【正文】 在 歸檔登記過程中，實(shí)際已經(jīng)使用借閱信息管理的查詢功能。輸入相關(guān)信息，如：借檔人姓名、借檔人單位、證件名稱、證件編號、電子郵件、聯(lián)系電話、借檔事由。 ▲ 打開： 顯示當(dāng)前打開 檔案表中的所有文件或案卷記錄，并以 類目 結(jié)構(gòu)顯示（類 目的概念參見文檔后的名詞解釋）。如果要取消全部授權(quán)，只要取消相應(yīng)的讀、寫權(quán)限就可以了。系統(tǒng)中可以被授予的權(quán)限包括：讀、寫、打印目錄、全文檔案管理功能、圖像檔案管理功能、多媒體檔案管理功能、涉密程度、共享級別這幾個(gè)方面的權(quán)限。 對于綜合查詢使用上的建議：由于每一次綜合查詢都要遍歷真?zhèn)€系統(tǒng)中所有的用戶表，在多個(gè)客戶使用的情況下對服務(wù)器的資源消耗很大，在數(shù)據(jù)量大或者服務(wù)器的硬件條件有限的情況下，查詢結(jié)果會(huì)顯示比較慢，而且影響到其他用戶的其他操作。 如果恰好需要 復(fù)制 /移動(dòng) 整個(gè)類目的文件，進(jìn)入該類目后，勾選后面那個(gè)小方框，選擇“對當(dāng)前類目下所有文件”，可以不必再一頁一頁去選中文件了。該功能為批量數(shù)據(jù)修改提供了 一個(gè)便捷的途徑。 ● 在同一目錄下調(diào)整每頁顯示行數(shù) 有時(shí)根據(jù)需要，如 大范圍的選擇等等，需要調(diào)整每頁顯示行數(shù)。如下圖所示： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 29 頁 如果在打印出來的頁面出現(xiàn)不能正常分頁（本來應(yīng)該在一頁打 印完的分了兩頁兩頁都不完整）打印 分頁錯(cuò)亂 可能有兩方面原因造成 1) 打印插件安裝問題，參照插件安裝解決方案設(shè)置 2) IE 瀏覽器的頁面設(shè)置中的打印邊距單位默認(rèn)為 “英寸 ”，這會(huì)導(dǎo)致打印分頁錯(cuò)亂。如下圖紅線所示。和全文附件的上傳操作方法一樣，在“圖像預(yù)覽”中點(diǎn)擊“電子文件上傳”可以實(shí)現(xiàn)文件的批量；在“圖像文件的上傳”中點(diǎn)擊“瀏覽”可以實(shí)現(xiàn)單個(gè)文件的上傳。 系統(tǒng)將會(huì)根據(jù)電子文件名稱中的檔號信息自動(dòng)搜索對應(yīng)的文件案卷記錄， 如果搜索到，則將電子文件掛接到其上，如下圖所示： 此主題相關(guān)圖片如下： 如果沒有搜索到對應(yīng)的文件案卷記錄，則創(chuàng)建一個(gè)新的文件記錄，并將電子文件掛接到新創(chuàng)建的文件記錄上。 錄入完成后，用戶切記用鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊下方的“保存”按鈕，出現(xiàn)對話框，點(diǎn)擊“確定”，完成錄入。 2． 2 案卷或文件操作 a） 編 輯 如果需要對案卷或文件進(jìn)行修改，只需鼠標(biāo)左擊所要編輯案卷或文件右端 的“ ”圖標(biāo)，系統(tǒng)即可進(jìn)入“編輯案卷、檔”頁面，編輯框與添加框基本一致，只是在最下方加了定位圖標(biāo)，方便修改其它文件，如下圖： 用 戶在編輯頁面下，修改完成后點(diǎn)擊頁面最下方的“ 保存 ”按鈕，系統(tǒng)彈出“修改案卷、文件完成”對話框，點(diǎn)擊“確定”按鈕，關(guān)閉對話框，修改完成。 “信息管理 系”后的帶點(diǎn)圓圈表明，在“信息管理系”這個(gè)目錄下有數(shù)據(jù)， 如下圖所示： 如果再新建三級類目分別是：“ JX14”“ 2020”“ ”的文件或案卷，則“ 2020”后也會(huì)有帶點(diǎn)圓圈。 不同類別的檔案對于管理界面中顯示的項(xiàng)目要求也不盡相同，系統(tǒng) 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 6 頁 使用統(tǒng)一默認(rèn)的管理界面，如下圖 ： 該管理界面定制功能可以實(shí)現(xiàn)根據(jù)用戶需要，讓用戶自己定制管理界面中的顯示項(xiàng) 目從檔案表信息修改界面中，點(diǎn)擊 “管理界面設(shè)置 ”按鈕進(jìn)入 。例如可以在上圖中對新建檔案表做個(gè)“學(xué)生學(xué)籍檔案”的備注。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 2 頁 3. 檔案表分類設(shè)置： 用戶可以選擇當(dāng)前所創(chuàng)建的新檔案表將要?dú)w入哪一類中，圖中選擇的是類是“ qq”。圖中輸入的代碼為：“ NDXJ”。屬于部門檔案館的系統(tǒng)管理員（帳號： dba）為默認(rèn)的唯一的有最高權(quán)限用戶。（注意：該操作是永久性刪除，不可恢復(fù)） ▲ 修改： 對檔案表的基本信息進(jìn)行修改。具體在系統(tǒng)中如下圖 3．用戶設(shè)定好檔案表類目后，鼠標(biāo)左鍵點(diǎn)擊最下方“添加”按鈕，系統(tǒng)彈出“添加案卷、文件完成！”對話框。如下圖： 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 11 頁 這里的 “案卷 /盒號以及館編號” 是案卷號與件號（卷內(nèi)順序號）的統(tǒng)一。 如下圖： 全文提要信息錄入 用戶可以在頁面上部的文本框中錄入案卷或文件全文的提要信息。 已存在對應(yīng)的文件案卷記錄 . 對于文件 \案卷記錄已經(jīng)存在的情況 ,可以分別對應(yīng)的電子文 件自動(dòng) 管接到所屬的文件案卷記錄上，前提是電子文件的命名要按照 下面列出 的規(guī)則。 添加全文適用于word、 excel、 html 和文本即 txt 文件 。 第三節(jié) 目錄打印 打印操作首先需要選擇打印的記錄，即打印的范圍；然后選擇打印目錄的模版，即打印出的樣式。 在選定好打印目錄以及進(jìn)行了相關(guān)的 設(shè)置以后，就可以點(diǎn)擊“ 打印 預(yù) 覽 ”按扭看到真實(shí)的打印情況，在您的機(jī)子上第一次點(diǎn)擊“ 打印 預(yù) 覽 ”時(shí)可能會(huì)提示安裝系統(tǒng)的一個(gè)插件。 要?jiǎng)h除同一目錄下的所有文件，先選擇“全部選擇”，再選擇“批量刪除”。 若想把幾條記錄的實(shí)體分類號改成 jx11，案卷號改為 1，直接鍵入提交即可。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 36 頁 ? 將 jx111999信息管理系下的記錄復(fù)制 /移動(dòng)到另一個(gè)表“研究生院 03 文檔 ”下，并且以另種類目的形式顯示。 ? 單項(xiàng)、組合查詢 適用于用戶明確知道要在哪個(gè)字段中進(jìn)行查詢。 舉個(gè)統(tǒng)計(jì)“時(shí)間“信息的例子： a) 統(tǒng)計(jì)圖 在“時(shí)間“后面的下拉框中選定統(tǒng)計(jì)圖的縮放比例后，點(diǎn)擊下拉框前面的圖標(biāo)，就可以看到對”時(shí)間“信息的柱狀統(tǒng)計(jì)圖了。 7． 2 關(guān)于訪問權(quán)限設(shè)定的解釋 讀、寫 “讀”權(quán)限即用戶查看數(shù)據(jù)的權(quán)利。 共享級別的設(shè)定分別適用于不同的管理模式。用戶的權(quán)限由系統(tǒng)管理員或者具有創(chuàng)建用戶權(quán)限的部門管理員 在“系統(tǒng)設(shè)置” “用戶管理”中授予。 先看歸檔登記功能。 若想察看某 一文件的細(xì)節(jié)，則可以點(diǎn)擊 ，即可以查看；若想修改借檔時(shí)間，延長借檔時(shí)間，可以點(diǎn)擊“續(xù)借”按扭，然后輸入借檔天數(shù)即可；若需將此份檔案歸檔，點(diǎn)擊它“歸檔”下 的即可完成歸檔。如下圖。 已經(jīng)存在檔案表“檔案館（學(xué)籍檔案）”，由于其中沒有任何類目記錄，也就無法顯示出該檔案表的類目結(jié)構(gòu)和相關(guān)類目信息。在協(xié)同工作的過程中，不同的用戶擔(dān)任不同的角色，承擔(dān)不同的任務(wù)，這就需要系統(tǒng)提供這樣一個(gè)協(xié)同作業(yè)的解決方案。 ◆ 用戶授權(quán)： 此操作是 要給具體的某個(gè)用戶授權(quán)或解除授權(quán)，可使用如下操作。 該 查詢方式 有多種：如下左圖。 5． 1 綜合查詢 綜合查詢就是對系統(tǒng)內(nèi)所有表進(jìn)行查詢，它可以提供給所有用戶使用，包括非沒有賬號的訪問者。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 35 頁 如上圖紅線部分，可以修改某個(gè)字段中的部分內(nèi)容如“文號”項(xiàng)中內(nèi)容為：南教字 [...]，要將部分文號中的統(tǒng)一修改為 南字發(fā) [...]那么，這時(shí)直接使用“數(shù)據(jù)批量修改”則會(huì)將“文號”項(xiàng)完整地修改掉，使用紅線部分的這個(gè)功能可以批量地修改其中的一部分內(nèi)容將修改項(xiàng)目選擇為“文號”，被替換內(nèi)容“ 南教字”，替換為：“南字發(fā)”，點(diǎn)擊替換按鈕即可。 舉例： ? 若要將學(xué)籍檔案表下的 jx142020信息管理系 轉(zhuǎn)到 jx142020信息管理系 首先，選擇要改動(dòng)的數(shù)據(jù)。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 30 頁 第四節(jié) 檔案整理 4． 1 檔案信息的合并 系統(tǒng)管理員有時(shí)需根據(jù)不同的需要將不同年度、不同部門的數(shù)據(jù)庫合并在一起，都要用到“合并數(shù)據(jù)”這一個(gè)功能。 還可以對選擇的內(nèi)容進(jìn)行挑選與管理 ： 類目、檢索與打印隊(duì)列配合使用，可以使得對打印范圍的確定方便而精確。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 21 頁 ◆ 如果用戶需要瀏覽 所有 上傳的圖像原貌，可上圖中的“瀏覽所有”按鈕，則該案卷下所有圖像在系統(tǒng)打開的 web 頁面下依次排列，供用戶瀏覽。序號表示屬于同 一份文件 的多個(gè)電子文件的序號，如果只有一個(gè)可以不輸。如下圖： 例子中選擇了本地計(jì)算機(jī) C 盤下的“教材研究基金管理辦法 .doc”作為上載文檔，并設(shè)置其“文件題名”為“教材研究基金管理辦法 .doc”，“上傳方式”為“上傳整個(gè)文檔”。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 13 頁 b） 刪 除 如果用戶需要?jiǎng)h除某一案卷或文件，只需將鼠標(biāo)懸停于該案卷或文件 右端 的“ ”上，左鍵點(diǎn)擊，下圖是刪除檔號為 1 的案卷時(shí)彈出的對話框。點(diǎn)擊上方“添加案卷” 或“添加文件”按鈕，回到案卷信息輸入窗體。點(diǎn)擊上圖頁面左欄上方的“添加案卷”或“添加文件”按鈕（紅框中的），系統(tǒng)進(jìn)入案卷或文件信息輸入 窗體，該窗體分為三部分，即：“文件、案卷所屬類目”“文件、案卷輸入項(xiàng)”和最下方的按鈕組。如下圖： 11. 點(diǎn)擊對話框下方的“確定”按鈕，系統(tǒng)即可按照用戶所輸入的基本信息，自動(dòng)創(chuàng)建一個(gè)新的檔案表。 4. 類型 ：用戶可設(shè)定所建檔案表的類型分別為檔案、收文、發(fā)文，便于用戶管理。在此接口下用戶可以實(shí)現(xiàn)創(chuàng)建、刪除、編輯新的檔案表、統(tǒng)計(jì)、合并數(shù)據(jù)等一系列針對檔案信息的操作。 6. 檔號檢查： 在新建檔案表或是對已有檔案表進(jìn)行修改的時(shí)候都可以對其“檔號檢查”進(jìn)行設(shè)置，它包括“不檢查檔號唯一性”、“表內(nèi)檔號唯一”、“類目下當(dāng)好唯一”等屬性， 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 3 頁 如下圖所示： 7. 權(quán)限設(shè)定 ：用戶可根據(jù)自身實(shí)際情況設(shè)定不同的訪問者對所建檔案表的訪問權(quán)限。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 5 頁 系統(tǒng)就會(huì)根據(jù)題名自動(dòng)分析主題詞，分析完畢后出現(xiàn)提示框，如下圖： 標(biāo)引完成后，當(dāng)你再編輯這個(gè)檔案表下的某個(gè)文件時(shí) ，就會(huì)看到在主題詞一欄中出現(xiàn)了分析出的主題詞。 這個(gè)三級類目相當(dāng)于每條記錄的某個(gè)分類屬 性，類目依附于數(shù)據(jù)，如果沒有一份文件或案卷屬于某個(gè)特定的類目，那么這個(gè)類目也就不會(huì)存在。 9．“關(guān)閉”按鈕，將窗體關(guān)閉，進(jìn)入“檔案文件信息管理”頁面。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 14 頁 首先需要指出，如果用戶需要對案卷或文件進(jìn)行全文、圖像或多媒體的操作，可以有兩條途徑進(jìn)入操作頁面： ① 用戶可以在“檔案文件信息管理”頁面下，通過點(diǎn)擊對應(yīng)案卷或文件左側(cè)的三個(gè)超鏈接。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 17 頁 多個(gè)電子文文件對應(yīng)一份文件則用序號隔開，但是名稱要一致。 ▼ 上傳方式若選擇 “ 只上傳文件信息”，此文件就不上傳到服務(wù)器上，而只是保存一個(gè)目錄。 下圖中用戶可以看到已經(jīng)上傳到服務(wù)器中的音頻檔案題名、源文件名、長度、格式等基本信息。 ? 打印設(shè)置選項(xiàng)： 打印選項(xiàng)中設(shè)置的是頁面設(shè)置中的左右邊距等其它設(shè)置，轉(zhuǎn)換頁次這塊是在打印文件時(shí)用到，一 般情況下用戶在輸入文件時(shí)輸入的時(shí)候再“頁數(shù)”一欄輸?shù)氖俏募膶?shí)際頁數(shù)而不是文件的頁碼，在打印的時(shí)候選擇這一功能可以將輸入的頁數(shù)轉(zhuǎn)換為文件的頁碼，打印頁面設(shè)置中設(shè)置的是 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 26 頁 打印中的行高、左右邊距等等如右圖。 南大之星檔案管理系統(tǒng) 網(wǎng)絡(luò)版 (B/S) 使用說明書 第 31 頁 回到“檔案信息管理”目錄下，則“上級文件檔案”中的文件數(shù)變?yōu)?900，“產(chǎn)品檔案”的文件數(shù)不變，即已經(jīng)完成了合并，如下圖紅圈內(nèi)所示： 注：系統(tǒng)不檢查數(shù)據(jù)重復(fù)，所以管理員要知道那些檔案表已經(jīng)合并，避免在“目標(biāo)數(shù)據(jù)庫”中出現(xiàn)重復(fù)數(shù)據(jù)。 如果一個(gè)類目下所有的文件都被移去，這個(gè)類目將不可見。 數(shù)據(jù)到目的地后又有兩種選擇：在新表中保持原有類目不變；在新表中以新的類目出現(xiàn)。 例如：要查詢 2020 年有關(guān)學(xué)籍方面的檔案，即可以在查詢條件中輸入“ 2020 學(xué)籍”點(diǎn)擊“開始”，就會(huì)出現(xiàn)查詢結(jié)果。 其中分類統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目會(huì)隨著系統(tǒng)更新，會(huì)不斷增加新的分類統(tǒng)計(jì)功能。 ◆ 部門授權(quán)