【正文】 月25日工程部各班組須將剩余和回收材料填寫退料單、領(lǐng)料單，交倉管員入賬，工程部、管理處行政人員每月不定期抽查并核實用料。 倉庫管理 倉庫物品應(yīng)擺放整齊，由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放； 物品應(yīng)分名別類，在物品前掛上物品標簽卡； 倉庫除倉管員外，無特殊情況其他人員不準入內(nèi)； 倉庫應(yīng)通風良好，做好防鼠、防潮等措施，定期投放鼠藥，對易腐爛、發(fā)霉的物品應(yīng)定期晾曬； 倉庫內(nèi)的機械設(shè)備應(yīng)定期保養(yǎng)上油； 倉庫內(nèi)應(yīng)擺放足夠的滅火器； 倉庫內(nèi)應(yīng)做好安全用電管理，不準在倉庫內(nèi)進行加工、烹調(diào)等作業(yè)，必須做到人走燈關(guān)； 倉庫內(nèi)應(yīng)做好防范措施，門、窗、鎖保持完好； 倉管員休息或不在崗位時，應(yīng)將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當值主管，在此期間如需領(lǐng)用物品須有兩人同往，并做好登記記錄。. 物品出倉：《請購單》中申購的物品；必需的辦公用品。 行政助理接到核準后的《請購單》后，應(yīng)密切跟進交貨事宜，并及早做好相關(guān)的收貨準備工作。，仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經(jīng)理批準。 采購審批權(quán)限按《廣州新世界物業(yè)管理有限公司財務(wù)審批權(quán)限》執(zhí)行。倉存金額最高限額在10,000元內(nèi)，零星或補儲備倉的采購每月的次數(shù)不超過（含）三次。 職責，并負責倉庫管理作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。，在歸檔時必須附有損壞報告。 資產(chǎn)管理部門責任負責按照規(guī)定辦理資產(chǎn)的增加、轉(zhuǎn)移、報廢、減少、盤點等組織、登記手續(xù)，并對資產(chǎn)進行必要的維護安排。其中，單位價值在RMB2000以上（含RMB2000元）的資產(chǎn)，屬固定資產(chǎn)類，財務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為A類資產(chǎn)；單位價值在RMB2000元以下的資產(chǎn)，屬非固定資產(chǎn)類，財務(wù)軟件系統(tǒng)中劃分為H類資產(chǎn)?！队≌律暾埵褂昧鞒獭忿k理蓋章手續(xù)。6 文件格式的管理規(guī)定 適用對象本規(guī)定適用于公司/管理處所有對內(nèi)和對外文件，包括打印版本和手寫版本的文件。2） 頁號數(shù)的字體：宋體，9號。5 表格格式的管理規(guī)定 適用范圍（“廣州新世界物業(yè)管理有限公司”）及公司轄下各管理處、各部門所使用的表格。2）檔案原件外借期一般不得超過一個月。由各管理處指定專人負責，根據(jù)文件的內(nèi)容和重要性，界定文件的存放期限和處理方法，例如：，集中銷毀，并做好注銷的登記手續(xù)，包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人（管理處主任/物管公司經(jīng)理）等；、但不是經(jīng)常使用的文件，按類別進行釘裝、打包，集中存放到另外指定的位置上； 檔案管理 文件的移交、具有保存價值的文件材料應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室，具體移交期限如下：、合同、及其他法律文件，應(yīng)在辦妥后一周內(nèi)由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。傳閱并簽名后的文件，交回歸檔。 發(fā)件 起草：由需要發(fā)件的部門/管理處起草文件。3 收發(fā)文及檔案管理 文件定義：證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發(fā)出的電子郵件等文件。，公司/管理處有權(quán)依據(jù)勞動法有關(guān)規(guī)定即時解除與員工的勞動合同，且不給予任何經(jīng)濟補償；造成公司損失的，公司/管理處有權(quán)要求員工賠償。 員工保密的義務(wù)，不得以任何手段或方式向第三方披露公司/管理處有關(guān)保密資料。 保密文件的傳遞，并須于信封面注明發(fā)件人及收件人姓名，交由公司/管理處內(nèi)的特別指定人送往。 保密的范圍 本規(guī)定所指保密的范圍是指未經(jīng)許可不能向他人透露的涉及公司/管理處各方面運作的所有信息資料，包括商業(yè)秘密、技術(shù)信息、業(yè)主資料、經(jīng)營信息及公司/管理處認定為秘密的其他資料。依照公司《檔案管理制度》建立管理處檔案管理工作程序；管理好物管公司的所有文檔資料；匯報管理處的檔案管理情況，并提出優(yōu)化改進建議；印章/用章管理制定公司《印章管理規(guī)定》、《申請蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程；監(jiān)督、實施公司印章、蓋章及其他相關(guān)制度和流程；審批各管理處刻制管理處印章申請；嚴格執(zhí)行《印章管理規(guī)定》、《申請蓋章管理規(guī)定》及其他相關(guān)制度和流程；按工作需要申請刻制管理處印章，并妥善保管；資產(chǎn)采購及管理制定公司《資產(chǎn)管理制度》、嚴格要求實施資產(chǎn)管理和資產(chǎn)保全工作；指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查各管理處的資產(chǎn)管理工作；在各管理處之間合理調(diào)配各類資產(chǎn)，組織執(zhí)行資產(chǎn)轉(zhuǎn)移工作；制定資產(chǎn)采購流程及相關(guān)應(yīng)用表格；按照行政采購審批權(quán)限實施物管公司的資產(chǎn)采購工作；公司本部資產(chǎn)的日常維護管理。執(zhí)行物管公司行政管理制度；匯報管理處行政手冊的執(zhí)行情況及提出改進建議。2）行政文件的收集、發(fā)放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。1）管理體系文件的發(fā)放管理。三、資源部與管理處行政具體業(yè)務(wù)管理的工作描述：事務(wù)類型資源部管理處行政行政規(guī)章制度起草公司及管理處行政管理制度；執(zhí)行公司行政管理制度；監(jiān)督管理處執(zhí)行公司行政管理制度檢查、完善現(xiàn)行各項行政管理制度。檔案管理制定公司及管理處的《檔案管理制度》；負責公司及管理處的證照、合同、文件等重要檔案的集中管理；發(fā)揮檔案價值，保障檔案安全完整；監(jiān)督管理處檔案管理工作；組織實施公司本部檔案室盤點工作。 行政月報 半年度行政工作報告； 年度工作報告； 各類會議紀要；申報管理處年度行政預(yù)算行政工作制度及流程1 保密規(guī)定為了加強對公司/管理處信息資料的綜合保護，完善公司辦公室/管理處工作規(guī)程管理，現(xiàn)根據(jù)國家有關(guān)保密管理規(guī)定及勞動法規(guī)，結(jié)合公司/管理處運作之實際，特制定本規(guī)定。、未經(jīng)最后確定及公布的方案或計劃，草案人必須在有關(guān)的討論會議后立即回收，以避免草案或計劃外泄，造成公司方面不必要的負面影響。，應(yīng)當即時取回和保管好文件。，公司/管理處有權(quán)根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)進行處理與追究。 員工因謀求私利，參加業(yè)務(wù)單位請吃，影響公司形象者，將予警告和通報批評處理，屢犯者，將予辭退?！妒瘴牡怯洷怼?。 內(nèi)部傳閱收件人依據(jù)傳閱批示盡快傳閱，不應(yīng)拖延。 定期組織清理文件（每年的6月和12月）。1）原則上公司檔案原件不外借，但因工作需要必須外借的檔案原件（例如辦理公司年審所需資料等），可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》，交物管公司經(jīng)理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。 香港月報制度：每月28日前，各管理處以規(guī)定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。 頁號數(shù)的規(guī)則（適用于總頁數(shù)在1頁以上的表格；對于只有1頁的表格，不需加頁號數(shù)）：1） 頁號數(shù)內(nèi)容：第 頁，共 頁。凡未經(jīng)資源部公布的表格，均不發(fā)生效力。 職責：，負責印章日常保管、使用審批，并在休息時以面授權(quán)形式，將印章指定專人（人事行政）保管、使用審批。泛指使用期為1年以上（含1年）在公司及公司轄下各管理處使用的資產(chǎn)。在廣州新世界物業(yè)管理有限公司及轄下各管理處范圍內(nèi)，資產(chǎn)位置的改變并不構(gòu)成所有權(quán)的改變。 資產(chǎn)的處理資產(chǎn)的處理應(yīng)填寫《實物資產(chǎn)處理申請表》，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；如屬固定資產(chǎn)批準后交由財務(wù)部操作。 適用范圍適用于物管公司各管理處有形產(chǎn)品采購工作，供應(yīng)商管理及倉庫管理等。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。經(jīng)市場調(diào)查，固定供應(yīng)商無法供應(yīng)的、或在同等條件下固定供應(yīng)商的價格高時，臨時尋找的供應(yīng)商，采購品單價在300元（含）以上，或總價值在1,000元(含)，要求有3家或3家以上供應(yīng)商來進行比較、核價。，由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核，經(jīng)管理處主任批準后交行政助理統(tǒng)籌采購，價值在人民幣五百元以上，一律報公司資源部及總經(jīng)理批準。《請購單》經(jīng)核準后，如數(shù)量、金額發(fā)生變更尤其增加時，行政助理應(yīng)重新依權(quán)限報批。、財務(wù)人員、總經(jīng)理及業(yè)主的定期稽核監(jiān)督。 在次月1日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。 各部門內(nèi)部需領(lǐng)用物品時，由部門提出申請，報人事行政經(jīng)理批準后方可領(lǐng)用。具體參照“手機通信費用管理規(guī)定”。，可以向資源部提出申請，由資源部辦理。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將會受到公司的調(diào)查，公司將保留追究使用者相關(guān)責任的權(quán)利。 行政助理應(yīng)建立對講機的設(shè)備臺帳，及時掌握對講機的性能狀況及使用情況。 用對講機時應(yīng)先報崗位，然后講要找的崗位，再說具體事情；使用對講機時應(yīng)使用禮貌用語，要求別人辦事時應(yīng)多用“請”字，如“消防中心CALL巡樓保安，請即到層檢查號煙感”，接收人收到后應(yīng)回復(fù)“收到”或不清楚時說“請重復(fù)”，檢查后回復(fù)“巡樓保安CALL消防中心，檢查無火情，請復(fù)位”，“謝謝”。工程部每天已完成的任務(wù)單于當日中班19：00到客服部前臺回單。，立即回復(fù)客服部重新約定時間，客服跟進該單處理過程，但不再重新發(fā)單。 圖書借閱，先向行政助理查詢書籍明細，查出所需圖書的編號，再填寫借閱登記；，原則上圖書借閱一般不得超過三個月；因工作需要未能及時歸還的，須將其原因和現(xiàn)用人的情況通知行政助理，并由行政助理作出追蹤、登記工作；，保持圖書的整潔的完整，不得涂污及損壞；如有損壞或遺失，公司將酌情要求賠償。，保安部可統(tǒng)一不戴帽子；，保安部可根據(jù)天氣情況統(tǒng)一窒著其中一款，原則上以溫度攝氏22度為穿著標準，22度以上的統(tǒng)一穿秋裝，但一切視實際情況而定，各班組必須統(tǒng)一著裝；,只能在制服的腰線及褲頭部位標記員工工號以作識別。．1周一上午本部各部門以電郵形式申報本周用車計劃，交由前臺文員定出“公司車輛行程安排表”，以電郵形式通知本部所有員工。．4車輛需在指定加油站加油，由資源部統(tǒng)一支付油費。．11杜絕員工無證或未經(jīng)允許駕駛