【正文】 鞋以免異味充斥房間，客戶沒有進(jìn)門之前先嗅到了味道，你說會(huì)有什么感覺。 如來賓需要特殊的服務(wù)如：長(zhǎng)話、播放錄像、加餐、用餐時(shí)點(diǎn)酒點(diǎn)煙等要與前臺(tái)說明，來賓自己結(jié)算，會(huì)務(wù)組概不負(fù)責(zé)，如果能形成文字就更好。 B會(huì)務(wù)組資料內(nèi)容：接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會(huì)務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時(shí)刻表；因?yàn)橛械目蛻魠⒓訒?huì)議時(shí)候，把資料忘到房間了，就隨手在領(lǐng)一份，服務(wù)人員總不能說，你回去拿去吧，我們這里不夠了；同時(shí)會(huì)議完畢之后一些意向客戶可能要帶回去一些資料擴(kuò)大宣傳，我們沒有帶來，結(jié)果回到總部后想發(fā)過去的時(shí)候，對(duì)方也可能就沒有會(huì)議那份激情了，因?yàn)槲覀兊恼猩虝?huì)大都是在外地開的，在公司本地開的機(jī)會(huì)比較少。 招商會(huì)的第一步是解決客戶的來源問題，第二步就是為招商會(huì)的召開準(zhǔn)備資料和審核課程，有人可能疑問我們?yōu)槭裁窗哑綍r(shí)認(rèn)為很簡(jiǎn)單的資料準(zhǔn)備和課程單獨(dú)提出來自成一章，這個(gè)疑問有好多人有，那么這也是有的公司招商成功有的不成功的內(nèi)在原因之一，我們說過，招商會(huì)的過程就好像一個(gè)拼裝極品賽車的過程，任何一個(gè)小細(xì)節(jié)都不能失誤，例如招商會(huì)的資料，有40人參加，一般帶45份就夠了，而我們一般帶60多份，為什么，因?yàn)楹芏嘤幸庀蚩蛻艋厝ゾ鸵_展工作，資料結(jié)果沒有帶夠，等回到公司在發(fā)過去，日子估計(jì)也過去半個(gè)月了，半個(gè)月有很多意外可以發(fā)生的。有些航班或車次經(jīng)常出現(xiàn)晚點(diǎn)，所以最好安排站內(nèi)接站人員長(zhǎng)時(shí)間等候；詳細(xì)游覽接站組工作職責(zé)。 五、 資料的傳真與郵寄發(fā)放比如說別的經(jīng)銷商成交的金額，打款的階段等等。 在接聽招商電話時(shí)，首先是聆聽，聽清楚對(duì)方要問什么，關(guān)心什么，再能對(duì)癥解答，不要搶話，語言要言簡(jiǎn)意賅，突出重點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)?！?三、 會(huì)前費(fèi)用預(yù)算：把各個(gè)能想到的提前預(yù)支，尤其是當(dāng)著客戶的面不能透露消息和讓客人感覺公司很斤斤計(jì)較，招商會(huì)有時(shí)候需要打腫臉充胖子。 類似大型噴繪或條幅的布置事先要考慮好懸掛或粘貼方式并提前兩天布置完成。引導(dǎo)牌的制作可由酒店方協(xié)助，布置由酒店完成或協(xié)助。 B在當(dāng)?shù)乇容^知名：會(huì)場(chǎng)不一定要有特別高的檔次，但一定要在當(dāng)?shù)匦∮忻麣猓挥袝r(shí)候特別高的檔次反而會(huì)起到反作用，因?yàn)橥顿Y者越來越明白羊毛出在羊身上的道理，過渡的檔次會(huì)使他們產(chǎn)生疑惑：這樣鋪張的公司能真正的兌現(xiàn)他們的服務(wù)承諾嗎？ 發(fā)布時(shí)間：發(fā)布時(shí)間不能與會(huì)議時(shí)間相距太久，也不能太近。 一、 招商會(huì)結(jié)束來賓的撤離與返程安排 七、 溝通組的工作流程 五、 工作人員提前進(jìn)駐會(huì)場(chǎng) 三、 會(huì)前費(fèi)用預(yù)算（需要各個(gè)部門配合完成） 職責(zé)和分工的細(xì)化是招商會(huì)成功的基礎(chǔ)。 四、 接聽電話的技巧 招商會(huì)運(yùn)作期： 八、 主持人的工作流程 二、 會(huì)務(wù)組撤離酒店注意事項(xiàng)（需要配合完成） 發(fā)布注意事項(xiàng)：內(nèi)文一定要反復(fù)校對(duì)，以免出錯(cuò)；發(fā)布版面一定要選擇效果好的版面，另外版面設(shè)計(jì)一定要有沖擊力，即使與其它小廣告擠在一起出能清晰的分辨出廣告的位置；招商內(nèi)容主題突出，一目了然；咨詢電話到少留兩部以上，確保每個(gè)咨詢者能充分了解招商內(nèi)容。 C具備同時(shí)開會(huì)、住宿、就餐的條件：根據(jù)不同的會(huì)議規(guī)模選擇不同的會(huì)議地點(diǎn)。 D會(huì)場(chǎng)的布置：為了增加會(huì)場(chǎng)內(nèi)的氣氛，條幅、海報(bào)、招帖是必不可少的。每一個(gè)接聽招商電話得人必須正式填寫招商電話接聽表，詳細(xì)填寫各個(gè)項(xiàng)目，由商務(wù)拓展部每天匯總一次。 對(duì)方如果詢問招商信息，就直接轉(zhuǎn)到商務(wù)部，如果幾個(gè)內(nèi)線沒有人接聽，行政助理要詢問對(duì)方：“你好，他現(xiàn)在不在，你能否留下你的聯(lián)系方式，等他回來后我轉(zhuǎn)達(dá)給他，讓他直接打電話給您”。 超過自己范圍的事件不要輕易作出承諾，一定要留有余地，以便讓上級(jí)有回旋余地，但是在自己職權(quán)范圍以內(nèi)的事情要大膽拍板，避免給對(duì)方以羅嗦的印象。 資料發(fā)放的種類：邀請(qǐng)函、招商書、招商政策、產(chǎn)品彩頁，如有嘉賓需發(fā)請(qǐng)柬。 資料發(fā)放的注意事項(xiàng)： 來賓出發(fā)前再進(jìn)行一次電話溝通，確定中途方式到達(dá)時(shí)間是否安排接站，并再次強(qiáng)調(diào)會(huì)場(chǎng)地址及乘車路線。 C溝通組資料內(nèi)容：來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，會(huì)務(wù)組成員通訊錄（人手一份），招商書，各級(jí)經(jīng)銷商合同，運(yùn)營(yíng)手冊(cè)VI手冊(cè)七本及相關(guān)資料；負(fù)責(zé)會(huì)議接待、登記、會(huì)議資料的發(fā)放、各個(gè)住宿房間的安排及會(huì)場(chǎng)的整理、各個(gè)成員的分組、突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。如：會(huì)場(chǎng)組人員在沒有課程時(shí)可協(xié)助業(yè)務(wù)組談判或會(huì)務(wù)組工作。 對(duì)授課人的表達(dá)能力及語言習(xí)慣充分了解，如不具備我方要求及時(shí)調(diào)整或更換。 設(shè)計(jì)備講主題與備講人，以防突然情況發(fā)生。 四、會(huì)前動(dòng)員會(huì)及各小組工作流程演練提前預(yù)約賓館進(jìn)行各種條幅和導(dǎo)引牌的制作，會(huì)務(wù)組房間盡量安排在電梯口旁邊，如果靠里面，那么在顯眼的墻壁上貼上一個(gè)指示牌。 招商會(huì)的細(xì)節(jié)籌備很關(guān)鍵，瑣碎而繁雜，慢慢要形成一個(gè)程序和章法，并且根據(jù)不同的環(huán)境來進(jìn)行有目的的變化，這個(gè)看似不起眼環(huán)節(jié)其實(shí)是招商會(huì)成功的鋪墊。 以前我有的朋友自己一個(gè)人組織一個(gè)小型招商會(huì)，有板有眼，結(jié)果一到大型的招商會(huì)，三個(gè)和尚卻沒有水喝了，因?yàn)榇蠹叶加袀€(gè)依靠，工作交叉的地方又很多，分工很重要，很多企業(yè)都在說分工協(xié)作的問題，但是當(dāng)你招商會(huì)失誤之后，分析總結(jié)的時(shí)候，看到的都是具體的問題，其實(shí)會(huì)議的總指揮至關(guān)重要，而他的重要就體現(xiàn)在分工的科學(xué)把控和過程查漏補(bǔ)缺，而不是“指揮”，總指揮就是最大的救火隊(duì)員，在會(huì)議的進(jìn)行中，足球的運(yùn)動(dòng)中，戰(zhàn)術(shù)的安排和貫徹落實(shí)的程度以及切實(shí)的變化決定了會(huì)議的直接結(jié)果，所以每一個(gè)部門的分工就是場(chǎng)前戰(zhàn)術(shù)的意圖體現(xiàn)。并與服務(wù)部門詳細(xì)說明如何配合。 登記處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物品。 提前向前臺(tái)領(lǐng)取客房鑰匙，為來賓省去復(fù)雜的登記過程。 來賓到達(dá)時(shí)熱情接待，詳細(xì)詢問并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認(rèn)。 提醒客人將貴重物品妥善保管。 本地的來賓要對(duì)其進(jìn)行指引，告知會(huì)務(wù)組、會(huì)場(chǎng)、衛(wèi)生間的具體位置。 三、 接站組的工作流程（需要配合完成） 在登記組將到會(huì)名單提供后，在第一時(shí)間內(nèi)將名單進(jìn)行分組。 會(huì)前將有意向來賓的情況進(jìn)行充分了解，如果有可能最好事前先溝通。 對(duì)準(zhǔn)備簽約的來賓先重點(diǎn)突破，促其形成帶頭作用。 八、 主持人的工作流程 用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來賓，引導(dǎo)來賓就坐。 對(duì)餐廳前臺(tái)人員說明，煙、酒、加餐等只能通過會(huì)務(wù)組專人進(jìn)行安排，客人如自行安排會(huì)務(wù)組概不負(fù)責(zé)。 會(huì)務(wù)組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準(zhǔn)備些牛奶或點(diǎn)心充饑，確保工作人員充沛體力。 十二、 員工的合理休息會(huì)議后期有六項(xiàng)重點(diǎn)工作，也是環(huán)環(huán)相扣，疏一不可。會(huì)議開完了，總結(jié)是關(guān)鍵，因?yàn)闀?huì)后看會(huì)議，一定會(huì)看出很多不足，會(huì)后總結(jié)那個(gè)企業(yè)或者公司都會(huì)做，但是作的效果不一樣，有幾個(gè)關(guān)鍵需要注意。我在**年招商的時(shí)候，安徽的一個(gè)客戶過來，是一個(gè)老教師，在聊家常的時(shí)候，他說他兒子要考某個(gè)名牌大學(xué)的MBA（我們公司所在的城市）,缺少門路或者考題，問我可不可以問問，正好我的一個(gè)朋友在那所學(xué)校里讀博士，我就說我可以幫他看看，看是否能夠提供幫助，說實(shí)話，他當(dāng)時(shí)表示感謝的時(shí)候都不相信我真的會(huì)給他去辦理，僅僅是抱個(gè)希望罷了，會(huì)議完畢之后，他也沒有簽約，第四天我和他通電話，他很意外的，我把我了解的情況全部告訴他，并且說了萬一考試的時(shí)候有什么需求，也可以來找我，無論我們有沒有業(yè)務(wù)的合作，我都會(huì)盡力幫忙，最后他雖然沒有做，但是我們的安徽客戶就是他給極力推薦并促成的，所以會(huì)議完畢后的溝通由頭很關(guān)鍵