電子文檔存檔規(guī)范ppt課件(更新版)
【正文】 子文件登記表 》 ：對“電子文件的軟硬件環(huán)境特征及軟件版本、電子文檔說明、電子文件形成單位信息和數(shù)據(jù)交接信息、電子文件名和文件題名”等信息進行著錄 載體外標簽：著錄載體外標簽需要的有關(guān)信息 軟件功能 對本文部分源電子文件能自動生成 PDF存檔格式 根據(jù)用戶著錄的信息形成《 電子文件登記表 》 、 《 載體外標簽 》 等附加文件 形成一套符合本要求的可瀏覽的成果地質(zhì)資料電子文檔 錄制 瀏覽 匯 交 \ 使 用 后臺控制： 按本《 格式要求 》的要求 按資料瀏覽使用的要求 匯交及 使用 《 格式要求 》 配套軟件應(yīng)用示意圖 歸類時，一般采用以下原則：根據(jù)成果地質(zhì)資料電子文檔的構(gòu)成和電子文件的內(nèi)容，確定電子文件歸屬的類別 為便于成果地質(zhì)資料電子文件的管理和匯交，將數(shù)據(jù)庫和軟件類以及多媒體類以外的電子文件分為源電子文件和存檔電子文件兩類，數(shù)據(jù)庫和軟件類以及多媒體類只有源電子文件一類 序號 類別 電子文件內(nèi)容 1 正文類 成果地質(zhì)資料全部正文。然后，再在工具條上找到 “ 與上一節(jié)相同 ” 的按鈕，并將其彈起來！此時，在虛框上面的 “ 與上節(jié)相同 ” 的字樣消失 在插入頁碼過程中，在 “ 頁碼對話框 ” 中點擊“ 格式 ” 按鈕，出現(xiàn)頁碼格式對話框 ， 在頁碼編排欄中不要選 “ 續(xù)前節(jié) ” 制作 Word文件的其它要求 為了便于 WORD文檔的雙面打印，制作時要設(shè)置 “ 對稱頁邊距 ” 《 格式要求 》 中沒有對 Word格式電子文件的版本做規(guī)定，因此，其版本信息必須在電子文件登記表中進行說明 制作 Excel文件的要求 使用 Excel制作附表類電子文件時，原則上不對表格做切割，不同冊的附表不能放在同一個 Excel文件（工作薄）中。因此使用 Excel制作附表，不需要使用標題命令來定義其表名，且一般情況下也不會出現(xiàn)續(xù)表 （二） 文本部分存檔電子文件（ .PDF格式）的制作 將文本部分源電子文件轉(zhuǎn)換為 PDF格式的存檔電子文件時，一般可以使用與本 《 格式要求 》 配套的制作與瀏覽驗收軟件來實現(xiàn)，用戶也可以使用其他方法進行轉(zhuǎn)換 推薦使用 Adobe公司的 Adobe Acrobat Professional （三） 附圖類存檔電子文件的制作 附圖類存檔電子文件采用下列 5種格式之一： 壓縮的 JPEG、 EPS（不分色，文字變曲線）、 GIF、PDF和 CCITT tiff g4。如報告的最終認定書 (決議書 )、驗收文件、審查 (評審批類審 )意見書等 3 附圖類 成果地質(zhì)資料中除文本部分插圖外的各種圖形文件 4 附表類 成果地質(zhì)資料中除文本部分插表外的各種表格文件 5 附件類 成果地質(zhì)資料所附的技術(shù)性或說明性文件。這里需要說明的是， 對于附圖類的源電子文件以及數(shù)據(jù)庫和軟件類電子文件的命名，并不是按照以上分類法進行命名的，而是根據(jù)制圖或建庫時的相關(guān)規(guī)范或自身的命名規(guī)則進行，即保持其原來制圖或建庫時所取的電子文件名 （一） 文本部分源電子文件的制作 本 《 格式要求 》 對文本部分源電子文件的格式原則上不作限制，但要求使用通用的文本文件格式
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