要內(nèi)容 ? 憑證管理的總體設(shè)計 ? 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 ? 憑證查詢與匯總的詳細(xì)設(shè)計 ? 憑證審核與記賬的詳細(xì)設(shè)計 ? 期末轉(zhuǎn)賬憑證處理的詳細(xì)設(shè)計 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 2 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計 ?一 、 憑證管理的功能模塊劃分 ?二 、 憑證管理的數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 ?三 、 常用摘要維護(hù)的功能設(shè)計 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 3 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計 憑證管理完成憑證的填制、查詢、匯總、審核、記賬、期末轉(zhuǎn)賬憑證處理等功能。 憑證管理的 數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 常用摘要維 護(hù)的功能設(shè)計 憑證管理的 功能模塊劃分 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 8 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計 憑證管理的 數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 常用摘要維 護(hù)的功能設(shè)計 憑證管理的 功能模塊劃分 列 名 含 義 數(shù)據(jù)類型 長度 主鍵 完整性約束 Zth 賬套號 字符型 3 組合主鍵 非空 Pzh 憑證號 字符型 6 組合主鍵 非空 Jlh 記錄號 數(shù)值型 15 組合主鍵 非空 Rq 日期 日期型 非空 Zy 摘要 字符型 40 非空 Kmbh 科目編號 字符型 20 非空 Kmzl 科目賬類 字符型 4 Jfje 借方金額 數(shù)值型 Dfje 貸方金額 數(shù)值型 Hl 匯率 數(shù)值型 Zsfs 折算方式 字符型 10 表 31 憑證基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 9 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計 憑證管理的 數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 常用摘要維 護(hù)的功能設(shè)計 憑證管理的 功能模塊劃分 表 31 憑證基表的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) Jfwbje 借方外幣金額 數(shù)值型 Dfwbje 貸方外幣金額 數(shù)值型 Sl 數(shù)量 數(shù)值型 Dj 單價 數(shù)值型 Bmbh 部門編號 字符型 12 Wlhlx 往來戶類型 字符型 4 Wlhbh 往來戶編號 字符型 9 Wlssflbh 往來所屬分類編號 字符型 20 Xmbh 項目編號 字符型 9 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 10 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計 憑證管理的 數(shù)據(jù)存儲設(shè)計 本小節(jié)主要內(nèi)容 常用摘要維 護(hù)的功能設(shè)計 憑證管理的 功能模塊劃分 Xmssflbh 項目所屬分類編號 字符型 20 Ywy 業(yè)務(wù)員 字符型 8 Jsfs 結(jié)算方式 字符型 8 Ph 票號 字符型 6 Fsrq 發(fā)生日期 日期型 Fjzs 附件張數(shù) 數(shù)值型 3 Zdr 制單人 字符型 8 Cny 出納員 字符型 8 Shr 審核人 字符型 8 Jzr 記賬人 字符型 8 Shbz 審核標(biāo)志 字符型 2 Jzbz 記賬標(biāo)志 字符型 2 Dzbz 對賬標(biāo)志 字符型 2 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 11 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第一節(jié) 憑證管理的總體設(shè)計 2．常用摘要字典的作用及其數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu) 在憑證管理系統(tǒng)中，憑證錄入是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，能否快速、輕松、方便地完成憑證錄入，并確保錄入的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整是憑證管理系統(tǒng)設(shè)計的瓶頸問題。對應(yīng)結(jié)轉(zhuǎn)只能結(jié)轉(zhuǎn)期末余額，不能結(jié)轉(zhuǎn)發(fā)生額，若要結(jié)轉(zhuǎn)發(fā)生額，則需在自定義結(jié)轉(zhuǎn)中設(shè)置。期間損益結(jié)轉(zhuǎn)定義基表是為自動生成相應(yīng)的轉(zhuǎn)賬機(jī)制憑證而設(shè)計的。該數(shù)據(jù)項可用值列表在科目字典中選取。憑證號由系統(tǒng)根據(jù)賬套數(shù)據(jù)基表中的 “ 當(dāng)前月份 ” 和“ 月憑證號 ” 兩個數(shù)據(jù)項自動生成。如果對常用摘要建立了對應(yīng)科目，則在選擇常用摘要時，同行的會計科目也會自動填入，當(dāng)采用動態(tài)拼接功能時，以先選優(yōu)先原則填入會計科目，如果第一次選擇的摘要有對應(yīng)科目，則該科目填入后，再選取摘要進(jìn)行拼接時，該科目不變。 會計信息系統(tǒng)教學(xué)課件 42 哈爾濱工業(yè)大學(xué) 管理學(xué)院 會計系 艾文國教授 HIT 第二節(jié) 憑證填制的詳細(xì)設(shè)計 （ 4） 輔助信息： 為了會計系統(tǒng)后續(xù)處理的需要 ， 在憑證錄入時 ， 還需輸入一些輔助信息 ， 在科目錄入之后 ， 如果所錄入的會計科目涉及到部門核算 、往來戶核算 、 項目核算 、 外幣核算 、 數(shù)量核算 ， 此時都需要錄入輔助信息 。項目信息輸入與會計科目輸入類同 ， 系統(tǒng)根據(jù)輸入的項目編號；或助記碼；或項目名