【正文】 各科室的工作分工與管理職責(zé)，最大限度的減少了部門(mén)之間相互扯皮和推 諉 ，在提高效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，增加協(xié)同辦公 能力；其次，管理部門(mén)的絕大部分日常事務(wù)，如公文處理、會(huì)務(wù)安排、日程安排、信息發(fā)布等可通過(guò)系統(tǒng)完成，大大提高了信息處理的數(shù)量和質(zhì)量。管理者的根本任務(wù)就是作出科學(xué)的決策，而充分占有信息是作出科學(xué)決策的前提。它必將廣泛進(jìn)入高校師生的視野，成為廣大師生學(xué)習(xí)、辦公的好幫手。 實(shí)施辦公自動(dòng)化，首先要選擇一個(gè)適合本單位實(shí)際情況的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，我們正在使用的“教育行政辦公系統(tǒng)”是一套基于 Lotus Domino/Notes 平臺(tái)開(kāi)發(fā)的辦公自動(dòng)化應(yīng)用系統(tǒng)，它充分利用了 Lotus Domino/Notes 強(qiáng)大的信息管理和 共享機(jī)制、工作流的軟件開(kāi)發(fā)環(huán)境和電子郵件的通訊手段等功能，具有高效率、快節(jié)奏的協(xié)同工作特點(diǎn)，且比較適合高校的實(shí)際情況。學(xué)校在 2020年年初制定的工作計(jì)劃中就明確提出，切實(shí)加快教育信息化建設(shè)步伐，抓緊進(jìn)行學(xué)校行政辦公系統(tǒng)建設(shè)，提高教育信息化水平。 （五 )堅(jiān)持跟蹤反饋 系統(tǒng)管理員應(yīng)定期到各部門(mén)檢查辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行情況，做好系統(tǒng)維護(hù)記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，盡快解決，遇到無(wú)法解決的問(wèn)題及時(shí)向有關(guān)技術(shù)服務(wù)部門(mén)反饋，請(qǐng)其派專人解決。首先，規(guī)范了工作流程，進(jìn)一步明確了校內(nèi)各部門(mén)、各科室的工作分工與管理職責(zé)，最大限度地減少了部門(mén)之間相互扯皮和推諉，在提高效率和質(zhì)量的基礎(chǔ)上，增強(qiáng)了協(xié)同辦事能力。對(duì)于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，教育行政辦公系統(tǒng)作為信息處理與管理的集合，是決策的支持系統(tǒng)和信息工具，全面實(shí)施辦公自動(dòng)化，信息渠道的暢通，使領(lǐng)導(dǎo)決策變得迅速科學(xué)；對(duì)于中層管理者來(lái)說(shuō)，教育行政辦公系統(tǒng)是信息管理和信息中轉(zhuǎn)系統(tǒng)，既可查詢、分 析、提供信息，又能接收上級(jí)的指令和對(duì)下級(jí)部署工作任務(wù)，使上下溝通暢通無(wú)阻，非常方便；對(duì)于普通管理者來(lái)說(shuō)，教育行政辦公系統(tǒng)又是事務(wù) /業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，為管理人員提供良好的辦公手段和環(huán)境；對(duì)于普通的教職員工而言，教育行政辦公系統(tǒng)是信息查詢和信息來(lái)源系統(tǒng)，學(xué)校發(fā)布的公告、通知、統(tǒng)計(jì)信息等都可以很方便地隨時(shí)上網(wǎng)查詢。 （五 )擴(kuò)大了學(xué)校影響力。 （二 )文檔一體化 辦公自動(dòng)化為文書(shū)處理與檔案管理融為一體提供技術(shù)上的保證，使文檔一體化具備了現(xiàn)實(shí)可能。 辦公自動(dòng)化，作為高校信息化建設(shè)的基本單元，在高校管理體系中占有相當(dāng)重要的地位。二是請(qǐng)專家來(lái)學(xué)院講課。還有少部分同志的思想觀念沒(méi)有及時(shí)轉(zhuǎn)變，認(rèn)為行政辦公自動(dòng)化事不關(guān)己、高高掛起。既保證了學(xué)院正常工作的開(kāi)展，也使大家盡快熟悉了行政辦公系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)程序。因此 ,行政工作人員都養(yǎng)成了每天上班就打開(kāi)辦公系統(tǒng)查看、處理公文的習(xí)慣?，F(xiàn)在通過(guò)辦公系統(tǒng)傳遞，批示公文、領(lǐng)導(dǎo)閱文都可到辦公室電腦上點(diǎn)擊完成。一是使用行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)以后，傳遞文件在哪一個(gè)步驟、哪一個(gè)環(huán)節(jié)，都可以跟蹤，并被記錄下來(lái)，這不僅使責(zé)任更加清晰，而且形成了領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)之間辦公效率互動(dòng)提高的良性循環(huán)。 17 立足提高辦事效率 扎實(shí)推進(jìn)我市教育行政辦公系統(tǒng)建設(shè) 衡陽(yáng)市教育局 衡陽(yáng)市啟動(dòng)教育行政辦公系統(tǒng) (ＯＡ )工作始于 2020年９月，起步較晚，但發(fā)展迅速。 2020年３月，成立衡陽(yáng)市教育信息中心，召開(kāi)全市教育政務(wù)信息化工作會(huì)議，出臺(tái)了《關(guān)于加快推進(jìn)教育系統(tǒng)政務(wù)信息化建設(shè)的指導(dǎo)意見(jiàn)》文件，確定以信息中心建設(shè)為龍頭，加快電子政務(wù)建設(shè)的思路。為確保機(jī)關(guān)人人都會(huì)使用ＯＡ系統(tǒng)，人人都來(lái)使用ＯＡ系統(tǒng)，教育局機(jī)關(guān)在全體干部中灌輸一個(gè)思想：“ 如果不掌握信息技術(shù)手段，將來(lái)就有可能喪失領(lǐng)導(dǎo)能力 ”。 在開(kāi)展電子公文傳輸過(guò)程中，市教育局機(jī)關(guān)各科室、縣市區(qū)教育局及各學(xué)校都制定電子信息報(bào)送管理制度，由公文管理員或有關(guān)部門(mén)起草的擬報(bào)送電子信息，必須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)人審核，負(fù)責(zé)人簽發(fā)，才可以正式報(bào)送。展望未來(lái)，任重而道遠(yuǎn)，我們將進(jìn)一步提高電子政務(wù)管理水平和技術(shù)服務(wù)能力，抓住機(jī)遇，扎實(shí)工作，繼續(xù)加強(qiáng)電子政務(wù)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，積極主動(dòng)地推進(jìn)教育行政辦公系統(tǒng)的應(yīng)用工作，確保教育系統(tǒng)內(nèi)部完全實(shí)現(xiàn)真正意義 上的電子公文流轉(zhuǎn)和無(wú)紙化辦公，為辦好人民滿意的教育，推進(jìn)全省電子政務(wù)建設(shè)跨越式發(fā)展作出更大的貢獻(xiàn)。 在推廣使用教育行政辦公系統(tǒng)初期，我們發(fā)現(xiàn)軟件存在著使用不方便、功能不夠完善、系統(tǒng)操作較復(fù)雜、 界面不夠友好等問(wèn)題 ,特別是發(fā)文的審批程序與我局常規(guī)的紙質(zhì)下文流程有所區(qū)別的時(shí)候，我們積極與長(zhǎng)沙中育信息技術(shù)服務(wù)有限公司取得聯(lián)系，及時(shí)向他們反饋ＯＡ系統(tǒng)軟件使用過(guò)程中遇到的問(wèn)題，要求其給予技術(shù)上的支持，并提出完善軟件功能的建議，中育公司也多次派專家到我局了解ＯＡ系統(tǒng)在實(shí)際使用過(guò)程中存在的問(wèn)題，并商討行之有效的解決方案，及時(shí)解決問(wèn)題，為教育行政辦公系統(tǒng)提供系統(tǒng)升級(jí)服務(wù)，完善軟件功能，確保了教育行政辦公系統(tǒng)在我市的正常推廣使用。同時(shí)，我們將教育行政辦公系統(tǒng)的基本操作編制成冊(cè)，發(fā)放到每位參加培訓(xùn)的學(xué)員手中，使他們?cè)谂嘤?xùn)后仍能主動(dòng)參照教育行政辦公系統(tǒng)操作手冊(cè)進(jìn)行鞏固學(xué)習(xí)，在市教育局門(mén)戶網(wǎng)站衡陽(yáng)教育信息網(wǎng) ()上也詳細(xì)發(fā)布了教育行政辦公軟件的安裝及操作說(shuō)明，如《教育行政 辦公系統(tǒng)客戶端軟件安裝演示》、《教育行政辦公系統(tǒng)客戶端安裝說(shuō)明下載》、《教育行政辦公系統(tǒng)使用手冊(cè)下載》、《 pdf文本閱讀器下載》、《如何使用 尋求技術(shù)支持》等，確保了每位參加培訓(xùn)的管理員都能通過(guò)教育信息網(wǎng)絡(luò)獲取各種技術(shù)幫助，避免了教育行政辦公系統(tǒng)“裝而不用”的現(xiàn)象發(fā)生。通過(guò)相關(guān)措施，我們擁有了一個(gè)職權(quán)明確、分工合理、溝通及時(shí)、管理有效的教育行政辦公系統(tǒng)管理隊(duì)伍，從而使我市的教育行政辦公系統(tǒng)運(yùn)用工作走上了快速發(fā)展的道路。 一、領(lǐng)導(dǎo)重視，夯實(shí)電子政務(wù)建設(shè)硬件基礎(chǔ) 實(shí)現(xiàn)電子公文傳輸，推進(jìn)政務(wù)信息化建設(shè)是教育信息化一項(xiàng)非常重要的工作，近幾年來(lái)，各級(jí)教育行政管理部門(mén)都非常關(guān)注。還如學(xué)院會(huì)議管理、日程安排、外出登記、網(wǎng)絡(luò)公告發(fā)布等工作，行政辦公系統(tǒng)均設(shè)置了模塊，均可在模塊中選擇進(jìn)行，真是好處多多，收益多多。 16 （二 )規(guī)范工作程序，提高了管理水平 行政辦公系 統(tǒng)中各種程序已經(jīng)按規(guī)范化的要求設(shè)定了，必須依照程序一步一步走，進(jìn)一步規(guī)范了工作程序。兩校區(qū)相距三十多公里，管理極為不便。 15 （四 )密切配合，是順利實(shí)施行政辦公自動(dòng)化的重要環(huán)節(jié) 學(xué)院實(shí)施行政辦公自動(dòng)化工作，不是哪一個(gè)人的事，必須 得到領(lǐng)導(dǎo)和大家的積極配合。 一是學(xué)院下發(fā)了湘工職院發(fā) [2020]13號(hào)關(guān)于行政辦公自動(dòng)化工作實(shí)施辦法（試行 )的文件，號(hào)召?gòu)V大教職工認(rèn)真學(xué)習(xí)、領(lǐng)會(huì)文件精神，盡快熟悉掌握該軟件系統(tǒng)的使用方法。 （二 )積極宣傳，是順利實(shí)施行政辦公自動(dòng)化的前提 14 新鮮事物層出不窮，對(duì)一個(gè)新的事物，必須靠宣傳的力量來(lái)了解、熟悉、使用、甚至喜歡它。 13 重視和加強(qiáng)行政辦公自動(dòng)化工作 提高學(xué)院管理水 平 湖南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院 湖南工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院是經(jīng)湖南省政府批準(zhǔn)、國(guó)家教育部備案、隸屬于國(guó)土資源部門(mén)，獨(dú)立設(shè)置的一所公辦全日制普通高等院校。從管理體制和工作習(xí)慣的角度 來(lái)看，全面的數(shù)字化辦公還有一定距離，但從技術(shù)發(fā)展角度來(lái)看，特別是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、安全技術(shù)和軟件理論的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公是完全可能的。辦公自動(dòng)化的運(yùn)行，促使教職員工學(xué)習(xí)和使用 現(xiàn)代化辦公技術(shù)，在工作水平和思想觀念上有了較大進(jìn)步，促進(jìn)了學(xué)校管理工作；使學(xué)生增強(qiáng)愛(ài)校敬業(yè)意識(shí)，自信心和自豪感得到提升，師生精神風(fēng)貌煥然一新，對(duì)擴(kuò)大學(xué)校影響力產(chǎn)生了積極作用。 （四 )更新了思想觀念。 （二 )降低了管理成本 教育行政辦公系統(tǒng)實(shí)施后，全校逐步取消了紙質(zhì)文件的印發(fā)，除涉密文件和有特殊需要的情況外，所有文件從起草、審訂、簽發(fā)、分發(fā)全部在網(wǎng)上進(jìn)行，大大減少了紙 、墨等物質(zhì)的消耗，提高了辦文速度，簡(jiǎn)化了工作流程，改變了過(guò)去紙質(zhì)文件“滿天飛”、下發(fā)文件“跑斷腿”的局面，節(jié)省了人力物力，全校辦公經(jīng)費(fèi)開(kāi)支大大縮減。在實(shí)施辦公自動(dòng)化之前，應(yīng)走訪一些辦公自動(dòng)化建設(shè)做得較好的高校，確定幾個(gè)