【正文】 員工公務(wù)手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷程序： 各中心于每月 10 日前，以中心為單位統(tǒng)一報(bào)銷。 禮品保管員應(yīng)定期盤存清點(diǎn) 禮品，對(duì)易損壞、有保質(zhì)期限的禮品應(yīng)提前提出處理意見，經(jīng)集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)人簽署意見 ， 報(bào)（副）總裁批準(zhǔn)后及時(shí)處理。 2. 禮品購(gòu)置與管理 集團(tuán) 舉行重大活 動(dòng)、會(huì)議或業(yè)務(wù)招待需贈(zèng)送禮品時(shí)，應(yīng)經(jīng)（副）總裁批準(zhǔn)。 副總裁秘書 中心總經(jīng)理/ 副總經(jīng)理 電腦 1 部（規(guī)格二）、電話 1 部 文件欄 1 個(gè)、文件夾 4 個(gè)、便箋 1 本； 集團(tuán)管理制度匯編、集團(tuán)通訊錄； 中性筆 1 支、高檔厚軟皮本 1 本、筆筒 1 個(gè)。 辦公用品購(gòu)置原則： 先調(diào)劑，后購(gòu)買。 資產(chǎn)使用人無論屬于何種因素離開現(xiàn)在崗位時(shí)，均須與資產(chǎn)管理人員（行政專員）辦理崗位資產(chǎn)移交或歸庫(kù)手續(xù)，如有資產(chǎn)要更換使用人，交接人和接收人雙方必須到資產(chǎn)管理人員（行政專員）處辦理轉(zhuǎn)移手續(xù)，雙方簽字確認(rèn)，嚴(yán)禁資產(chǎn)在未辦理任何手續(xù)的情況下隨人轉(zhuǎn)移。集團(tuán)行政管理中心辦公室資產(chǎn)管理人員負(fù)責(zé)集團(tuán)總部和各項(xiàng)目公司的資產(chǎn)管理工作，各項(xiàng)目公司行政管理部門資產(chǎn)管理人員負(fù)責(zé)本公司的資產(chǎn)管理工作，集團(tuán)的其它各職能部門、各項(xiàng)目公司其它部門均應(yīng)指定專人兼職負(fù)責(zé)本中心（ 部門）的資產(chǎn)管理工作，對(duì)本中心（部門）有關(guān)財(cái)產(chǎn)進(jìn)行管理、檢查，并及時(shí)向本部門負(fù)責(zé)人和行政管理部門資產(chǎn)管理人員匯報(bào)有關(guān)財(cái)產(chǎn)的管理情況，集團(tuán)行政管理中心可隨時(shí)安排專人抽查各中心、各公司資產(chǎn)管理、使用情況。 （六 ） 固定資產(chǎn)、低值易耗品管理辦法 1. 總 則 為規(guī)范固定資產(chǎn)、低值易耗品的管理，提高資產(chǎn)利用效率，特制定本辦法。 凡涉及與企事業(yè)單位之間的合同資料，須以合同協(xié)議為依據(jù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行報(bào)送和接收。每年在規(guī)定的時(shí)間內(nèi) 1 月 1 日至 3 月 15 日接受年度檢驗(yàn)，并提交年度檢驗(yàn)報(bào)告書、年度資產(chǎn)負(fù)債表和損益表、《企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照》副本。 內(nèi)部電話可列出辦公、手機(jī)、電郵、 號(hào)碼，家庭及家庭成員電話不予公布。 集團(tuán)各中心、各部門 外部電話：應(yīng)留存工作中長(zhǎng)期聯(lián)系使用的重要聯(lián)系人（單位）的電話號(hào)碼由部門 文員匯總，每月 25 日向行政管理中心報(bào)送一次，行政管理中心每月 1日公布一次外部電話號(hào)簿。 5. 印章的封存、遺失 印章的封存 集團(tuán)各中心或公司因名稱變更或機(jī)構(gòu)撤銷時(shí)，其所刻制的印章相應(yīng)停止使用，交由集團(tuán)檔案室封存。 各 項(xiàng)目公司印章如 涉及重大招投標(biāo)、經(jīng)濟(jì)合同、工程 款支付，向政府部門印發(fā)文件的，須報(bào) 總裁、董事長(zhǎng)審批后用印。 部門章：是代表集團(tuán)各中心，用于重大事項(xiàng)對(duì)內(nèi)發(fā)文使用的刻有集團(tuán)各中心名稱的印章；各項(xiàng)目公司下設(shè)部門無需印章。 發(fā)布： 文件蓋章后，由辦公 室按照文件內(nèi)容要求發(fā)布到相關(guān)部門并簽收。 承辦：辦公室根據(jù)擬辦意見送相關(guān)部門或相關(guān)人員予以 辦理。 集團(tuán)各中心 一般只在集團(tuán)內(nèi)行文，不對(duì)外發(fā)文。印發(fā)日期以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。標(biāo)題分行排列時(shí)注意不要把各行上下對(duì)齊排成等長(zhǎng)。 三、批準(zhǔn)和解釋 本制度由 山東 名嘉集團(tuán)董事長(zhǎng) 批準(zhǔn)后生效； 本制度由山東名嘉集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)解釋。 附件： 附件在正文下空一行左空兩字，用 4 號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。 收文管理： 集團(tuán)收文均由集團(tuán)行政管理中心指定文員負(fù)責(zé)接收、登記、拆封、傳遞、跟蹤、催辦、反饋、建檔。 傳遞：文件登記、編號(hào)后，填寫《來文處理單》（見附件 MJXZ001），并將所接收的文件附 在處理單后，及時(shí)送行政管理中心負(fù)責(zé)人 擬辦。文件起草完畢后，應(yīng)填寫《發(fā)文會(huì)簽單》（見附件： MJXZ002） 核稿：行政管理中心負(fù)責(zé)人 應(yīng)對(duì)發(fā)文的文字部分進(jìn)行審核，并根據(jù)發(fā)文內(nèi)容提出會(huì)簽意見；涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的應(yīng)交集團(tuán)財(cái)務(wù) 管理中心負(fù)責(zé)人 審核。 密級(jí)的確定 公文的密級(jí)由起草人擬定，由簽發(fā)人簽發(fā)文 件時(shí)確定。 單獨(dú)設(shè)置保險(xiǎn)柜保存印章，一組鑰匙，由集團(tuán)指定兩人共同負(fù)責(zé)。 用印登記 由印章保管人按照不同印章分別登記《印章使用登記表》（見附件 MJXZ005），具體登記項(xiàng)目有：用印時(shí)間、編號(hào)、部門、內(nèi)容、數(shù)量、經(jīng)辦人姓名、批準(zhǔn)用印人姓名及蓋印人姓名等。 印章使用人必須按程序履行相關(guān)手續(xù)，印章保管人在手續(xù)未 完備前不得加蓋公章。 B 類收錄范圍：非工作城市或現(xiàn)工作城市但因工作性質(zhì)聯(lián)系較少，過去聯(lián)系 密切，但因?yàn)楦鞣N原因現(xiàn)在聯(lián)系較少的單位和個(gè)人的聯(lián)系電話。 領(lǐng)用電話號(hào)簿須辦理領(lǐng)用手續(xù)，降職、離職時(shí)須及時(shí)向行政管理中心歸還電話號(hào)簿。填報(bào)《組織機(jī)構(gòu)代碼年檢登記表》，提交《組織機(jī)構(gòu)代碼證》正、副本。 經(jīng)辦人員對(duì)已由相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)核準(zhǔn)的文件資料，交集團(tuán)公司或職能部門負(fù)責(zé)人 審批，報(bào)集團(tuán)（副）總裁、董事長(zhǎng)簽批后，方可向外單位報(bào)送，如需蓋章，須根據(jù)集團(tuán)《印章管理 規(guī)定 》中規(guī)定的使用權(quán)限和流程加蓋印章后向外單位報(bào)送。 采購(gòu)辦法分為比價(jià)議價(jià)采購(gòu)、招標(biāo)采購(gòu)二種。 資產(chǎn)管理人員負(fù)責(zé)資產(chǎn)及使用情況的日常管理，每月定期檢查資產(chǎn)的使用和維護(hù)情況，并對(duì)庫(kù)存的資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，更新 《固定資產(chǎn)臺(tái)賬》（見附件 MJXZ012） ；各中心 /部門資產(chǎn)管理人員對(duì)本中心 /部門資產(chǎn)進(jìn)行日常管理，由資產(chǎn)管理人員 進(jìn)行抽查，查出問題追究相關(guān)負(fù)責(zé)人的責(zé)任。 本辦法規(guī)定的所有資產(chǎn)，使用人不得侵占、私用，違者按購(gòu)置價(jià)的 5 倍罰款；資產(chǎn)使用人換崗時(shí)，在未辦理任何手續(xù)的情況下將資產(chǎn)隨 人轉(zhuǎn)移的，每次罰款 50 元。各項(xiàng)目公司可視實(shí)際情況按月申請(qǐng)和采購(gòu)辦公用品。 計(jì)算機(jī)配置標(biāo)準(zhǔn)： 規(guī)格一：筆記本，標(biāo)準(zhǔn) 45005000 元 規(guī)格二：筆記本，標(biāo)準(zhǔn) 40004500 元 規(guī)格三：有圖形處理需求、使用高系統(tǒng)資源消耗軟件的部門如工程技術(shù)、策劃、信息管理的相關(guān)崗位，均配置 Intel CPU、獨(dú)立顯卡、 2G4G 內(nèi)存的計(jì)算機(jī)，標(biāo)準(zhǔn)35004000 元的臺(tái)式計(jì)算機(jī) 規(guī)格四： AMD CPU 、 2G 內(nèi)存、集成顯卡臺(tái)式計(jì)算機(jī)，標(biāo)準(zhǔn) 30003500 元 總體要求：采購(gòu)品牌為自帶正版微軟操作系統(tǒng)的 HP 或聯(lián)想，在《信息管 理制度》下發(fā)后，計(jì)算機(jī)將由集團(tuán)統(tǒng)一招標(biāo)采購(gòu)和下發(fā)。 禮品采購(gòu)參照集團(tuán)采購(gòu)相關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格執(zhí)行詢價(jià)、議價(jià)或招投標(biāo)程序。 4. 罰 則 財(cái)務(wù)部 門應(yīng)每月定期對(duì)集團(tuán)辦公室 庫(kù)存禮品進(jìn)行盤點(diǎn)，禮品保管員因工作疏忽造成帳實(shí)不符，發(fā)現(xiàn)一次處以 50100 元罰款，造成損失的應(yīng)賠償損失。 享受話費(fèi)報(bào)銷的員工必須 24 小時(shí)（含假期）開機(jī)。每年度末由集團(tuán)企管部根據(jù)本 年度手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷情況 ，調(diào)整下一年度手機(jī)話費(fèi)報(bào)銷崗位和標(biāo)準(zhǔn)，報(bào)集團(tuán)（副）總裁批準(zhǔn)后執(zhí)行。 各公司禮品由各公司行政管理部門在集團(tuán)辦公室按上述程序統(tǒng)一領(lǐng)用，各公司下屬各部門領(lǐng)用禮品時(shí)，禮品保管員應(yīng)嚴(yán)格按程序辦理入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)，財(cái)務(wù)予以監(jiān)督管理。 辦公用品因人為損壞、遺失的，由領(lǐng)用人賠償。 辦公用品購(gòu)回后，采購(gòu)人員須將實(shí)物及票據(jù)同時(shí)交資產(chǎn)管理人員（行政專員）辦理驗(yàn)收、登記、入庫(kù)手續(xù)，進(jìn)行入庫(kù)數(shù)量登記，建立明細(xì)檔案，參與驗(yàn)收工作的資產(chǎn)管理人員出具入庫(kù)單后，方可履行報(bào)銷手續(xù)。 2. 辦公用品的購(gòu)置 辦公用品實(shí)行統(tǒng)一采購(gòu)、統(tǒng)一配置。 資產(chǎn)維修程序（房產(chǎn)維修按《工程維修管理辦法》辦理）： 資產(chǎn)發(fā)生損壞時(shí)，使用人應(yīng)填寫《資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》，報(bào)資產(chǎn)管理人員； 資產(chǎn)管理人員根據(jù)《資產(chǎn)維修申請(qǐng)表》，進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查、分析，找出原因，界定責(zé)任，提出維修意見； 損壞責(zé)任界定后，如需一定費(fèi)用，資產(chǎn)管理 人員必須將結(jié)果報(bào)本部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)有資金使用審批權(quán)人審批后維修。 單價(jià) 50 元以上（含）且單次購(gòu)置總價(jià)達(dá) 500 元以上的低值易耗品參照固定資產(chǎn)詢價(jià)采購(gòu)方式購(gòu)置；如單次購(gòu)置總價(jià) 500 元（含）以內(nèi)，單價(jià)在 50 元以下可以通過選擇信譽(yù)好、質(zhì)量?jī)?yōu)的供貨商按前次詢價(jià)結(jié)果送貨，通知送貨前應(yīng)電話了解市場(chǎng)行情是否有大的變動(dòng)，如有變動(dòng)應(yīng)重新詢價(jià)；如單次購(gòu)置單價(jià)在 50 元以下不常用的或零星物品，可以采取議價(jià)的方式購(gòu)置。 4. 資料報(bào)送、接收的 要求 如合同一方要求另一方對(duì)其提供的書面資料內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)的，雙方同意以共同協(xié)商并簽訂《確認(rèn)書》的形式進(jìn)行確認(rèn)，《確認(rèn)書》內(nèi)容按合同管理規(guī)定審批，并作為合同附件管理，對(duì)雙方發(fā)生法律效力。 （五） 資料報(bào)送、接收管理辦法 1. 總 則 為加強(qiáng)集團(tuán)公司資料管理，規(guī)范員工在資料報(bào)送、接收中的職務(wù)行為，嚴(yán)格資料報(bào)送、接收的程序要求，確保資料報(bào)送、接收工作合法、真實(shí)、完整和及時(shí)，規(guī)避因資料報(bào)送、接收工作不當(dāng)給集團(tuán)經(jīng)營(yíng)管理帶來各種風(fēng)險(xiǎn)，特制定本辦法。 檔案管理員負(fù)責(zé)公司登記、變更登記、公司注銷、證照年檢資料及證照（正、副本）的管理，并登記存檔。 第三順序：政府機(jī)關(guān)按黨委、人大、政府、政協(xié)及各部、委、辦、局辦公及負(fù)責(zé)人電話序列編排；企業(yè)按照工業(yè)類別（如房地產(chǎn)企業(yè)、管理咨詢企業(yè)、建材企業(yè)等）序列編排辦公及負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話；銀行按銀行類別（如建設(shè)銀行、工商銀行、信用社等）辦公及負(fù)責(zé)人聯(lián)系電話序列編排。 8. 附則 本規(guī)定由集團(tuán)行政管理中心負(fù)責(zé)解釋，自下發(fā)之日起執(zhí)行。 財(cái)務(wù)章的使用范圍： 財(cái)務(wù)專用章僅限于對(duì)外開具收據(jù)以及支票、匯票等銀行票據(jù)； 發(fā)票專用章僅限于對(duì)外開具發(fā)票。交接人員簽字，辦公室負(fù)責(zé)人監(jiān)督交接并 簽字認(rèn)可后備存。 （二 ） 印章管理規(guī)定 1. 總 則 為規(guī)范集團(tuán) 各類印章管理，規(guī)避營(yíng)運(yùn)風(fēng)險(xiǎn)，制定本規(guī)定。 各職能部門和各公司發(fā)文程序 起草： 集團(tuán)各職能部門和各公司發(fā)文按文 件屬性指定經(jīng)辦部門、指定專人起 草。 建檔： 文件反饋后， 集團(tuán)行政管理中心辦公室必須對(duì)收文進(jìn)行分類建檔，并按時(shí)向檔案管理科移交 。同時(shí)，檢查文件是否有未裝訂、缺頁(yè)或手續(xù)不全等差錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向發(fā)文單位查詢，予以彌補(bǔ)。 主題詞：主題詞用 4 號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用 4 號(hào)宋體字；詞目之間空一字。 3. 公文格式 公文格式除遵循不同文種的書寫格式要求外，還應(yīng)遵循以下規(guī)定： 紙張：公文一律采用 A4 打印紙，公文中圖文的顏色為黑色。 發(fā)文：主要指集團(tuán)或集團(tuán)各中心、各項(xiàng)目公司的請(qǐng)示、報(bào)告、函、通知、批復(fù)、通報(bào)、決定、會(huì)議紀(jì)要、規(guī)章制度等。當(dāng)聯(lián)合行文需要加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開；主辦部門印章在前，兩印章互不相交或相切。 相關(guān)部門接收文件應(yīng)及時(shí)在《公文簽收單 》（見附件 MJXZ003） 上簽名，接收電子郵件和傳真，如有回執(zhí)的，按回執(zhí)要求回復(fù)發(fā)文單位。 催辦： 集團(tuán) 行政管理中心辦公室按要求對(duì)沒有反饋結(jié)果的承辦部門 及時(shí)催辦，收到文件辦理結(jié)果后，應(yīng)及時(shí)向行文單 位予以反饋，并做好反饋記錄。 對(duì)外發(fā)文的要使用《對(duì)外發(fā)文會(huì)簽單》（ MJXZ026） 建檔： 文件發(fā)布后，必須 按檔案管理辦法進(jìn)行分類建檔，按規(guī)定時(shí)間移交至行政管理中心檔案室 。 6. 罰 則 文件承辦部門或經(jīng)辦人未按規(guī)定收發(fā)文及辦復(fù) 或因責(zé)任心不強(qiáng)造成文件損壞丟失的，集團(tuán)行政管理中心 應(yīng)及時(shí)查明原因，并對(duì)責(zé)任人處以 50— 200 元的罰款，造成損失的應(yīng)賠償損失；違反本辦法其他規(guī)定的，按集團(tuán)相關(guān)規(guī)定予以處理。交接工作時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格辦理交接手續(xù)，登記交、管印起止日期、管理印章類別及數(shù)量。 各公司公章的使用范圍： 用于對(duì)內(nèi)、對(duì)外發(fā)送的公文、財(cái)務(wù)報(bào)表； 對(duì)外簽訂的各類合同； 向工商、稅務(wù)、統(tǒng)計(jì)等行政主管部門報(bào)送的有關(guān)材料； 對(duì)外聯(lián)絡(luò)、宣傳、協(xié)調(diào)及經(jīng)濟(jì)、業(yè)務(wù)往來的相關(guān)材料； 董事長(zhǎng)、（副）總裁批準(zhǔn)的其他用途。 印章使用批準(zhǔn)人違反本規(guī)定批準(zhǔn)使用印 章，給集團(tuán)造成不良影響或經(jīng)濟(jì)損失的，按有關(guān)規(guī)定予以處罰，并責(zé)令其賠償損失。 第二順序：在同一城市中，按黨政機(jī)關(guān)、企業(yè)、銀行序列編排號(hào)簿。 公司設(shè)立、變更、和注銷登記等工作涉及法律事務(wù)的，應(yīng)由法務(wù)員審核，并協(xié)助辦理。 因管理不善，造成證照遺失的，當(dāng)事人應(yīng)賠償補(bǔ)辦證照相關(guān)費(fèi)用，并按《檔案管理辦法》有關(guān)條款處罰。 在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中，任何一方送達(dá)的須我方證明或確認(rèn)的一切資料（包括合同各方之間的申請(qǐng)、批準(zhǔn)、確認(rèn)、同意、決定、核實(shí)、通知、任命、指令或表示同意、否定等書面資料），我方工作人員必須對(duì)照工作職責(zé)范