【正文】 以防將存放過程中不慎造成破損的禮品送出。 禮品采購參照集團采購相關規(guī)定，嚴格執(zhí)行詢價、議價或招投標程序。 辦公用品管理人員因管理不善，造成辦公用品損壞或丟失的，應負責賠償。 計算機配置標準： 規(guī)格一：筆記本，標準 45005000 元 規(guī)格二：筆記本，標準 40004500 元 規(guī)格三：有圖形處理需求、使用高系統(tǒng)資源消耗軟件的部門如工程技術、策劃、信息管理的相關崗位，均配置 Intel CPU、獨立顯卡、 2G4G 內存的計算機，標準35004000 元的臺式計算機 規(guī)格四： AMD CPU 、 2G 內存、集成顯卡臺式計算機，標準 30003500 元 總體要求：采購品牌為自帶正版微軟操作系統(tǒng)的 HP 或聯想，在《信息管 理制度》下發(fā)后，計算機將由集團統(tǒng)一招標采購和下發(fā)。 新員工入職時，由資產管理人員（行政專員）按《新員工辦公用品配 置 一覽表》 （見附件） 配備辦公用品，計算機、固定電話配置須按相關等制度辦理報批手續(xù)。各項目公司可視實際情況按月申請和采購辦公用品。 員工領用日常辦公用品的范圍：硬面抄、軟面抄、記事本、便箋、復寫紙、印泥、大頭針、回形針、文件袋、文件夾、橡 皮、透明膠、訂書釘、涂改液、鉛筆、訂書機、中性筆、中性筆芯（黑色或紅色）及電腦耗材等。 本辦法規(guī)定的所有資產，使用人不得侵占、私用，違者按購置價的 5 倍罰款；資產使用人換崗時，在未辦理任何手續(xù)的情況下將資產隨 人轉移的，每次罰款 50 元。 公司購置的固定資產和低值易耗品，出現損壞需要維修時，在質保期內的找商家維修。 資產管理人員負責資產及使用情況的日常管理，每月定期檢查資產的使用和維護情況，并對庫存的資產進行盤點，更新 《固定資產臺賬》（見附件 MJXZ012） ；各中心 /部門資產管理人員對本中心 /部門資產進行日常管理，由資產管理人員 進行抽查，查出問題追究相關負責人的責任。 由資產管理人員或倉庫管理員通知申請人領取物品，辦理出庫手續(xù)，同時更新《固定資產 臺賬 》 （ 見附件 MJXZ012） 以及“中心 /部門 /個人資產卡賬”。 采購辦法分為比價議價采購、招標采購二種。 經辦人員要妥善保管好文書、批復件、租（售）合同、圖表、傳真件、預決算資料、合同流轉單等往來資料，不得隨意出借、銷毀，以及時為財務收款、對賬決算 、法律訴訟等提供完整的資料憑證。 經辦人員對已由相關部門領導核準的文件資料，交集團公司或職能部門負責人 審批，報集團（副）總裁、董事長簽批后，方可向外單位報送，如需蓋章，須根據集團《印章管理 規(guī)定 》中規(guī)定的使用權限和流程加蓋印章后向外單位報送。 2. 資料報送、接收的管理 對涉及合同當事人雙方法律行為的文件、協(xié)議，公司對外經濟活動的重要文字、圖紙等依據，以及作為財務結賬、收款的重要憑據等，均為集團資料管理的范疇。填報《組織機構代碼年檢登記表》，提交《組織機構代碼證》正、副本。 因工作需要借閱、抄錄、攜帶、復制公司證照及相關檔案資料的，按《檔案管理辦法》規(guī)定手續(xù)辦理。 領用電話號簿須辦理領用手續(xù)，降職、離職時須及時向行政管理中心歸還電話號簿。 第二順序：同一 部門按職務順序 編排，如： 總經理、副總經理、總監(jiān)、副總監(jiān)、 經理、副經理、專員等序列編排。 B 類收錄范圍：非工作城市或現工作城市但因工作性質聯系較少，過去聯系 密切，但因為各種原因現在聯系較少的單位和個人的聯系電話。 （三）電話號簿編制管理規(guī)定 1. 總則 為加強 集團 公司通訊錄管理，規(guī)范電話號簿 的 編制、使用，提高工作效率，特制訂本辦法 本辦法適用于集團總部及各 項目公司電話號碼簿編制的管理 2. 職責 劃分 董事長 集團 公司電話號 簿編制定稿的最終審批； 集團 公司電話號簿公開發(fā)放范圍的最終審批。 印章使用人必須按程序履行相關手續(xù)，印章保管人在手續(xù)未 完備前不得加蓋公章。 公司法定代表人印鑒的使用范圍： 財務部門對外出具支票、匯票等銀行票據； 公司法定代表人履行職責； 公司有關報表及對外報送材料上需法定代表人簽章的； 其他經董事長批準的用途。 用印登記 由印章保管人按照不同印章分別登記《印章使用登記表》（見附件 MJXZ005），具體登記項目有：用印時間、編號、部門、內容、數量、經辦人姓名、批準用印人姓名及蓋印人姓名等。 印章保管人發(fā)生變動時，行政管理中心應及時報請集團指定新的責任人。 單獨設置保險柜保存印章，一組鑰匙，由集團指定兩人共同負責。 印章分類 公章：是代表集團，用于重大事項內外發(fā)文使用的刻有公司 名稱的印章。 密級的確定 公文的密級由起草人擬定，由簽發(fā)人簽發(fā)文 件時確定。 核稿： 由行政管理中心負責人、財務中心負責人分別對文字和財務數據進行審核。文件起草完畢后，應填寫《發(fā)文會簽單》（見附件： MJXZ002） 核稿：行政管理中心負責人 應對發(fā)文的文字部分進行審核，并根據發(fā)文內容提出會簽意見；涉及財務數據的應交集團財務 管理中心負責人 審核。 傳遞：文件登記、編號后，填寫《來文處理單》 （見附件 MJXZ001） ，并將所接收的文件附在處理表后，及時送各管理中心 負責人擬辦。 傳遞：文件登記、編號后，填寫《來文處理單》（見附件 MJXZ001），并將所接收的文件附 在處理單后，及時送行政管理中心負責人 擬辦。 發(fā)文管理 集團公司發(fā)文均由集團行政管理中心負責起草、審核、送批、印發(fā)、建檔。 收文管理： 集團收文均由集團行政管理中心指定文員負責接收、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。 抄送：抄送機關名稱在主題詞下一行，左右各空一個字，用 4 號宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送部門之間用逗號隔開，回行時與冒號后抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后面標句號。 附件： 附件在正文下空一行左空兩字，用 4 號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。 集團使用“集團名稱”加“文件”兩字的紅頭文件發(fā)文。 三、批準和解釋 本制度由 山東 名嘉集團董事長 批準后生效； 本制度由山東名嘉集團行政管理中心負責解釋。 2. 公文種類 公文主要包括發(fā)文和收文兩大類。標題分行排列時注意不要把各行上下對齊排成等長。單一公司或部門制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文部門名稱，只標識成文日期。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數碼標識。 集團各中心的外來文件由集團各中心的負責人 指定專人負責接收、登記、拆 封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。 集團各中心 一般只在集團內行文，不對外發(fā)文。 承辦：行政 管理 中心根據擬辦意見由專人送相關部門或相關人員予以辦理。 承辦：辦公室根據擬辦意見送相關部門或相關人員予以 辦理。 蓋章： 文件經 副 總裁、常務副總裁、總裁或董事長 簽署發(fā)布意見后，由辦公室按照《 印章管理 規(guī)定 》辦理文件蓋章手續(xù)。 發(fā)布： 文件蓋章后，由辦公 室按照文件內容要求發(fā)布到相關部門并簽收。 處理規(guī)定 特急件按辦文時限完成；緊急件當日完成；平急件三日內完成。 部門章：是代表集團各中心，用于重大事項對內發(fā)文使用的刻有集團各中心名稱的印章；各項目公司下設部門無需印章。如休班人員為密碼保管人，則保管人員正常上班后，密碼重新更改。 各 項目公司印章如 涉及重大招投標、經濟合同、工程 款支付，向政府部門印發(fā)文件的，須報 總裁、董事長審批后用印。如確需使用，須經董事長批準，但僅限于文件簽收，不得對合同、債務、擔保承諾，不得用于勞動招聘、招標、簽證、招商等。 5. 印章的封存、遺失 印章的封存 集團各中心或公司因名稱變更或機構撤銷時，其所刻制的印章相應停止使用，交由集團檔案室封存。 7. 罰 則 印章保管部門負責人要定期或不定期檢查印章保管責任人在用印過程中履行職責情況，對違規(guī)用印情況一經發(fā)現立即從嚴處理，處以 50— 200 元罰款，并視情節(jié)輕重給予降薪、降級直至開除的處分。 集團各中心、各部門 外部電話：應留存工作中長期聯系使用的重要聯系人（單位）的電話號碼由部門 文員匯總，每月 25 日向行政管理中心報送一次，行政管理中心每月 1日公布一次外部電話號簿。 4. 順序編排 外部電話號簿按照城市、行政、企業(yè)、銀行等順序編排號簿。 內部電話可列出辦公、手機、電郵、 號碼，家庭及家庭成員電話不予公布。 2. 證照管理 集團行政管理中心辦公室負責集團總部證照的管理；各項目公司的證照由各項目公司總經辦負責管理；所有證照及辦證相關資料必須存放在檔案室集中管理。每年在規(guī)定的時間內 1 月 1 日至 3 月 15 日接受年度檢驗，并提交年度檢驗報告書、年度資產負債表和損益表、《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》副本。 4. 罰 則 辦證人員及相關人員在辦理證照中提交虛假證明文件，造成經濟損失的，由當事人賠償經濟損失，情節(jié)嚴重的，追究其法律責任并給予除名。 凡涉及與企事業(yè)單位之間的合同資料，須以合同協(xié)議為依據，及時、準確地進行報送和接收。如發(fā)生其它任何無職責行為個人簽字證明或確認行為的，僅代表其個人行為，由此給集團或各項目公司帶來的全部責任，均由行為個人承擔，集團或各項目公司依據國家法律法規(guī)規(guī)定或公司內部依法制定的有關制度追償當事人所造成的一切損失。 （六 ） 固定資產、低值易耗品管理辦法 1. 總 則 為規(guī)范固定資產、低值易耗品的管理，提高資產利用效率，特制定本辦法。 固定資產、低值易耗品購置程序： 申請購置固定資產、低值易耗品，須填寫《 購置辦公用品申請表 》 （見附件 MJXZ007） ，由部門負責人、分管領導、中心負責人、 資產管 理負責人簽署意見，報（副）總裁批準后，《 購置辦公用品申請表 》（見附件 MJXZ007） 原件存檔，復制件交采購管理部門和資產管理人員。集團行政管理中心辦公室資產管理人員負責集團總部和各項目公司的資產管理工作，各項目公司行政管理部門資產管理人員負責本公司的資產管理工作，集團的其它各職能部門、各項目公司其它部門均應指定專人兼職負責本中心（ 部門）的資產管理工作，對本中心（部門）有關財產進行管理、檢查，并及時向本部門負責人和行政管理部門資產管理人員匯報有關財產的管理情況，集團行政管理中心可隨時安排專人抽查各中心、各公司資產管理、使用情況。 資產使用人應按規(guī)范化要求操作，對實物進行經常性保潔，檢查實物的安 全使用狀況。 資產使用人無論屬于何種因素離開現在崗位時，均須與資產管理人員（行政專員）辦理崗位資產移交或歸庫手續(xù)，如有資產要更換使用人，交接人和接收人雙方必須到資產管理人員（行政專員）處辦理轉移手續(xù)，雙方簽字確認，嚴禁資產在未辦理任何手續(xù)的情況下隨人轉移。 因使用人未經資產管理人員，私自將資產轉移，造成資產損壞或遺失的，對原使用人和現使用人處以 50100 元罰款，丟失的要原價賠償；沒有經資產管理人員私自轉移資產，被抽查發(fā)現的，處以 50 元以內罰 款。 辦公用品購置原則： 先調劑，后購買。 常用辦公用品的采購每年度可以通過 “貨比三家” 的原則確定信譽好、質優(yōu)價廉的供貨商，此過程需督察中心介入，核實情況屬實。 副總裁秘書 中心總經理/ 副總經理 電腦 1 部（規(guī)格二）、電話 1 部 文件欄 1 個、文件夾 4 個、便箋 1 本； 集團管理制度匯編、集團通訊錄； 中性筆 1 支、高檔厚軟皮本 1 本、筆筒 1 個。員工在集團與公司，或公司間調動時，辦公用品移交手續(xù)參照第十一條規(guī)定辦理。 2. 禮品購置與管理 集團 舉行重大活 動、會議或業(yè)務招待需贈送禮品時，應經（副）總裁批準。財務部門根據入庫單建立臺賬； 集團各管理中心 申領禮品時，需由經辦人持已批準的報告，經集 團行政部 審核同意后 ，禮品保管員辦理出庫手續(xù)，經辦人簽名領用。 禮品保管員應定期盤存清點 禮品，對易損壞、有保質期限的禮品應提前提出處理意見，經集團行政管理中心負責人簽署意見 ， 報（副）總裁批準后及時處理。 （九） 公務手機使用及話費核報管理辦法 1. 總 則 為使集團員工公務手機使用及話費核報有所依循，特制定本辦法。 員工公務手機話費報銷程序： 各中心于每月 10 日前，以中心為單位