【正文】 度，沒有考核，負(fù)責(zé)培訓(xùn)的人往往“事倍功半”，參加培訓(xùn)的人學(xué)習(xí)積極性不高，學(xué)習(xí)效果不好。有了制度的約束才能保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有序運(yùn)行。 （一 )提高了工作效率，規(guī)范了管理 一種管理模式是否科學(xué)主要是看它能否滿足高效的原則。第四，可及時(shí)了解文檔流動(dòng)蹤跡，由于系統(tǒng)能夠詳細(xì)記錄文 檔的流轉(zhuǎn)蹤跡，及時(shí)作出流動(dòng)定位，管理人員能夠即時(shí)知道文件的流轉(zhuǎn)位置，有效地提高了對(duì)文件傳遞過程的監(jiān)督。一個(gè)節(jié)約、清潔的校園正逐步呈現(xiàn)在學(xué)校師生面前。 其次，擴(kuò)大了學(xué)校影響力。在促使全校各級(jí)管理人員轉(zhuǎn)變思想觀念，激發(fā)師生學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)的熱情，掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)處理業(yè)務(wù)和事務(wù)，增強(qiáng)學(xué)生愛校敬業(yè)，提升學(xué)生自信心和自豪感，擴(kuò)大學(xué)校影響力等方面產(chǎn)生了極大的效應(yīng)。辦公自動(dòng)化簡(jiǎn)稱 OA，主要指利用現(xiàn)代化的辦公設(shè)備、計(jì)算機(jī) 技術(shù)、通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來代替辦公人員的手工作業(yè)，從而大幅度提高辦公效率和辦公質(zhì)量。 2020年被批準(zhǔn)為教育部電子政務(wù)試點(diǎn)單位。辦公自動(dòng)化是一個(gè)系統(tǒng)工程，需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要在機(jī)構(gòu)、人員上有所保證，需要落實(shí)必要的經(jīng)費(fèi)，需要進(jìn)行相關(guān)管理制度的制訂和執(zhí)行。我們實(shí)施辦公自動(dòng)化能夠取得較好的成效，首先就得益于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)十分重視辦公自動(dòng)化建設(shè)，給予了切實(shí)的支持，敢于解放思想，突破陳規(guī)，帶頭學(xué)習(xí)、使用辦公軟件；主管領(lǐng)導(dǎo)親自抓，重點(diǎn)抓，使各項(xiàng)具體工作都得到了很好的落實(shí)。 （三 )完善組織與制度建設(shè) 學(xué)校成立了信息安全保護(hù)工作領(lǐng)導(dǎo)小組，下設(shè)辦公室，配備了專門工作人員，在各部門配備了辦公自動(dòng)化信息員；為配合辦公自動(dòng)化的實(shí)施，規(guī)范日常管理，學(xué)校還印發(fā)了《辦公自動(dòng)化工作實(shí)施辦法（試行 )》（簡(jiǎn)稱《辦法》 )等一系列文件，《辦法》對(duì)“教育行政辦公系統(tǒng)”的每一個(gè)功能模塊的權(quán)限劃分及工作流程進(jìn)行了嚴(yán)格的界定，并明確了系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)用戶的責(zé)任和義 務(wù)，使系統(tǒng)的正常運(yùn)行得到了保障。但是，為了保障辦公自動(dòng)化的成功實(shí)施，我們對(duì)全體教職員工進(jìn)行了比較系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)，制定科學(xué)的培訓(xùn)、應(yīng)用計(jì)劃，印發(fā) 了使用手冊(cè)，便于有側(cè)重地講解，全面覆蓋，重點(diǎn)突破。 （六 )加強(qiáng)交流協(xié)作 實(shí)施辦公自動(dòng)化，還要注意加強(qiáng)與上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門和兄弟單位的交流和協(xié)作。此外，還開展管理人員之間的相互交流活動(dòng)，互相學(xué)習(xí)，共同促進(jìn)，不斷推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)進(jìn)程。系統(tǒng)中的催辦模塊在開機(jī)時(shí)或工作過程中不定時(shí)提醒管理者未辦事宜，從而保證了辦文、收文的工作效率。 （三 )增強(qiáng)了管理的科學(xué)性和民主性 首先，增強(qiáng)了管理的科學(xué)性。辦公自動(dòng)化環(huán)境下，教職員工可以通過辦公網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)了解和關(guān)注每一項(xiàng)決策制定、制度出臺(tái)的基本過程，以及學(xué)校各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，并可向有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)提出合理的意見、建議，使學(xué)校管理工作更 能反映教職員工的意愿，充分體現(xiàn)民意?，F(xiàn)在學(xué)校很多管理人員在自己家中安裝了辦公軟件，休息時(shí)間也可以進(jìn)行公文處理和辦理各 種辦公業(yè)務(wù)，辦公場(chǎng)所不再局限于辦公室，體現(xiàn)了“辦公隨時(shí)隨地”的理念。作為省內(nèi)老牌的大專院校，我校辦學(xué)歷史較長(zhǎng)，具有鮮明的辦學(xué)特色，辦學(xué)條件也日趨完備。辦公軟件應(yīng)用以來對(duì)傳統(tǒng)的辦公方式產(chǎn)生了急劇的沖突，辦公流程和方式已經(jīng)是大不一樣，針對(duì)這一情況，我們制定了新的辦公流程，采用了全新的辦公模式，所有的文件、通知、告示、公布及表格等都使用了電子文檔，極大地減少和節(jié)約了紙張的使用，使用辦 11 公軟件以前我校 1個(gè)文件最少需要印制 50份，如今除必要存檔的 1份紙質(zhì)文件外再不需要印制，平均每份文件至少節(jié)約 32張紙， 2020年一年我校共發(fā)文件 120份 ,其中黨發(fā)文件 146頁，校發(fā)文件 282頁，共 428頁，全年預(yù)計(jì)節(jié)約紙張最少21400張，極大地節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)、節(jié)省了辦公時(shí)間、提高了辦公效率。因此，加強(qiáng)電子公文的網(wǎng)絡(luò)化歸檔和管理工作，實(shí)現(xiàn)文檔一體化將成為OA系統(tǒng)完善和發(fā)展的重要課題。盡管如此，全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公仍是辦公自動(dòng)化未來發(fā)展的方向。這種轉(zhuǎn)變是深層次的、全面性的、革命性的。到目前為止，行政辦公自動(dòng)化在我院運(yùn)行了一段時(shí)間，總體來說運(yùn)行情況良好，既提高了我們的工作效率和管理水平，也節(jié)約了管理成本，得到了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職工的 認(rèn)可。三是在實(shí)際操作過程中，各行政工作人員互相學(xué)習(xí)，積極使用辦公軟件，院領(lǐng)導(dǎo)也主動(dòng)學(xué)習(xí)和使用辦公軟件。極力營(yíng)造一種行政機(jī)關(guān)人員必須熟悉掌握辦公軟件的氛圍。應(yīng)該說是與時(shí)俱進(jìn)，跟上了信息化時(shí)代的步伐。我們學(xué)院分南、北兩院。北院辦公業(yè)務(wù)實(shí)行紙質(zhì)文件和網(wǎng)上文件并行兩個(gè)月時(shí)間后，及時(shí)取消紙質(zhì)文件，其公文流轉(zhuǎn)、公文辦理、督查、信息查詢、會(huì)議室預(yù)訂等主要辦公業(yè)務(wù)全部通過網(wǎng)上傳輸，全面啟動(dòng)無紙化辦公。因?yàn)檫@是一項(xiàng)全院性的工作，只有全院上上下下都充分調(diào)動(dòng)起來，此項(xiàng)工作才得己順利實(shí)施。但這一切，必須依靠大家的共同參與、配合。 此外，作為我們黨政辦公室的工作人員感觸最深的是，大部分文件、資料的起草都由我們承擔(dān)。分發(fā)時(shí)可根據(jù)文件性質(zhì)選擇閱文對(duì)象，確保了文件的保密性。通過辦公系統(tǒng)“發(fā)文管理”工作模塊流轉(zhuǎn)辦理公文，既節(jié)約紙張、方便查詢，又規(guī)范了我們過去可能存在的一些不正規(guī)的發(fā)文方式，保證了發(fā)文的嚴(yán)肅性，又避免了文件丟失的現(xiàn)象，進(jìn)一步提高了學(xué)院的管理水平。二是行政辦公軟件系統(tǒng)分許多模塊，各行政工作人員可根據(jù)工作需要，選擇合理模塊快速開展工作。 以上是我們?cè)趯?shí)施行政辦公自動(dòng)化工作的做法和體會(huì)，盡管取得了一點(diǎn)成績(jī)，但與上級(jí)主管部門的要求和其它的兄弟單位相比還有差距。衡陽教育行政辦公系統(tǒng)的建設(shè)不斷完善，管理日趨規(guī)范，服務(wù)范圍越來越廣，初步實(shí)現(xiàn)了文件下發(fā)、信息資料傳送電子化、網(wǎng)絡(luò)化，遠(yuǎn)程辦公，遠(yuǎn)程公文管理、檔案查詢、項(xiàng)目審批等功能 ,提高了我市教育行政質(zhì)量和公文處理效率，提升了學(xué)校教育教學(xué)和管理水平。 2020年底，我市加大了“校校通工程”及“農(nóng)村中小學(xué)現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育工程”的推進(jìn)力度，制定了《衡陽市校園網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)工程建設(shè)和監(jiān)理工作實(shí)施方案》，規(guī)范了全市中小學(xué)校園網(wǎng)系統(tǒng)工程投資與建設(shè)管理，確保我市校園網(wǎng)絡(luò)工程項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量，促進(jìn)了衡陽市中小學(xué)校園網(wǎng)系統(tǒng)工程建設(shè)健康有 18 序的發(fā)展。同時(shí)，我們還制作了全市教育行政辦公系統(tǒng)分管領(lǐng)導(dǎo)、公文管理員和系統(tǒng)管理員通訊錄，在教育行政辦公系統(tǒng)中公布，建立了各單位公文管理員的網(wǎng)絡(luò) ，各單位在正常使用教育行政辦公系 統(tǒng)的同時(shí)，也能加強(qiáng)彼此的溝通與交流，從而保障了教育行政辦公系統(tǒng)及時(shí)、高效的收發(fā)文工作。早在 2020年，衡陽市教育局為機(jī)關(guān)各科室都重新裝備了全新高檔聯(lián)想品牌電腦， 2020年，衡陽市教育信息中心成立后 ,開始以機(jī)關(guān)辦公網(wǎng)絡(luò)為中心，抓緊建設(shè)聯(lián)接各縣市區(qū)教育局和局直學(xué)校的教育系統(tǒng)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)，首先在機(jī)關(guān)內(nèi)部調(diào)試安裝教育行政辦公系統(tǒng)客戶端程序，為正式啟動(dòng)教育行 19 政辦公系統(tǒng)建設(shè)做好了前期準(zhǔn)備工作。 為加快教育行政辦公系統(tǒng)的使用，市教育信息中心多次舉辦培訓(xùn)班，先后四次組織局機(jī)關(guān)全體干部、縣（市 )區(qū)教育局和學(xué)校的公文管理員進(jìn)行教育行政辦公系統(tǒng) 專項(xiàng)培訓(xùn)，教育機(jī)關(guān)干部帶頭學(xué)習(xí)信息技術(shù)技能。 2020年 10月，縣市區(qū)教育局、市直單位及相關(guān) 20 學(xué)校共 50個(gè)單位完成了客戶端程序的安裝任務(wù) , 11月 1日，教育行政辦公系統(tǒng)正式全面試用 ,所有非涉密文件都通過網(wǎng)絡(luò)與紙介質(zhì)并行方式傳送。從正式 使用教育行政辦公系統(tǒng)以來，我局己經(jīng)通過教育行政辦公系統(tǒng)及時(shí)發(fā)送電子公文 500余件，并切實(shí)做好了公文信息的使用存檔等工作。 21 一年來，我們通過教育行政辦公系統(tǒng)輕松地實(shí)現(xiàn)了公文起草、審核、簽發(fā)、傳遞到公文簽收、批辦、承辦、催辦、傳閱等工作環(huán)節(jié)的無紙化流轉(zhuǎn)過程，規(guī)范和優(yōu)化了公文處理流程，在使用過程中，我們自制好了與傳統(tǒng)紙質(zhì)完全一樣的文件函頭，靈活變通地運(yùn)用 pdf文本生成器，把傳統(tǒng)意義上的紅頭文件以無法修改的電子文件形式發(fā)送每個(gè)單位，取消了辦公室打印、分發(fā)資料等繁瑣工作 ,實(shí)現(xiàn)了真正意義上的無紙化辦公 ,降低了辦公費(fèi)用 ,大大地提高了工作效率，與此同時(shí)，ＯＡ系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用， 還成為了我市教育系統(tǒng)內(nèi)部員工之間各種辦公事務(wù)的交流窗口，極大地提高了我市教育系統(tǒng)信息化