【正文】 導(dǎo)下努力做好新形勢下的行政辦公自動化工作。 （三 )轉(zhuǎn)變工作作風(fēng) ，提高了工作效率 使用行政辦公自動化系統(tǒng)軟件，不僅轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，而且提高了工作效率。以前辦理文件從登記、分類、承辦、分辦、簽批到轉(zhuǎn)發(fā)各部門，都是靠文秘人員手工操作和雙腳跑腿：把文件送到領(lǐng)導(dǎo)辦公 室，領(lǐng)導(dǎo)簽批后打電話給文秘人員再去取，文秘人員經(jīng)常是一個領(lǐng)導(dǎo)、一個領(lǐng)導(dǎo)辦公室地跑；學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)批示后再由工作人員把文件打印、復(fù)印、裝訂，然后再到每個辦公室去分發(fā)，既辛苦又耗人，既費時又費事。如果一份文件發(fā)到某單位或部門沒有及時處理，行政辦公系統(tǒng)文件流程上就體現(xiàn)出來了，是誰的責(zé)任一清二楚，不存在責(zé)任不清的問題。首先元月份在本部 (北院 )實施，剛實施階段，學(xué)院內(nèi)辦公業(yè)務(wù)實行紙質(zhì)文件和網(wǎng)上文件并行，各部門需要下發(fā)文件、通知及 公布其它信息，在上交紙質(zhì)公文原稿的同時，必須同步使用網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，按程序上傳待發(fā)的公文、信息等，否則，學(xué)院黨政辦公室將不予接收辦理。最初，我們也遇到了一些難題，有的老同志平時手寫文章習(xí)慣了，幾十年的老習(xí)慣要他一下轉(zhuǎn)變過來，在思想上確有一些想法，加之以前很少接觸計算機，所以有畏難情緒。下面就我院行政辦公自動化工作，談幾點做法和體會： 一、實施行政辦公自動化系統(tǒng)的做法 （一 )領(lǐng)導(dǎo)重視，是順利實施行政辦公自動化的有力保障 我院領(lǐng)導(dǎo)對這項工作十分重視：一是在年初的工作計劃中列入預(yù)算，投入專項資金約 3０萬元用于購買防火墻、辦公軟件和專用服務(wù)器等設(shè)備，并配置多臺計算機來滿足各個處室工作的需要，為實施行政辦公自動化奠定了物質(zhì)基礎(chǔ)。 12 截止 2020年 9月底，我校實施教育信息化、辦公自動化已有兩個多年頭了，現(xiàn)在我校各職能部門已全部實現(xiàn)了辦公自動化，辦公軟件的安裝也由最初的“送上門安裝”變 成了今天的“請上門安裝”，甚至有部分家住校外的教職工申請將辦公軟件安裝到家里；如今，我校已基本實現(xiàn)了教育信息化和辦公自動化。 三、前景展望 （一 )集成化、多媒體化與智能化 為了有效地進行決策、合作和及時實現(xiàn)信息共享，提高辦公效率和效能，在最大程度上發(fā)揮 OA的作用，使資源共享更便利，利用方式更自由，民主決策更科學(xué)，辦公自動化勢必向集成化、多媒體化和智能化方向發(fā)展，這是 OA發(fā)展的必然趨勢。筆者以為，辦公自動化環(huán)境下的“辦公室”概念有進行重新界定的必要。充分占有信息是進行科學(xué)管理的前提。 二、辦公自動化的實施成效 9 （一 )提高了工作效率 我校教育行政辦公系統(tǒng)開通后，優(yōu)化了現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整了管理體制和管理模式，大大提高了工作效率。針對學(xué)校教職工年齡差距大，計算機水平參差不齊的情況，我們采用了計算機基本操作培訓(xùn)和辦公自動化系統(tǒng)培訓(xùn)相結(jié)合的方式，合理安排時間，照顧到每個人，分期分批進行培訓(xùn)，并多次邀請省教育廳信息化辦的領(lǐng)導(dǎo)和軟件公司的技術(shù)人員來校為教職員工講課。 （二 )重視宣傳發(fā)動 辦公自動化建設(shè)必須早部署，早動員。根據(jù)我校的實踐來看 ,實施辦公自動化須具備一定的條件。 總之，辦公自動化是國內(nèi)外正在蓬勃發(fā)展的一門多學(xué)科的綜合性應(yīng)用技術(shù)，辦公 自動化建設(shè)是基礎(chǔ)性、長期性和經(jīng)常性的工作，其建設(shè)和應(yīng)用不僅是提高高校管理效率的重要途徑，而且是高校辦學(xué)水平和管理水平的標(biāo)志之一，是實現(xiàn)校園信息化的必然結(jié)果和時代發(fā)展不可逆轉(zhuǎn)的潮流。 5 （三 )增強了決策的科學(xué)性，擴大了學(xué)校影響力 首先，增強了決策的科學(xué)性。 我?！敖逃姓k公系統(tǒng)”開通后，優(yōu)化了現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整了管理體制和管理模式，體現(xiàn)在四個方面。其次，要走出去，請進來。該系統(tǒng)的 主要 特點是：集成性、開發(fā)快捷、實施容易、管理容易、機制完整、保有費用低、適應(yīng)大規(guī)模、跨部門的應(yīng)用、開放性。要充分認識建設(shè)是手段，是達到目標(biāo)的過程，而應(yīng)用是建設(shè)的原動力和目的，是檢驗建設(shè)成效的唯一標(biāo)準?！? 管理學(xué)的能級原理告訴我們，某一級管理機構(gòu)和管理者所能履行的功能應(yīng)與其 所處的能級相匹配。 當(dāng)前，我國高等教育正處于快速發(fā)展的黃金時期，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，教學(xué)、科研及行政事務(wù)的管理負荷和管理難度也相應(yīng)增加，為提高政務(wù)管理水平和資源使用效益，各高校正在紛紛引進辦公自動化技術(shù)，推進無紙化辦公，實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。 （二 )科學(xué)規(guī)劃、準確定位，是搞好辦公自動化建設(shè)的基礎(chǔ) 首先，建設(shè)規(guī)劃要科學(xué)。 （三 )硬件完備、軟件適宜，是搞好辦公自動化建設(shè)的保障 行內(nèi)人士常說“三分硬件，七分軟件，十二分信息和管理”。在辦公自動化實施的前期，用戶的注冊和權(quán)限分配任務(wù)繁重，至少需要一名精通系統(tǒng)的人員進行維護和管理。有了制度的約束才能保證辦公自動化系統(tǒng)的有序運行。第四，可及時了解文檔流動蹤跡，由于系統(tǒng)能夠詳細記錄文 檔的流轉(zhuǎn)蹤跡，及時作出流動定位，管理人員能夠即時知道文件的流轉(zhuǎn)位置，有效地提高了對文件傳遞過程的監(jiān)督。 其次，擴大了學(xué)校影響力。辦公自動化簡稱 OA，主要指利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、計算機 技術(shù)、通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來代替辦公人員的手工作業(yè)，從而大幅度提高辦公效率和辦公質(zhì)量。辦公自動化是一個系統(tǒng)工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要在機構(gòu)、人員上有所保證，需要落實必要的經(jīng)費，需要進行相關(guān)管理制度的制訂和執(zhí)行。 （三 )完善組織與制度建設(shè) 學(xué)校成立了信息安全保護工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)辦公室，配備了專門工作人員，在各部門配備了辦公自動化信息員；為配合辦公自動化的實施，規(guī)范日常管理，學(xué)校還印發(fā)了《辦公自動化工作實施辦法（試行 )》（簡稱《辦法》 )等一系列文件，《辦法》對“教育行政辦公系統(tǒng)”的每一個功能模塊的權(quán)限劃分及工作流程進行了嚴格的界定，并明確了系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)用戶的責(zé)任和義 務(wù)，使系統(tǒng)的正常運行得到了保障。 （六 )加強交流協(xié)作 實施辦公自動化，還要注意加強與上級業(yè)務(wù)主管部門和兄弟單位的交流和協(xié)作。系統(tǒng)中的催辦模塊在開機時或工作過程中不定時提醒管理者未辦事宜，從而保證了辦文、收文的工作效率。辦公自動化環(huán)境下，教職員工可以通過辦公網(wǎng)絡(luò)隨時了解和關(guān)注每一項決策制定、制度出臺的基本過程，以及學(xué)校各項工作的進展情況，并可向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提出合理的意見、建議，使學(xué)校管理工作更 能反映教職員工的意愿，充分體現(xiàn)民意。作為省內(nèi)老牌的大專院校，我校辦學(xué)歷史較長，具有鮮明的辦學(xué)特色，辦學(xué)條件也日趨完備。因此，加強電子公文的網(wǎng)絡(luò)化歸檔和管理工作，實現(xiàn)文檔一體化將成為OA系統(tǒng)完善和發(fā)展的重要課題。這種轉(zhuǎn)變是深層次的、全面性的、革命性的。三是在實際操作過程中，各行政工作人員互相學(xué)習(xí)，積極使用辦公軟件，院領(lǐng)導(dǎo)也主動學(xué)習(xí)和使用辦公軟件。應(yīng)該說是與時俱進，跟上了信息化時代的步伐。北院辦公業(yè)務(wù)實行紙質(zhì)文件和網(wǎng)上文件并行兩個月時間后，及時取消紙質(zhì)文件，其公文流轉(zhuǎn)、公文辦理、督查、信息查詢、會議室預(yù)訂等主要辦公業(yè)務(wù)全部通過網(wǎng)上傳輸，全面啟動無紙化辦公。但這一切，必須依靠大家的共同參與、配合。分發(fā)時可根據(jù)文件性質(zhì)選擇閱文對象，確保了文件的保密性。二是行政辦公軟件系統(tǒng)分許多模塊，各行政工作人員可根據(jù)工作需要，選擇合理模塊快速開展工作。衡陽教育行政辦公系統(tǒng)的建設(shè)不斷完善，管理日趨規(guī)范，服務(wù)范圍越來越廣，初步實現(xiàn)了文件下發(fā)、信息資料傳送電子化、網(wǎng)絡(luò)化，遠程辦公，遠程公文管理、檔案查詢、項目審批等功能 ,提高了我市教育行政質(zhì)量和公文處理效率，提升了學(xué)校教育教學(xué)和管理水平。同時，我們還制作了全市教育行政辦公系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)、公文管理員和系統(tǒng)管理員通訊錄，在教育行政辦公系統(tǒng)中公布，建立了各單位公文管理員的網(wǎng)絡(luò) ，各單位在正常使用教育行政辦公系 統(tǒng)的同時，也能加強彼此的溝通與交流，從而保障了教育行政辦公系統(tǒng)及時、高效的收發(fā)文工作。 為加快教育行政辦公系統(tǒng)的使用，市教育信息中心多次舉辦培訓(xùn)班，先后四次組織局機關(guān)全體干部、縣（市 )區(qū)教育局和學(xué)校的公文管理員進行教育行政辦公系統(tǒng) 專項培訓(xùn)，教育機關(guān)干部帶頭學(xué)習(xí)信息技術(shù)技能。從正式 使用教育行政辦公系統(tǒng)以來，我局己經(jīng)通過教育行政辦公系統(tǒng)及時發(fā)送電子公文 500余件，并切實做好了公文信息的使用存